摘要：文章結合郴州市第一人民醫院實際，分析了其檔案管理的現存問題，從4個方面詳細闡述了實現綜合檔案管理的有效措施，為檔案管理提供參考。

關鍵詞：醫院綜合檔案室；數字化檔案管理；智慧醫院

一、檔案管理現狀

郴州市第一人民醫院創立于1907年，是一所具有100多年歷史的集醫療急救、科研教學、康復保健為一體的三級甲等綜合醫院。2015年醫院形成以中心醫院為主體，東、西、南、北院為“四輪”的“一體四輪”發展格局。目前我院綜合檔案室建筑面積為300多平方米，分設有文書檔案室、基建檔案室、設備檔案室、實物檔案室、榮譽室等。

二、檔案管理存在的問題及分析

現階段醫院檔案管理工作重點主要放在臨床病例檔案管理上，在很大程度上忽視了對綜合檔案的管理。加之醫院的檔案管理制度還不健全，投入到綜合檔案管理的資源不足，檔案室信息化設備不完善，醫院各信息系統還未形成對接，因此各部門信息系統生成的數據無法直接有效地歸入到綜合檔案系統中使用，且檔案資料歸檔后的再次掃描、上傳、著錄，浪費了更多財力、人力等資源，導致各院區檔案分散，未及時統一收入醫院綜合檔案室，檔案生成、保存、利用手段落后，數據無法共享，檔案利用率低，嚴重影響了五個院區信息資源的遠程共享，阻礙了醫院數字化建設的進程。

三、全面實現醫院綜合檔案數字化管理的有效措施

【摘要】隨著科技的不斷進步，人們大規模使用計算機、網絡，促使檔案管理方式從原始紙張快速朝著網絡化、數字化的方向發展，醫院綜合檔案管理也不例外。本文就立足醫院綜合檔案數字化管理特點，探討若干管理措施，以促進醫院綜合檔案管理水平的提升。

【關鍵詞】醫院；綜合檔案；數字化；管理措施

醫療體制改革正在持續深入，醫學事業也在不斷發展，醫院檔案的應用價值以及信息利用率則越來越高，但在特殊的醫院工作的影響下，各部門、各科室散落著很多重要文件資料，不利于醫院正常開展工作，這就需要醫院以數字化管理實現對綜合檔案信息的利用，以便適應網絡信息時代的發展。

一、醫院綜合檔案數字化管理特點

醫院綜合檔案涵蓋醫院管理的方方面面，廣泛涉及黨建、行政、基建、醫療、人事、財務以及科教等，這使得其數字化管理呈現出一些特點，具體體現在三個方面：一是載體特點。傳統的綜合檔案管理載體以紙張為主，能直接被閱讀，但在數字化環境里，綜合檔案信息就是格式多樣的數字化文檔，其載體以光盤、磁盤等為主，只有經過解碼才能閱讀信息。對于數字化管理，醫院綜合檔案信息可隨時隨地被分離，要通過持續更新計算機、信息技術提供保障。二是時效特點。綜合檔案數字化管理要大量使用網絡、計算機、數據庫查詢、通信等技術，促使檔案信息能被快速、全文、遠程檢索，使用者只需依托計算機終端就能快速檢索、查閱電子文檔，并快速完成綜合檔案電子文檔的形成、歸檔等過程，增強信息時效，提高醫院綜合檔案開發利用效率。三是共享特點。醫院綜合檔案數字化信息是在計算機與網絡環境里形成并接受管理的，所以可高度共享信息。綜合檔案是一種信息，具有共享條件，只是傳統檔案信息共享會受到時空的局限。而數字化管理就完全不同，能依托計算機網絡組建綜合檔案數字化管理系統，在打破時空局限共享綜合檔案信息的同時更好地保護紙質原件，延長綜合檔案壽命。

