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文書檔案工作計劃范文1

一、嚴把公文制發質量關

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。一要公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三要公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四要使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、堅持正確的立卷歸檔原則

“以我為主”是我們必須堅持的立卷歸檔原則，這一點不能有絲毫的猶豫與彷徨。所謂“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。堅持正確的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節，我們應該予以高度重視。檔案工作的實踐中，我們深刻地認識到，相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。

三、切實提高案卷裝訂質量

提高案卷裝訂質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的重要因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

1.提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵問題。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。

2.做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害程度來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。

3.明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案。要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊。檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的。這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕。防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

4.認真貫徹落實《保密法》。一是要注意密級的變化。要隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化，及時確定和調整升密、降密、解密具體文件、保密范圍及保密時限。二是主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案文件的清查鑒定。三是要建立劃定密期制度、調密通知單制度和檔案接收標準等制度，使檔案保密工作既立足于當前，又著眼于長遠，盡快步入制度化、規范化、經常化的軌道。

文書檔案工作計劃范文2

文書檔案是醫院工作的一個重要環節，是反映醫院整體管理和衛生事業發展水平的一個關鍵指標。本文從辦公室文書檔案管理的特點出發，結合個人實際工作，分析辦公室文書檔案在實際工作中需解決的問題，并提出改進方法。

【關鍵詞】

文書檔案；檔案管理；辦公室

醫院文書檔案是醫院長期行政管理的歷史記錄，其內容囊括了醫護管理、黨務管理、醫政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫療、教學、科研、公共衛生等各種工作的實施和開展情況；保存著醫院的規章制度、發展規劃、統計資料、會議記錄等重要內容，對于醫院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。

一、辦公室文書檔案管理特點

（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進行的。文書檔案內容豐富，涉及面廣。包括來自上級或本單位制定的文件、協議、合同、電子檔案、責任書、往來信件記錄及其他材料。

（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質量直接影響到了檔案質量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上的，是文書工作的終點。

（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。

（四）文書檔案管理的相對保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責任就是維護檔案的安全。而醫院文書檔案具有很強的專業性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫患關系，需要相對較高的保密要求。

二、文書檔案管理現狀中出現的問題

（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結果。

（二）辦公室文書與檔案工作認知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產生了分歧，無法真正做到和諧的統一。甚至會導致管轄區內的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業素養。由于文書檔案的管理人員存在專業知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明。這些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續發展。

三、辦公室文書檔案管理工作的有效實施途徑

（一）完善文書檔案管理制度。單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫院形成的文書為準則，工作中嚴格統一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。

（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關心文書檔案的形成與辦理過程中的相關情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發現應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。

（三）實施“自動化”文書檔案管理。在自動化環境下，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易與規范。文檔管理數字化、信息化能更加迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

（四）加強在職教育，強化管理文員培訓。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質量，因此需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學習并參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓。2.要進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。3.加強制度建設，建立長效培訓機制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內容。

四、結語

文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴格控制每個工作細節，可從文書檔案整理到建立健全規章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認真搞好文書檔案與其他工作的銜接。

作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院

【參考文獻】

文書檔案工作計劃范文3

一、文書檔案是醫院不斷發展的歷史見證

（一）文書檔案作為一個醫院的歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，其重要性和關鍵性是不言而喻的

醫院文書檔案管理是醫院辦公室一項最經常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。文書檔案管理是醫院基礎管理水平的充分體現，對于推動醫院管理體制改革和醫療衛生事業發展有著不可忽視的作用。近幾年，醫院各項工作都在邁向科學化、規范化、標準化，隨著醫療規模的擴大，為適應醫院發展建設，加強醫院檔案管理勢在必行。醫院領導對檔案工作也越來越重視，通過多種形式大力推進檔案建設，把檔案規范化管理納入重要議事日程。正視醫院檔案管理中存在的問題，充分認識檔案建設的必要性和獨特性，將會有效促進醫院檔案的規范化管理。

