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[摘要]信息時代高校繼續(xù)教育檔案管理存在著挑戰(zhàn)與機遇并存的局面。本文在分析高校繼續(xù)教育檔案管理特點的基礎(chǔ)上，針對信息時代高校繼續(xù)教育檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，提出了具體的解決對策，以期為高校繼續(xù)教育事業(yè)做好服務(wù)。

在我國，高校繼續(xù)教育包括成人教育、遠程教育、自考教育，以及各種形式的培訓(xùn)，且各種教育形式之間又存在彼此交叉的關(guān)系。近年來，隨著建設(shè)學(xué)習(xí)型社會，科學(xué)人才觀的評價體系不斷完善，唯學(xué)歷論的人才評價標(biāo)準(zhǔn)也在發(fā)生著深刻的變化，終身學(xué)習(xí)理念深入人心?！秶抑虚L期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》明確提出，繼續(xù)教育是面向?qū)W校教育之后所有社會成員終身學(xué)習(xí)體系的重要組成部分。預(yù)計到2020年，我國將有3.5億從業(yè)人員接受繼續(xù)教育，由此所產(chǎn)生的繼續(xù)教育檔案數(shù)量和規(guī)模將呈現(xiàn)大幅增加的趨勢。21世紀(jì)，人類社會進入了信息化時代，計算機、大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)的應(yīng)用和普及，使高校繼續(xù)檔案管理存在著挑戰(zhàn)與機遇并存的局面。一方面，繼續(xù)教育檔案管理理念、技術(shù)和制度還不能夠有效地滿足檔案管理信息化的現(xiàn)實需要；另一方面，信息理念和信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了繼續(xù)教育檔案存儲介質(zhì)的信息化和利用方式的信息化，提升了繼續(xù)教育檔案的服務(wù)效率。因此，信息時代背景下，應(yīng)結(jié)合高校繼續(xù)教育檔案的特點，持續(xù)優(yōu)化高校繼續(xù)教育檔案管理模式，為高校繼續(xù)教育事業(yè)做好服務(wù)。

一、高校繼續(xù)教育檔案的管理特點

高校繼續(xù)教育集招生、教務(wù)、學(xué)籍和學(xué)生管理于一體，包括脫產(chǎn)、業(yè)余、短期培訓(xùn)，以及學(xué)歷教育和非學(xué)歷教育等(2018年起，教育部取消了高校非全日制專業(yè)的學(xué)歷繼續(xù)教育)，這種教育特點使得所形成的繼續(xù)教育檔案具有其顯著特點。

(一)檔案來源的分散性。高校繼續(xù)教育一般擔(dān)負著學(xué)員的招生、日常教務(wù)、學(xué)籍和學(xué)生管理等多項任務(wù)，各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料都成為繼續(xù)教育檔案材料的重要收集對象。此外，繼續(xù)教育辦學(xué)模式與普通全日制教學(xué)有著較大差異，僅以學(xué)習(xí)方式為例，有脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)、函授，以及短期培訓(xùn)等多種形式，不同的學(xué)習(xí)方式所產(chǎn)生的檔案文件材料在形成時間、形成體系方面具有各自的規(guī)律性特點，這無疑增加了后期檔案文件材料收集、整理和歸檔工作的難度。

(二)檔案形式的多樣性。高校繼續(xù)教育無論是辦學(xué)形式，還是辦學(xué)的層次都呈現(xiàn)出靈活多樣的特點。從學(xué)歷層次劃分，有本科和?？疲话唇虒W(xué)地域進行細分，又可以將高校繼續(xù)教育分為本部教學(xué)、校外聯(lián)合教學(xué)和函授教學(xué)等。從檔案的存在形式看，既有紙質(zhì)、圖表、照片等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案，也有錄像帶、光盤、磁盤等信息化介質(zhì)的檔案。按照學(xué)生的學(xué)習(xí)形式，繼續(xù)教育檔案又可以細分為脫產(chǎn)、函授、夜大等。

(三)檔案管理的復(fù)雜性。高校繼續(xù)教育檔案來源的分散性和形式的多樣性決定了高校繼續(xù)教育檔案收集和管理的復(fù)雜性。這種復(fù)雜性首先由其顯著的特點所致：載體多樣、內(nèi)容繁雜、來源廣泛、種類眾多；其次表現(xiàn)在學(xué)員主體的復(fù)雜性，繼續(xù)教育的學(xué)員來自社會的各個行業(yè)、領(lǐng)域、地域，以集中學(xué)習(xí)為輔自學(xué)為主，文件材料收集難度較大。此外，隨著高校繼續(xù)教育規(guī)模的不斷擴大，采用聯(lián)合辦學(xué)、設(shè)立分校等模式，都使得繼續(xù)教育檔案的數(shù)量呈現(xiàn)較高的增長速度，檔案文件材料的收集、整理、保管等難度之大可想而知。

