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文書檔案管理范文1

【關(guān)鍵詞】管理；文書檔案

一、文書檔案工作的現(xiàn)狀

1、到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實(shí)行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負(fù)責(zé)文秘工作的人員檔案意識(shí)淡薄，只考慮當(dāng)前的工作，而檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這也直接影響了文書檔案的建檔質(zhì)量。

2、在日常的文書檔案歸檔管理中，會(huì)出現(xiàn)不同程度的影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。如歸檔時(shí)出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；文件偶用鉛筆撰寫或標(biāo)注，不經(jīng)過復(fù)印就直接用原件歸檔，短期內(nèi)字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值；紙張規(guī)格不達(dá)標(biāo)，大小16開紙混用現(xiàn)象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響；文件歸檔不及時(shí)，時(shí)有漏歸，棄檔問題也相對(duì)嚴(yán)重，而相近公文重復(fù)與立卷組合無序也是一重大問題。

3、在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機(jī)關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計(jì)算機(jī)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)奈臅鴻n案信息，難以達(dá)到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡(luò)化。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書處理，尤其是實(shí)現(xiàn)文書電子化歸檔還需要一個(gè)過程。

二、文書檔案工作的改革措施

隨著檔案改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數(shù)量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。因此，文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程勢(shì)在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。

（一）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實(shí)現(xiàn)文檔一體化必須要上下達(dá)成共識(shí)才能實(shí)現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個(gè)便捷的信息化平臺(tái)。因此，文檔人員要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；要及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，努力做好檔案服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進(jìn)行。

（二）實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化

文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識(shí)，要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)高度上來保證檔案的質(zhì)量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動(dòng)，從而使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。對(duì)辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時(shí)整理歸檔，從而使文件的立卷工作日常化。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質(zhì)量。

（三）規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作

在文書檔案管理的實(shí)際工作中，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析， 以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點(diǎn)，分清主次，嚴(yán)把全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價(jià)值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目，對(duì)到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定、銷毀。同時(shí)，各單位可以根據(jù)自身的具體情況制定總的和分步的計(jì)劃并逐步實(shí)現(xiàn)，使檔案管理工作不斷完善。

（四）促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的同時(shí)，促使文書檔案信息化建設(shè)邁入一個(gè)新的臺(tái)階。將文書檔案通過網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實(shí)際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔工作。

（五）提高檔案人員的檔案信息化素質(zhì)

檔案管理工作者的知識(shí)水平和整體素質(zhì)直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。而文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

建立文書檔案管理信息系統(tǒng)是檔案的發(fā)展需要，是檔案管理工作中的一個(gè)飛躍。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動(dòng)中擺脫出來，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員對(duì)這些檔案資料的自動(dòng)管理，同時(shí)又能滿足利用者的自動(dòng)查詢，這樣即節(jié)省了人力又保護(hù)了檔案原件。而電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門要各司其職、各揚(yáng)所長(zhǎng)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 任愛英《用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化――提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量的探索與思考》《商情（教育經(jīng)濟(jì)研究）》 2008年03期.

[2]閔濤《淺談文書檔案工作》找法網(wǎng).

文書檔案管理范文2

【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理；水平

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056

醫(yī)院的文書檔案是寶貴的財(cái)富，它包括在工作以及活動(dòng)中形成的各類文件、錄像、圖表等，是多種檔案載體的集成。科學(xué)有效的醫(yī)院文書檔案管理不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展，也有利于患者查詢相關(guān)信息，更能促進(jìn)有關(guān)健康及醫(yī)生科學(xué)的進(jìn)步。

1醫(yī)院文書檔案分析

醫(yī)院文書檔案收集是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及部門的公文、醫(yī)院的重大事件和活動(dòng)的最原始的資料[1]。它是一個(gè)醫(yī)院歷史的見證和最有效的憑據(jù)，具有嚴(yán)格的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性及服務(wù)性等特點(diǎn)。

1.1規(guī)范性醫(yī)院文書檔案的規(guī)范性主要是指公文的管理，它是整個(gè)文書檔案的核心，也是搞好文書檔案管理的最基本保障。它的規(guī)范性主要表現(xiàn)在公文的用紙、檢查、字跡、文種、傳遞嚴(yán)格五個(gè)方面。

