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一、公司檔案工作現狀

1.檔案機構設置情況

中國中元國際工程有限公司檔案管理部門是科技信息部，為公司10個職能部門之一，下設綜合檔案室，集中管理工程設計檔案、文書檔案等門類的檔案。部門下設行政辦公室、閱覽室、業務工作室，具體設置情況：行政辦公室：安排檔案室入口的位置，這樣既便于工作，又可防止非工作人員進入庫房或編目、歸檔工作室；閱覽室：方便出行，環境安靜，但光線不充足；業務工作室：檔案管理人員在這里進行檔案文件的整理、編目、歸檔等工作，處在較僻靜又鄰近庫房的位置。

2.檔案人員情況

公司專職檔案人員共6名，分別具有不同的專業背景，另外在各分支機構還設有兼職檔案員。

二、公司檔案的構成及特點

1.工程設計檔案的構成

工程設計檔案一般分為地質勘探、總體規劃、設計(前期文字、初設、施工、竣工)、工程計算書等幾大類文件材料。

(1)工程地質勘探文件材料是工程設計檔案的重要組成部分，是地質工作者、技術工作者的勞動成果，是生產活動的重要技術資料。生產的整個過程對工程的生產發展及搶險救災都具有非常重要的作用，形成的檔案主要是以工程地質報告的形式出現。

(2)總體規劃材料是總圖專業根據地質報告做規劃設計、方案設計、可行性研究報告、初步設計、施工圖設計，各階段都要進行規劃最終形成各個階段的規劃設計書、工程總體規劃設計等文件材料。

(3)設計材料是在地質報告的基礎上依據規劃書由各專業(總圖、機械、水、暖、電、結構、建筑、經濟預算各專業分工參與負責設計)在方案設計、可行性研究報告、初步設計、施工圖設計各階段進行圖紙設計。

2.工程設計檔案的特點

工程設計檔案具有種類多、數量大、周期長、利用率高的特點。以中國中元國際工程有限公司為例，我院現存檔案資料近100萬卷。其中工程設計檔案具有以下特點：

(1)種類多、數量大。

工程設計檔案包括地質勘探、詳勘、計算書、總體規劃、設計、工程地質文件材料等幾大類，一般工程項目檔案的數量僅底圖就有幾百張，大型項目以中國航信高科技產業園為例，該項目在設計建設中形成的設計文件就達50多冊，設計包括結構、電氣、給排水、暖通、弱電、建筑、總圖運輸等七個專業的底圖4730張。

(2)周期長。

一個工程項目從可行性研究、初步設計、施工設計直至工程竣工耗時之長是不言而喻的，有的項目長達幾年，如果工程結束竣工圖歸檔不完整，一些竣工圖的修改工作就不能及時進行，就會出現實際與圖紙不符的現象。

(3)利用率高。

工程設計檔案在歸檔時要求藍圖一式兩份，其中一份即原件內部保存，另一份即復印件用做外借。工程設計檔案利用率高，有時不同專業、不同處所的工程設計人員很有可能同時利用同一份圖紙，這樣就解決了工程進度問題，但同時又出現一個問題，就是需要大量的庫房。再則，由于工程檔案具有形成、積累、開發、利用等環節循環往復的特點，使得工程檔案的利用率比一般檔案要高。

三、公司檔案管理工作現狀

1.工程設計文件的整理立卷

工程設計文件整理立卷工作是指“按照一定的原則和方法，將在工程建設活動中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、圖紙等文件材料，通過整理、排列、編目、裝訂等程序，組成一個個案卷，使其能以統一的保管單位由各所兼職檔案員完成以上操作后移交給技術信息部門入庫上架保管。”我公司有近30個處所均配備有自己的兼職檔案員，一個項目在各個專業的設計人員完成設計后，由兼職檔案員進行整理，以同一項目為單位按照設計階段把各個專業的設計圖紙進行收集并按其專業圖紙目錄順序依次排列為圖紙目錄、材料表、設計說明、總圖、設計圖紙、項目可行性研究報告、初步設計說明及概算書等，并進行整理立卷，另附項目目錄總表一并送達公司科技信息部進行歸檔。

2.工程設計檔案編目

工程設計檔案的編目工作分藍圖的編目和底圖的編目。檔案人員需要嚴格審核檔案的數量及質量，并對圖紙(按專業、項目號、子項號)整理錄入、上架。

3.工程設計檔案歸檔

就設計單位一方來講，在接手一個項目之后由各個專業的工程師依據項目的條件、要求(甲方的要求、各專業的國家要求及標準)來進行設計，再由各處所的兼職檔案員把圖紙、項目可行性研究報告、初步設計說明及概算書等材料報送文印部進行圖紙周邊維護，再送到檔案辦公室進行底圖驗訖、上機輸入，再進行電子存檔，最終實現各專業的共享；底圖辦公室按照嚴格的登記制度進行操作，之后送到文印部進行曬圖出版，再送到檔案辦公室把底圖掃描后將圖紙驗收整理入庫，做好標識以便查閱；最后把藍圖折疊好裝進檔案盒，在密集架上做好標識，與相應的代碼及標識相對應，以便日后的借閱。