(四)檔案功能的社會性。繼續(xù)教育的培訓(xùn)對象是以社會在職人員為主，他們往往處于工作一線，身處社會發(fā)展、經(jīng)濟變革的最前沿，其學(xué)習(xí)活動更多是為了提升崗位業(yè)務(wù)素能，他們所學(xué)知識會對經(jīng)濟社會的發(fā)展產(chǎn)生直接的影響，與行業(yè)發(fā)展和社會進步息息相關(guān)。因此，做好繼續(xù)教育檔案管理，既是為廣大學(xué)員服務(wù)，也是推動社會發(fā)展進步的現(xiàn)實需要，具有很強的社會性。

二、信息時代高校繼續(xù)教育檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

(一)理念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)繼續(xù)教育檔案管理還是以收集、整理、保管和利用為主要內(nèi)容的檔案管理模式。通常是由檔案管理人員主觀判斷其信息資源是否具有檔案保存價值，然后再依據(jù)法律法規(guī)或檔案管理的相關(guān)規(guī)定確定相應(yīng)的保管時間，最后再交由學(xué)校檔案管理部門進行統(tǒng)一的整理、保管，并為學(xué)生等相關(guān)人員提供查詢和利用服務(wù)。信息時代，傳統(tǒng)的檔案無論是載體還是形態(tài)都發(fā)生了較大的變化，檔案電子化、數(shù)字化數(shù)量和比重明顯提升，如學(xué)員的電子錄取通知書、教學(xué)中使用的電子軟件產(chǎn)生的檔案材料，以及畢業(yè)時到人社部門進行電子文檔注冊、申報電子學(xué)分等形成的電子資料。此外，信息時代背景下，檔案信息的利用渠道和服務(wù)方式與傳統(tǒng)繼續(xù)教育檔案管理有著顯著區(qū)別，這些轉(zhuǎn)變都對檔案管理人員的檔案管理理念產(chǎn)生了較大的影響和沖擊。

(二)管理的挑戰(zhàn)。目前，有關(guān)高校繼續(xù)教育檔案的規(guī)章制度并不完善，特別是信息化專業(yè)檔案管理制度尚未出臺，主要參考和應(yīng)用《高等學(xué)校檔案實體分類法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等進行檔案的分類和管理。高校繼續(xù)教育檔案與普通高等教育檔案存在著較大差別，套用后者的檔案管理規(guī)定不利于高校繼續(xù)教育檔案的規(guī)范化管理，致使管理手段滯后。普通高等教育實現(xiàn)了從“招生—繳費—教學(xué)—教務(wù)”的一體化信息管理模式，由此所產(chǎn)生的檔案管理也實現(xiàn)了全程電子化管理模式。而繼續(xù)教育檔案的形成和管理，主要是以傳統(tǒng)手工操作或單機版檔案管理系統(tǒng)輔助模式為主，與信息化時代對高校繼續(xù)教育檔案管理的要求不相適應(yīng)。此外，信息時代，高校繼續(xù)教育檔案的利用不再是簡單的“復(fù)印”“查詢”，更加注重檔案信息的挖掘和利用，以提升高校繼續(xù)教育檔案的服務(wù)功能。

(三)安全的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理中注重采取“人防、物防、技防”手段，加強對檔案實物的保護，確保檔案實物的安全性。信息時代，檔案的存儲和利用實現(xiàn)了電子化和信息化，檔案載體及信息存儲方式都發(fā)生了巨大變化，給檔案安全帶來了巨大挑戰(zhàn)。一方面，從介質(zhì)來看，高校繼續(xù)教育檔案的存儲選用了電子化方式，計算機等設(shè)備本身的使用壽命和年限會影響檔案的安全，特別是檔案數(shù)據(jù)容易發(fā)生丟失。另一方面，從外部因素來看，電子檔案在傳輸和管理過程中極易遭受到來自網(wǎng)絡(luò)和病毒的侵襲和威脅，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)被肆意刪除或篡改。電子檔案安全問題的隱蔽性、復(fù)雜性都超過了傳統(tǒng)繼續(xù)教育檔案在管理過程中所遇到的安全問題。

(四)素能的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識以及良好的職業(yè)素質(zhì)。信息時代，高校繼續(xù)教育檔案管理除了要求檔案管理人員具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識外，還需要具備較系統(tǒng)的信息網(wǎng)絡(luò)知識、計算機基礎(chǔ)知識和大數(shù)據(jù)分析、應(yīng)用等知識技能，檔案管理人才向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。此外，高等繼續(xù)教育大多注重抓教學(xué)、科研，對繼續(xù)教育檔案給予的人財物的投入較少，尤其是信息時代檔案管理所必需的計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機等現(xiàn)代化設(shè)備的投入不足，制約了高校繼續(xù)教育檔案工作的開展。

作者:梁小蘭 單位:廣東醫(yī)科大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院