二、醫院綜合檔案數字化管理措施

（一）完善設施標準，發揮平臺優勢。網絡信息時代的到來使醫院綜合檔案管理面臨新的要求和挑戰，從形成文件到管理檔案的全過程均由計算機軟硬件和一些設備完成，綜合檔案數字化管理依托信息系統覆蓋到醫院的各個部門、科室，對此，檔案室應按照相關標準對文檔管理的設施標準進行修訂、完善。但醫院各個部門的職能存在差異，這決定著各自形成的檔案、文件的類別也存在差異，所以在利用計算機對綜合檔案實施數字化管理時務必要求各個部門統一管理文件檔案的類別、格式，保證信息系統有更強的可操作性。當然，醫院主要通過計算機硬件、軟件對綜合檔案實施數字化管理，只是人們不斷對檔案信息提出新的需求，且計算機技術的發展日新月異，構成信息系統的各種軟硬件、設備等也需要持續改進、完善，如此才能發揮出平臺的優勢，推動綜合檔案數字化管理進程。這是循序漸進的過程，不得寄希望于改進一次就受益終身。（二）嚴格把關質量，加強安全防護。對于醫院綜合檔案進行分類、歸檔，這是龐大而復雜的工作，且大多數內容都要依賴人工完成，難免發生差錯。所以在具體的綜合檔案數字化管理流程中必須嚴格控制相關工作的質量，確保醫院有序開展綜合檔案數字化管理。針對紙質檔案文件，檔案人員在掃描時要嚴格依據綜合檔案文件的順序逐頁掃描，預防出現漏掃、錯掃等問題。同時，加大對綜合檔案管理的安全防護力度，因為對醫院而言，綜合檔案是機要文件，管理綜合檔案面臨著嚴格的安全要求、保密要求。數字化管理是依托網絡信息技術開展的檔案管理，勢必會涉及網絡安全問題，且綜合檔案數字化管理本身就不會被時空條件所限制，因而極易丟失信息資源，導致檔案管理質量較低。所以在醫院綜合檔案數字化管理中必須強化網絡安全防護，依托信息技術完善防盜措施，并備份所有的綜合檔案文件，提高綜合檔案信息的安全性、可控性。（三）建設數字資源，加強資源利用。醫院檔案室應基于對現有數字綜合檔案資源以及館藏檔案數字化的優化，將歸檔并管理電子文件作為重點，形成四級綜合檔案檢索體系，具體包括院級、全宗級、案卷級、文件級，以便提高檢索綜合檔案數字資源的查全率、查準率；提供利用電子檔案的拷貝、計算機利用、通信傳輸等途徑，提供利用電子檔案的計算機編目及方法；關注并主動開展對電子文檔的歸檔、接收、管理；結合醫院實際，按照利用者的需求，分清楚輕重緩急，分批、分步驟選擇利用價值、保存價值、使用頻率都較高的綜合檔案，優先使其數字化、數據化；優化館藏，充實并完善現有綜合檔案數據庫，提高利用綜合檔案資源的效率；拓展對綜合檔案的深層次加工，落實檔案信息的檢索、匯總、分析以及跟蹤等工作，按照類別或專題對綜合檔案信息資源進行二次、三次加工，拓寬服務渠道，通過上網新信息、發送電子郵件、遠程檢索光盤、舉辦在線展覽等途徑加強對綜合檔案資源的利用。

摘要：

現今，伴隨計算機與網絡的迅猛發展，現代化信息技術已經被廣泛應用于各行各業，并成為推動社會發展的一個重要推力。而社會信息化發展進程的逐步加快，也為檔案數字化管理提供了平臺與空間。以醫院綜合檔案管理為例，數字化管理的實現，就對有效保存檔案資源、簡化檔案調閱程度、提高檔案利用共享率等發揮著不可忽視的作用。故在醫院綜合檔案管理中，全面展開數字化管理，很有必要。對此，文章就醫院檔案數字化管理的實現提出幾點建議。

關鍵詞：

醫院；綜合檔案；數字化管理

對于任何一家醫院，其檔案均是由醫院內部各部門、各組織與個人自醫院成立到現在的各項活動中，對那些有較大保存價值的資料借助文字、圖表等載體加以保存的一種記錄。它不僅可為醫院日常各項管理工作的展開提供一定參考，而且也是醫院制定發展戰略、展開各類診療活動的一個重要憑證，是領導制定決策，并對醫務人員行為加以規范的一個重要依據[1]。而伴隨現代信息技術的發展，各種現代化信息技術被廣泛應用于檔案管理中，并發揮著重要的作用。由此，數字化檔案管理日漸成為檔案管理今后發展的一個重要發展。當然醫院綜合檔案管理也不例外，必然也需逐步展開檔案的數字化管理，以此來更好地順應今后醫療事業發展的方向，從整體上提升檔案管理水平與檔案服務利用效益。下文，筆者就醫院綜合檔案數字化管理的實現作一簡要分析。