（二）文書檔案管理是衡量醫院檔案管理水平的重要標準之一

在高速發展的信息時代，隨著醫院管理向科學化、現代化、標準化發展，醫院檔案管理已成為醫院管理中的重要組成部分。在實際工作中，實現醫院檔案管理現代化建設，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案規范化的重要基礎工作。日益豐富的文書和檔案工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作是各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但文書檔案已經成為衡量醫院檔案管理水平的重要標志。醫院檔案是醫院在所從事的醫療、科研、教學、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價值的各種文件。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，它是一個單位發展歷程的縮影，又是現在管理建設狀況的記錄，因此在整個管理工作中發揮著極為重要的作用。在醫院建設和醫療衛生事業發展中發揮著重要作用，是現代醫院管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志。

二、醫院文書檔案的規范化管理措施

（一）著力提高文書檔案管理人員素質

醫院文書檔案，是醫院實施行政管理的重要歷史記錄，是反映醫院行政管理、醫療護理管理、黨務管理等活動的重要憑證。醫院文書檔案對醫院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。文書檔案管理是醫院管理的重要組成部分，醫院現代化的辦公有了長足的發展，而文書檔案管理遠遠落后于醫曉的信息化建設，這就迫使檔案管理工作者必須著眼未來，努力提高自身的專業素質，解放思想，不斷創新，進一步提高工作效率。醫院文檔人員應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養和自身素質修養，做一名合格的文書檔案管理工作者。

（二）不斷推進信息化管理進程

醫院文書檔案管理是醫院綜合檔案室或辦公室一項最經常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。醫院檔案記載著醫院歷史發展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫院發展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫院發展歷程的見證。隨著我國經濟的不斷發展，電子信息科學地不斷進步，醫院管理也需要更系統化、程序化、具有科學性地進行管理，檔案工作更為突出信息化管理。通過信息化建設以期能夠推動醫院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實用化以及利用率的高效化。

（三）建立檔案制度，規范檔案管理

檔案管理工作的目的，是為了強化醫藥衛生科技事業單位的檔案管理，促進檔案信息資源的開發利用，使醫藥衛生科技事業單位檔案工作跟上衛生改革工作的步伐，更好地為衛生事業各項工作業務。醫院文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。只有從提高本單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規范銜接，加強部門間協作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供強有力的保證。通過建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。根據《檔案管理法》，我院制定了相應的檔案管理制度，每份檔案從裝訂、整理、借閱等都制定了相應的管理制度，使檔案的利用、銷毀都有章可循。

文書檔案工作計劃范文4

20__年檔案管理工作總結

20__年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰略，加快推進文化事業和文化產業發展這一目標，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發展，較圓滿完成了工作任務。現將具體情況總結如下：一、高度重視，加強領導

今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。20__年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。

為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。

二、加強制度建設，規范檔案管理

為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，20__年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。

為規范檔案管理，提高檔案管理質量，20__年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。

四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作

20__年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，20__年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；20__年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。

五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務

為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。20__年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。

六、 工作中的不足和今后打算

1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。

文書檔案工作計劃范文5

一、加強學習，努力提高業務能力

堅持業務學習，局檔案管理人員不僅自學了國家檔案局“8”號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等相關法律法規，還專門訂閱了《中國檔案報》、《中國檔案》等報刊雜志，及時掌握最新的理論知識。對在實際工作中不懂的問題，能及時主動地與市檔案局聯系，進行咨詢請教，嚴格按照相關規定執行。

二、明確責任，全面完成立卷歸檔

根據局領導分工負責制及機關工作人員崗位責任制，明確了由副局長楊春玲同志為第一責任人，辦公室副主任科員袁君建同志具體負責的檔案工作責任體系，責任分工明確，確保了全局檔案管理準確有序，整理積極有效。由于我局屬經濟主管部門，年度考核指標數量多、任務繁重，人手緊張，往往一人身兼數職。為了確保按時完成檔案歸檔工作，抽出專人負責。

