摘要：社區(qū)是社會結構中最基礎的構成單元，也是社會防災、減災、抗災、救災的第一線。當前常態(tài)減災已成為社區(qū)一項基礎性工作，在工作中形成了大量的社區(qū)綜合減災檔案。社區(qū)綜合減災檔案反映了社區(qū)履行應急管理職責和開展綜合減災工作的真實情況，提供了社區(qū)減災的工作經(jīng)驗，還記錄了社區(qū)開展綜合減災工作時的創(chuàng)新思維和創(chuàng)新方法，有助于推動全社會形成減災文化。目前對于社區(qū)綜合減災檔案管理，有關文件規(guī)定過于籠統(tǒng)、可操作性不強，學術界相關理論研究也幾近空白。加強社區(qū)綜合減災檔案管理，可從明確歸檔材料和加強檔案工作業(yè)務指導與培訓兩方面入手。

關鍵詞：社區(qū)綜合減災;社區(qū)綜合減災檔案;檔案管理

社區(qū)是社會結構中的基本單元，是城鄉(xiāng)居民日常生活的主要場所，也是各類災害事故發(fā)生時的承受主體，具有基層動員、應急自救、減輕災害風險和降低災害損失的職責。2007年，《國家綜合減災“十一五”規(guī)劃》明確提出“加強城鄉(xiāng)社區(qū)綜合減災能力建設”[1]。2010年國家減災委員會首次頒布《全國綜合減災示范社區(qū)創(chuàng)建標準》，并于2013年進行修訂完善，均對社區(qū)綜合減災檔案做出了規(guī)定，如第九條“檔案管理規(guī)范”提出“社區(qū)建立了包括文字、照片等檔案信息在內(nèi)的規(guī)范齊全、方便查閱的綜合減災檔案”[2]。從此，我國社區(qū)檔案工作中一個新的專門檔案——社區(qū)綜合減災檔案在全國范圍內(nèi)逐步建立。為增強全社會抵御和應對災害的能力，2018年3月，國務院實施機構改革，組建應急管理部，并先后出臺《關于加強城鄉(xiāng)社區(qū)綜合減災工作的指導意見》《國家綜合防災減災規(guī)劃（2016—2020年）》等一系列政策，使得全社會綜合減災的渠道逐級下沉，也使得社區(qū)綜合減災檔案管理的重要性日漸顯現(xiàn)。

1社區(qū)綜合減災檔案的涵義

社區(qū)綜合減災檔案收錄了基層社區(qū)在綜合減災工作中形成的各種有保存價值的資料，內(nèi)容涵蓋綜合減災能力建設各個環(huán)節(jié)，直接反映社區(qū)防災減災工作的全部過程，具有原始記錄性、信息性、知識性、社會性和歷史性等屬性。社區(qū)綜合減災能力建設是一項需要多措并舉和綜合協(xié)調(diào)的系統(tǒng)工作。截至2017年底，國家減災委共命名全國綜合減災示范社區(qū)11048個，各省（自治區(qū)、直轄市）所命名的省級綜合減災示范社區(qū)也有10000多個[3]。這些社區(qū)根據(jù)各自地理環(huán)境和社區(qū)主體構成的不同，在人防、物防和技防上都各有側重，都有各自獨到經(jīng)驗和鮮明特色。可見社區(qū)綜合減災工作需要因地制宜，沒有固定的操作模式，也沒有一成不變的工作內(nèi)容，因此社區(qū)綜合減災檔案呈現(xiàn)點多面廣、來源復雜和形式多樣的特征。

2社區(qū)綜合減災檔案管理存在的問題

近年來，社區(qū)綜合減災檔案從無到有、數(shù)量從少到多，但相關的檔案管理工作卻沒有及時跟進。“我國檔案部門目前還沒有建立起檔案部門同社會危機管理的職能部門及輔助部門之間的協(xié)調(diào)機制”[4]，社區(qū)綜合減災檔案管理還存在很多不盡如人意的地方，需要檔案管理部門和學術界及時關注并優(yōu)化完善。

摘要:指出了醫(yī)院綜合檔案信息化管理的重要性。檔案數(shù)字化管理對醫(yī)院各科室的數(shù)據(jù)資源轉化提供了便捷條件，使檔案信息的存儲和查詢更加便捷，能夠提高醫(yī)院的整體管理水平。醫(yī)院綜合檔案信息化管理還存在較多問題，介紹了醫(yī)院綜合檔案信息化的管理方式，提出了醫(yī)院綜合檔案信息化管理的優(yōu)化策略。