1.2標(biāo)準(zhǔn)性文書檔案管理工作要求技術(shù)含量高、操作性強(qiáng)。對(duì)于文書檔案的收集、管理、鑒定、保管及利用都要按照立卷原則、工作流程和操作技術(shù)的統(tǒng)一。整個(gè)過程相互聯(lián)系，層層相扣，具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3保密性現(xiàn)在醫(yī)院的文書檔案包括紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案兩種，雖然這有利于信息的保存，但也給保密工作帶來了一定的難度。紙質(zhì)的文書檔案一旦形成，它的內(nèi)容及形式一般不會(huì)發(fā)生大的變化，對(duì)于是否是原始資料比較容易辨認(rèn)。但是，電子檔案不具備這些特點(diǎn)，對(duì)于電子檔案文件的保密一定要進(jìn)行加密，并且不定期的改變加密碼或者電子鎖。最為重要的是，應(yīng)該加強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性以及因?yàn)槭茉斐傻膰?yán)重后果。

1.4服務(wù)性文書檔案的服務(wù)性主要是為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策或者智能部門提供資料參考，它表現(xiàn)在利用、編研和統(tǒng)計(jì)等工作。搞好服務(wù)，首先必須做好醫(yī)院文書檔案的整理工作，使之在使用之時(shí)能夠按照要求提供必要的服務(wù)，這在文明醫(yī)院、等級(jí)醫(yī)院評(píng)比的過程中尤其重要。其次是能夠?yàn)獒t(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的任免升遷、職工的晉職晉升等提供準(zhǔn)確詳細(xì)的個(gè)人資料和依據(jù)，能夠大大提高工作的效率，保證工作的如期完成。再次就是在醫(yī)院大規(guī)模的改革時(shí)提供醫(yī)院的基本信息和工作人員的基本情況，以便在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的時(shí)候能夠掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高數(shù)字化的進(jìn)程，對(duì)于已經(jīng)公開的資料或信息要及時(shí)上傳到網(wǎng)上，為患者提供更便利的咨詢。

2目前醫(yī)院在文書檔案的管理方面存在的問題分析

2.1文書檔案意識(shí)薄弱，對(duì)其利用未能發(fā)揮最大作用文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，可以創(chuàng)造出不菲的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，促進(jìn)醫(yī)院管理的規(guī)范化。但是，因?yàn)閷?duì)于文書檔案的重要性宣傳不到位，很多人都認(rèn)為文書檔案無關(guān)大局，甚至認(rèn)為沒有存在的價(jià)值，對(duì)于檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，致使其利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)想的狀況。

2.2管理文書檔案的機(jī)構(gòu)不完善、職責(zé)不明醫(yī)院文書檔案的管理一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室。但是因?yàn)闅v史遺留的問題以及醫(yī)院在管理上存在的不足，所以綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案則由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應(yīng)的科室進(jìn)行管理。這種管理模式不僅不利于綜合的開發(fā)利用，也造成使用效率的低下，并且這種不科學(xué)、混亂的管理模式會(huì)造成大量的檔案無法進(jìn)行存儲(chǔ)，甚至可能導(dǎo)致丟失。出現(xiàn)問題各個(gè)部門則會(huì)相互推諉，完全無法界定具體科室或者個(gè)人的責(zé)任。

2.3文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高目前，我國的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面魚龍混雜，參差不齊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足時(shí)展的需要[2]。這主要表現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)的不足、知識(shí)結(jié)構(gòu)的老化或不合理、文化水平低、新知識(shí)的儲(chǔ)備不足等。這嚴(yán)重影響了我國醫(yī)院文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，素質(zhì)低下的管理隊(duì)伍也造成了我國檔案管理水平的落后。

2.4對(duì)于檔案管理的硬件投入過低因?yàn)獒t(yī)療用房的緊張，導(dǎo)致存放檔案的地方十分有限，這完全不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。還有管理技術(shù)的嚴(yán)重滯后，也限制了檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技師在醫(yī)院文書檔案管理的過程中逐步得到推廣，促使其管理水平不斷進(jìn)步。但是，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足快速發(fā)展的需要，人工收集、檢索信息不僅效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發(fā)。

