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1流程優化前存在的問題
《學報》編輯部于2006年開始使用遠程稿件處理系統。系統使用之初，由于對軟件不熟悉，平臺上稿件處理流程的設置比較僵化，大體按照傳統的收稿－責任編輯(學科編輯)初審－專家(學科編委)外審－作者修改－主編終審－編輯加工的流程設置，然后轉入線下進行排版－執行編輯校對－印刷的流程。在使用一段時間后發現了一些問題。(1)稿件處理周期長。一方面，優化前初審和外審階段時間設置分別為20、60天，主審需要15天，審理周期近3個月，刊發周期需1年，在審理時效性方面優勢不足;另一方面，在編輯加工階段，由于作者中碩博士研究生為主要群體，來稿文章進行一次加工而達到齊、清、定的稿件很少，需進行多次編輯加工，這也導致此階段的處理時間較長(1個月)，影響了稿件整體的處理周期。(2)稿件學術質量和出版質量的把關環節有待改進。例如，優化前同行評議沒有嚴格送兩位專家評審，有的只送了一位，且沒有采取雙向盲審制，影響了稿件審理的公平性。后期主審后管理層對期刊格式和規范化方面的審查比較薄弱，影響了期刊的出版質量。(3)各階段銜接不暢，影響運轉效率。例如，主編終審同意錄用稿件后，在編輯加工和校對階段會發現一些問題，這些問題除了與作者溝通修改外，有的還需要與主編(主任)商榷，多個單篇次或者單個問題的溝通會占用編輯和主編(主任)很多時間，且效率較低;校對階段，優化前在排版后給作者發送1次校樣稿，但經過幾個校次改動的內容沒有與作者及時溝通，存在與作者溝通不暢的問題;排版階段，優化前采用將《學報》整期需排版的文件傳遞至印刷廠，而印刷廠往往要同時進行多個期刊的排版工作，需協調時間，編輯部對這部分工作時間的控制比較被動。
2優化措施
針對上述3大問題，本著縮短稿件處理周期、提高同行評議效果、改變流程設置、提高工作效率的原則，經過反復的摸索和實踐，從2007年起編輯部從每個環節入手，逐個改善，進行了多次的優化和調整(圖1)。
2．1縮短、控制流程時間節點，稿件進程可追蹤
首先，于2007年在系統后臺將初審和外審階段時間分別設置為7、40天，運行穩定并達到預期效果后，于2009年繼續設置為3、20天，使三審中前兩審的時間嚴格控制在30天內。采取的措施是:結合系統功能設置過期自動顏色標注和郵件自動催審功能。責任編輯進入系統后對稿件的進展情況一目了然，并根據情況采取相應措施追蹤控制稿件進程。其次，調整作者單次修改、主審和單次編輯加工的時間，將其分別設置為30、7和15天。這樣，線上的總體時間約4個月，全程由同一責任編輯(學科編輯)負責，線下也進行了時間的調整和控制，由當期執行編輯負責，總體控制在4個月左右。采取的措施是:送主審、終審和付印的時間為每月固定的時間點，只能提前，不能延遲，并配以適當的獎懲措施。這樣編輯、主任和主編就能在各自的職責范圍內對稿件處理時限進行把控，達到預期效果。
2．2調整稿件處理流程設置，提高稿件質量控制和工作效率
2．2．1線上流程調整
(1)流程源頭控制，增加收稿初篩環節。在收稿時對不符合期刊辦刊宗旨、寫作不規范、經學術不端檢測文字重復率過高的稿件不經入庫直接退稿，減輕后面責任編輯的初審壓力，提高其工作效率。(2)調整外審設置，提高審理公平性。外審實施雙盲審制度，并規定責任編輯處理稿件時至少有2個外審專家意見，才能對稿件做出外審結論，提高了同行評議的公平性，保障了錄用稿件的學術質量。(3)增加返作者修改次數，并提出不同的修改側重要求，提高稿件修改質量。一般編輯部都與作者聯系修改一次，但由于作者要同時兼顧內容和格式修改，一次修改到位的不多。因此我們進行了2～3次甚至多次的再次修改設置，但每次側重點不同。一般首次修改在外審之后，側重對學術質量的審查。主審同意錄用的稿件，要求作者再進行一次修改，這次是結合主審意見完善格式。這樣經過幾次修改返回的稿件更規范，看似環節繁瑣，但提高了后面編輯加工環節的效率。(4)增加編輯加工次數，提高稿件規范性。《學報》為綜合性學術刊物，日常稿件中圖表、公式、符號等內容較多，也是出現問題較多的地方，一次加工不能全部兼顧到，在后面校對時就會出現較多問題，改動也較多。據此，我們將1次編輯加工改為2次，但在不同階段側重點不同，如第1次側重文字和參考文獻，第2次側重圖表、公式及符號，這樣不容易遺漏項目，這種方式雖然使編輯加工次數增加了，但編輯的實際工作量并沒有額外增加，而且由于針對性更強，編輯加工的稿件質量得到了改善。
2．2．2線下流程調整
