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采購管理總流程范文1

1.采購計劃管理組織運作模式。

經過近年的實踐與摸索，公司已基本建立省公司董事會審議批準省公司本級及所屬企業宏觀戰略及計劃、省公司管委會審定省公司本級及所屬企業具體制度和實施方案、各級企業管辦和其他業務部門負責落實細化的三級管理體制；建立以《管理委員會工作規則》及其《實施細則》為流程核心，以《采購管理程序》為流程依據，以信息系統為流程載體的三大管控體系，確保了全省采購工作的有效運行。

2.采購計劃管理與過程管控。

在計劃管理方面，采購辦要求各單位要嚴格按照年度采購計劃及其實施方案確定的采購項目、采購方式、采購金額實施采購計劃。在計劃執行過程中，對確實因為生產經營需要調整的項目，采購辦及時組織調研，召開專題會議進行分析評審，嚴格按照規定程序進行申報、審批。在過程管控方面，采購辦以全國煙草行業貫徹落實《煙草企業采購管理規定》電視電話會議精神為指導，嚴格執行行業、企業采購管理制度，加強對項目實施環節關鍵節點的控制，重點做好招標文件評審、攔標價格設置、評標辦法、評標標準、定標原則、評標過程管理以及檔案管理等工作。充分利用采購綜合管理信息系統，按照采購管理制度，加強對項目實施環節關鍵節點的控制，嚴格把關，嚴格落實“上一個環節沒有通過不得進入下一個環節”的工作要求，不斷強化程序的硬約束作用，確保董事會和管委會會議各項決議在實際執行過程中無偏差、不走樣。

二、采購計劃管理中的差距

1.采購計劃與投資計劃的銜接有待進一步加強。

對于卷煙工業企業的發展而言，技術改造起著相當關鍵的推動作用。以福建卷煙工業系統為例，十年來，公司投資項目量多面廣，投資量大，先后完成固定資產投資和信息化投資近百億元，技術裝備、基礎設施、科技研發和信息化水平得到了全面提升，因此，投資計劃中的采購項目是公司年度采購計劃中十分重要的部分。

1.1采購計劃與投資計劃編制范圍不同。

根據《煙草行業采購管理規定》要求，采購計劃編制的范圍為以合同方式取得的物資、工程（含信息化項目）和服務的所有采購項目，由各級公司的采購辦進行編制匯總；投資計劃編制的范圍為固定資產投資項目（整體改造、局部技改、生產設施、工藝設備、輔助生產設施、公用動力設施、科學教育設施、后勤保障設施、煙葉倉儲設施等）、信息化投資項目、多元化投資項目，不含建筑物的維護加固、設備的大修理等維護性工程及工器具、車輛、辦公家具、計算機軟硬件購置項目，由各級公司的投資管理部門進行編制匯總。

1.2采購計劃與投資計劃管理流程不同。

投資項目管理流程為：投資項目按照行業投資項目管理要求實行計劃管理，各級公司在每年9月份啟動投資計劃編制工作，省公司的生產制造中心、信息中心于10月份對新增項目中與生產相關的項目、信息化項目進行職能評審，投資管理處11月初匯總、初審各單位提交的年度投資計劃，經總經理辦公會、管委會、董事會審議后于12月上報國家局。國家局于次年2-3月份下達投資計劃，投資管理處根據國家局下達的投資計劃及時進行投資計劃分解，經總經理辦公會、管委會審議、董事會審批后下發投資計劃。采購計劃管理流程為：省公司于每年12月下發采購計劃編制通知，各單位根據下一年度生產經營目標于次年1月份報送采購計劃，采購辦匯總、初審全省采購計劃，并由財務、審計、法規、監察等職能部門進行集中評審后，經管委會審議、董事會審批后下發采購計劃通知，全省采購計劃方可生效實施。

1.3采購計劃與投資計劃信息傳遞相對滯后。

由于全省的投資與采購計劃，在計劃的編制起點、審批的權限、編制的范圍等方面均存在較大差異，同時基層企業投資管理部門與采購管理部門間對投資計劃調整的溝通相對滯后，信息化平臺尚未實現兩個系統的關聯，使得投資計劃與采購計劃目前無法實現實時的對接，無法在第一時間將審批后投資計劃的調整情況及時傳遞到采購計劃編制部門進行更新分解。

2.尚未建立采購計劃進度跟蹤與采購計劃執行情況考評體系。

采購績效評估是指通過建立科學、合理的評估指標體系，全面反映和評估采購政策功能目標和經濟有效性目標實現程序的過程。我司采購計劃實行按年度編制，分月實施的原則；在年度中期可對采購計劃進行半年調整，對下半年度擬新增、采購金額擬變更、采購方式擬變更及擬取消的項目在總計劃盤子中進行相應調整。雖然在采購實施方案的審定中對采購進度安排一并進行了評審，但對是否完成及是否按進度完成并未考核，尚未建立一套符合公司特性的采購計劃進度跟蹤與執行情況的考評體系，缺乏對項目實施過程中時間上的約束及獎懲激勵措施。某些項目，尤其是貨物及服務類項目，部分子公司或承辦部門在項目實施中存在時間上的松散性和隨意性，導致某一月份采購項目扎堆實施，某一月份采購項目零實施，或者到了年末才決定不予實施或結轉至下年度實施，進度計劃形同虛設，給采購辦工作人員組織采購帶來了不便，也為全省精益采購目標的實現和績效的提升帶來的阻礙。

3.采購計劃管理信息化仍存在可提升空間。

3.1尚未建立采購績效評估模塊。

對于采購計劃執行環節的評估，最直接的標準便是采購計劃執行的進度。目前省公司的采購管理信息化平臺尚未建立績效評估模塊，未能直觀、客觀的來衡量各采購部門的采購目標是否達成，缺乏對子公司采購計劃執行情況的實時比較與觀測。