三、克服困難，逐步規范檔案管理

為了便于我局正確界定本機關文件材料歸檔范圍，準確劃分文書檔案保管期限，更好地加強我局的檔案工作規范化建設，深入貫徹執行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，注重在日常工作中做好文件資料的收集和歸檔工作。招商工作是我局的主要工作之一，每年都要參加省、市組織的各類招商活動十余起，因此平常注重對招商活動資料的收集工作，為確保各項活動資料不丟失，要求在每次活動舉辦后，局檔案員督促相關科室及時收集整理相關的資料并予以歸檔。做好局屬文件的歸檔工作。2013年1月完成2012年度局屬文件材料收集工作，經鑒定共計歸檔342件，其中永久27件，30年75件，10年240件，2013年5月11日完成歸檔立卷工作，并將歸檔文件目錄報送市檔案局備案。做好行政審批卷宗和行政處罰案卷歸檔工作。2013年1月16日，完成了2012年度行政審批卷宗和行政處罰案卷共計件，其中行政審批卷宗件，行政處罰案卷29件。

四、存在問題及不足

1、由于辦公場所太小，沒有專門的檔案室，缺乏空調、防盜門、除濕機等硬件設施，無法設置檔案閱讀場所。

2、由于歷史遺留原因，我局合并時一些會計憑證不齊全，造成會計檔案工作無法全面開展。

五、整改措施

1、待局整體辦公環境改善后，再生設置專門的檔案室，開辟檔案立閱讀室，爭取在2014年財政預算中解決購置相關設備費用。

2、盡快理順我局合并前遺留的會計憑證，做好現有會計憑證的歸檔工作。

六、2014年度檔案工作計劃

1、2014年1月30日前完成2013年度行政審批和行政處罰卷宗的歸檔工作。

2、2014年2月份前完成局文書檔案的收集工作。

3、2014年5月份前完成文書檔案的歸檔工作并將歸檔目錄送市檔案局備案。

文書檔案工作計劃范文6

關鍵詞：文書檔案管理；對策；探討；機密性

文書檔案在企業檔案管理工作中占有非常重要的作用，是單企業檔案管理水平的重要體現，是單企業檔案的資源發生地，對文書檔案進行規范化、標準化的科學管理，才能夠提高文書檔案的利用率，為企業的其他工作打下基礎，做好服務。下面分析一下文書檔案管理的特征，探討目前文書檔案管理存在的問題和加強管理的措施。

1 文書檔案管理的特征

文書檔案是對歷史的一種記錄，是相關時間段內機關、企業和事業單位、社會團體及其他社會組織在領導與行政管理活動的綜合，主要包括了黨委、組織、紀委、紀檢、工會、辦公室等部門的活動，又被稱之為管理性檔案。文書檔案管理的手段主要是以紙質為載體來記錄，并按照相關要求分類后存放在檔案室中。文書檔案是對單位工作各方面的真實記錄，它主要涉及黨群管理、行政管理、財務管理、人事管理、業務管理等方面，內容豐富。形成了文書檔案資料的豐富性。文書檔案管理工作是單位重要的基礎性和服務性工作，是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現，也是單位領導作出重大決策的重要依據。只有實現文書檔案的科學化管理和規范化管理，才能發揮出文書檔案的作用，體現出文書檔案所具有的價值。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案的收集不夠及時