一、強化網絡環境建設，構建專門數據庫

在醫院綜合檔案數字化管理過程中，各種檔案數據庫的建設是實現檔案數字化管理的前提所在。為此，管理人員必須做好醫院檔案管理的網絡環境建設，積極構建各類專門檔案數據庫，用以實現對檔案信息的數字化管理。第一，結合醫院綜合檔案實際情況，利用著錄標引，將醫院各類文書方案的檔號、分類號與題名、形成時間以及主題詞等信息及時錄入到計算機中，構建醫院“綜合檔案基本目錄數據庫”，便于檔案利用者借助計算機快速檢索檔案信息，提高檔案信息利用率[2]。第二，建立“科技檔案數據庫”。在檔案數字化管理中，科技檔案數據庫，必須能夠真實、完整地錄入醫院日常各項科研課題的申報、簽訂與技術總結、評審報告等活動全過程，并具體根據科技檔案情況，設置不同專題，進而為醫務人員科研活動提供指導服務。第三，構建人力資源數據庫。檔案管理員需及時把醫院干部與職工的基本信息錄入到“人力資源數據庫”中，以真實反映醫院人力資源狀況，并編輯好科研、學歷等子集，以真實反映不同人員不同時期的成長情況，為醫院干部提拔提供有利依據。第四，構建醫療設備檔案數據庫。檔案管理員需及時將醫院各類設備型號、隨機材料與設備維修、報廢等信息錄入到數據庫中，便于決策者優化配置醫療資源，保證醫院各類醫療設備的有序運行。第五，構建會計電子檔案數據庫。通過對醫院歷年會計初始化工作與日常會計核算業務的整理，形成醫院“會計電子檔案數據庫”，并對這些電子檔案進行分類處理，從而為醫院決策者制定各項財務計劃與財務預測提供真實的數據，以此來保證計劃的可行性與有效性[3]。

一、綜合檔案室數字化管理的意義檔案管理

的數字化提高了檔案管理和利用的效率，可以促使檔案資源由封閉走向開放，從而實現科學管理、開發與應用。傳統的檔案管理以紙質媒介為主，保存在專門的檔案室里，導致查找和搜索不便，影響了檔案資源的開發和利用。基于計算機網絡的數字化檔案管理便于檔案的查找利用，用戶可以在任何時間和地點檢索查看，極大地提高了檔案信息的利用效率。數字化的檔案管理將過去實體形式的檔案室變成了現在的信息資源中心。

二、檔案管理數字化面臨的困難

（一）電子信息歸檔困難。

現在很多單位中，辦公系統和檔案管理系統無法兼容，處于各自為政的狀態，這給電子信息的歸檔造成了困難。不少單位利用的信息化辦公系統，是由單位自主開發或委托第三方研發的，而單位使用的檔案管理系統則大多是國家檔案部門為了實現檔案管理的規范化和資源全面共享設計的專門檔案管理軟件。由于軟件開發單位不同、工具不同、系統不同、架構不同、格式不同等原因，在辦公軟件和檔案管理軟件之間常常無法實現數據轉換和信息共享，造成電子文件歸檔比較困難，需要重新對存檔的內容進行收集和錄入，造成人力資源的浪費。

（二）“無差別”雙套保存造成浪費。

在很多單位中，檔案管理沒有進行有效地分類和鑒別，全部實行電子檔案和紙質檔案同時保存，這種“無差別”的電子文檔和紙質文檔雙套保存通常造成了較大的資源浪費。在一些單位的辦公系統中，各部門人員通過網絡上傳生成辦公文件，其中很多日常文件只需電子存檔就夠了，僅有少部分重要文檔才需紙質留存。但常常在電子文件上傳后，檔案部門又“不分青紅皂白”將其逐一打印做成紙質文件進行保存。這樣，很多內容相同的文件重復保存兩次，浪費了不少人力物力。

摘要：在互聯網、大數據、云計算等各種高新技術不斷發展的環境下，社會各個領域也開始步入到一個全新的發展階段，在大數據背景之下一系列智慧項目的提出與實施，也促使全面實現綜合檔案數字化管理進入到了一個全新的層面，而為了能夠更好地提升高校檔案管理質量，本文也就大數據下高校綜合檔案數字化管理進行了分析。

關鍵詞：大數據；高校；綜合檔案；數字化管理

引言

在辦公自動化系統、財務系統軟件不斷普及的環境之下，基于互聯網、大數據能夠有效整合各種信息系統，實現業務流程數字化管理的協同平臺開始逐漸進入到人們視野之中，同時也成為各單位與企業信息化建設主流，這也為高校綜合檔案數字化管理工作帶來了全新機遇。大數據背景之下，高校綜合檔案數字化管理不僅是時展必然趨勢，也是有效提升高校綜合檔案管理效率和質量的重要方法，而為了能夠更好地做好這一項工作，筆者也對其進行了如下分析。