3提高醫(yī)院文書檔案管理水平的方法

3.1加強(qiáng)有關(guān)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)于檔案法規(guī)學(xué)習(xí)和宣傳的力度，提高管理人員對(duì)于檔案管理重要作用的認(rèn)識(shí)，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理注重，才有可能把檔案管理工作納入重要的工作議程，使其能與醫(yī)院業(yè)務(wù)的拓展保持同步。對(duì)于檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個(gè)干部職工都能夠自覺的配合檔案管理工作。醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院最根本任務(wù)，而只有搞好檔案管理才能促使醫(yī)療服務(wù)的提高，所以一定要為檔案管人員提供必要的設(shè)施、充足的經(jīng)費(fèi)，切實(shí)提高醫(yī)院的檔案管理工作。

3.2強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高檔案的開發(fā)利用效率檔案管理的最終目的就是為利用提供方便，因此，要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，既搞好檔案的收集、管理，又努力搞好資料的編研、整理工作，對(duì)信息進(jìn)行有效開發(fā)，使檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，為人民群眾的醫(yī)療保健服務(wù)，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

3.3加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)建立科學(xué)合理的檔案管理體系，建立健全檔案管理的規(guī)章制度，這是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著時(shí)代的進(jìn)步，醫(yī)院的文書檔案管理也必須建立一套與之相應(yīng)的科學(xué)合理的體系，切實(shí)解決好檔案管理混亂問題。檔案管理人員素質(zhì)是影響檔案管理水平最重要的因素之一，因此，醫(yī)院要把檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段提高其管理水平，推動(dòng)檔案管理水平的提升。

3.4實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化隨著科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代人們的需求，無紙化辦公及電子技術(shù)的普及對(duì)檔案管理自動(dòng)化提出了更高的要求，文書檔案的管理必須由傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間，也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率[3]。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

4結(jié)論

醫(yī)院的文書檔案管理具有自己的特點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際加強(qiáng)對(duì)其管理，顯然有利于醫(yī)院服務(wù)水平的提高。目前，我國的醫(yī)院在檔案管理工作中還存在管理意識(shí)薄弱、認(rèn)識(shí)不到位、管理體系不科學(xué)、從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊等問題，醫(yī)院必須從提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)管理和培訓(xùn)、實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化等方面入手，促使我國醫(yī)院文書檔案管理水平的不斷提高。

參考文獻(xiàn)

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文書檔案管理范文3

檔案是記錄單位日常工作信息的重要載體，是單位發(fā)展的見證，對(duì)問題處理、決策制定以及生產(chǎn)管理等方面都具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用，是單位實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展的重要前提。而文書檔案管理工作又是檔案管理工作中的重要組成部分，可以有效提升單位日常工作質(zhì)量和效率。就文書檔案管理工作性質(zhì)來看是一項(xiàng)服務(wù)性、技術(shù)性以及政治性比較強(qiáng)的工作，對(duì)研究本單位發(fā)展歷史以及制定發(fā)展策略可以起到重要指導(dǎo)性作用，保證單位發(fā)展在大方向上不會(huì)偏離前進(jìn)道路。隨著社會(huì)快速發(fā)展對(duì)文書檔案管理工作提出了更高的要求，無論是在工作內(nèi)容、手段還是在相應(yīng)制度的建立上。因此，單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)必須要認(rèn)清時(shí)展的需求，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，做到與時(shí)俱進(jìn)，以求能更好的提升管理工作水平，做到更及時(shí)、準(zhǔn)確、完整以及實(shí)用。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展都具有重要意義。

二、文書檔案管理工作存在的問題

時(shí)代在快速前進(jìn)，傳統(tǒng)文書檔案管理工作機(jī)制逐漸不能滿足單位在新時(shí)代背景下發(fā)展的需求，逐漸不能滿足人們對(duì)檔案的需求。無論是在工作理念還是方式上都具有一定的局限性，存在很多問題。主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：