3.2尚未建立采購計劃趨勢預測模塊。

采購預測是指企業在商品采購市場上調查取得的資料的基礎上，經過分析研究，并運用科學的方法來測算未來一定時期內商品或服務市場的供求及其變化趨勢，從而為采購決策和制定采購計劃提供科學的依據。通過信息化手段預測采購需求在公司的采購管理中尚屬空白，若能借助信息化平臺，對以往的采購信息進行整合，結合企業發展戰略，發現市場供求變化和規律，對各子公司、各類采購的項目的需求趨勢預測做到心中有數，將有助于提高采購計劃編制的準確性，確保全省采購策略制定的合理性，從而提高采購計劃編制精度，降低采購風險。

三、煙草工業企業采購計劃管理的優化策略與方案

1.通過專案調整，實現采購計劃與投資計劃的有效對接。

目前我司采購計劃實行按年度編制，分月實施的原則，除個別零星應急調整的項目外，均在年度中期對全省的采購計劃進行一次全盤的批量計劃調整。在采購計劃半年調整的現有模式上，針對投資計劃下達后所帶來的采購計劃的增減情況，可在每年的11月份將由各級公司的投資、采購部門將投資與采購計劃先行對接，于次年2-3月份投資計劃下達后及時進行一次采購計劃的專案調整。由各級公司的投資管理部門與采購部門共同牽頭，加強溝通，密切配合，對采購年度計劃中涉及的固定資產投資項目及信息化投資項目的項目數，項目金額，調整理由等進行對接與核實，由下至上匯總，由省公司采購辦向公司董事會統一申報專案調整計劃；由各級公司采購部門及時在系統中進行分解、錄入與維護，加快企業內部信息流的高效流動，以此實現投資計劃與采購計劃的無縫對接。

2.通過績效評估，建立采購計劃考評體系。

2.1對采購計劃考核標準進行界定。

將采購計劃執行率納入各部門績效考核指標，合理設置審批環節。明確各節點業務辦理和審批所需耗用的時間，測算出五種采購方式的采購項目從啟動實施采購計劃直至完成采購所有流程所需耗用的時間，以此作為采購計劃進度考評的依據，促進各承辦、職能部門提高工作效率。經公司董事會審定的采購項目執行計劃，應于當年全部完成。對于招標采購項目執行情況以招標公告送為項目完成節點；對于招標以外的其他采購項目以商務文件發送至談判對象為項目完成節點；對于已經完成招標所有程序但招標失敗或流標的項目，視同完成。

2.2對采購計劃進行進度分解。

省公司各部門及各子公司要嚴格按照制定的采購進度計劃完成采購的各環節工作，如無法按進度計劃完成的需向采購辦提交書面說明進行進度調整。在編制采購計劃時應注意：根據采購物資、工程或服務的規模和數量，具體的技術規范與規格，使用性能要求，對每批貨物、服務或工程從準備到交貨或結算需要多長時間做出安排。

2.3將采購計劃執行率納入年度績效考核。

對于沒有按照年度采購計劃完成計劃實施也未進行進度調整的子公司或省公司相關部門（政策性因素或不可抗力因素除外），可由省公司采購辦通知企業管理處，企業管理部根據實際情況對責任部門績效進行考評。

3.通過優化信息化平臺，提高工作效率和改善作業流程。

3.1實現與投資系統的及時對接。

每年在國家局下達投資計劃后,由省公司嚴格按照國家局下達的年度投資計劃和擬建項目自主審批權限額度進行明細分解后,各級公司投資部門便可同時在投資管理信息系統中進行錄入維護,形成本年度準確的投資計劃。通過采購管理信息系統與投資管理信息系統的對接與關聯，由項目實施部門在采購信息系統的計劃管理模塊上直接對數據進行更新，實現針對投資計劃變更帶來的采購計劃變更的線上專案調整。

3.2實現績效考評。

采購績效指標體系包括采購計劃完成及時率、采購周期、采購從啟動實施采購計劃直至完成采購所有流程所需耗用的時間等。通過上述數據在系統中的體現，建立子公司或部門的績效評估體系，與采購實施過程關聯，在系統中動態、持續的進行評價，正確及時反饋考評結果。

3.3實現采購需求趨勢預測。

采購計劃是對未來計劃期內采購管理活動所做的預見性的安排和部署，以確定從組織外部采購哪些產品和服務，以最好的滿足企業內部的需求，而采購量與采購計劃金額提供的是代表采購支出情況的數字預報。為了使這些預測的數據體現出最大價值，采購管理系統中應當建立一個趨勢預測模塊，建立采購需求趨勢模型。以系統中存儲的現有歷史數據資料為基礎，通過指數平滑法等定量的分析方法進行橫向與縱向的對比，結合卷煙工業企業的生產經營情況及宣傳促銷計劃，反映采購需求，市場行情的變化，形成采購計劃編制的初步依據，為企業的采購決策提供支持。

四、結語

采購管理總流程范文2

關鍵詞：招標；采購；流程梳理

一、緒論

隨著我國經濟的飛速發展，也帶來了一系列的健康問題，據數據統計，在我國城市白領中有超過七成的人處于亞健康的狀態。在這種情況下，疾控行業的發展被社會各界更加廣泛的關注，疾病防控工作主要有以下幾個方面的內容：一是疾病預防與控制；二是突發公共衛生事件應急處置；三是疫情及健康相關因素信息管理；四是健康危害因素監測與干預；五是實驗室檢測檢驗與評價；六是健康教育與健康促進；七是技術管理與應用研究指導。這些內容都與人民的身體健康息息相關，因此也為疾控行業的發展帶來了良好的前景。但是從疾控行業的運行機制來看，其經費主要來源是中央及地方財政撥款，因此本著厲行節約，制止奢侈浪費，注重資金使用效益的原則，在其采購和招標過程中，需要更加注重的是采購流程，規范采購流程，可防止招標采購過程中所可能產生的舞弊現象，以節約社會的公共資源，提高資金的使用效率，用更少的資源和資金為社會做出更多的服務。