一、大數據下高校綜合檔案管理現狀

1.檔案數據信息量大，查找利用較為困難。大數據時代背景之下，高等院校在各項工作之中產生了各式各樣的數據信息，如網頁數據、圖片數據、視頻數據、音頻數據以及文本文件等等，而這些均屬于高校綜合檔案數字化管理過程中需要收集的信息內容，整個信息量可謂是十分巨大。可是，就目前各個高校檔案管理系統使用情況來分析看，其大多是C/S或B/S的單一服務器系統架構，這些系統在應用過程中最多只能做磁帶或者是光盤備份。在檔案信息資源數據存儲量不斷增加的環境下，若不能引進云存儲技術或服務器集群，就很有可能會引發磁盤物理存儲容量不足，從而促使檔案信息數據庫出現崩潰等情況。高校在面對這些越來越復雜且大量的數據信息的時候，如何對其進行高效管理是需要著重思考的一個問題，所以說，高校綜合檔案管理存在的問題之一就是檔案數據信息量大、查找利用十分困難。

2.檔案數據多源異構，系統處理較為困難。高校檔案數據信息來源十分廣泛，而且種類也十分復雜，具體包含了高校內部教研、教學、后勤等多種數據信息，而且不同部門業務工作存在差異，這個時候其產生的檔案數據信息自然也會存在差異。相關研究調查顯示，在高校數據信息之中，表格、音頻、文檔、網頁以及視頻等非機構化電子文件所產生的數據信息，在整個校園網數據信息之中就能夠達到85%。在紙質檔案管理過程中，管理人員通常是以“份”“卷”等形式展開管理工作，對于存儲空間、地點以及環境都具有一定要求，查詢材料也具有較強的局限性，有時候還會因為各方面因素所影響而出現部分資料無法有效存儲，最終查檔困難。可是，在大數據時代背景之下，綜合檔案數字管理工作也開始進入數字化管理，所有紙質信息都能夠轉化成為數據信息，而這些數據信息均是十分重要的數據源，并且各個數據源結構差異也十分顯著，這也就促使高校綜合檔案數字化管理數據呈現出了多源異構這一現象，而現如今，高校檔案數字化管理工作還是有待完善，所以，在對這些數據信息進行處理的時候也存在著一些問題。

第一篇

一、醫院綜合檔案數字化管理的應用

1.1特種載體檔案數字化管理

特種載體檔案的數字化管理內容主要有照片及聲像檔案。對照片檔案所采取的管理方式分為兩種，即紙質及數碼照片。紙質照片管理主要是指運用掃描儀器對照片檔案進行掃描，之后再完成對其的存儲。數碼照片管理則是運用數碼相機對檔案進行翻拍，完成對檔案圖像的完全獲取。另外，在對特種載體檔案進行數字化管理時，一些實物檔案照片的管理極為重要，如對獎牌、證書等物進行數碼保存，為其今后的管理提供幫助。醫院聲像檔案主要是指一些所采取的數字化管理方式為錄音、錄像材料，如醫院宣傳資料錄像、職工歡慶視頻等。聲像檔案自身所具有的容量極大，因此在對其實行數字化管理時，需首先對其進行縮小處理，之后再完成檔案系統的掛接工作。在完成掛接工作后，檔案管理人員便可輕易對數字文件進行調用，對視頻圖像進行點播操作。

1.2電子病歷在線備份

在醫院綜合檔案文件中，數量最多的應該就是患者病例了。在對病歷檔案進行數字化管理時，可以進行電子病歷及數字檔案的實時傳輸，將醫院檔案在市檔案局中進行備份，為電子病歷及檔案的安全性提供保障。檔案登記備份主要包括:醫院電子病歷、醫院信息、影像視頻等，其容量為檔案的數字化成果數據及服務器數據，應對其實行備份載體包的分開創建。

二、醫院綜合檔案數字化管理的科學對策

摘要：隨著互聯網、云計算、大數據等高新技術的發展，社會各領域進入嶄新的發展階段，打造智慧城市、智慧政府、智慧工地等一系列智慧項目的提出和實施，全面實現綜合檔案數字化管理已提升到一個新的層面。本文針對目前綜合檔案數字化管理中存在不適應時展需求的問題進行了分析，并提出了全面實現綜合檔案數字化管理的有效措施。

關鍵詞：綜合檔案；數字化管理；可行性

隨著辦公自動化系統（下文簡稱OA系統）、財務系統軟件的普及，基于互聯網和大數據能夠整合各種信息系統實現業務流程數字化管理的協同工作平臺逐漸走入人們的視野，并成為企事業單位信息化建設的主流，也給綜合檔案數字化管理帶來了新的機遇和挑戰。筆者認為檔案數字化管理有三層含義：一是文件級目錄數字化管理；二是全文數字化管理；三是檔案業務管理流程數字化管理。隨著云計算、大數據等高新技術的應用和普及，綜合檔案數字化管理不能適應時展需求的問題日漸突顯。