4.工程設計檔案管理制度

(1)歸檔制度。

在歸檔范圍上某工程形成的所有文件包括工程項目前、中、后期形成、積累的文件材料；在歸檔時間上按項目階段進行歸檔；編制歸檔審批表：每個工程項目都需經過項目負責人審定和有關領導審批，包括項目名稱、項目代號、歸檔形成時間、項目負責人簽字等。

(2)編目辦法。

包括：編頁號、填制案卷內科技文件目錄、填寫備考表、填制案卷封面和脊背標簽等。給每頁文件編制順序號便于確定工程設計文件的順序，有利于統計科技文件的數量；填制案卷內科技文件目錄，包括每卷內文字材料或每張圖樣的明細表(圖樣目錄)；備考表內容包括卷內科技文件的說明，對變化情況的記載和說明，由檔案人員填寫并將其排在案卷尾頁的最后；填制案卷封面和脊背標簽，包括案卷題名、案卷的管理性內容項目、檔號項等。

(3)借閱制度。

規定嚴格的檢查手續并當面確認，借出期限不得超過一個月，對借閱的檔案應妥善保管，不得轉借、拆散、批注、涂改、抽頁，違規者應追究其責任。如若丟失，應寫書面報告由相關部門提議并經院批準進行處理。

5.工程設計檔案的利用

我公司制定的工程檔案借閱登記制度的要求(如借出登記表、歸還登記簿等)都有詳細的說明，成為工程設計檔案利用環節的安全保障。主要涉及借閱檔案名稱、借閱時間、借閱人所在處所、借閱人親筆簽名等。檔案人員進行信息檢索并調卷給借閱者利用，借閱期滿后需立即歸還。然而目前檔案管理工作大部分仍停留在傳統的手工管理方式，不能及時將計算機和網絡技術等現代化手段應用到檔案管理工作中，手工查找傳統的動態圖紙效率較低，無法實現信息資源共享，在借閱管理方面均有借出與歸還的紙質單據和系統中記錄相應的信息，并且將雙套記錄都存儲起來。

6.庫房建設及保管

檔案庫房建筑為檔案保護提供最基本的硬件保障，它直接影響檔案管理的效果和成本，所以檔案庫房與檔案保護相輔相成。我院結合自身經濟實力建設檔案庫房，在已升級為國家甲級檔案庫房的情況下，嚴格按照檔案庫房建設原則、要求進行，選擇建在辦公樓地下不占用地面空間節省公司成本；“為長遠發展考慮，庫房周圍要留有余地，以備擴建之需”。檔案室配備的設備先進，嚴格執行“九防措施”，檔案管理人員定期對檔案保管情況進行檢查。

四、結論

工程設計檔案與工程質量之間有著密切的關系，工程設計檔案是工程質量的原始依據，工程質量是工程設計檔案的具體體現，兩者相互依存，缺一不可。工程設計檔案管理要把工程設計檔案的質量視為與工程管理同等重要，要搞好工程設計檔案管理一定要采取科學有效的方法和措施，才有可能提高工程設計檔案的質量，企業在進行現代化管理的同時，亦能更好地為社會主義經濟和發展服務。工程設計檔案管理工作是一項系統工程，是涉及各個專業技術部門的一項綜合性工作，要保證工程設計檔案的完整、準確，真實地反映工程設計前、中、后期的全過程，就必須不斷加強各方面的管理水平，才能保證高質量工程設計檔案的形成。

五、結語

總之，工程設計檔案具有重要的價值。檔案管理部門在工程設計中應創建完善的管理系統，全方位控制工程設計檔案的質量，發揮檔案部門的職能作用，使重點建設工程設計檔案的控制管理延伸到工程項目的每個階段和檔案工作的所有程序，使每個工作環節都能配套進行。管理體系要貫穿文件形成、收集、整理、編目、歸檔、利用等環節，從而對整個工程建設過程中形成的工程設計檔案的質量、數量進行有效控制，加快工程建設的速度，減少國家各項成本消耗，更好地為工程項目乃至整個社會提供高質量的信息資源和信息共享服務。

作者：劉晗琳 單位：中國中元國際工程有限公司