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會議記錄的格式范文1

在會議過程中,由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內容如實地記錄下來,就形成了會議記錄.

會議記錄有記與錄之分.記又有詳記與略記之別.略記是記會議大要,會議上的重要或主要言論.詳記則要求記錄的項目必須完備,記錄的言論必須詳細完整.若需要留下包括上述內容的會議記錄則要靠錄.錄有筆錄,音錄和影像錄幾種,對會議記錄而言,音錄,像錄通常只是手段,最終還要將錄下的內容還原成文字.筆錄也常常要借助音錄,像錄,以之作為記錄內容最大限度地再現會議情境的保證.

二,格式

會議記錄的格式分為記錄頭,記錄主體,審閱簽名三個部分.

記錄頭的內容有:

1.會議名稱;

2.會議時間;

3.會議地點;

4.會議主席(主持人)

5.會議出席,列席和缺席情況;

6.會議記錄人員簽名.

三,要求

會議記錄的要求歸納起來主要有兩個方面,一個是速度要求,一個是真實性要求.

(一)速度要求.

快速是對記錄的基本要求.

(二)真實性要求.

紀實性是會議記錄的重要特征,因此確保真實就成了對記錄稿的必然要求.

真實性要求的具體含義是:

1.準確.不添加,不遺漏,依實而記.

2.清楚.首先是書寫要清楚,其次,記錄要有條理.

3.突出重點.

會議記錄應該突出的重點有:

(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;

(2)會議討論,爭論的焦點及其各方的主要見解;

(3)權威人士或代表人物的言論;

(4)會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;

(5)會議已議決的或議而未決的事項;

(6)對會議產生較大影響的其他言論或活動.

范文：

飛熊公司項目會議

時間:20xx年4月5日

地點:公司會議室

出席人:公司各部門主任

主持人:馬燕(公司副總經理)

記錄:祁迎峰(辦公室主任)

缺席人員

會議主持人審閱 　簽字

一,主持人講話:今天主要討論一下《中國辦公室》軟件是否投入開發以及如何開展前期工作的問題.

二,發言:

技術部朱總:類似的辦公軟件已經有不少,如微軟公司的WORD,金山公司的WPS系列,以及眾多的財務,稅務,管理方面的軟件.我認為首要的問題是確定選題方向,如果沒有特點,千萬不能動手.

資料部祁主任:應該看到的是,辦公軟件雖然很多,但從專業角度而言,大都不很規范.我指的是編輯方面的問題.如WORD中對于行政公文這一塊就干脆忽略掉,而書信這一部份也大多是英文習慣,中國人使用起來很不方便.WPS是中國人開發的軟件,在技術上很有特點,但中國運用文方面的編輯十分簡陋,離專業水準很遠.我認為我們定位在這一方面是很有市場的.

市場部唐主任:這是在眾多航空母艦中間尋求突破,我認為有成功的希望,關鍵的問題就是必須小巧,并且速度極快.因為我們建造的不是航空母艦,這就必須考慮到兼容問題.

一,各部門都同意立項,初步的技術方案將在十天內完成,資料部預計需要三個月完成資料編輯工作,系統集成約需要二十天,該軟件預定于元旦投放市場.

會議記錄的格式范文2

作會議記錄應注意的重點問題：

筆者在整理、提供利用檔案中發現，某些會議記錄的質量問題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現有：

一、會議記錄本內無目錄。特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護和保密。

二、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人；有些會議記錄只記了參加人、發言人的姓而沒有記全名；有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內容；有些會議記錄雖有會議內容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。

三、會議記錄本沒有按工作性質分開。如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本（聯席會議例外），給保管和利用帶來不便。

四、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了；更有甚者，每次開會時臨時找幾張稿低記錄，過后就不知去向了。

五、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經常使用圓珠筆、純藍墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。

為了提高檔案質量，筆者認為做會議記錄應該注意以下問題：

一、使用固定的會議記錄本。記錄人員應選用紙質較好的會議記錄本，按會議性質分別記錄并按照會議的時間順序規范、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應寫有目錄，包括會議日期、內容摘要、頁碼、備注等欄目。會議記錄人應把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚，這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護。

二、按照規范格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：

1、會議基本情況。包括會議名稱、開會時間（要寫明年、月、日及會議開始時間）、會議地點、出席人（人數不多的會議要把出席者的姓名都寫上，注明其他人員全部到會；人數過多的會議可只寫出席范圍和人數）、列席人、主持人、記錄人。上述內容要在會議主持人宣布開會前寫好。

2、會議內容。包括會議議題、會議發言、會議結論等。會議內容是會議記錄的重點，記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現疏漏。

會議記錄需要包括的內容

第一是記錄會議的組織情況、應寫明：

1、會議的名稱；

2、開會的時間；

3、開會的地點；

4、出缺席和列席人員；

5、主持人的姓名；

6、記錄人的姓名；

7、備注；有些會議還要寫清楚會議的起止時間（年、月、日）。

第二部分是記錄會議的內容，這是會議記錄的重要組成部分。

1、要寫明發言人的姓名，發言的內容，包括討論的內容，提出的建議，通過的決議等。必要時，還要記下表決情況（如全體通過或多少人同意，多少人異議，多少人棄權）。

2、記錄還要記下會議的有關動態。如發言中的插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及會場重要情況等等。