疾控中心招標采購的主要內容包括試劑耗材、藥品、疫苗、專用設備、通用設備、基建及日常工作辦公用品的采購，下面就對疾控行業的招標采購流程進行梳理。

二、招標采購流程梳理

（一）采購流程

對于日常小額物資，比如辦公用品和常用試劑耗材的采購，可以借助辦公軟件建立物資采購平臺采取多向采購的模式，即通過物資采購平臺確定入圍供應商，簽訂年度《商品購銷合同》。通過物資采購平臺進行自動篩選，優先選擇價格低且質量好的商品。在供應商選擇的過程中，需委托第三方機構組織專家綜合各項指標后，對多家供應商進行談判比較確定年度入圍供應商。在確定了供應商后，各個部門應在每季度末，結合本部門的工作計劃，制定出詳細的日常小額物資需求計劃表，并通過物資采購平臺交由采購管理部門匯總，匯總時需核查采購的單價和總價與市場價格之間的差異，經采購管理部門初步審核后，將匯總的采購計劃通過物資采購平臺提交至財務部門進行復核，財務部門主要確定采購經費來源，最后再提交至中心領導共同決策，聯合會簽，在經過管理層的授權后，由采購管理部門實施物資采購平臺自動篩選工作。

τ諏偈奔斃璨曬旱男《釵鎰剩需由使用部門出具書面的采購申請，在申請上注明采購的理由以及采購的數量、擬選擇的供應商及總價等內容，交由采購管理部門初步核定后，交由財務部門確定經費來源后上報至管理層做采購決策的授權，在授權通過后，由采購管理部門和申請部門共同實地勘察，并選擇擬采購的物品。

除以上采購之外的品目，凡是屬于政府集中采購目錄范圍之內的品目需嚴格按照政府采購相關文件實施政府采購，凡是屬于政府集中采購目錄范圍之外的品目需委托第三方機構定量定批次實施采購。

在采購管理的過程中，筆者建議是根據實際需求，出具一份《物資采購目錄》，并在日常的采購管理過程中，嚴格按照目錄所列項目進行采購，原則上不允許申請目錄之外的用品，如有特殊需求，需做出合理的書面說明，并由各職能部門會同管理層聯合授權，這樣就能將日常的采購規范在一個合理的范圍，避免在采購的過程中所出現的舞弊的風險。

（二）招標流程

疾控行業的招標主要包括基建類招標以及專用/通用設備采購的招標。

必須明確的是，招投標的管理工作是為了節約政府資金，節省社會資源，提高經濟效益，同時又兼顧了保證物資/項目質量，確保物資/項目安全的責任，在進行流程梳理的時候，可以招投標的活動細分為準備階段和招標階段。

在準備階段，首先要制定整體的實施方案，也就是做出招標工作的整體安排，這就包括了確定項目負責人和具體實施的職能部門，以及費用預算、時間安排、風險預測及應對措施等方面的內容。然后就進行項目分析的階段，疾控行業的招投標一般都是采用政府采購招標的模式，需要根據政府采購計劃，從資金、技術和生產等方面出發，進行全面的分析；再接著就是確定招標方案編制招標文件，在招標文件當中要包括邀請函、項目要求、投標人須知、合同格式以及投標文件格式等五個方面的內容，經過了這些準備后，就可以組建評標委員會，如有必要可以邀請相關的專業人士參加。

在招標階段，首先要通過特定的媒體招標的公告，然后就是對有興趣投標的供應商進行資格的審查，具體的審查文件可以和招標公告一起，招標人根據文件對潛在投標人進行資格審查，并發售招標的文件，在這個過程中如果發現有需要修改的地方，應該在規定的期限內（一般是投標截止日前15天）對招標文件做出修改。之后就進入投標的環節，在搜集完所有的投標人所應該準備的資料后，確定時間開標，開標的過程一定要公平公正和公開，對于疾控行業的開標一般會邀請監督的一方在場，以保持其公正性，開標儀式結束后，又評標委員會進行評標，這個過程中，任何一方都不能干預評標委員會的工作，評標完成之后就是定標，通知中標人在規定的時間內和招標人簽訂合同。

采購管理總流程范文3

關鍵詞:ERP;采購管理;BOM

中圖分類號:TP311文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2009)35-10110-04

The Design and Development on Purchase Management System of Manufacturing Enterprise

ZHANG Jian-dong1, KONG Mei-yun2, SU Zhi-jun3, WU Guo-wei4

(1.Tourism College of Zhejiang, Hangzhou 311231, China; 2. Zhejiang Vocational College of Commerce, Hangzhou 310053, China; 3. Zhejiang Tongji Vocational College of Science and Technology, Hangzhou 311231, China; 4. Hangzhou XiaoShan Water Group CO. LTD. Hangzhou 311202, China)

Abstract: The Purchase Management System is one of ERP Sub-systems of manufacturing enterprise. and it is very important to design a mode according with the enterprise. This thesis analyses function model and operation flow of some composite materials enterprise. Introduces the project of BOM design, and researches the sub-system scheme based on ERP. Then, details the realization of the main models of the sub-system.

