摘要：高校二級學院教育教學檔案管理工作是反映學校各學科教育發(fā)展歷程、各專業(yè)改革與發(fā)展成果的主要依據(jù)之一，做好教學檔案的歸檔、檢查、管理、評估等工作，對提高各學科專業(yè)教育教學水平有重要意義。該文探討了目前高校二級學院教育教學檔案管理的現(xiàn)狀及存在的一般問題，分析了現(xiàn)有教學檔案管理模式的優(yōu)缺點，提出了建設(shè)標簽化、數(shù)字化的教學檔案管理模式，以及加強檔案管理人員培訓、提高二級學院教學檔案管理工作水平的基本思路。

關(guān)鍵詞：教學檔案；管理；標簽化；數(shù)字化

1高校二級學院教學檔案管理模式分析

現(xiàn)階段，高校二級學院教學檔案管理主要采用以下三種模式進行分類管理。

1.1學院統(tǒng)一集中式的管理模式

這種管理模式是指二級學院內(nèi)部的教學檔案室集中管理教學檔案信息資源，并為全院教職工及學生提供相關(guān)服務[3]。從實際工作來看，學院教學檔案管理部門是教學檔案管理的主體，這種模式具有紙質(zhì)版檔案材料及教學信息資源管理相對集中，信息安全性強的優(yōu)點，但是這種集中式的檔案管理模式更新教學信息較慢，容易導致教學信息的流失，不利于教學信息的綜合利用。

1.2學院內(nèi)各專業(yè)團隊分散式的管理模式

摘要:為更好地利用鼠疫防控工作中的檔案，對今后鼠疫防治和鼠疫流行的預測預報提供方便、快捷、科學而準確的檔案材料。本文根據(jù)檔案內(nèi)容及結(jié)果，以縣區(qū)為單位建立紙質(zhì)和電子雙重檔案，并依托空間信息技術(shù)建立青海省鼠疫地理信息系統(tǒng)，對鼠疫監(jiān)測點檔案信息、電子檔案實行4級管理。本級可以進行本級的統(tǒng)計分析，上級可以對下級的電子檔案實行遠程管理和統(tǒng)計分析;鼠疫防治信息庫、人間鼠疫疫情信息庫、鼠疫科研信息庫以科室為單位建立紙質(zhì)與電子檔案，建立的青海省鼠疫防治地理信息系統(tǒng)有效、直觀地反映了鼠疫的流行特征和動態(tài)趨勢，為預防控制鼠疫的傳播提供技術(shù)支撐。

關(guān)鍵詞:青海省;鼠疫防控;檔案;管理

青海省是我國鼠疫危害最為嚴重的地區(qū)之一。長期以來，青海各族人民在與鼠疫斗爭的過程中積累了大量寶貴的經(jīng)驗和資料。然而，僅僅積累了經(jīng)驗和資料還不能說已經(jīng)擁有了這種資源，只有將這些資料科學、規(guī)范、現(xiàn)代化管理才可能真正成為資源。因此，鼠疫防控工作中的檔案管理是預防醫(yī)學事業(yè)發(fā)展不可缺少的組成部分，搞好鼠疫防控檔案管理將對鼠疫防控的科學研究、基本建設(shè)、疾病檢測、編史修志等工作起著重要的查考和推動作用［1］。尤其是在科技快速發(fā)展的背景下，電子檔案的產(chǎn)生對傳統(tǒng)疾病預防控制檔案管理工作提出了新的要求［2－5］。如何契合時展需求，以適宜的檔案管理方法為疾病預防控制工作服務，成為當前疾病預防控制中心發(fā)展中一項所需著重思考的現(xiàn)實問題［6］。

1檔案內(nèi)容

青海省鼠疫相關(guān)的檔案資料的收集主要來自每年的鼠疫疫源地調(diào)查、鼠疫監(jiān)測、疫情處置等信息，通過實地考察、座談、訪問知情人、查閱資料等獲得，并以工作總結(jié)的形式保存下來。

1.1青海省鼠疫防治信息庫

鼠疫疫源地基本情況、標準、法規(guī)、方案、預案、鼠疫演練、人員培訓、宣傳資料、衛(wèi)生學評價、動物疫區(qū)處理等信息。

摘要：本文基于教育教學全過程質(zhì)量管理理念，根據(jù)當前畢業(yè)論文指導環(huán)節(jié)教學檔案歸檔和利用現(xiàn)狀，提出了教學檔案管理及利用的對策和措施，為發(fā)揮高校檔案作用，促進教育教學質(zhì)量的提高提供思路。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)論文；教學檔案；歸檔管理；過程管理；服務流程