（一）文書檔案管理體制不完善

就我國文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，存在比較明顯的問題就是工作體制落后，不能適應(yīng)新時(shí)展腳步。現(xiàn)在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)大難管理影響，不能明確“藏”和“用”之間關(guān)系，往往重藏輕用，使檔案失去了其具有的功效。同時(shí)，單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)一般都是上級(jí)指示下級(jí)執(zhí)行，但是往往是領(lǐng)導(dǎo)抓大頭，各小頭更細(xì)化的部分沒人重視，例如檔案規(guī)章制度的建立完善工作就很少有人關(guān)注，很大程度上影響了文書檔案管理工作的規(guī)范性、時(shí)效性以及實(shí)用性。另外，工作體制的不完善側(cè)面決定了工作管理人員工作態(tài)度和側(cè)重點(diǎn)，一般都是將重點(diǎn)放在檔案資料的收集、整理、保存等前期業(yè)務(wù)上，忽視了文書檔案工作的服務(wù)性，降低了工作有效性。

（二）文書檔案工作手段落后

隨著信息時(shí)代的來臨，對(duì)文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)手工工作方提出了更大的沖擊，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就需要運(yùn)用高新技術(shù)，更近一步實(shí)現(xiàn)文書檔案的時(shí)效性、實(shí)用性以及共享性。但就我國目前文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，很多單位只是為應(yīng)潮流影響，匆忙配備計(jì)算機(jī)，在使用程度上比較低。例如有的單位使用計(jì)算機(jī)只是將檔案轉(zhuǎn)換為電子文件進(jìn)行保存，然后脫網(wǎng)單機(jī)來編目或提供檢索，不能實(shí)現(xiàn)真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率，但是卻將信息孤島化，喪失了其具有的分享性質(zhì)。

（三）管理人員專業(yè)水平低

很多單位文書檔案管理工作不具備專業(yè)人員，工作人員通常是身兼數(shù)職，在工作上分身乏術(shù)。同時(shí)，工作人員對(duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理就是收集、整理、保存，本身不具備任何技術(shù)含量，對(duì)其重視程度比較低，這都在很大程度上影響管理工作的順利進(jìn)行。另外，雖然有的單位具有專門的文書檔案管理人員，但是文書檔案管理部門一般在改革和精簡(jiǎn)情況下都是首當(dāng)其沖，逐漸成為薪資改革、職稱評(píng)價(jià)以及閑雜人等安置的地方，為文書檔案管理工作帶來很大的不良影響。

三、文書檔案管理工作創(chuàng)新策略研究

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式逐漸不能滿足時(shí)展的要求，想要增強(qiáng)單位競(jìng)爭(zhēng)力，使其在市場(chǎng)中占據(jù)一定位置，就需要單位對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。主要可以在以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：

（一）創(chuàng)新管理制度

文本檔案管理制度的創(chuàng)新需要結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展需要，針對(duì)單位機(jī)制不合理地方進(jìn)行改善，根據(jù)時(shí)展要求進(jìn)行創(chuàng)新，以新制度彌補(bǔ)舊制度的漏洞和不足。其中包括兩個(gè)方面：一方面是機(jī)構(gòu)內(nèi)部制度的確立，以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任為基礎(chǔ)建立相應(yīng)制度，主要為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供支持。另一方面針對(duì)檔案執(zhí)行工作建立管理制度，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的需要，不斷對(duì)現(xiàn)行的制度及逆行那個(gè)評(píng)審，針對(duì)漏洞和不足來進(jìn)行改善，保證制度的完整性和效用性。創(chuàng)新管理制度需要根據(jù)實(shí)際需求對(duì)現(xiàn)行制度橫向和縱向進(jìn)行改善，保證制度行之有效。

