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[摘要]固定資產(chǎn)投資項目檔案“歸檔”是項目建設部門和檔案部門檔案文件材料交接的一個重要步驟，是項目檔案管理工作不可缺少的重要組成部分。檔案文件材料交接方法和方式依據(jù)不同項目、不同單位檔案管理模式有所差異。對于建設周期短的項目可能產(chǎn)生的歸檔文件材料也較少，可以選擇在項目建設竣工后整體歸檔，但對于建設周期長、投入資金多、涉及建設部門較多的項目，就需要根據(jù)實際情況針對項目檔案的收集與管理，制訂既符合國家項目檔案管理要求，又具有個性化的項目檔案歸檔方式。本文針對上述固定資產(chǎn)投資項目檔案歸檔情況進行綜合闡述，并提出一種便于管理的項目檔案歸檔方式。固定資產(chǎn)投資項目是指利用國家預算內(nèi)基本建設撥款、籌資金、銀行貸款等多種方式，以擴大生產(chǎn)能力(或新增工程效益)為目的而進行的新建、擴建、技術改造等基本建設工程和設備設施的更新等建設項目。它包括了以擴大再生產(chǎn)能力而增建的分廠、主要生產(chǎn)車間、軍品生產(chǎn)線、民品生產(chǎn)線；為改變生產(chǎn)布局而進行的全廠性遷建項目及遭受自然災害而進行的恢復性項目。項目一般有兩部分，即建設項目和設備儀器項目。項目中產(chǎn)生的檔案一般包括基建檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、照片檔案。

一、固定資產(chǎn)投資項目檔案常見歸檔方式

固定資產(chǎn)投資項目檔案歸檔方式一般包括：1.在任務或項目完成后歸檔：主要適用于建設周期不是很長的項目；2.按階段歸檔：主要適用于將形成于不同階段或程序的文件材料進行分期歸檔，比較適合于建設周期較長的項目；3.隨時歸檔：適合于設計變更、維修等活動所產(chǎn)生的文件材料的歸檔。對于1和3兩種情況，由于文件材料相對較少，歸檔也相對簡單，但對于第2種情況，建設周期長的項目，其文件材料的歸檔就比較繁瑣，有的項目建設周期長達十幾年，項目參與人員不斷變化，想要控制好項目文件材料的完整并及時歸檔，是一個非常棘手的問題。

二、固定資產(chǎn)投資項目檔案歸檔前的工作

為了保證項目實施部門歸檔文件材料規(guī)范、完整，歸檔及時，固定資產(chǎn)投資項目在開始前，要嚴格按照檔案“三納入”“四同步”“四參加”要求，檔案人員在了解項目概況的同時，要組織項目涉及人員進行檔案基礎知識的培訓，比如：圖紙簽字完整、準確、清晰、規(guī)范、更改到位；書寫使用碳黑墨水；不使用易褪色材料(復寫紙、熱敏紙等)；采用“手風琴式折圖法”折疊圖紙；沒有達到A4尺寸的圖紙文件要裝裱成A4尺寸；對復印件的處理，盡可能收集原件等等。同時從項目檔案歸檔范圍，項目檔案收集的齊全性、準確性、有效性等各方面進行培訓，尤其是要強調(diào)檔案的準確性，要求項目涉及人員所收集的文件材料一定要滿足檔案的準確性。通過項目檔案基礎知識的宣貫，讓項目涉及人員掌握檔案專業(yè)知識，這對項目檔案歸檔尤為重要。

三、固定資產(chǎn)投資項目檔案歸檔過程

1.歸檔過程出現(xiàn)的困難

一般情況下，檔案工作處于項目尾端，各單位檔案工作人員相對較少，專職項目檔案工作人員更是缺少。如果讓檔案人員親自收集全部項目檔案文件材料，實施起來難度比較大，也不符合項目檔案管理中“誰做誰負責編制”的原則。所以項目檔案文件材料的收集還是要依靠項目實施人員，由具體實施人員收集、預立卷后進行移交歸檔。但是項目施工人員工作忙，對項目文件材料的收集常常不能按期完成，項目各個階段收集的文件材料的齊全性也不能保證。久而久之，在向檔案部門移交文件材料時，往往是缺東少西，造成項目檔案文件材料的完整性降低。檔案部門因為歸檔文件材料不完整，無法進行系統(tǒng)的組卷，如此形成惡性循環(huán)，直接影響項目檔案工作的進程。