關鍵詞:醫(yī)院;綜合檔案;信息化管理;現(xiàn)狀;優(yōu)化策略

醫(yī)院綜合檔案信息化管理是一項需要長遠發(fā)展的管理模式，它具有非常重要的現(xiàn)實意義，是醫(yī)院管理中的重要組成部分。但目前的檔案工作隊伍存在專業(yè)知識老化、專業(yè)面窄、和知識結構不合理等現(xiàn)象，這些現(xiàn)象嚴重阻礙了醫(yī)院檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，需要負責檔案管理的專業(yè)人才運用信息化管理手段來解決這些問題。

1醫(yī)院綜合檔案信息化管理的重要性

1.1醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)長遠發(fā)展的必然要求

目前，越來越多的醫(yī)院開始高度重視檔案的信息化管理，醫(yī)院的檔案資料不僅僅是為醫(yī)務人員提供豐富、真實的信息資源，也為醫(yī)院領導的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，方便檔案數(shù)據(jù)的查找和儲存，加強檔案管理的信息化理念。在管理方面，檔案信息化具有獨特的優(yōu)勢，是我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)長遠發(fā)展的必然要求，對提高醫(yī)院資源管理的有效性而言意義重大。如今，信息化系統(tǒng)融入到各個領域中，檔案數(shù)字化管理對醫(yī)院各科室的數(shù)據(jù)資源轉化提供了便捷條件，能夠提高醫(yī)院的整體管理水平。

1.2提高醫(yī)院的檔案管理水平

摘要：醫(yī)院綜合類檔案種類豐富，文件資料的類型復雜，若單純依靠當初傳統(tǒng)的管理辦法，對于醫(yī)院檔案管理人員來說也是一個不小的工作負擔，因此要基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，依靠信息化技術手段，去創(chuàng)新醫(yī)院綜合類資料管理辦法，幫助檔案管理人員減輕工作負擔，并且使查找資料的方式更加簡便快捷。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；醫(yī)院；綜合檔案管理

信息技術的不斷發(fā)展給各行各業(yè)都帶來了新的機遇以及挑戰(zhàn)，綜合類檔案管理工作也面臨新的機遇，管理方式也得到了一定程度上的改善，檔案管理工作的完善，在一定程度上可以反映出該單位的組織管理工作水平，改進傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，幫助醫(yī)院其他工作更快更好的進行。

一、醫(yī)院綜合類檔案管理現(xiàn)狀

當前部分醫(yī)院綜合檔案管理存在名不副實的情況，傳統(tǒng)的管理模式下，大部分醫(yī)院只重視醫(yī)院醫(yī)療技術以及發(fā)展史等問題進行存檔，對于病人病歷以及拍攝的x光片等并未進行合理的保存，并且對于檔案資料的保存沒有明確的部門負責，有很多珍貴的醫(yī)學資料以及影像都散落在各個相應的科室，未及時上交保存，檔案資料管理部門也不曾及時去收集詢問，導致很多資料的流失，并且大多檔案管理部門的工作人員普遍年齡偏大，對于檔案管理工作的重視程度不夠，且醫(yī)院本身對于檔案管理部門的重視程度也不夠，直接影響了檔案管理工作的發(fā)展。醫(yī)院財務部門未定期向檔案管理部門投放資金，使得部門沒有辦法購置專業(yè)的設備輔助管理工作的進行，并且缺乏優(yōu)秀的檔案管理工作人員，現(xiàn)存的工作人員對于檔案管理工作的認識程度不夠，專業(yè)知識技能跟不上時代的發(fā)展，對于當下的互聯(lián)網(wǎng)信息手段檔案管理工作接受程度較慢。并且部分管理人員對于綜合檔案的認知不夠，依舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理階段，只專注于檔案的收集，卻對檔案反映出的問題不善于總結，導致檔案的利用率較低。落后的管理手段嚴重影響了檔案管理工作的進行，繁瑣且乏味的工作讓很多人失去了探索的欲望和想法，并且大部分醫(yī)院的檔案管理方式還停留在紙質(zhì)階段，嚴重影響檔案的價值。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合類檔案管理的作用及其特征