（二）創(chuàng)新工作手段

信息時(shí)代的來臨對(duì)檔案管理傳統(tǒng)工作方式帶來了巨大的挑戰(zhàn)，以往的手工工作方式逐漸不能滿足時(shí)展對(duì)檔案的需求，因此必須要對(duì)文書檔案管理工作手段進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，文書檔案在單位發(fā)展過程中具有重要作用，承載著單位發(fā)展繼往開來的重任，因此必須要保證檔案內(nèi)容的完整性。對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理就是將以往紙質(zhì)記載的形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)庫的形式，對(duì)檔案信息進(jìn)行編號(hào)管理，不但可以提高檔案信息的安全性而且在數(shù)據(jù)信息調(diào)取時(shí)能夠更加方便。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理工作人員負(fù)責(zé)不同方面，在查取時(shí)比較麻煩，針對(duì)這一點(diǎn)可以對(duì)每個(gè)工作人員信息進(jìn)行錄入，并與其工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，這樣只要輸入工作人員信息就可以調(diào)取相應(yīng)檔案內(nèi)容。或者是可以通過掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度，文書檔案管理程序得到縮減，進(jìn)而提高工作效率。

（三）創(chuàng)新工作人員管理制度

文書檔案管理范文4

[關(guān)鍵詞]公司 文書 檔案 管理

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）01-0278-01

文書檔案管理是一項(xiàng)機(jī)密性、原則性很強(qiáng)的工作，既要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案方面的法律、法規(guī)，又要遵循文書檔案自身的工作特點(diǎn)和規(guī)律性。公司文書檔案管理工作的任務(wù)就是把各種工作資料按照檔案管理的要求組成一個(gè)體系，通過分類使之固定下來，為使用者提供方便。公司文書檔案是否完整和系統(tǒng)是衡量一個(gè)公司管理工作水平的重要標(biāo)志，它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要。

一、目前公司文書檔案管理存在的問題與對(duì)策

（一）檔案分類方面

檔案分類的目的在于把同類的檔案集中在一起，便于保管和利用。檔案分類既要防止“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復(fù)和魚龍混雜。

1.檔案分類脫離實(shí)際憑空分類，人為地使檔案分類與檔案實(shí)際相分離。為不脫離實(shí)際，二級(jí)類目最簡(jiǎn)單的方法就是按機(jī)構(gòu)職能（結(jié)合問題）進(jìn)行分類，如一個(gè)集團(tuán)企業(yè)（包括黨群組織）有行政管理職能又有業(yè)務(wù)管理職能，在管理過程中形成的文件材料實(shí)際上都屬于文書檔案，那么它的分類應(yīng)該為：1.文書檔案；1.1黨群行政，1.2業(yè)務(wù)。這里1.1黨群行政是按機(jī)構(gòu)分類。1.2業(yè)務(wù)是結(jié)合問題分類，從分類的標(biāo)準(zhǔn)上雖然缺乏統(tǒng)一性（一個(gè)是機(jī)構(gòu)、一個(gè)是問題），但按照檔案分類的習(xí)慣（機(jī)構(gòu)結(jié)合問題分類）是可行的，把相關(guān)問題的檔案集中在一起，便于保管和利用。

2.檔案分類與檔案實(shí)體整理、編目、排列不一致。在日常檔案的整理和編目中，往往存在著檔案分類與檔案實(shí)際的整理、編目、排列不相一致的現(xiàn)象，究其原因主要是檔案分類不是實(shí)質(zhì)性的分類，而是形式上的分類。要解決這個(gè)問題，檔案分類必須是“實(shí)類”而不應(yīng)是“虛類”，同時(shí)在編目中還應(yīng)強(qiáng)調(diào)和體現(xiàn)類的存在，否則就會(huì)失去分類的意義。如上所述的1 文書檔案；1.1 黨群行政，1.2 業(yè)務(wù)，在整理、編目和排列時(shí)就必須分開，黨群行政歸黨群行政，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)，不要分類是分開了，而實(shí)際編目和排列又不分開。既然有了類目，就必須按具體的類目去整理、編目和排列，因?yàn)榉诸惖哪康木褪菫榱税阉麄儏^(qū)分開來，便于保管和利用，否則就沒有必要把他們區(qū)分開來。

3.“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復(fù)和混雜。檔案分類宜粗不宜細(xì)，過度細(xì)分檔案，反而容易造成類目條款對(duì)本企業(yè)業(yè)務(wù)涵蓋不全、不準(zhǔn)，為檔案的整理帶來人為的麻煩，不利檔案的收、管、用。在具體操作時(shí)要注意：