2.解決途徑及優(yōu)勢

針對以上問題，建議選擇按階段歸檔的方式。由于目前項目檔案驗收已經(jīng)有了一套完整的制度和詳細的歸檔范圍，為了更好地促進項目建設部門和檔案部門做好項目檔案文件材料的移交工作，在進行文件材料歸檔時，可以采用把大項目劃分成多個小項目的形式進行文件材料的收集和歸檔，比如：可以將設備項目中的每一臺設備劃分成一個個小項目，并對每一臺設備預制定歸檔文件材料清單，相當于先有卷內(nèi)目錄，再進行卷內(nèi)文件材料的收集，從而完成組卷，這樣就可以保證項目檔案文件材料的完整性和系統(tǒng)性，也遵循了設備儀器檔案按“單臺套”組卷的原則。由于設備儀器分為自制、外購、計算機、特種四種形式，在制作設備資料清單時要按照不同設備采用不同清單的方式。而且制定清單時要嚴格按照項目批復內(nèi)容對每一臺設備單獨建立清單。下表是自制設備歸檔文件材料部分清單。 清單除了可以幫助收集文件材料外，還可以協(xié)助管控項目，通過清單可以很清楚地了解項目的施工進程。當項目完成一個階段后，就應該組織文件材料的移交，檔案人員可以根據(jù)移交的文件材料進行歸檔整理，而項目實施人員經(jīng)常使用的合同、協(xié)議等文件材料可以在組卷完成后，由項目實施人員按借閱制度借出，但不建議復制，因為項目中合同太多，每份都復制將不利于合同管理。這樣既保證了文件材料的完整，也保證項目實施人員在施工中能夠方便地利用。檔案人員和項目人員進行文件材料移交時，一定要按照項目批復文件的內(nèi)容，對移交文件材料進行詳細的一一核對和交接，對清單中已經(jīng)歸檔的文件材料及時進行備注，對于缺少的文件材料應盡快通知項目實施人員進行補充，不能拖延到下一個階段，以免影響項目檔案工作。至于其他文件材料，比如：前期文件、施工技術文件等也要按階段及時歸檔，將固定資產(chǎn)投資項目劃分成一個個小項目，并分階段歸檔，以方便項目管理和檔案整理。檔案整理中最為突出的問題是項目所涉及的人員對項目文件材料是否全部歸檔，沒有一個準確的反饋，文件材料往往要等到項目快結束時才整體移交到檔案部門，讓檔案人員無從著手整理各階段。如果有了每一個小項目的清單或者每一臺設備的總清單，進行清點和核對將事半功倍，也會使項目各階段中形成的文件材料情況清晰，并且很容易發(fā)現(xiàn)哪個階段形成的文件材料沒有歸檔，目前形成的文件材料能不能在保證檔案系統(tǒng)性、完整性的情況下進行組卷，以及歸檔的文件材料屬于哪個項目或設備，應該編什么檔號，是重新添加檔號還是接著以前的檔號進行組卷，并且移交文件材料時可以據(jù)此進行有序的核對。檔案人員不是全才，不可能對基建項目和設備做到了如指掌，因此就必須提前建立小項目清單，按清單進行文件材料的清點，確保項目文件材料的完整并及時歸檔，歸檔后的文件材料還可以錄入檔案管理平臺進行資源共享，方便各部門使用，從而更好地發(fā)揮檔案的利用價值，而不應該將文件材料留存于某個員工手中，造成項目文件材料無法共享甚至遺失。

四、固定資產(chǎn)投資項目檔案文件材料歸檔存在的問題

1.準確性差

竣工圖修改無標記、不規(guī)范，竣工圖簽字不完整，比如：項目驗收中發(fā)現(xiàn)竣工圖修改后沒有相關支撐文件，修改原因、修改人、修改日期等都無法找到，這樣就無法保證檔案的準確性，不利于檔案的利用，也失去了檔案的價值作用。另外，檔案案卷中常有重復件發(fā)生，而原則上檔案部門立卷一份文件只存一份，換句話說“檔案是唯一的”。

2.完整性差

在項目驗收后，經(jīng)常出現(xiàn)該歸檔的文件材料沒有歸檔的情況，這就是檔案收集過程中采用整體歸檔或者階段歸檔時出現(xiàn)的問題。這是因為沒有嚴格按照歸檔清單進行及時歸檔，或者沒有采用大項目劃歸小項目的方式方法進行歸檔，造成檔案文件材料的缺失，影響了項目檔案的整理工作，降低了項目檔案的完整性，從而影響項目檔案的驗收。

3.系統(tǒng)性差

項目文件材料如果按照小項目分階段依據(jù)清單全部移交，檔案人員則會按照文件材料形成的順序進行歸檔處理，從而確保檔案的系統(tǒng)性。但實際操作過程中經(jīng)常出現(xiàn)的是項目實施人員分階段移交時出現(xiàn)缺項情況，沒有及時進行補充，甚至下一個階段的文件材料移交完畢，上一個階段的文件材料還沒有補充上來。到項目結束后，需要進行檔案驗收時，才突擊補充，這就造成項目檔案卷內(nèi)順序的混亂。如：“設備開箱驗收單”排列在“終驗收”文件之后，這些看似文件排列順序的錯誤，其實反映的是項目管理上的問題，這些項目文件材料很有可能是后期人為補充歸檔的。對于后續(xù)補充歸檔的項目文件材料，檔案人員理應在文件材料甄別過程中進行清除(因為不能確認文件材料的原始性)，但為了滿足項目檔案的完整性，迫不得已違規(guī)接收。檔案作為項目建設過程的歷史見證記錄，必須真實完整，而不應該等到項目完成后再進行文件材料的補充歸檔，這會破壞項目檔案的系統(tǒng)性，不利于后期檔案的利用，也使得檔案的利用價值喪失；并且很有可能對利用者產(chǎn)生誤導，甚至鑄成大錯。另外，檔案人員在接收專業(yè)性較強的項目歸檔文件材料時，歸檔文件材料清單就顯得尤為重要，不可或缺。

參考文獻：

[1]中國船舶重工集團公司宣貫項目檔案驗收辦法培訓手冊.中船重工集團公司辦公廳.2007年11月

作者:金迪 單位:機械工業(yè)檔案館