企業檔案收集工作是檔案管理工作的基礎，是企業檔案信息資源實現集中統一管理的重要環節，它既為檔案整理工作提供了物質基礎，又是實現檔案利用的前提條件，文件材料收集的齊全與否，與檔案的完整性有著密不可分的關系。當前一些企業文書檔案收集工作中存在的問題，分析其原因，主要是，社會經濟的發展和信息化技術的應用對企業檔案管理工作有著積極的推動作用，例如通過企業OA軟件的運用，很大程度提高了各類紅頭文件收集的齊全完整性，但總體而言，文書檔案收集工作仍存在諸多突出問題。主要包括：一是檔案材料收集不齊全，部分企業在文書檔案收集過程中只收集紅頭文件，對于一些日常管理工作中形成的重要文件材料如黨組會會議記錄、公司簡報、各類非生產性合同、工作計劃和工作總結、統計報表以及其他具有原始憑證性材料的收集缺乏重視，致使許多重要文件材料逐漸丟失，而這些文件材料對今后的查考編研等工作起著不可替代的作用。文書檔案的管理是從收集各部門的重要文件開始的，但是由于各種原因，有些部門未能及時的將文件交給檔案管理員，這就造成了檔案的收集工作的難度。這種狀況是由于各部門的配合工作沒有做好，時常使檔案管理員不能按時完成工作，不得不常常催要，但是有些文件個別部門確實工作需要，所以導致檔案管理人員只得妥協，等時間久了一方面管理員容易忘記收集這些資料，另一方面這些文件資料在部門中很有可能沒有得到很好的保存，甚至丟失，使重要的資料不能夠有效的保存，這是文書管理工作的疏漏。

2.2 文書工作與檔案管理脫節

文書工作與檔案管理脫節是我國的文檔一體化管理體制沒有理順，從我國現行的檔案管理體制來看，擋案的管理只能通過企業檔案室與企業文書部門連接，這種聯系途徑比較單一，而且職權不明，很難發揮文書工作和檔案工作的整體優勢。造成文書工作與檔案工作脫節。二是標準化、自動化水平不高，很大程度上影響了檔案自動化系統的工作，特別是電子文件的鑒定、分類、組卷等基本上還是以手工為主。三是由于標準化準備工作不足，給軟件推廣和檔案信息的傳遞帶來困難，造成檔案管理系統中的工作流程脫節。文書工作是開展檔案管理工作的前提，檔案管理工作則是文書工作的延續，兩者之間既有聯系，又有區別，既有相互統一又分工明確，關系密不可分。但是在實際的工作中文書工作和檔案管理實行是分塊管理體系，雖然在工作中取得良好的成效，但是在某種程度上這種管理體制卻拉大了文書工作和檔案工作之間的距離。就現實情況來說，文書工作者的檔案意識較為淡薄，而檔案管理人員也極少涉及文書工作，這就導致了工作之問的脫節，在銜接上十分不協調。目前，許多單位的文書工作和檔案管理工作在公文的格式和處理辦法上存在較多的分歧和不規范的現象。比如，文件用紙不規范、格式不統一、版記不全、附件不規范、辦理程序先妥、編號不準確等等。

2.3 上級領導對檔案管理工作不夠重視

在企業單位中，有很多上級領導對文書檔案工作的認識不夠全面，不夠透徹。爭取領導重視是做好文書檔案工作的前提，發揮作用，爭取領導的重視。領導是否重視文書檔案工作，在很大程度上取決于對文書檔案人員工作的滿足度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，必須做好檔案的管理，使之充分發揮作用，為本單位工作提供支持和保障。只有讓單位領導知道了檔案工作在單位全局工作中的地位和作用才能夠得到領導的重視和支持。加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文書檔案工作不夠重視，大多都是因為對檔案工作的不了解，認為文書檔案工作可有可無。這就需要文書檔案人員經常向領導宣傳文書檔案工作。首先，要勤向領導匯報文書檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上級機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸熟悉文書檔案工作，利用檔案促進工作。實施文書檔案管理現代化是加強文書檔案管理工作的必由之路。在一部分領導看來，檔案管路工作極為簡單，盡管投入了大量人力物力，但是難以見到效果，也無法創造可觀的經濟效益。只要求相關工作人員保存好文件，以備不時之需即可。所以檔案管理工作盡管在口頭上得到了重視，卻沒有將具體工作落實到位。這就直接影響了包括文書檔案管理人員在內的檔案管理工作者的積極性。除此以外，單位不同領導和部門負責人對文書檔案工作重要性的認知不一致，也會導致文書檔案管理工作的不完善。