1引言

2018年8月，教育部《關(guān)于狠抓新時代全國高等學校本科教育工作會議精神落實的通知》，明確指出要堅持問題導向，切實提高畢業(yè)論文（設(shè)計）質(zhì)量，加強對選題、開題、答辯等環(huán)節(jié)的全過程管理。畢業(yè)論文指導環(huán)節(jié)是運用書本知識和技能進行創(chuàng)新創(chuàng)作的過程，是獨立意義上的承擔科研項目或企業(yè)課題的起點，是應用型本科高校人才培養(yǎng)的最后和關(guān)鍵一步。[1]在畢業(yè)論文指導環(huán)節(jié)，以需求為導向強化教學檔案的信息化管理和利用，能夠提高畢業(yè)論文質(zhì)量，進一步實現(xiàn)高校檔案教書育人的價值和功能。

2目前高校畢業(yè)論文歸檔和利用現(xiàn)狀

2.1非紙質(zhì)化的分散狀態(tài)

目前，畢業(yè)論文相關(guān)文檔包括題目任務書、開題報告、論文、保證書、質(zhì)量評價表以及答辯記錄等已經(jīng)不再是紙質(zhì)版，而是采用電子版，因沒有統(tǒng)一進行信息化歸檔管理而處于分散狀態(tài)。從教師利用的角度看，論文題名的采用專家人工審核方法，不僅工作量大、效率低下，也不準確。從學生利用的角度看，歸檔不完整導致畢業(yè)論文低層次重復，難以在原有的基礎(chǔ)上提高。

1資料與方法

1.1一般資料

本院是隸屬于武威市的三級乙等腫瘤專科醫(yī)院，目前開放床位500余張，臨床護理單元12個，特殊護理單元11個，護理人員370人，其中本科學歷56人，大專202人，中專112人；副主任護師3人，主管護師29人，護師89人，護士249人。

1.2方法

1.2.1傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理

2010—2011年護理部將所有護士的畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證復印件按科室裝訂成冊并定期更新，將榮譽證、進修結(jié)業(yè)證等復印件按類別分別裝訂成冊，并定期更新。

1.2.2電子技術(shù)檔案管理

摘要：教學檔案能否有效管理和利用，對提升學院及學校教學質(zhì)量及教學管理水平具有重要意義。新時期信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，為高校二級學院變革教學檔案管理模式，實現(xiàn)教學檔案信息化管理帶來了契機。

關(guān)鍵詞：教學；檔案；信息化；管理

教學檔案是直接記錄和反映高校日常教學及教學管理過程中形成的、具有保存價值的文件資料的總稱[1]。教學檔案分為十幾個不同類別，每一類別又包含若干方面，種類龐雜但又不可或缺。隨著高校的擴招，高校二級學院教學規(guī)模越來越大，產(chǎn)生了數(shù)量龐大的教學檔案，只有改變教學檔案管理模式，實現(xiàn)教學檔案的信息化管理，才能滿足當前教學管理工作實際和學校、學院發(fā)展的需求。教學檔案信息化管理是利用數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)，將紙質(zhì)檔案及其他載體的檔案轉(zhuǎn)換為電子版資源，再利用計算機對其進行信息化管理和利用[2]。

1教學檔案信息化管理的意義

教育信息化不僅體現(xiàn)在教育教學過程的信息化，應涵蓋教育教學的各個環(huán)節(jié)，其中包括教學檔案管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時代背景下，將信息技術(shù)手段與教學檔案管理深度融合，實現(xiàn)教學檔案管理信息化，是時展的必然，無論是對學院還是學校而言都具有重大意義。

1.1提高教學檔案管理人員的工作效率。教學檔案包括培養(yǎng)方案、教學大綱、教學日志、聽課記錄表、教學會議記錄、試卷、成績登記表、實習報告、畢業(yè)論文、教師以及學生獲獎證書等材料。其中，有紙質(zhì)材料、電子材料(包括電子文檔、電子表格、PPT、圖片、視頻、音頻等)，如果能將所有紙質(zhì)材料進行數(shù)字化處理，并按照一定的存儲和命名規(guī)則將之進行存儲、管理及利用，既打破了存儲和使用在時間、空間上的局限，為調(diào)取和查看提供便利，又節(jié)省了教學檔案管理的時間和成本，進而實現(xiàn)教學檔案管理效率和質(zhì)量的提升。

1.2為教學資源共享提供環(huán)境。教學檔案存儲入檔的目的是為后續(xù)的教學活動提供借鑒。因此，教學檔案的服務領(lǐng)域不應只局限于教學管理者，還應面向?qū)W生、教師、學校甚至面向社會開放，從而擴大教學檔案的功能范圍，拓展教學管理的應用價值[3]。就目前來看，很多教學檔案的存儲和管理存在不集中、不系統(tǒng)、不完整的情況，而且大都是直接將紙質(zhì)文檔進行存儲，不僅占用大量存儲空間，也不便于查閱和共享，同時還存在遺失的風險。