當下信息化手段的應用使得檔案管理工作人員的工作效率有了一個質(zhì)的飛躍，從原始的人工手段轉變成現(xiàn)在的網(wǎng)絡信息手段，極大方便了醫(yī)護人員查找資料和檔案。與此同時醫(yī)院的日常往往會涉及大規(guī)模的人員流動，傳統(tǒng)的資料檔案整理模式已經(jīng)不適用于現(xiàn)在，信息化時代的管理模式能夠很好的彌補從前查找資料手續(xù)繁瑣資料眾多的局面。并且互聯(lián)網(wǎng)信息平臺同時可以很好的做到資源共享，方便資料的歸檔和儲存。還可以對醫(yī)院的各科室部門人員調(diào)動以及在職情況等資料做到很清晰的追蹤，使醫(yī)院的管理過程做到公開化和透明化。隨著網(wǎng)絡信息化手段的全面覆蓋，對于負責綜合檔案管理工作的人員要求也越來越高，信息化的手段已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的工作模式，工作人員可以通過現(xiàn)有的內(nèi)部平臺對醫(yī)院內(nèi)各個部門的資料信息進行收集整合，發(fā)現(xiàn)問題及時與相應部門進行協(xié)商解決。

摘要：文章結合郴州市第一人民醫(yī)院實際，分析了其檔案管理的現(xiàn)存問題，從4個方面詳細闡述了實現(xiàn)綜合檔案管理的有效措施，為檔案管理提供參考。

關鍵詞：醫(yī)院綜合檔案室；數(shù)字化檔案管理；智慧醫(yī)院

一、檔案管理現(xiàn)狀

郴州市第一人民醫(yī)院創(chuàng)立于1907年，是一所具有100多年歷史的集醫(yī)療急救、科研教學、康復保健為一體的三級甲等綜合醫(yī)院。2015年醫(yī)院形成以中心醫(yī)院為主體，東、西、南、北院為“四輪”的“一體四輪”發(fā)展格局。目前我院綜合檔案室建筑面積為300多平方米，分設有文書檔案室、基建檔案室、設備檔案室、實物檔案室、榮譽室等。

二、檔案管理存在的問題及分析

現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作重點主要放在臨床病例檔案管理上，在很大程度上忽視了對綜合檔案的管理。加之醫(yī)院的檔案管理制度還不健全，投入到綜合檔案管理的資源不足，檔案室信息化設備不完善，醫(yī)院各信息系統(tǒng)還未形成對接，因此各部門信息系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)無法直接有效地歸入到綜合檔案系統(tǒng)中使用，且檔案資料歸檔后的再次掃描、上傳、著錄，浪費了更多財力、人力等資源，導致各院區(qū)檔案分散，未及時統(tǒng)一收入醫(yī)院綜合檔案室，檔案生成、保存、利用手段落后，數(shù)據(jù)無法共享，檔案利用率低，嚴重影響了五個院區(qū)信息資源的遠程共享，阻礙了醫(yī)院數(shù)字化建設的進程。

三、全面實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的有效措施

科技的不斷進步使檔案管理水平上升到了一個新的臺階，海量的檔案信息資源、快捷的檢索工具、多樣的服務方式，無一不體現(xiàn)著新時期檔案部門服務理念的與時俱進；而檔案的留史、資政、育人、文化休閑功能也隨著人們?nèi)找嬖鰪姷臋n案利用意識被越來越多的人所關注。地方綜合性檔案館作為與民眾最為貼近的檔案部門，更應契合時展，立足豐富館藏，借助先進的技術手段，加強檔案信息資源開發(fā)，從而提高服務質(zhì)量，充分發(fā)揮館藏檔案真正的社會價值和經(jīng)濟價值。