2.4 文書檔案管理人員的素質不高

文書檔案的管理工作主要是通過工作人員的人力完成，因此人員的素質直接影響著管理工作，一些單位的文書檔案管理人員沒有受過專業的培訓與學習，對檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，沒有掌握其關鍵，管理工作者的個人能力達不到當前文書檔案管理工作的要求。在檔案的分類、立卷等方面缺乏專業的知識和技能，即使具備一定相關技能的人員也沒有進行后續的教育和培訓。經常導致文書立卷不符合規范、收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真偽不分明、檔案保管期限的劃分混亂、文書檔案收集缺失等問題。隨著互聯網時代的來臨，利用計算機進行文書檔案管理，從而達到管理的電子化、網絡化已經成為當前的發展潮流。檔案管理工作者應該重視和加強知識技能的培訓和更新，進一步促進文書檔案管理工作的標準化和制度化。接受新的檔案管理知識和方法，特別是現在計算機技術的發展，給檔案的管理帶來了一次革命，管理人員只有掌握好新的專業知識，才能不被時代淘汰。

3 提高文書檔案管理水平的對策

3.1 及時全面地收集文書材料

檔案的收集工作，是檔案工作的首要環節和實際起點。它不僅為檔案工作提供了實際的管理對象，還為國家積累了完整系統的檔案史料。文書材料的收集，是平時歸卷和來年初調整定卷的前提和基礎，收集工作的質量，決定和影響了其他業務環節的質量，既是一項繁瑣的業務工作，也是一項細致的政治工作。文書材料的收集工作一是“賬內”文件要經常查對、清點，做到一份不漏地收集起來；二是“賬外”文件要留心收集，把應該收的都收集起來；三是嚴格規章制度，使工作人員自覺地把文書材料交上來；四是做好思想工作，把容易被忽視的文書材料收集起來。總之，文書材料的收集工作是一項政策性強、艱苦細致的工作，檔案管理人員必須熟悉業務、信息靈通、堅持執行有關制度，使收集到的文書材料的數量充分、門類齊全、結構合理，并做到手勤、口勤、腿勤，腦勤，充分發揮自己的主觀能動性，才能及時全面地做好文書材料的收集工作。

