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1吉林省農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作存在的問題

1.1農(nóng)業(yè)科研單位對科技檔案管理重視不夠，檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，崗位變動(dòng)頻繁

部分單位對科技檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，本位觀念嚴(yán)重，影響了檔案的收集歸檔?；鶎硬块T的檔案管理人員學(xué)識(shí)資歷水平普遍偏低，專業(yè)素質(zhì)缺乏，綜合素質(zhì)也不高，小類別分類存在混亂現(xiàn)象，使農(nóng)業(yè)科技檔案管理無法納入規(guī)范化管理的軌道。檔案管理人員在本單位不受重視，工作積極性不高，人員變動(dòng)頻繁，導(dǎo)致熟練度、專業(yè)度下降。檔案管理人員常身兼數(shù)職，能夠用在檔案管理上的時(shí)間有限。以上各種因素都嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性，制約了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

1.2對農(nóng)業(yè)科技檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)

我國目前的農(nóng)業(yè)科技檔案管理很多都缺乏宣傳，特別是當(dāng)前年輕一代的檔案管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，導(dǎo)致檔案遺漏的風(fēng)險(xiǎn)不斷增加。與此同時(shí)，大多數(shù)管理人員的管理監(jiān)督意識(shí)不強(qiáng)，并沒有對應(yīng)歸檔的檔案進(jìn)行有效的定期督促。由于相關(guān)管理人員對檔案管理設(shè)施、設(shè)備的更新不夠重視，對農(nóng)業(yè)科技檔案管理資金的投入也較少，出現(xiàn)了檔案管理設(shè)施陳舊以及檔案室空間有限等問題，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的開展與科學(xué)管理。

1.3農(nóng)業(yè)科技檔案相關(guān)管理人員的保密意識(shí)比較弱

由于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，移動(dòng)介質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，致使涉密渠道增加。農(nóng)業(yè)科技檔案涉密載體沒有建立健全的管理制度，相關(guān)檔案管理人員的保密意識(shí)不強(qiáng)，對重要的農(nóng)業(yè)科技檔案管理不嚴(yán)格，對保密責(zé)任制的落實(shí)也不到位。同時(shí)，科技檔案數(shù)量大，管理分散，部分檔案分散在領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門和具體工作人員手中，檔案收集整理困難，容易造成檔案泄密。

1.4農(nóng)業(yè)科技檔案管理的信息化程度低檔案信息化是檔案管理現(xiàn)代化程度的標(biāo)志，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是科技檔案起到更好服務(wù)作用的重要手段和工具。目前，大部分檔案還處于老式文件柜存儲(chǔ)方式，檔案管理實(shí)行單機(jī)輸入，文件查閱是紙件傳送，這極易造成檔案的破損和機(jī)密信息的泄露，檔案管理基本沒有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。

2實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化的重要意義

檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及內(nèi)容十分廣泛。主要是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的原則包括規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則、完整性原則和個(gè)性化原則。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)可有效改變傳統(tǒng)的檔案管理過程中的收集、整理、鑒定、編輯和裝訂等繁瑣程序，使檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化。其重要意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1提高了整個(gè)部門的工作效率

傳統(tǒng)的檢索方式是檔案管理人員從總目錄中找到所需檔案，然后根據(jù)目錄查找所需，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以后，人機(jī)結(jié)合，即檔案管理人員直接使用計(jì)算機(jī)開展工作。檔案信息自動(dòng)化統(tǒng)一管理，能使集中管理和利用相結(jié)合，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是農(nóng)業(yè)科研檔案較理想的管理模式。檔案實(shí)行信息管理以后的檢索與查詢只需通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)，既簡捷又方便。此外，提供網(wǎng)上查詢手段，查詢者可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)絡(luò)上自行查詢檔案信息，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。檔案管理人員可以從手工勞動(dòng)中解脫出來，有更多的精力和時(shí)間從事檔案的收集和編研工作，極大地提高了工作效率。

2.2有利于提高整個(gè)部門的技術(shù)服務(wù)水平

農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理的必然趨勢，只有實(shí)現(xiàn)信息化，才能服務(wù)于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)生活，適應(yīng)新形勢下的農(nóng)業(yè)科技發(fā)展的要求。檔案管理信息化將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，科技人員可以在計(jì)算機(jī)上查閱所需檔案資料，提高了工作效率。信息資源只有通過傳播，才能發(fā)揮作用并服務(wù)于農(nóng)村、農(nóng)民，起到促進(jìn)農(nóng)業(yè)增效、農(nóng)民增收的作用。我國農(nóng)業(yè)科技檔案信息化起步較晚，但隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，檔案信息化也隨之迅速發(fā)展。提供一些農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)資料和政策法規(guī)等信息，對于檔案信息化建設(shè)是必要的。農(nóng)業(yè)遠(yuǎn)程信息服務(wù)是實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)信息傳播和技術(shù)推廣的有效方式，覆蓋范圍大，內(nèi)容豐富，對設(shè)備要求較低，打破了空間局限，使農(nóng)民能就近學(xué)到最新的農(nóng)業(yè)實(shí)用技術(shù)，還可以和專業(yè)權(quán)威、專家實(shí)現(xiàn)面對面的交流，把最新的技術(shù)信息傳授、應(yīng)用到生產(chǎn)實(shí)踐中，在生產(chǎn)中發(fā)揮作用。