一、豐富、優(yōu)質(zhì)的館藏是檔案信息資源開發(fā)的基礎

1.調(diào)整收集范圍，豐富館藏。以撫順市檔案館為例，現(xiàn)館存215個全宗，以黨政機關檔案為主，醫(yī)院、學校、保險公司、銀行、司法等全宗僅十余個，大多數(shù)為已撤銷單位，檔案內(nèi)容僅涉及記錄組織活動的政策性、指導性文件；破產(chǎn)企業(yè)檔案全宗十個，內(nèi)容也僅為文書檔案、會計檔案等，內(nèi)容單一，結構分散，利用價值亦不大。這種情況與建館初期檔案館接收范圍的劃定“接收本級各機關、團體及所屬單位具有永久和長期保存價值的現(xiàn)行機關和撤銷機關的檔案，以及本市建國前的各種檔案”有直接關系。然而，這樣的劃定導致單純收集此范圍內(nèi)的檔案，今后根本無法從檔案材料中完整的查考當?shù)氐慕?jīng)濟、科技和社會的發(fā)展進程，失去了檔案存在的意義。為此，地方綜合性檔案館在資金、館房面積等客觀條件允許的范圍內(nèi)，應積極參照《各級各類檔案館收集范圍的規(guī)定》，對當?shù)攸h政機關、重點企事業(yè)，甚至是有經(jīng)營特殊性的民營企業(yè)進行調(diào)研、協(xié)商，調(diào)整檔案接收范圍，注重當?shù)毓I(yè)、金融、司法、醫(yī)療、教育等不同領域的科技檔案和專門檔案的收集，從而使館藏檔案涉及面放寬。另外，更多不同載體、不同形式檔案，如電子檔案、實物檔案等也應在劃定的收集范圍之內(nèi)。2.注重地方特色，優(yōu)化館藏。信息時代，檔案文件數(shù)量猛增、檔案庫房空間和設備條件有限，地方綜合性檔案館在豐富館藏的同時，還應重視館藏檔案結構的優(yōu)化。對館內(nèi)檔案進行、過期篩選、定期組織鑒定、銷毀；對定期接收進館檔案的質(zhì)量進行審查，應確保進館檔案符合《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和地方指定的檔案進館規(guī)范等要求，加強進館前的指導、審查工作；在新接收進館檔案的內(nèi)容上，更應側重在地方歷史、名人、重大事件、當?shù)孛褡灏l(fā)展、宗教發(fā)展、有傳統(tǒng)的名勝古跡、旅游景點等各個方面深度發(fā)掘、加強館外調(diào)查，使收集渠道暢通、信息靈敏，以便收集突出地方特色的檔案。如撫順市檔案館之前收集有胡玉萍檔案是撫順名人檔案，棚戶區(qū)改造檔案、洪水檔案是撫順重大事件專題檔案。3.征集相關資料，形成體系。地方綜合性檔案館對資料的收集沒有一個明確的范圍和原則，盲目收集了許多與檔案利用無關的資料，而且重復量大，嚴重浪費庫房空間。因此，地方性檔案館首先應對館藏資料進行、篩選工作，剔除冗余資料；其次，制定進館資料收集范圍，避免重復收集和無價值收集，對于一般寫作愛好者的出版物或與地方自然、人文無關的選集、故事會等出版物要有針對性的進行收集，不能無原則全部接收；再次，對于有地方特色的檔案，可以聯(lián)合當?shù)夭┪镳^、圖書館等進行資料的復制、補充，以便形成體系，方便查考利用。例如，撫順市檔案館館藏的雷鋒檔案中，不止有雷鋒在撫順市人代會的與會檔案原件，還包括當年檔案館工作人員從雷鋒紀念館復制的雷鋒日記和其他從各方收集的復制件、資料、學雷鋒的文件、資料，形成了較為完整的雷鋒名人檔案。

二、復合型人才是檔案信息資源的開發(fā)不可或缺的條件

地方綜合性檔案館的人員配備已經(jīng)趨于專業(yè)，如撫順市檔案館現(xiàn)有工作人員均具有本科以上學歷，其中包括檔案專業(yè)、歷史專業(yè)、計算機專業(yè)等。但面臨著新時期檔案綜合性更強，涉及面更廣、數(shù)量更龐大的檔案，各專業(yè)人員知識的單一和分散性仍無法應對未來復雜的檔案工作。比如，電子文件的保護和歸檔的問題涉及計算機和檔案兩個專業(yè)的結合，而檔案編研則需要檔案和歷史兩個專業(yè)的知識等等。因此，為了更好的適應檔案事業(yè)未來的發(fā)展，檔案信息資源開發(fā)人員不僅必備專業(yè)的檔案知識，還需要歷史、中文、計算機、管理、法律、心理、外語等專業(yè)的知識，甚至還要了解各個領域內(nèi)的專業(yè)知識。這就要求檔案信息資源開發(fā)人員在工作中不斷學習，提高自身業(yè)務水平；檔案館也應針對自身館藏特點，為檔案資源開發(fā)人員提供更多交流平臺和學習機會，培養(yǎng)更多檔案復合型人才。