（1）按機(jī)構(gòu)設(shè)類與按問題設(shè)類時(shí)層次要少，標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一。

（2）在體例結(jié)構(gòu)方面根據(jù)立檔單位的職能設(shè)置問題類目。取消機(jī)構(gòu)類目，在同一問題類目中，按機(jī)構(gòu)順序列舉歸檔范圍，如業(yè)務(wù)類下不分科室，按科室職能順序排列歸檔范圍條款即可。

（3）一級(jí)類目的設(shè)置同樣宜粗不宜細(xì)。如一般檔案的分類大綱（一級(jí)類目）可確定為：文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案、人事檔案（可按照本企業(yè)的特定職能進(jìn)行增減）。如有必要細(xì)分，可在各自的一級(jí)類目下再設(shè)若干個(gè)二級(jí)類目。便于相對(duì)集中存放和查找。尤其是今后實(shí)施電子化的文書檔案管理時(shí)，要查找所需的檔案信息，只要有確切的檢索標(biāo)識(shí)（而且還可以用模糊檢索），在瞬間就可以顯現(xiàn)出來，因此檔案分類方法將是一種粗線條的大綱式的模式。

（二）文書檔案人員自身理論水平和業(yè)務(wù)能力

目前文書檔案人員大多是非專業(yè)的，培訓(xùn)機(jī)會(huì)很少，因此在檔案材料收集、檔案分類、材料整理上常會(huì)出現(xiàn)使用、查詢時(shí)的障礙問題。因此，提高文書檔案人員自身素質(zhì)是非常重要的，而且隨著檔案利用群體及服務(wù)需求的與日俱增，必定要實(shí)施信息化、電子化的管理模式，這就需要不斷更新檔案管理方法與技術(shù)，因此對(duì)文書檔案人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力等方面提出了更高要求。

對(duì)于秘密文件歸檔時(shí)，雖然內(nèi)容不能流轉(zhuǎn)，但我們可將其文件目錄輸入微機(jī)，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全，又保證了上網(wǎng)文件的安全。文書檔案可以為公司改制方案的實(shí)施提供可靠的依據(jù)。實(shí)施公司現(xiàn)代化制度的改革，必須充分發(fā)揮好文書檔案信息的重要作用，特別是公司改制后，其產(chǎn)權(quán)性質(zhì)發(fā)生了根本性的變化，人事制度也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的改變，這就需要依照法律和行政法規(guī)等等，進(jìn)行有步驟地清產(chǎn)核資，清理債權(quán)債務(wù)、評(píng)估有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，而這些內(nèi)容必須有大量的檔案信息作為依據(jù)， 才能有效地進(jìn)行企業(yè)的改造兼并資產(chǎn)重組。實(shí)現(xiàn)文書檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短勞動(dòng)時(shí)間，提高文書檔案管理的工作效率。將現(xiàn)代辦公技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合，是實(shí)現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理的重要途徑和發(fā)展方向。

二、加強(qiáng)公司文書檔案管理工作的建議

（一）公司對(duì)文書檔案的管理應(yīng)該予以高度重視，促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化在提高檔案管理水平的進(jìn)程中，一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視，加大資金投入，同時(shí)，企業(yè)檔案部門要加大對(duì)專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，全方位提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門間的管理與溝通，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的飛躍。公司領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理作為日常性工作來抓，對(duì)各分公司的文書檔案從不同層面開展檢查、評(píng)比，檢查中出現(xiàn)問題的及時(shí)糾正，有突出成績(jī)的予以表彰，充分發(fā)揮文書檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，使其檔案管理的亮點(diǎn)及特色得到充分發(fā)揮。

（二）切實(shí)有效地提高文書檔案管理人員的素質(zhì)公司有計(jì)劃地安排文書檔案管理人員到兄弟公司交流學(xué)習(xí)，對(duì)通過自學(xué)或考學(xué)等方式提高學(xué)歷的人員應(yīng)給予支持和獎(jiǎng)勵(lì)，使高素質(zhì)文書檔案管理人才培養(yǎng)形成良性循環(huán)。

（三）加強(qiáng)電子文件管理和保護(hù)