一、綜合檔案數字化管理存在的問題

綜合檔案數字化管理狀況受經濟實力、人的意識、時展等各種因素影響，概括起來目前有以下幾種情況：一是利用excel表建立文件目錄體系。使用單位為中小公司、經濟不發達地區的機關單位。二是單機版綜合檔案管理系統，多數用戶只是實現文件級目錄數字化管理，僅利用系統進行文件檢索。使用單位為檔案管理意識不是很強的機關單位。三是網絡版綜合檔案管理系統，實現文件級目錄數字化管理；重點文件（重要、利用率高、保管期限長）全文數字化管理；部分檔案業務流程實現數字化管理，主要是利用審批和利用統計。使用單位為發達地區機關單位、大型公司。這種現狀的弊端有以下兩點：一是檔案生成、保存、利用手段落后，數據無法共享，檔案利用率低。歸檔后掃描、著錄、上傳的傳統檔案數字化手段需要大量人力、財力的支撐，在某種程度上制約綜合檔案數字化深度、廣度、速度，使檔案數據難以遠程共享。二是單位各信息系統間沒有對接，信息無法共享。因為單位各信息系統間沒有對接，各信息系統生成的數據不能直接歸入檔案系統使用，歸檔后的掃描、著錄、上傳，造成信息、人力、財力資源的浪費。

二、全面實現綜合檔案數字化管理的有效措施

（一）綜合檔案管理系統與本單位各系統對接，實現數據共享

摘要：本文圍繞建設數字化企業探討了以下內容：實現設備管理數字化是建設數字化企業的重要工作；設備管理數字化應遵循設備綜合管理的理念；建成設備數字化管理系統的方式；設備部門應盡早參與涉及設備的數字化管理系統調研選型階段的工作；通過數字化建設實現設備管理工作精益化等。

關鍵詞：設備綜合管理；全員參與；設備綜合效率 OEE

我國在“十三五”發展規劃綱要中，推出了“中國制造2025”、“互聯網 +”和實現工業化和信息化的深度融合等一系列國家戰略舉措，并配套制訂了《國家智能制造標準體系建設指南》等指導性文件。同時，多個世界發達國家也從國家方面提出了類似的戰略規劃。在這種大環境下，建成數字化企業已經成為企業的戰略目標。

1  設備管理的數字化是建成數字化企業的重要工作

產品是通過設備加工出來的。從整個生產過程看，給設備輸入材料、能源和人員，就會輸出產量、質量、交貨期、成本、安全、環保、工作情緒等。設備凝聚著人類社會最高的科學技術，具有自動化、集成化、精密化、高速化、智能化、柔性化等特點，企業科研生產的順利進行，越來越依賴設備能否正常運行。在 GB/T37393《數字化車間 通用技術要求》就有設備管理的專門規定。所以，實現設備管理數字化是建成數字化企業的重要工作。

2  遵循設備綜合管理的理念，因地制宜地開展設備管理數字化建設

企業花費巨資開展數字化建設是為了獲得更好的經營效益。按照設備綜合管理的理念開展設備管理數字化建設，有利于實現設備壽命周期費用 LCC 最佳，符合企業的初衷。注：設備綜合管理，即根據企事業的生產目標，通過采取技術、經濟、組織措施，從設備規劃選型、購置、安裝驗收、使用、維護、修理改造、更新、報廢的全過程進行綜合管理，追求設備壽命周期費用最佳。它是我國在 80 年代，在前蘇聯的計劃預修體制基礎上，吸收生產維修工程（Maintenance Engineering）、 設 備 綜 合 工 程 學（Terotechnology）、后勤工程（Logistics  Engineering）和日本全員生產維修TPM 等內容，提出的一種設備管理理念。建設數字化企業不能一蹴而就，開展設備管理數字化建設應因地制宜。因為企業數字化建設不是在“一張白紙”上實施，需避免對現有生產的影響，多采取  “全員參與、小步快跑、先局部再全面”的策略。多從生產計劃、工藝、財務、物資等領域先開展數字化建設，但這樣也造成了企業內多個數字管理系統共存的情況，例如，在生產計劃領域就有 MES制造執行系統、DCS 分布式控制系統和 MDC 數據管理系統等。在這些不同的管理系統中散布著各種設備的信息，如設備的狀態（工作、空閑、故障維修）、實時技術參數和累計遠轉臺時等。