三、技術支持是檔案信息資源開發(fā)的必要手段

隨著科技進步，地方綜合性檔案館對檔案信息資源建設給予了高度的重視。如撫順市檔案館建立了網(wǎng)絡信息平臺，進行檔案的宣傳和咨詢；加快了傳統(tǒng)載體的檔案信息數(shù)字化建設進程，并取得了一定的成效。未來，使檔案信息資源實現(xiàn)網(wǎng)站與網(wǎng)站相通、館與館互聯(lián)、各級、各單位檔案信息資源與檔案館共享，打造沒有地域限制、行業(yè)和部門限制的“信息高速路”，推進檔案事業(yè)的全面發(fā)展，充分發(fā)揮檔案信息資源的社會作用和經(jīng)濟作用，這一切，都離不開信息技術的支持。此外，一般載體的保護，電子文件的處理、歸檔、保護，特殊載體的歸檔、保護，各種現(xiàn)代化信息采集和加工處理，縮微、掃描、加密等也都離不開各種先進技術的支持。而各種先進技術的更新和引進，都需要地方領導對檔案事業(yè)足夠重視，增加資金投入來發(fā)展檔案事業(yè)。

本文作者：彭慶春 單位：湖南省岳陽市城建檔案館

現(xiàn)狀分析

保證城建檔案完整、齊全、系統(tǒng)移交，依靠的是法律、行政、經(jīng)濟三位一體的制約保障手段。但在具體執(zhí)行時，往往難以取得較好的效果。一是法制手段不完善。經(jīng)過多年的法制建設，檔案法制體系已初步構建，但細化不夠，可操作不強。國家有關檔案法規(guī)比較宏觀，強制性較弱，只規(guī)定了程序過程，而對令不行、禁不止的行為監(jiān)管處理辦法相對欠缺。據(jù)筆者多次調(diào)研考察了解，內(nèi)地很多省市地方性城建檔案法規(guī)尚未跟上，針對性不強，執(zhí)行檔案法律法規(guī)力度較弱。二是行政手段不過硬。一方面，依賴建設行政主管部門以及規(guī)劃、質(zhì)監(jiān)等部門支持把關。雖然能取得一定效果，但由于體制上的不足，容易出現(xiàn)工作斷鏈和漏洞，監(jiān)管責任不清晰，容易出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象；另一方面，城建檔案部門自身行政職能。據(jù)了解，湖南省內(nèi)大多數(shù)城建檔案館尚未加掛“城建檔案管理處”的牌子，不具備行政管理職能和執(zhí)法主體資格。

加掛了牌子的城建檔案部門又往往因為人員配備、執(zhí)法經(jīng)驗以及體制阻力等原因不能充分行使行政職能。同時，城建檔案部門是否應具有行政職能在業(yè)界意見不一。如瓦房店市檔案局認為，城建檔案館是一個文化事業(yè)單位，不具備行政職能的基本條件。事實上，這也是大多數(shù)城建檔案部門尚未加掛“城建檔案管理處”的主要原由。由此來看，在城建檔案發(fā)展中“行政職能部門”給“文化事業(yè)單位”的讓位，也逐步佐證了城建檔案應注重的是其實效價值，而非其行政執(zhí)法功能。目前，一些建設部門實行了聯(lián)動機制，對移交城建檔案在程序上進行了進一步理順，邁出了規(guī)范治檔的一步，但要把城建檔案的依法管理與衡量工程質(zhì)量的優(yōu)劣掛鉤，作為其重要參考數(shù)據(jù)之一，筆者認為還有很多工作要做。三是經(jīng)濟手段不長效。經(jīng)濟手段一度是最重要的城建檔案保障手段，即建設單位交納一定檔案押金。對確保檔案的移交具有一定作用，但其弊端也顯而易見，如占用建設資金，對重點工程和邊施工邊報建工程的檔案報送缺乏制約等。上世紀九十年代，國家已取消檔案保證金的收取，經(jīng)濟手段不再存在。