2.3有利于檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新

在很多單位，檔案管理部門是獨(dú)立機(jī)構(gòu)，隸屬于機(jī)關(guān)某一部門，檔案管理以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員也以有檔案管理經(jīng)驗(yàn)者居多，這從某些程度上制約了人才的引進(jìn)，部分單位還安排科研不出成績、開發(fā)不見效益和崗位競爭沒上崗的人員從事檔案管理工作，致使檔案工作人員工作沒信心、沒激情，其效率可想而知。通過檔案信息化建設(shè)，可以提高農(nóng)業(yè)科研檔案的管理水平，使檔案管理專業(yè)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而引進(jìn)競爭機(jī)制，擇優(yōu)上崗，增強(qiáng)工作人員的危機(jī)感和責(zé)任感，激發(fā)其工作熱情，更大限度地挖掘個(gè)人潛力。

3實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化的主要措施

推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)不僅是管理工作的需要，更是時(shí)展的必然。目前，農(nóng)業(yè)科研單位科技檔案管理與現(xiàn)代化水平的要求差距很大，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化需做好如下幾點(diǎn)。

3.1加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)與技能培訓(xùn)

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用為檔案資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用提供了條件。“三分技術(shù)，七分管理”，先進(jìn)的技術(shù)需要懂技術(shù)的人去管理，缺乏既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才，這是許多單位信息化水平徘徊不前的根源所在。農(nóng)業(yè)科技檔案作為社會(huì)信息資源的一部分，具有專業(yè)性與社會(huì)性相統(tǒng)一的雙重性，既可為單位內(nèi)部部門和科技工作者服務(wù)，又可向社會(huì)提供具有本單位行業(yè)特征的各種服務(wù)。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，增強(qiáng)自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，單位應(yīng)有計(jì)劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息工程等方面的信息化技能培訓(xùn)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

3.2強(qiáng)化單位內(nèi)部重要項(xiàng)目的服務(wù)跟蹤與信息管理，樹立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)

檔案管理信息化是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管向檔案實(shí)體通過信息化形式為社會(huì)提供服務(wù)為重心轉(zhuǎn)變的過程，更是從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變的過程。科研人員是科研檔案形成的主體，只有提高科研人員的檔案意識(shí)，才能促使科技檔案走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的軌道。重點(diǎn)科研項(xiàng)目和成果代表項(xiàng)目研究領(lǐng)域的前沿水平和團(tuán)隊(duì)的研究能力。因此，對重點(diǎn)項(xiàng)目配備專業(yè)人員對項(xiàng)目論證、立項(xiàng)和結(jié)題全過程進(jìn)行檔案跟蹤管理和技術(shù)服務(wù)，做好檔案的立卷歸檔工作，保證項(xiàng)目進(jìn)行過程的每個(gè)階段產(chǎn)生的新成果、新技術(shù)均能及時(shí)地進(jìn)行歸檔，可確保重點(diǎn)項(xiàng)目的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。因此，信息化條件下的檔案管理不能單單注重先收后管，而應(yīng)根據(jù)科技檔案的特點(diǎn)，對科技檔案的形成提前介入，開展前期管理，使科技檔案的建立貫穿于項(xiàng)目進(jìn)展的全過程，做到收集的檔案系統(tǒng)、準(zhǔn)確和完整這是檔案信息化的前提條件。

3.3檔案信息數(shù)字化的安全管理

實(shí)施檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)是保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不但要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案安全性管理主要應(yīng)包括三個(gè)方面：一是組織建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；二是加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的安全監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文件在傳輸過程中不被人為地修改、破壞，有效防范病毒與誤操作，確保歸檔電子文件的真實(shí)、完整和有效；三是在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。要嚴(yán)格遵守安全保密制度，非公開的檔案一律不準(zhǔn)上網(wǎng)；在互聯(lián)網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務(wù)的，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻和數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全。

作者：郭金瑞 欒天浩 翟季 劉兆國 單位：吉林省農(nóng)業(yè)科學(xué)院