責任編輯完成編輯加工環節后轉給當期的執行編輯進行線下工作，流程的調整包括:(1)終審后增加主審環節，提高稿件審查質量。針對終審后稿件發現的問題，為了提高效率，在1校后增加終審環節。流程修改后，主審側重學術把關，終審在輔助審查學術問題的同時，側重編輯加工和校對問題的解決。這種方式既對稿件在內容和格式上進行了再次把關，又提高了主編(主任)的工作效率和稿件處理流程的流暢性。(2)返作者校對次數由1次改為2次，降低差錯率。目前一般編輯部的做法都是以pdf格式返作者校對1次，但經過后面多個校次及最后的終審后，有些稿件還要做一些改動需及時傳達給作者。基于此，我們采取了在定版付印前再將pdf文件返給作者校對一次的做法，這樣作者對后期修改內容可進行確認，同時再次校對稿件時還能發現一些新的問題，降低了稿件的差錯率，提高了稿件質量。(3)改革排版方式，提高排版工作效率。《學報》編輯部2006年之前的排版工作都由印刷廠完成，受制于印刷廠時間安排和人員變動的影響，排版、校對、改版效率不高。為此我們專門聘請了一位專業排版人員專門負責《學報》的排版、改版工作，這樣工作銜接緊密、時間安排靈活，可以實現分批或者單篇排版，對于一些棘手問題也能即時指導解決，提高了編輯的工作效率和流程的周轉速度。綜上，本著縮短流程處理時間、提高稿件質量控制和工作效率的目標，改進流程的各個環節，使流程中稿件進程可追蹤，時間可掌控，審理更公平，內容更規范，各環節連接更流暢，工作效率更高。
3流程優化對期刊質量的影響
稿件處理流程的優化目的是通過各項措施，縮短處理時間，提高工作效率，最終達到保障期刊學術質量和出版質量的目的。分析2007—2016年《學報》各年度稿件初審、外審、刊發周期、影響因子、被引頻次，其中稿件處理周期、評審周期和刊發周期數據統計自《學報》遠程稿件處理系統，影響因子和被引頻次數據來源于中國科學技術信息研究所的2007—2016年《中國科技期刊引證報告(核心版)》。
由圖2可知，《學報》自2007年開始進行流程優化后，初審時間和外審時間明顯縮短，2006年優化前兩個階段處理時間分別為22、58天，2007年進行了初審和外審環節優化后分別下降到4、40天，成效明顯，至2009年進行第二次優化后分別下降到2、22天，2009年以后，基本穩定在2～3天和18～22天，加快了稿件的審理進程。審理階段縮短了近2個月的時間，再加上其他環節的優化組合，使整個稿件的刊發周期明顯縮短。由圖3可知，2006年《學報》刊發周期364天，接近1年，經過優化后，至2009年下降為227天，除了2015年由于出版專刊，影響了正常來稿的刊發周期外，其余年份基本穩定在220～260天，縮短了近4個月。高效的稿件處理流程縮短了稿件的刊發周期，而短的刊發周期吸引了更多的稿源，2006年《學報》來稿量為1200篇左右，經過改革，逐步增加，近兩年來稿量穩定在2000篇左右，增長了66%，這是流程優化帶來的連鎖反應。在人員基本固定的情況下，編輯部人員處理的稿件量也增長了近66%，而出版周期的縮短，說明整個編輯部處理稿件的效率有了大幅度的提升。
3．2期刊學術質量和出版質量穩定提高
流程優化不僅縮短了稿件的審理時間，也通過建立雙盲審制度、增加終(主)審次數及增加作者修改次數等措施保障了稿件的學術質量。由表1可知，《學報》影響因子在學科中的排名自2006年后呈逐漸上升趨勢，尤其近4年，居生態類期刊首位，被引頻次也呈逐漸升高趨勢，穩定位于學科第二，且連續5年獲得“中國最具國際影響力學術期刊”稱號。說明優化后的稿件流程設置為提升《學報》學術質量及其在生態類期刊中的影響力提供了保障。通過增加編輯加工次數、增加作者校對次數及革新排版方式，《學報》的出版質量得到了提高，差錯率得到了降低，并連續多年在期刊審讀中得到優良評價。關于期刊學術質量和出版質量，雖然還存在稿源等各方面因素的影響，但科學、流暢、高效率的稿件處理流程是其重要保障因素。
4結束語
稿件日常處理流程關系到作者、審者、編輯三方的工作方式和效率，也對期刊的質量產生重要影響。對于建立高效、流暢、科學的稿件處理流程，每個期刊的做法不同，但萬變不離其宗，目標是縮短出版周期，提高期刊學術質量和出版質量，最終提高期刊的影響力。對稿件處理流程的優化不能一蹴而就，是一個連續的過程，在出版實踐中哪個環節不合理，就隨時注意分析總結，找出適合的優化方式，并進行改革。在《學報》稿件處理流程優化過程中，也出現過因增加編校次數而導致相應環節時間延長的現象，我們發現這種趨勢就立即進行了微調整，使其控制在合理范圍內。每個科技期刊都有其自身的特點和資源，如何根據自身特點，利用現有資源優化稿件處理流程，是一個需要長期探索的過程。