文書檔案部門應(yīng)分門別類整理組盤。對(duì)于內(nèi)部文件，應(yīng)以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤：第一，按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二，將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找；對(duì)于外來紙質(zhì)文件，應(yīng)通過文秘部門處理，掃描成影像文件進(jìn)入本單位局域網(wǎng)絡(luò)，其傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。文件則應(yīng)嚴(yán)格按保密原則辦理。

（四）改善存放檔案的檔案室的條件

在總公司檔案室保存的檔案大多都是非常重要的文書和卷宗，如果檔案儲(chǔ)存室條件過于簡(jiǎn)陋，那么就會(huì)造成檔案不必要的毀壞。從檔案技術(shù)保護(hù)上來說，影響檔案壽命的因素主要包括兩方面，一是檔案制成材料不佳，另一方面是檔案保管的環(huán)境不佳。檔案的制成材料是檔案員事先無法控制的，只能從改善檔案保護(hù)條件方面盡量延長(zhǎng)檔案保管期限。比如，有些公司檔案室過于陰冷和潮濕，而有些公司檔案室未做好防蟲保護(hù)工作。這些都是我們應(yīng)該引起注意的問題。因此，我們要本著從科學(xué)管理出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)重視入手，依靠資金保證來解決這些問題。

文書檔案管理范文5

電力系統(tǒng)文書檔案又稱電力管理性檔案，是在電力企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生的，指其辦理完畢、有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，在其黨務(wù)、行政管理、調(diào)度服務(wù)等活動(dòng)中為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等的實(shí)際需要，用文字、圖表、電子等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。電力系統(tǒng)文書檔案具有基礎(chǔ)性、前瞻性、規(guī)范性、綜合性和服務(wù)性，文書和文書檔案管理工作是互相促進(jìn)、互相聯(lián)系、密不可分的工作，主要涉及電力系統(tǒng)行政管理、黨群管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理以及財(cái)務(wù)管理等方面。

二、加強(qiáng)電力系統(tǒng)文書檔案管理的重要意義

加強(qiáng)電力系統(tǒng)文書檔案管理工作是電力企業(yè)提高管理水平、快速健康發(fā)展的必然趨勢(shì)，是強(qiáng)化電力系統(tǒng)內(nèi)部管理、提高工作效率的重要體現(xiàn)，是其工作業(yè)績(jī)和管理水平的歷史記錄和再現(xiàn)，具備一定法律效力的憑證作用，也是文書工作珍貴參考資料以及指導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要依據(jù)，還是檔案科學(xué)管理研究的基石，是衡量電力系統(tǒng)檔案管理水平的高低的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)之一。電力系統(tǒng)檔案管理是其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中必不可少的管理要素，是電力企業(yè)管理中一個(gè)重要部分，具體負(fù)責(zé)日常公務(wù)文書的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)管理、檔案管理與保管等。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加大，電力文書檔案管理信息化已成為管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，成為其最佳技術(shù)手段和提高管理水平的有效途徑，在資源整合、共享的同時(shí)，開發(fā)電力系統(tǒng)文檔信息平臺(tái)，能夠及時(shí)、動(dòng)態(tài)地查閱電力文書檔案，用于內(nèi)部員工熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、處理問題的有力助手，便于快捷、重復(fù)網(wǎng)上閱覽，在做好政策性、專業(yè)性、保密性的同時(shí)，不僅可以提高工作效率，還能提升電力文書檔案的開發(fā)利用價(jià)值。

三、加強(qiáng)電力系統(tǒng)文書檔案管理的對(duì)策研究

1、加大法律、法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)電力系統(tǒng)全員文書檔案意識(shí)，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視

加大檔案法律法規(guī)的宣傳，提高電力系統(tǒng)法治意識(shí)和依法治檔的自覺性，在員工中加大宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)的力度，加強(qiáng)員工對(duì)文件材料及時(shí)進(jìn)行歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，從而加大開發(fā)利用的力度，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。領(lǐng)導(dǎo)的支持力度在一定程度上影響了電力系統(tǒng)文書檔案工作者的積極性，資金投入的力度是提高文書檔案管理水平的有力保障，也是促進(jìn)電力系統(tǒng)內(nèi)部各部門協(xié)調(diào)合作的重要一環(huán)，為實(shí)際的文書檔案研究和服務(wù)工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2、開展繼續(xù)教育和終身學(xué)習(xí)制，全面提高電力系統(tǒng)文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)，有效提升文書檔案管理水平