Key words: ERP; purchase management; BOM

目前,國內有大量的中小型制造企業,其模式為多品種、小批量、按訂單組織生產,按計劃采購物料。涉及的物料種類繁多,其管理手段和技術還有一定的不足。隨著企業的發展,供應商數量和需采購的物資品種等增長較快,企業內部對供應商的交貨日期、價格、質量等越來越嚴格,迫切需要從規格指標、價格、質量、交貨期等方面及時掌握采購狀況。為了解決這些問題,開發出適合公司管理機制需要的、具有高性能價格比的采購管理系統,幫助他們迅速安全地提高企業的管理水平。

ERP思想的引入無疑極大地提高了現代企業的競爭力,在ERP模式下,采購管理系統是整個ERP系統的重要子系統,它改變了傳統的采購業務的處理方式,優化了采購過程,提高了采購效率,降低了采購成本、改善了企業內部以及整個供應鏈各個環節的管理和調度、提升了企業經濟效益。

文中以某高分子材料公司為實例,以采購的訂單驅動為理念,提出了貼近企業現行采購管理模式的管理系統,滿足企業的經營管理要求,為企業提供信息化決策依據。

1 系統需求分析

1.1 系統的業務數據流圖

采購部門是企業物料的重要入口部門,是物流的主要部門,與各個部門有密切關系,與生產部門、財務部門和倉庫部門的業務聯系是根據生產計劃和物料需求制定采購計劃,并形成用款計劃交財務部門,再發出采購訂單,供應商按計劃供應物料,倉庫部門根據訂單接受物料,安排檢驗,合格后辦理入庫,入庫單據交財務,并形成應收款。如圖1是采購系統的第一層數據流。

1.2 系統的功能簡介

采購管理系統主要設計功能是依據物料需求計劃,確定物料的采購日期、品種數量等,制定采購單;接貨后根據訂單進行驗收,合格后入庫。根據采購業務分析,采購業務的ERP管理分為五大子系統,具體功能設計如下:

1) 采購基礎信息管理

① 物料清單(BOM)設置:此功能與生產部門相結合,維護每一種產品的物料清單樹,確認產品所需的最終物料品種及數量;

② 物料基礎信息維護:維護物料的編號、名稱、規格、單位、庫存的上下限等信息;

③ 采購員信息維護:記錄采購員的基本信息。

2) 采購計劃管理

① 采購計劃維護:采購計劃文件當中的物料種類、型號、規格、數量、總價等信息的維護;

② 采購計劃生成:完成采購計劃文件,經審核后向采購部門發出執行計劃的命令;

③ 庫存報警:實現對庫存物料的自動統計,遇到需采購的物料庫存低于庫存下限時發出報警,并生成采購計劃初步文件。

3) 采購訂單管理

① 采購合同信息維護:包括交貨方式、時間、地點,結算方式,驗收方式等信息的維護;

② 采購單生成:根據采購計劃、采購合同等信息生成采購訂單,交主管部分進行審核和批準。

③ 采購訂單審核:此項功能由主管部門來進行操作;

④ 采購記錄查詢:查詢指定一段時間內的采購記錄,并提供打印功能。

4) 收貨管理:

① 收貨單管理:記錄收貨單一些基本信息;

② 檢驗單管理:記錄檢驗的結果、合格率等信息;

③ 采購成本核算:統計采購的所需的運費、購買款等。

5) 供應商管理:

① 供應商基礎信息維護:記錄供應商的基本信息;

② 供應商評估:采購員根據供應商的供貨情況、價錢等對供應商的進行打分,為下次采購提供依據。

2 系統方案設計與實施

采購管理系統是基于整個ERP環境下的一個子系統,系統的運行必須具有高性能的計算環境和管控一體化的系統環境。系統采用了C/S結構,在設計ERP系統結構時,IT部門必須考慮三個層次:應用層、表示層和數據庫層。應用層是客戶端運行界面,用以向表示層發出數據請求;表示層就是業務邏輯層,包含客戶端請求的表示邏輯,表示層接受請求后,根據業務規則對請求作出響應,客戶端由應用層顯示請求后的應答。數據庫層是現有應用與數據庫結合,包含了安全性評價過程中數據信息的數據庫系統。

2.1 系統的流程設計

采購活動是企業資金占用最多的活動,值得注意的是現在很多中小型企業都有采購流程,但流程多而冗長、煩瑣,使得流程沒有真正發揮效力。隨著供應鏈模式和電子商務技術的發展,對于采購的沖擊很大。流程規范是企業管理的根本。采購要盡量減少無效或者不增值的活動,將業務的審核和決策點定位于可執行的地方,縮短信息溝通渠道和時間,提高采購效率。

采購來自于銷售部門根據銷售定單向采購部門提出采購申請,寫明物資名稱、規格、型號、數量等信息,采購部門根據分析匯總再通過查詢庫存核實后制訂相應的采購計劃。然后根據供應商的指標信息記錄選擇合適供應商,簽訂合同之后生成采購訂單。采購部門也可以根據倉庫的庫存報警信息,初步生成采購計劃。采購的流程以采購單為核心展開,從圖2的系統流程圖可以看出,采購流程的大部分都涉及采購單,根據流程分析,設計系統時將采購單的狀態分為7種:0 創建完成;1 審核通過;-1 審核未通過;2 待批準;-2 未批準;3 部分到貨;4 完全到貨。

2.2 物料清單(BOM)設計

物料清單是ERP運行三個基礎信息之一,由BOM表數據可以快速知道生產某產品所需要的物料的類型,數量。物料清單(BOM)表的設計屬于ERP中的關鍵技術。BOM表達的是產品與物料之間的關系,其關系如圖3所示。

多數中小型制造類企業的產品大多結構層次比較簡單,對于需要進行二次加工的產品公司一般采用外發加工成半成品之后再拿回公司進行生產。因此該采購系統的BOM結構采用了簡單的“單父-單子”的數據結構,一個父項編號下有多個子項編號,一個子項編號同時屬于多個父項編號的情況。BOM表中相同的產品物料組合關系只記錄1次。BOM以產品編號+物料編號為主關鍵字。其優點是適應性好,每一種父子結構關系只存儲一次,存儲數據量小;便于進行物料分解和材料匯總。構造BOM表時候主要考慮以下兩個方面:

1) 在BOM表中,每一種原料必須有一個唯一的編碼。原料如果尺寸不同,則作為不同的編號。對于同一種材料,不管出現在哪個產品中,都使用同一編號;

2) 一種產品編號可能對應幾種物料編號,必須明確所需物料的數量;

2.3 數據庫設計

ERP系統本質上是一個數據庫應用系統,它以數據庫系統為基礎通過許多應用軟件組成一個復雜的應用系統。采購管理系統是ERP系統的核心系統,本系統采用了功能強大的關系數據庫管理系統MS SQL Server 2000,對系統功能建模之后就可以對系統進行系統建模。經過前期的需求分析、信息流程分析、數據收集,明確了采購管理子系統的數據字典,消除了一些冗余的聯系,形成基本的E-R圖。如圖4所示。

3 系統實現

3.1 庫存報警

在采購管理系統中設置庫存報警這個功能,是充分考慮了生產實際過程中遇到的一些情況。采購一般是按照采購部門的采購申請進行的,但遇到大的產品訂單時,庫存的物料不夠,而庫存部門如果不能及時統計物料的數量,就會造成采購不及時,影響到生產,因此設置了報警功能。一般在兩種情況下會發生庫存警告:

第一種在下達生產定單之前:由生產訂單中由產品數量(num),通過BOM表檢索得到生產1單位產品所需要的物料型號及數量(MaterialAmount),可以得到所需的物料總量:MateTotal= MaterialAmount × Num,然后再獲得該種物料的庫存數量(Amount),同時查詢物料基礎信息表,獲得該物料的庫存上限(UpperLimit)與下限(LowLimit)。當 Amount - Materialtotal = UpperLimit時則發出庫存超限的警報。將獲得的四個數據進行相關計算,依此確定采購該物料的數量N應該控制在N下和N上之間,其中:

第二種情況是當倉庫管理部門進行盤店時,每日報備時,獲得企業所有的物料信息然后該種物料的庫存數量Amount與庫存下限LowLimit進行比較,如果Amount

庫存報警時將出現警告的物料名稱、采購數量的上下限,用類似QQ彈出消息框提醒采購人員。

3.2 采購單生成

采購系統通過采購計劃獲得需要采購的物料名稱、采購數量以及從采購合同中取得采購的單價、采購的方式等數據,形成采購單,如果是在庫存報警下形成的采購數量是根據采購量的上下限的平均即(N下和N上)/2來確定。但是如果物料價格偏低時,可以多采購囤積,偏高時減少采購量。給予采購部門一定的彈性空間,可以減少企業的采購成本。采購單生成界面如圖5所示。

采購單生成之后需要提交審核,通過審核的采購單才能執行。

3.3 供應商評估

采購部門確定供應商時,一般以得分高的為最先考慮對象。為了能夠公正合理的評價供貨商,避免采購中人為因素的弊端,需要對供應商進行量化計算,既需要通過多個指標來進行評價。供應商的綜合評價體系指標包括應包括質量體系、生產能力、服務能力、發展能力四項核心能力,根據企業的情況,系統選用了“收貨質量”、“價格水平”和“送貨及時率”來評估供應商的能力。這3個指標分別由不同的工作部門進行打分:收貨質量由庫存部門進行打分;價格水平由采購部門進行打分;送貨及時率由庫存部門打分;同時將供應商的歷史記錄也納入考慮范圍,并對這4項指標均進行了量化,每個指標設定為5分制。

為了簡單起見設定了四個指標:價格、質量、到貨快慢以及一個歷史記錄的加權指數。每個指標設定為5分制,由各個部門分別進行打分。評估公式設定為:

獲得該次供應商的評價結果作為歷史記錄的參考,如果是第一次采購的供應商則默認為3。通過這種算法可以將業務往來頻繁的供應商作為優先采購的對象。

由于目前只是使用到了4個指標,但是為了日后評估指數增多方便改進,在界面上預先放置了10組checkbox控件,根據客戶日后的需求可以增加新的指標。如圖6所示。

4 結束語

采購管理系統主要面向采購經理以及采購業務員,通過應用計算機技術協調采購業務,優化采購流程,減少采購環節,提高采購效率,節省大量的時間和人力成本,提升企業競爭力。

參考文獻:

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[2] 周玉清,劉伯瑩,楊寶剛,等.ERP原理與應用[M].北京:機械工業出版社,2002.

采購管理總流程范文4

1 物資采購供應內部控制管理的保障

內部控制管理重點在制度建設和崗位設置上，應充分考慮內控管理的要求，仔細梳理業務流程，建立健全各項制度并有章可循，內控管理才能真正發揮重大作用。

物資采購管理部門應從宏觀層面審視采購內部控制管理工作，梳理出各項業務流程，然后劃分出不相容業務節點和崗位。采購管理業務部門的工作人員要以高度的責任感，認真履行崗位職責。一切管理工作，應遵循內部控制管理要求；一切重大決策，都要納入在內部控制體系之下；一切經濟事務，都不能游離于內部控制管理規范體系之外。

通過內部控制管理制度來規范和管理采購程序和標準，開展定期的評價和維護，為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、實現經營管理目標等幾個方面提供有力的保障。建立完善的內部控制制度，能使企業的經營活動全過程均處于受控狀態，確保采購業務工作相互牽制監督，促進物資采購管理工作科學高效。

2 物資采購業務流程節點的內部控制管理的設計

設計嚴密合理的采購業務管控程序是提高采購管理水平的重點。下面通過物資貿易部在資采購業務流程節點上的內部控制管理的探索和應用，闡述說明如何把內控管理理論結合到具體的工作當中取得實效。