摘要：普查檔案數(shù)字化管理是檔案管理發(fā)展需要，也是在信息時代社會對普查檔案提出了新要求。檔案數(shù)字化管理對提高檔案管理工作職能，發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢起到促進作用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)高速發(fā)展的今天，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的廣泛應用，為普查檔案數(shù)字化建設(shè)提供了基礎(chǔ)保障措施。本論文普查檔案數(shù)字化管理的特征、普查檔案數(shù)字化管理的弊端、普查檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢進行闡述普查檔案數(shù)字化管理，希望為研究檔案數(shù)字化管理的專家和學者提供理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：普查檔案；數(shù)字化管理；研究

1普查檔案數(shù)字化管理的特征

1.1檔案管理內(nèi)容發(fā)生變化

傳統(tǒng)的檔案管理都是以紙質(zhì)形式、照片、影像資料等進行管理，現(xiàn)在檔案管理都是電子形式，在檔案管理系統(tǒng)中進行存儲，現(xiàn)在科技水平引入到檔案管理中，促使管理檔案內(nèi)容的形式發(fā)生了變化，這也是社會發(fā)展的需要。傳統(tǒng)的檔案管理的數(shù)據(jù)不容易修改，資料真實性強，現(xiàn)代檔案管理形式方便、快捷，具有一定的應用價值，也是現(xiàn)代檔案管理的趨勢。

1.2檔案管理方法更加先進

現(xiàn)代檔案管理都依靠檔案管理信息系統(tǒng)，檔案的電子資料都在管理信息系統(tǒng)上，查閱等操作都可以在電腦中完成，非常方便快捷，提高了其工作的效率。傳統(tǒng)的檔案根據(jù)一定規(guī)則進行分類，每個檔案都有一定的編號，需要查閱檔案的時候，檔案管理人員需要根據(jù)編號在架子上或柜里進行查找，查找時候比較麻煩，一旦由于工作的疏忽，檔案放錯位置，給查找?guī)硪欢ǖ谋锥耍虼藱n案數(shù)字化管理對提高工作效率，完善檔案管理職能起到重要作用。

一、分門別類的個人檔案管理

(一)個人檔案管理的內(nèi)容

哈佛大學人事檔案可分為四大類:教師檔案、高級管理人員檔案、學生和校友的檔案以及家庭檔案。從上述分類可看出，個人無論是教師還是管理層亦或是學生，其所產(chǎn)生的個人檔案成為了哈佛大學人事檔案管理中最主要的部分。個人檔案包括:自傳材料(包括個人簡歷、榮譽、獎勵、學歷、新聞稿、日記、口述史和訪問、家族情況、傳記出版物)、咨詢材料(包括建議書、合同、報告、通信和筆記)、專業(yè)/職業(yè)聯(lián)系文件(包括信件、電子郵件的打印稿、審查和推廣記錄、論文和文章、簡歷和媒體報導)、專業(yè)組織和會議文件(包括議程、會議記錄、報告、筆記)、證明材料(包括與主題直接關(guān)聯(lián)的文件、目錄、指南、個人參考書目和期刊)、項目工程研究文件(包括建議書和計劃、研究簡報、研究數(shù)據(jù)、證明文件、調(diào)查結(jié)果的分析報告、會議記錄)、特殊介質(zhì)(包括照片、底片、幻燈片、音頻、錄像帶、樣品和手工藝品、激光唱片、動畫電影、地圖、規(guī)劃、圖紙、三維物體模型和大事記)、演講和業(yè)務陳述文件(包括演講注釋、摘要和幻燈片)、學術(shù)評估和推薦材料、教學材料(包括授課記錄、課程教學大綱、作業(yè)、考試、評分標準、手冊、筆記本、成績單、到課記錄、作業(yè)或考試、論文)、工作檔案(包括手稿、未發(fā)表的論文、草稿或筆記、出版商的合同以及相關(guān)的回復、評論、報告和長條校樣)等。哈佛大學檔案館十分樂于收集教職員工的個人檔案以及通過管理教職員工產(chǎn)生或負責的檔案來對他們提供幫助。