3.2 做好文書工作與檔案管理的銜接

根據義書處理、檔案管理、數據庫維護、打印原始數據等功能的相互問聯系，可把文書處理與檔案管理分為兩個系統、兩個庫。這樣既可以實行一體化管理，又能單獨使用，分段管理。兩個庫既前后連貫，又相對獨立，互不干擾。將檔案文件的著錄項目放在公文處理的登錄項目中，使揭示檔案外部特征和內部特征的信息盡量在公文處理中形成，并達到標準化，使文書庫的數據轉換到檔案庫，這樣信息庫的數據既叮供文書處理中反復使用，又可免去檔案部門立卷、歸檔數據的重復集中錄人之苦，充分發揮現代管理的優勢，達到了文書處理與檔案管理的一致性。文檔一體化管理的特點是文檔一體化管理具有靈活方便的自動組卷、對檔案題名自動標引、多功能檢索等功能。按照國家檔案局頒布的《檔案著錄規則》要求，可將文書處理的收發、登記、承辦、催辦、組卷、注銷和檔案管理的檢索、編目、統計、借閱、銷毀等管理于一體，使文件從形成即由計算機實施全過程管理，即文書立卷人員把歸檔文件在計算機上逐件打上歸檔標識、組卷標識和保管期限標識，應用計算機組卷功能，直接擬寫標題及有關案卷著錄內容并由檔案人員進行核校，調整卷內文件排列順序，打印出卷內文件目錄。立卷人員根據案卷卷內目錄及排列順序，將相關的文件與護封、目錄、備考表一并裝訂成卷。這樣既避免了重勞動，又提高了管理效率與質量。文書工作與檔案工作有效銜接的途徑是文書檔案工作一體化。所謂文書、檔案一體化管理，就是將文書處理與檔案工作密切聯系起來，實現雙方互補、互助，相互溝通，相互滲透，從而形成一個有機整體，達到有效管理。根據工作單位類型不同，可以采用下列幾種模式：一是由文書工作人員兼管檔案工作。或由檔案人員兼管文書工作的方法。由一人兼管，能熟悉工作，方便工作，提高工作效率。這種方法實用于中小型單位。二是文書人員與檔案工作人員彼此互相合作，共同完成工作。這種方法適用于大企業。由于單位大，形成的文件自然多，文件有條件地轉化為檔案也必然多。文書人員與檔案工作人員共同完成立卷歸檔工作，有利于檔案的利用與開發。三是領導統一負責協調。由一名領導統一負責文書與檔案工作的協調。加強統一領導.經常互通情報。交流工作，建立咨詢會議制度和聯系網絡，協商解決有關問題，共同承擔某些科研課題。這種方法適應于各類機關。明確部門職責。明確兩部門職責，前移檔案立卷工作，使文書部門成為檔案保存的一個基本單位。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文。計算機輔助管理是實現文書檔案工作一體化的有效途徑。文書與檔案管理實行計算機輔助管理后，二者能有效地結合起來，使之真正達到前文后檔“一次輸入，多次采用”的目的，這也是檔案工作者多年為之努力的方向。文書檔案工作一體化計算機管理系統是辦公自動化系統的一項子系統，它是一項系統工程，通過采取必要的措施和手段，可使一體化計算機管理系統具有較強的操作性。首先，計算機局域網絡是實現檔案文件信息快捷、高速傳輸運轉的必經途徑。可將文書檔案中相同性質相互聯系的工作聯為一體，完成數據共享，數據轉儲。其次，隨著多媒體技術的發展，將多媒體技術引人一體化計算機管理系統后，圖、文、聲并茂，具有可視性、直觀性之特點，使文書檔案工作真正“活”起來。一體化計算機管理系統實施后，文書檔案工作中除了個別環節尚需人工完成外，其它絕大部分工作如分類、整理、鑒定、立卷、著錄、標引、統計、打印均可實現自動化，使檔案人員從傳統的手工勞作中徹底解脫出來，減少重復勞動，提高工作效率。

3.3 爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支持

在實際工作中，領導的重視程度，在很大程度上會影響文書檔案管理工作者的工作積極性。所以，為了提高單位文書檔案管理工作的工作的水平，工作人員一定要落實好文書檔案的管理工作，使其充分發揮作用，從而才能為本單位的工作足夠的支持和保障。文書檔案管理人員通過自己的努力，在本單位的文書檔案管理工作取得長足的進步后，才能得到單位領導的重視和支持。同時，還要通過自己的積極工作，爭得各部門負責人對檔案工作的理解和支持。

3.4 強化檔案管理工作者培訓，全面提高檔案管理工作者的綜合素質

單位領導要加強對檔案管理工作者的培訓，深入學習檔案專業知識，不斷更新檔案工作理念，掌握運用計算機管理檔案的能力，努力提高自身的業務水平，提高檔案管理工作者的綜合素質，只有不斷對檔案管理工作進行培訓，才能提高其綜合素質，適應現代檔案管理的要求。加強學習與檔案工作相關的法律法規，從而不斷提高自己的政治理論及政策水平。新時期干部檔案管理工作者要具備優良的專業技術素質。促使管檔人員不斷改進工作方法，提高自身業務能力素質，進而更高效高質量的完成檔案管理工作。

總之，文書檔案實行全面科學化管理，加強部門間的協調與合作，對相關工作者迸行職業培訓，強化文書工作與檔案管理中作的有效銜接，都將有利于實現文書檔案管理的規范化、標準化。并加強檔案管理質量，使企業切實發揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平充分發揮檔案的功能，真正實現其應有的價值。

參考文獻

[1]顧愛怡，顧賢凱，從工作實踐淺談文書檔案管理，科技資訊，2007