電力系統(tǒng)文書檔案管理水平關(guān)鍵取決于文書檔案專業(yè)人員的素質(zhì)高低，不僅要求基層文書檔案管理人員具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)、扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，還要有較高的服務(wù)意識(shí)和管理能力。為此，要不斷提供各種政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，持續(xù)拓寬工作思路和知識(shí)面，提供機(jī)會(huì)加強(qiáng)行業(yè)交流與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，借鑒兄弟單位以及國內(nèi)外成功的管理經(jīng)驗(yàn)，成功打造一支復(fù)合型文書檔案人才隊(duì)伍，并不斷提升其綜合素質(zhì)，這是保證文書檔案管理工作安全有序開展的基礎(chǔ)，也是電力系統(tǒng)加大檔案科技進(jìn)步、提高管理水平、深入開展檔案開發(fā)利用的關(guān)鍵所在。明確電力系統(tǒng)文書檔案工作人員繼續(xù)教育和終身學(xué)習(xí)制的目的，從目的性、現(xiàn)實(shí)性和實(shí)效性出發(fā)，本著缺什么補(bǔ)什么、“學(xué)以致用”的方針，在學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新。電力系統(tǒng)走向國際化的標(biāo)志有兩個(gè)，一個(gè)是電力系統(tǒng)設(shè)備的自動(dòng)化，另一個(gè)就是電力業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)電子化水平，其中包括文書檔案的信息化水平，肩負(fù)著為電力企業(yè)轉(zhuǎn)型和精確化管理提供信息支撐的重大責(zé)任，信息技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)信息化進(jìn)程的逐步深入，給電力系統(tǒng)文書檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)更賦予檔案管理巨大的發(fā)展機(jī)遇。尤其是加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，確保能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件和資料的制作、使用和維護(hù)，從而為建設(shè)一支高質(zhì)量的文書檔案隊(duì)伍打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。開展電力系統(tǒng)文書檔案工作人員在職學(xué)習(xí)的約束、激勵(lì)措施，與工資、技術(shù)職稱以及管理人才培養(yǎng)、提拔相結(jié)合，增強(qiáng)文書檔案工作人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性，不斷更新知識(shí)、拓寬視野，用現(xiàn)代化的科學(xué)知識(shí)、政治理論武裝自己的頭腦，掌握電力系統(tǒng)文書檔案管理的技能，更好地適應(yīng)電力系統(tǒng)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的要求，不斷提升電力系統(tǒng)文書檔案管理的水平。

3、建立健全電力系統(tǒng)文書檔案管理的規(guī)章制度，不斷創(chuàng)新電力系統(tǒng)文書檔案管理模式

參照國家有關(guān)法律制定符合電力系統(tǒng)文書檔案特點(diǎn)的規(guī)章制度，做到科學(xué)、合理、操作性強(qiáng)，明確各崗位的職責(zé)，從文書檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、基礎(chǔ)分工、考核標(biāo)準(zhǔn)、激勵(lì)約束等均做到有法可依、有章可循，從而有效地控制電力系統(tǒng)文書檔案的形成、整理、歸檔、安全防護(hù)、過期銷毀、閱覽許可、綜合利用等，尤其對(duì)特殊載體的檔案要采取有效的安全防護(hù)措施加以重點(diǎn)保護(hù)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和涉及商業(yè)秘密檔案的管理，確保檔案信息的完整與安全。創(chuàng)新電力系統(tǒng)文書檔案管理工作，打破傳統(tǒng)的工作模式和思維方式，采用數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，在文書檔案管理實(shí)行制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的同時(shí)，為電力發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)工作。

文書檔案管理范文6

［關(guān)鍵詞］文書檔案 信息電子化應(yīng)用 存在問題 應(yīng)對(duì)方法

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點(diǎn)方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

四、結(jié)束語

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。

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