(二)個人檔案管理的方法

哈佛大學個人檔案的管理方法分為以下幾種:按檔案名稱管理;按檔案形成日期管理;按檔案名稱的首字母順序進行管理;綜合管理。1．名稱排序法即根據(jù)檔案內(nèi)文件的名稱進行排序的方法。這種檔案管理方法簡單方便，對于內(nèi)容較少、時間跨度小的檔案管理更為實用。2．首字母順序法即根據(jù)檔案內(nèi)項目或組織名稱的首字母順序?qū)n案進行排序的的方法。這種檔案管理方法適合于小型項目檔案的管理。3．時間排序法在個人檔案的類型確定并已區(qū)分開來的條件下，可根據(jù)檔案形成的時間順序進行管理。這是一種公認的適應性較強的檔案管理方法。適用范圍包括:自傳材料，演講演示材料等。4．綜合排序法當個人檔案包含的內(nèi)容多而雜時，采用綜合性的檔案管理方法很有必要。這種綜合性的檔案管理方法分兩種，一種即將檔案進行分類整理之后，按照每一類檔案的名稱、主題、年份等要素進行管理;當個人檔案涉及的年度跨度過大，可采用第二種綜合管理方法，即將個人檔案先按照年份進行整理后，再在各個年份的檔案中按照檔案名稱的首字母順序進行整理。適用范圍包括:教學檔案，工作檔案等。

(三)個人檔案管理的特別注意事項

個人檔案的內(nèi)容多，類型豐富，管理起來有一定難度，應當特別注意以下幾點。1．特殊介質(zhì)檔案的雙套制管理在對個人檔案中的特殊介質(zhì)檔案進行管理時，應特別注意將電子檔案及其相對應的紙質(zhì)檔案如論文等一起存放，以保證檔案的完整性。除了給特殊介質(zhì)檔案按照名稱、日期、主題等做好標識之外，還應當做好注釋，以方便日后的查找利用工作。2．個人檔案管理應依法規(guī)行事非本校工作產(chǎn)生的檔案按照聯(lián)邦法規(guī)或合同規(guī)定進行管理。為確保可獲得性，合同材料應當與對應的項目文件一起放在有明顯標記的文件夾內(nèi)。如在對出版商的合同以及回復進行歸檔時應當清楚地在單獨的文件夾上做出標識。3．確保個人檔案的機密性保證檔案的機密性是檔案管理的原則性要求之一，人事檔案管理同樣也需遵守這一硬性要求。在對個人檔案進行管理時，檔案管理人員不僅需要牢記各種規(guī)章制度，而且需要用專業(yè)的檔案管理手段包裝檔案的機密性。如關(guān)于同事或其他專業(yè)人員的評估和建議文件可以用單獨的文件夾保存以確保機密性。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案材料重結(jié)論，輕事實，造成檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與技術(shù)水平

人事檔案一直存在重視結(jié)論性材料，缺少員工成長性能力、技術(shù)特長與業(yè)績材料，這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進而影響到員工的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創(chuàng)新熱情,失去了真正意義的參考價值。隨著人力資源管理信息化的推進與深入，人力資源管理專業(yè)中的績效管理、人才開發(fā)管理工作進一步提升，對檔案管理工作提出了更多的要求。員工個人檔案中沒有年度績效考核材料，沒有重要的培訓材料及員工業(yè)績論文材料，缺乏翔實的崗位變更材料，這些材料的不完整對人力資源管理工作存在較大的影響。如供電企業(yè)的職稱申報已實現(xiàn)網(wǎng)上報名及網(wǎng)上審核，在網(wǎng)上審核時，對員工的資歷材料好審核，但對員工的成果、業(yè)績、貢獻較難審核與評價，完全依據(jù)的是員工自己提交的部分材料，真實性的審核難度加強，明顯暴露出組織保管的人事檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與業(yè)績。中層干部的檔案內(nèi)無分管工作的業(yè)務記錄，檔案不能為用人選人提供足夠的依據(jù)。

（二）人事紙質(zhì)檔案與現(xiàn)存的電子檔案不匹配

在人力資源管理工作中大部分業(yè)務已在ERP系統(tǒng)與人力資源管控系統(tǒng)運作。軟件系統(tǒng)在一定程度上幫助人力資源管理工作者處理人事信息及檔案資料，但是在實際中，常存在電子檔案與紙質(zhì)檔案不相符的情況發(fā)生。比如，紙質(zhì)檔案資料而電子檔案管理還沒有及時更新，或是電子檔案存在，而缺乏相應的紙質(zhì)檔案。

（三）檔案管理缺少計算機處理支撐

人事檔案工作信息管理基本沒有形成完整的全面的系統(tǒng)。唯一使用計算機管理的就是人事檔案目錄管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)只能實現(xiàn)材料的目錄統(tǒng)計，目錄對應的原始材料無法查閱。現(xiàn)有的人力資源管控系統(tǒng)與ERP信息系統(tǒng)記錄的是員工完整的人事信息，卻沒有人事電子檔案掃描件。ERP系統(tǒng)沒有建立員工的人事檔案原始材料，造成關(guān)鍵時期還是需查閱紙質(zhì)案原始件。