當今城市快速發(fā)展，社會對信息需求具有廣、快、精的特點。城建檔案信息量大、類別雜，必須實行標準化、信息化管理才能適應社會的需求。國家檔案局辦〔2010〕116號文件明確指出，數(shù)字檔案館建設是一項系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項、論證、軟件開發(fā)、平臺構建、資源準備、系統(tǒng)運行、項目驗收、運行維護等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務部門、檔案管理部門以及其他單位的共同參與，是一項長期的工作任務。建設數(shù)字城建檔案館必須要大量資金投入，這個過程不像建設項目那樣能很快看到立竿見影的成果。一些單位負責人缺乏長遠眼光，不愿投入足夠的人力、物力、財力，檔案經(jīng)費緊張，管理和開發(fā)利用設施落后，還停留在計算機應用初級階段。同時，檔案宣傳、調(diào)研工作也難以開展，社會對城建檔案部門了解甚少，一些服務對象不知道到哪個部門查閱利用檔案。此外，一些重要檔案信息更新慢，與現(xiàn)狀不符，服務被動，利用有限，難以滿足社會需求，如城市地下管網(wǎng)檔案等，不能發(fā)揮城建檔案信息的優(yōu)勢。反過來，利用率的低下又嚴重影響了城建檔案部門的口碑和形象，造成一種惡性循環(huán)。

對策措施

筆者認為，要增加城建檔案事業(yè)的動力與活力，確保與城市建設、經(jīng)濟建設協(xié)調(diào)發(fā)展，當務之急是要加強以下幾個方面的工作：加強配套法規(guī)建設，完善檔案法制體系依據(jù)《檔案法》、《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，借鑒沿海城市做法，結合本省實際，可由省人大或省政府制定《城建檔案管理辦法》、《建設工程檔案專項驗收認可辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》，各地州市也可制定一些政策措施，注重針對性、配套性和操作性。一是應明確城建檔案接收范圍。城建檔案的范圍和城建檔案館的接收范圍必須明確界定，同時明確規(guī)定城建檔案的歸檔時間和報送要求。二是應明確城建檔案機構行政職能和行政執(zhí)法資格。賦予城建檔案業(yè)務指導、行業(yè)管理和監(jiān)督職能。明確城建檔案經(jīng)費納入城建經(jīng)費年度計劃，特別是《數(shù)字城建檔案館的建設》要立項，列入年度預算。三是城建檔案法規(guī)應列入城建法規(guī)體系。即在規(guī)劃、工程質(zhì)量、房地產(chǎn)等法規(guī)中體現(xiàn)城建檔案要求，明確城建檔案的執(zhí)法條款，明確城建檔案執(zhí)法人員職責和處罰細則。建立檔案領導機構，理順行政管理機制一方面，組建綜合協(xié)調(diào)機構。

【摘要】隨著科技的不斷進步，人們大規(guī)模使用計算機、網(wǎng)絡，促使檔案管理方式從原始紙張快速朝著網(wǎng)絡化、數(shù)字化的方向發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案管理也不例外。本文就立足醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理特點，探討若干管理措施，以促進醫(yī)院綜合檔案管理水平的提升。

【關鍵詞】醫(yī)院；綜合檔案；數(shù)字化；管理措施

醫(yī)療體制改革正在持續(xù)深入，醫(yī)學事業(yè)也在不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案的應用價值以及信息利用率則越來越高，但在特殊的醫(yī)院工作的影響下，各部門、各科室散落著很多重要文件資料，不利于醫(yī)院正常開展工作，這就需要醫(yī)院以數(shù)字化管理實現(xiàn)對綜合檔案信息的利用，以便適應網(wǎng)絡信息時代的發(fā)展。

一、醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理特點

醫(yī)院綜合檔案涵蓋醫(yī)院管理的方方面面，廣泛涉及黨建、行政、基建、醫(yī)療、人事、財務以及科教等，這使得其數(shù)字化管理呈現(xiàn)出一些特點，具體體現(xiàn)在三個方面：一是載體特點。傳統(tǒng)的綜合檔案管理載體以紙張為主，能直接被閱讀，但在數(shù)字化環(huán)境里，綜合檔案信息就是格式多樣的數(shù)字化文檔，其載體以光盤、磁盤等為主，只有經(jīng)過解碼才能閱讀信息。對于數(shù)字化管理，醫(yī)院綜合檔案信息可隨時隨地被分離，要通過持續(xù)更新計算機、信息技術提供保障。二是時效特點。綜合檔案數(shù)字化管理要大量使用網(wǎng)絡、計算機、數(shù)據(jù)庫查詢、通信等技術，促使檔案信息能被快速、全文、遠程檢索，使用者只需依托計算機終端就能快速檢索、查閱電子文檔，并快速完成綜合檔案電子文檔的形成、歸檔等過程，增強信息時效，提高醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用效率。三是共享特點。醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化信息是在計算機與網(wǎng)絡環(huán)境里形成并接受管理的，所以可高度共享信息。綜合檔案是一種信息，具有共享條件，只是傳統(tǒng)檔案信息共享會受到時空的局限。而數(shù)字化管理就完全不同，能依托計算機網(wǎng)絡組建綜合檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，在打破時空局限共享綜合檔案信息的同時更好地保護紙質(zhì)原件，延長綜合檔案壽命。