2.1 供應商準入和審選管理

包括建立供應商數據庫、完善供應商選擇標準、審核供應商有關資質和加強供應商管理工作。管理部門應根據企業供應商管理實施細則的規定，建立預備供應商和準入供應商數據庫。按照供應商準入必須具備的9個基本條件，將供應商應提交的相關資質材料由采購站進行初審、填表、上報審批、公示，由部商務科建案歸檔。要加強供應商管理的制度建設，讓供應商管理考核可操作性更強，從商務和技術層面增加考核部門，多角度反映供應商的綜合表現，客觀公正的對供應商進行評價。

2.2 物資采購管理

根據《物資集中采購管理辦法》和物資采購實施細則中采購流程，按照年度、月度需求計劃，采購站編制采購計劃審批表，在供應商數據庫中選擇3家以上供應商，經逐級審批后報部商務科確定采購方式，即：公開招標、邀請招標、競爭性談判、比價等方式。選擇預中標供應商后，將結果在公示欄中進行公示，公示期滿結束后下發中標通知書。此來簽訂采購合同，確保采購工作順利完成。

2.3 庫存管理

主要包括到貨驗收、保管保養、盤點、發放等管理。根據國家標準、行業標準、技術規范對物資進行所需的證件和外觀的檢查，按照物資的材質、性能、保管的技術要求采用不同的保管、保養方式，嚴格按照物資保管規定執行。在保管過程中，保持帳卡物的一致，并建立臺賬做好記錄。在物料發放中，按照ERP系統的物資調撥單辦理出庫手續，并開具出庫憑證。針對以前積壓物資，專門請各二級單位技術人員現場看貨，能領走使用的就領用了，其余的報公司處理。采購人員每次進貨必須先進行分析，然后由不相容部門人員共同決定進貨的品種規格及數量，確保不出現大量積壓物資。

2.4 供應商考核管理

供應商考核管理要首先成立評估考核領導小組，依據供應商評估考核的項目及供應商評估考核評分標準，對年度內發生業務，且在物資管理信息系統中在冊的準入和預備供應商進行評估考核，對年度內未發生業務，且在物資管理信息系統中在冊的準入和預備供應商的資信等進行審查。建立預備供應商和準入供應商數據庫，完善供應商選擇標準。每次考核，都要由公司管理部室、使用單位先予以考核，然后，物資貿易部采購部門、商務科、管理科、倉儲配送站、紀委根據平日的記錄，分別對供應商進行考核，然后集中匯總。考核中確定一定的升級率和淘汰率，確保考核工作公平公正。

2.5 廢舊物資管理

廢舊物資的回收利用是根據《公司廢舊物資回收考核管理辦法》的具體要求，由物資貿易部分管領導負責，按照生產單位提出的處置廢舊物資申請及按照審批程序批準后的廢舊物資處置過程確認書，經管理科與申請處置單位相關部門現場復核鑒定，廢舊物資處置成交后，由物資貿易部管理科開具廢舊物資調撥單方可提貨。為及時了解瞬息萬變的廢舊物資、報廢資產市場行情，廢舊物資管理部門應專門出資注冊一個以上廢舊物資交易網，每次處理廢舊物資，都根據當天的市場行情確定底價，達不到底價則不予成交。

采購管理總流程范文5

論文摘要：研究采購與庫存管理對于醫療單位發展有著非常重要的意義，本文對醫用材料和后勤物資的采購與庫存管理進行了詳細闡述。分析了采購與庫存中存在的問題，將供應鏈管理理論運用到醫用材料和后勤物資的管理上，以實現采購與庫存的科學管理。

現階段，醫院采購的物品主要包括藥品、設備、醫用材料和后勤物資等。在一些醫院中，這些物品分別由不同的部門獨立采購，部門之間各自為政，相對封閉，存在著采購不規范、不完善等現象。在庫存方面，庫存數量過多、庫存成本偏高、庫存周轉率低下等問題都制約著醫院經濟效益的提高。

1．原有的采購和庫存流程存在的問題

大多數醫用材料的采購周期約為1個月1次，在實際工作中。倉庫保管人員并沒有統計每月實際用量，而是在庫存量接近零時才通知采購人員，采購人員沒有計算最佳訂貨量。而是憑以往的經驗進行采購，結果出現在某段時間內醫用材料庫存過量，某段時間內無貨可供的現象。

后勤物資方面由于采購周期太長，造成物品庫存過多，占用了大量倉儲空間、增加了庫存成本。

2．醫用材料和后勤物資的采購與庫存管理的相應措施

2．1集中采購

為了克服上述問題，我認為應采用對醫用材料和后勤物質等進行集中采購管理的方法。就是將醫用材料、后勤物資的采購職能全部合并，歸到一個采購中心。這種對醫用材料和后勤物質進行集中采購的管理方法有以下優點：①可以對醫院的組織結構進行整合，由過去的多頭采購整合為集中采購管理，這樣既能優化資源配置，減少機構設置，又便于資源的集中調配，降低運營成本。②能夠對醫院的業務流程進行優化和重組，通過科學分析原有業務流程的優缺點，再結合醫院的戰略規劃，制定出符合醫院實際的業務流程，這樣可以提高工作效率，增強職工的凝聚力，提高采購部門為臨床服務的質量。

2．1．1 ABC采購管理法在對各類醫用材料和后勤物質的采購管理時，我們擬運用ABC采購管理法進行管理Ⅲ。ABC采購管理法把各種物品分成三大類品種：A類物品的價格是最高的。它在價值上占到全部物品的60％～70％，但在物品數量上僅占總數的5％～20％，如人體植入材料、心臟起搏器、介入導管、支架等，對于A類物品的科學管理是采購中心今后工作的重點。B類物品的價格不如A類高，但比c類高，在數量上占全部物品總數的20％左右。價值上也約占到總量的20％。采購中心對B類產品也要進行科學化管理。C類物品是使用量大，但價格便宜的物品，這類物品數量上占到總數的60％～70％，但價值只占總數的5％～20％，如紗布、棉簽等，C類物品庫存量較大，管理可以相對簡單。