二、醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理措施

（一）完善設施標準，發(fā)揮平臺優(yōu)勢。網(wǎng)絡信息時代的到來使醫(yī)院綜合檔案管理面臨新的要求和挑戰(zhàn)，從形成文件到管理檔案的全過程均由計算機軟硬件和一些設備完成，綜合檔案數(shù)字化管理依托信息系統(tǒng)覆蓋到醫(yī)院的各個部門、科室，對此，檔案室應按照相關標準對文檔管理的設施標準進行修訂、完善。但醫(yī)院各個部門的職能存在差異，這決定著各自形成的檔案、文件的類別也存在差異，所以在利用計算機對綜合檔案實施數(shù)字化管理時務必要求各個部門統(tǒng)一管理文件檔案的類別、格式，保證信息系統(tǒng)有更強的可操作性。當然，醫(yī)院主要通過計算機硬件、軟件對綜合檔案實施數(shù)字化管理，只是人們不斷對檔案信息提出新的需求，且計算機技術的發(fā)展日新月異，構成信息系統(tǒng)的各種軟硬件、設備等也需要持續(xù)改進、完善，如此才能發(fā)揮出平臺的優(yōu)勢，推動綜合檔案數(shù)字化管理進程。這是循序漸進的過程，不得寄希望于改進一次就受益終身。（二）嚴格把關質(zhì)量，加強安全防護。對于醫(yī)院綜合檔案進行分類、歸檔，這是龐大而復雜的工作，且大多數(shù)內(nèi)容都要依賴人工完成，難免發(fā)生差錯。所以在具體的綜合檔案數(shù)字化管理流程中必須嚴格控制相關工作的質(zhì)量，確保醫(yī)院有序開展綜合檔案數(shù)字化管理。針對紙質(zhì)檔案文件，檔案人員在掃描時要嚴格依據(jù)綜合檔案文件的順序逐頁掃描，預防出現(xiàn)漏掃、錯掃等問題。同時，加大對綜合檔案管理的安全防護力度，因為對醫(yī)院而言，綜合檔案是機要文件，管理綜合檔案面臨著嚴格的安全要求、保密要求。數(shù)字化管理是依托網(wǎng)絡信息技術開展的檔案管理，勢必會涉及網(wǎng)絡安全問題，且綜合檔案數(shù)字化管理本身就不會被時空條件所限制，因而極易丟失信息資源，導致檔案管理質(zhì)量較低。所以在醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理中必須強化網(wǎng)絡安全防護，依托信息技術完善防盜措施，并備份所有的綜合檔案文件，提高綜合檔案信息的安全性、可控性。（三）建設數(shù)字資源，加強資源利用。醫(yī)院檔案室應基于對現(xiàn)有數(shù)字綜合檔案資源以及館藏檔案數(shù)字化的優(yōu)化，將歸檔并管理電子文件作為重點，形成四級綜合檔案檢索體系，具體包括院級、全宗級、案卷級、文件級，以便提高檢索綜合檔案數(shù)字資源的查全率、查準率；提供利用電子檔案的拷貝、計算機利用、通信傳輸?shù)韧緩剑峁├秒娮訖n案的計算機編目及方法；關注并主動開展對電子文檔的歸檔、接收、管理；結合醫(yī)院實際，按照利用者的需求，分清楚輕重緩急，分批、分步驟選擇利用價值、保存價值、使用頻率都較高的綜合檔案，優(yōu)先使其數(shù)字化、數(shù)據(jù)化；優(yōu)化館藏，充實并完善現(xiàn)有綜合檔案數(shù)據(jù)庫，提高利用綜合檔案資源的效率；拓展對綜合檔案的深層次加工，落實檔案信息的檢索、匯總、分析以及跟蹤等工作，按照類別或專題對綜合檔案信息資源進行二次、三次加工，拓寬服務渠道，通過上網(wǎng)新信息、發(fā)送電子郵件、遠程檢索光盤、舉辦在線展覽等途徑加強對綜合檔案資源的利用。