我們要結合業務流程重組，制定相應的規章制度。如醫院的各科室應根據醫療服務的實際需要提出采購申請，各科室應將所需的材料數量按月在規定時間內上報采購中心，申請單必須注明所需物品的數量，用途、規格、技術要求、質量標準等內容，由科室負責人簽字。采購中心根據全院各時間段的實際消耗量，把臨床群室的需求統一匯總，再結合倉庫的實際庫存情況，編制采購計劃表，上報院長審批。

2．1．2合理的采購方式在采購的方式上，對于大宗醫用材料和物資，中心可以采用招標的形式采購，對小批量材料和物資，中心主要采用談判采購方式。供應商的選擇是集中采購和科學管理的關鍵步驟之一，采購中心要注重收集供應商的信息資料，并根據供應商的資質材料進行篩選。我們要求供應商必須具備以下這些資質材料：生產企業或經營企業需提供企業法人營業執照、生產企業或經營企業許可證、醫療器械注冊證、稅務登記證、衛生許可證、國家食品藥品監督管理局授權的醫療器械質量監督檢驗中心出具的產品檢測報告等。

我們應制定對供應商進行量化的評估體系，我們在以下幾方面對供應商進行綜合評估_。供應商的企業性質、規模、財務狀況、經營理念和管理方式、技術能力、生產能力、品質保證能力、產品的市場占有率等。通過對供應商進行量化評估，我們可以篩選出符合條件的供應商，只有合格的供應商才是我們的合作伙伴。

在合格供應商中，我們采購時首選生產廠商，其次是一級商，減少和二、三級商的業務。這主要有以下幾點原因：①直接從生產廠商處購買產品，可以最大限度的降低采購成本，可以獲得較優惠的采購價格。②對于那些通過商銷售的企業，我們應首選一級商，這樣我們可以得到比較低的折扣率，也可以采購到品種較齊備的產品。

為便于對各種醫用材料和物資的管理，我們應在采購、保管、發放的各個環節，建立多功能的信息管理系統。如在采購環節建立供應商信息管理系統，該系統對供應商資質、規模、基本情況等進行匯總，由于供應商的資質材料具有時效性的，當某供應商的“三證”到期時，該系統可以及時報警，使采購人員及時掌握情況，采取相應措施。這個系統的建立將為采購工作提供了相應的數據和信息保證。

2．2科學的庫存管理

對醫用材料和后勤物質進行集中采購和科學管理就必須與材料的庫存管理結合起來。庫存管理的目的，在于保持存貨量與訂購次數的均衡。維持適量的庫存，合理地運用流動資金，提高效率，降低運營成本，從而增加利潤。

某醫院醫用材料庫存金額約為150萬元(不包括骨科材料、介人材料、檢驗試劑等專購物品)，每月出庫金額約在85萬元，醫用材料的存貨周轉率約為6.8，存貨周轉天數約為53d。后勤物資庫存金額約為34萬元，年出庫金額約148萬元。后勤物資的存貨周轉率約為4.35，存貨周轉天數約為82d。存貨周轉率(存貨周轉天數)指標的好壞反映存貨管理水平，是醫院管理的重要內容。從上述數據可以看出，此單位的存貨周轉率(存貨周轉天數)還處于中等偏下的水平。

庫存管理系統的運行可以提高醫院對醫用材料和后勤物質庫存管理的能力，管理者可以隨時了解庫存的詳細情況，合理運用資金，調配醫用材料和后勤物資的采購數量、采購計劃，從而滿足醫院發展需要。

結合采購和庫存管理系統得建立，我們應把信息管理系統和科學管理方法有機的結合起來，取得事半功倍的效果。對于骨科材料、介人材料、檢驗試劑等專購物品，應建立人體植入材料存檔管理的制度。

我們還應在采購和庫存管理中嘗試運用多種科學管理方法，如ABC庫存管理法、物料需求計劃(MRP)、經濟訂貨批量(EOQ)、零庫存管理等方法。零庫存管理的運用是要根據臨床科室在單位時間內的使用量和需求量，結合采購時效、運輸環節等因素，設立最高和最低庫存量。庫存量保持在最高和最低之間，就是合理的庫存量。

采購管理總流程范文6

關鍵詞 軍工科研事業 單位物資采購 管理體系

一、引言

在我國的國防建設中，軍工科研事業單位是非常重要的組成部分之一，此單位與其他類型的單位存在著相同之處，但也存在著一定的差異。最主要的差異就在于，此事業單位不以盈利為目的，主要是為國家的軍工科研服務，要求嚴格保密。同時，此事業單位已經從舊經濟體制中脫離出來，融入新的市場競爭機制中，所以說，事業單位轉型是勢在必行的。另外，它逐步脫離了原有經濟體制的舊觀念，打造了新的市場競爭機制。事業型單位轉化為企業化管理是一個必然趨勢，收入來源也由以前單純的上級部門下撥的科研費和財政補助收入，逐步拓展到利用軍工技術承擔面向社會的科研服務獲取收入。

二、軍工科研事業單位物資管理現狀

（一）物資管理模式

就目前軍工科研事業單位物資管理進行分析后可以發現，其管理模式依然比較落后，管理方法也沒有與時俱進，更沒有完善的管理體系，從而導致管理人員在開展工作的過程中主要依據自身的工作經驗，并沒有相應的制度可以參照。與此同時，在當前網絡時代下，物資管理模式也沒有構建相應的網絡渠道，物資采購的數量、類型等也與實際需求存在著一定的差異，物資存儲也不是很合理。這些問題的存在都表明了，當前軍工科研事業單位物資管理模式較為落后，管理方法與社會發展趨勢不相符合，進而嚴重影響了科研工作的開展，同時還造成了經濟損失。

（二）基礎工作落后

物資管理基礎工作還比較落后，賬目核算方式也不夠先進，采用的仍然是人工核算的方法。此種方法不僅無法實現信息共享，也存在著人工失誤的風險。而且，在管理中，各項審批程序消耗了大量的人力資源，大量紙介質的存在，極易因丟失、損壞給工作帶來不便，制約了物資管理的發展。

三、物資采購管理系統的建立

物資采購管理系統不是簡單的信息化，而是搭建一個信息化平臺，將所有的業務，如招標審批管理、物資集中采購管理、物資收發等集中到一個平臺上去，避免出現信息化孤島。基本實現按計劃采購，控制采購流程，控制供應商按計劃供貨，按計劃送貨；實現物資的集中采購，避免不規范的采購行為。提高招投標審批流程效率，實現對招標項目立項審批、招標文件審批、項目不與招標審批的過程的監督和管理。通過物資采購管理系統可以掌握單位動態的實際庫存，對物資進行全面清理，降低存貨占用，同時停止手工賬。

（一）物資基礎管理平臺的建立

集中采購是物資采購管理的有效方式。首先，系統應該匯總基層單位的采購申請，在進行分解、平衡后，下達統一的采購訂單，根據實際需求下達收貨指令。其次，按采購計劃進行收貨入庫，物資部根據收貨數據匯總傳遞給財務部進行統一地結算及付款。集中采購體現了單位采購物流、資金流的控制，同時也體現了內部的業務協同。平臺建立主要步驟如下：

第一，建立統一控制的供應商管理、評估，價格管理平臺。

第二，建立完善的計劃、訂單、收貨集中控制平臺。

第三，建立多維集團采購分析平臺。

（二）供貨信息管理

在進行物資采購管理工作的過程中，若是想要對物資采購成本進行有效的控制，那么，就必須要了解供貨價格。所以，在物資采購系統中，就應該構建供貨價格系統。在此系統中，需要包括物料主數據、定義供應商以及組織單元數據等，這些數據信息可以讓相關工作人員確切地了解供貨信息，從而更好地開展物資采購管理工作。與此同時，在采購的業務單據中，供貨價格還可以自動出現，也就是默認信息，這樣工作人員就可以對照默認單據，若沒有問題，則可以按照單據中的供貨價格來執行。

（三）采購入庫管理

采購入庫管理主要包含：

第一，物資采購計劃（申請）管理。需要采購材料時，基層單位向計劃部門申報，由計劃部門匯總、平衡并編制采購訂單提交給物資部門進行統一采購。

第二，物資采購訂單管理。在采購業務管理中，采購訂單管理是不可缺少的一項工作。所謂的采購訂單，就是指采購工作人員按照需求的物資類型、數量所決定采購的單據，將此單據交給供應商，供應商以此為基礎提供物資，安排相應的工作人員做好物資的出庫工作，而企業則需要安排相應的人員開展物資入庫工作。所以說，采購訂單是供應商供貨的依據，也是企業購物的依據，是連接供應商和企業之間的橋梁，做好此方面的管理工作是非常有必要的。

單位物資采購訂單由計劃員填制，計劃組長簽字，在物資采購部門領導審批后，提交給采購組組長確認，然后分配給采購組成員執行采購。審批流程如圖1：

第三，物資采購合同管理。

第四，采購收貨管理。

第五，采購入庫管理。

第六，領料出庫管理。在實現物資管理系統以前，“物資領用出庫單”是由各領用單位的領料人手工填寫，內容包括領用單位、領用的物資名稱、型號規格、領用數量和金額。由于軍工科研事業單位的經費來源是所承擔的研制任務和課題，在領用材料時，最重要的是做好成本的分類和歸集。因此，“物資領用出庫單”上還有一個最重要的要素就是任務名稱或課題號。在手工填制“物資領用出庫單”時，填制的領用單位和任務名稱往往不規范，還經常出錯，這就不能給后面采購財務的核算提供準確的基礎數據。原始數據的不規范，當然也會導致財務成本費用歸集的不準確。

使用單位填制領導出庫單，由單位領導、相關部門領導、計劃審核、保管打印出庫單、用戶提貨。流程如圖2。

四、物資采購管理系統與財務核算系統的銜接

物資采購管理系統建立后，能自動生成各類查詢表，物料收發明細表、物料收發匯總表。如果設定了物料的安全庫存、最高庫存、有效期、批次跟蹤、保質期屬性，系統還能提供低于安全庫存報警、超過庫存有效期報警，保質期分析等各項數據，給物資部門的庫存管理提供有效的支持。

在物資采購管理系統上線以前，物資核算財務人員每月從物資保管人員處手工收取物資入庫驗收單和物資領用出庫單。在進行物資采購報賬時，要人工核對物資入庫的采購聯和財務聯。在物資領用出庫時，要人工將物資領用出庫單按領用單位和核算課題分開。而使用了物資采購管理系統以后，物資核算財務人員可以根據財務核算和管理的要求，通過物資采購管理系統獲取相應的數據信息來支撐財務核算，這樣獲取的數據信息方便快捷，準確性高。并且，物資采購管理可以在對事務進行處理的過程中生成會計核算分錄，這樣就可以促使企業內部的資金流與物流兩者之間是相同的，進而為工作人員了解資金流動提供便利。同時，還可以為降低物資采購成本，提高管理效率奠定良好的基礎。

五、結語

軍工科研事業單位應該以自身實際情況為依據和專業化的軟件公司建立合作關系，由軟件公司為其專門打造一款合適的物資采購軟件。在此軟件中，需要包括日常管理、檢索、動態報表輸出以及供應商信息管理等多項內容。只有這樣，才能將物資采購的權限進行明確的劃分，使得各個環節的控制工作更加便利，從而提高物資管理的效率，避免傳統手工賬目核算所帶來的弊端，確保物資基礎管理的有效性。

（作者單位為中國燃氣渦輪研究院）

參考文獻