摘要：

現(xiàn)今，伴隨計算機與網(wǎng)絡的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術已經(jīng)被廣泛應用于各行各業(yè)，并成為推動社會發(fā)展的一個重要推力。而社會信息化發(fā)展進程的逐步加快，也為檔案數(shù)字化管理提供了平臺與空間。以醫(yī)院綜合檔案管理為例，數(shù)字化管理的實現(xiàn)，就對有效保存檔案資源、簡化檔案調(diào)閱程度、提高檔案利用共享率等發(fā)揮著不可忽視的作用。故在醫(yī)院綜合檔案管理中，全面展開數(shù)字化管理，很有必要。對此，文章就醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)提出幾點建議。

關鍵詞：

醫(yī)院；綜合檔案；數(shù)字化管理

對于任何一家醫(yī)院，其檔案均是由醫(yī)院內(nèi)部各部門、各組織與個人自醫(yī)院成立到現(xiàn)在的各項活動中，對那些有較大保存價值的資料借助文字、圖表等載體加以保存的一種記錄。它不僅可為醫(yī)院日常各項管理工作的展開提供一定參考，而且也是醫(yī)院制定發(fā)展戰(zhàn)略、展開各類診療活動的一個重要憑證，是領導制定決策，并對醫(yī)務人員行為加以規(guī)范的一個重要依據(jù)[1]。而伴隨現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，各種現(xiàn)代化信息技術被廣泛應用于檔案管理中，并發(fā)揮著重要的作用。由此，數(shù)字化檔案管理日漸成為檔案管理今后發(fā)展的一個重要發(fā)展。當然醫(yī)院綜合檔案管理也不例外，必然也需逐步展開檔案的數(shù)字化管理，以此來更好地順應今后醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的方向，從整體上提升檔案管理水平與檔案服務利用效益。下文，筆者就醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)作一簡要分析。

一、強化網(wǎng)絡環(huán)境建設，構建專門數(shù)據(jù)庫

在醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理過程中，各種檔案數(shù)據(jù)庫的建設是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提所在。為此，管理人員必須做好醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡環(huán)境建設，積極構建各類專門檔案數(shù)據(jù)庫，用以實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化管理。第一，結合醫(yī)院綜合檔案實際情況，利用著錄標引，將醫(yī)院各類文書方案的檔號、分類號與題名、形成時間以及主題詞等信息及時錄入到計算機中，構建醫(yī)院“綜合檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫”，便于檔案利用者借助計算機快速檢索檔案信息，提高檔案信息利用率[2]。第二，建立“科技檔案數(shù)據(jù)庫”。在檔案數(shù)字化管理中，科技檔案數(shù)據(jù)庫，必須能夠真實、完整地錄入醫(yī)院日常各項科研課題的申報、簽訂與技術總結、評審報告等活動全過程，并具體根據(jù)科技檔案情況，設置不同專題，進而為醫(yī)務人員科研活動提供指導服務。第三，構建人力資源數(shù)據(jù)庫。檔案管理員需及時把醫(yī)院干部與職工的基本信息錄入到“人力資源數(shù)據(jù)庫”中，以真實反映醫(yī)院人力資源狀況，并編輯好科研、學歷等子集，以真實反映不同人員不同時期的成長情況，為醫(yī)院干部提拔提供有利依據(jù)。第四，構建醫(yī)療設備檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理員需及時將醫(yī)院各類設備型號、隨機材料與設備維修、報廢等信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，便于決策者優(yōu)化配置醫(yī)療資源，保證醫(yī)院各類醫(yī)療設備的有序運行。第五，構建會計電子檔案數(shù)據(jù)庫。通過對醫(yī)院歷年會計初始化工作與日常會計核算業(yè)務的整理，形成醫(yī)院“會計電子檔案數(shù)據(jù)庫”，并對這些電子檔案進行分類處理，從而為醫(yī)院決策者制定各項財務計劃與財務預測提供真實的數(shù)據(jù)，以此來保證計劃的可行性與有效性[3]。