會議記錄的格式范文3

（1）摘要記錄。

一般會議只要求有重點地、扼要地記錄與會者的講話和發言，以及決議，不必“有聞必錄”。所謂重點、要點，是指發言人的基本觀點和主要事實、結論。對一般性的例行會議，只要概括地記錄討論內容和決議的要點，不必記錄詳細過程。

（2）詳細記錄。

對特別重要的會議或者特別重要的發言，要作出詳細的會議記錄。詳細的會議記錄要求盡可能記下每個人發言的原話，不管重要與否，最好還能記下發言時的語氣、動作表情及與會者的反應。如果發言者是照發言稿子念的，可以把稿子收作附件，并記下稿子之外的插話、補充解釋的部分。需要詳細記錄的發言，可采取速記的方法。沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會后互相校對補充。現代化生活為會議記錄者提供了方便，還可以先錄音，會后再整理。

會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。

會議記錄具有以下基本特點：（1）真實性。會議記錄的執筆者與其他文章的寫作者有一個重要的區別，那就是他只有記錄權沒有改造權。會議是個什么樣就記成什么樣，與會者發言時說了些什么就記下什么，記錄者不能進行加工、提煉，不能增添、刪減。（2）原始形態性。會議記錄是會議情況和內容的原始化的記錄。所謂原始，就是未經整理，未經綜合。在這一點上，它與會議簡報、會議紀要有著很大不同。會議簡報和會議紀要也是真實的，但不是原始的。（3）完整性。會議記錄對會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況，對領導講話、與會者的發言、討論和爭議、形成的決議和決定等內容，都要記錄下來，一般沒有太多的選擇性。

一、會議記錄的基本作用

會議記錄是會議記錄者當場把會議的情況如發言人姓名、會上的報告內容、討論的問題、與會者的發言、通過的決議等如實地記錄下來的書面材料。它的作用在于正確反映會議情況，以作為整理會議文件、總結經驗、研究工作等存查備考的一種歷史資料。

會議記錄的具體作用體現在三個方面：

（一）依據作用

會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。

（二）素材作用

會議進行過程中連續編發的會議簡報，以及會議后期制作的會議紀要，都要以會議記錄為重要素材。

（三）備忘作用

會議記錄可以作為會議情況和會議內容的原始憑證。

二、會議記錄的規范格式

（一）標題

會議記錄標題由會議名稱加文體名稱組成，就是《××××會議記錄》。如果使用的是專用的會議記錄本，連“記錄”二字也可省略掉，只寫上會議名稱即可。

（二）會議組織概況

1.會議時間。要寫明年、月、日，上午、下午或晚上，×時×分至×時×分。

2.開會地點。這部分內容要寫得具體，如：“市政府××會議室”、“市委××禮堂”、“本市×××區×××路××現場”等。

3.主持人。會議主持人的職務，姓名要寫全稱，如：“市長×××”、“校黨委書記×××”、“局長×××”、“公司總經理×××”。

4.出席人。根據會議的性質、規模和重要程度的不同，出席人一項的詳略也會有所不同。有時可以只顯示身份和人數，如“本局各處室負責同志21人”、“本校各教研部門負責人”、“全體與會代表”等。如果出席人身份復雜，如既有上級領導，又有本單位各部門的主要領導，還有各種有關人員，最好將主要人員的職務、姓名一一列出，其他有關人員則分類列出。

5.列席人。包括列席人的身份、姓名，可參照出席人的記錄方法。

6.旁聽人。旁聽人可以起到見證作用。所以，對此應作出記錄。

7.缺席人。如有重要人物缺席，應作出記錄。

8.記錄人。包括記錄人的姓名和部門，如：××（××辦公室秘書）。

（三）會議內容

這部分內容隨著會議的進展一步步完成，沒有具體的固定模式。一般包含有以下方面：

1.會議的宗旨、目的、議題。要求完整地記錄會議議題的名稱。

2.會議議程。會議記錄要清楚地反映出會議議程的真實順序。

3.會議報告和講話。對會議報告人或講話人的職務、姓名與內容應作出清楚的記錄。

4.會議討論和發言。討論或審議文件，應寫明文件的完整標題。發言人的姓名要求寫全名，不可寫錯字。否則，會增加日后查考的難度。

5.會議的表決情況。包括表決事項的名稱、表決的方式（如口頭表決、舉手表決、無記名書面表決等）、表決的結果（同意、反對、棄權票數等）。如有多輪投票，都要記錄在案。

6.會議決定和決議。包括對議題的通過、緩議、撤銷、否決。如果是通過或否決某個文件，要寫明該文件的標題；如決定、決議事先已經有了草案，應記錄該草案的標題。

7.會議的遺留問題。

（四）結尾

可將會議主持人宣布的散會一項記入，也可以將散會一項略去不記。最后，由會議主持人和記錄人對會議記錄進行認真校核后，分別簽上姓名，以示對此負責。

三、常見會議記錄的寫法

（一）財務會議記錄

交通財務工作會議記錄

時間：20****年××月××日下午

地點：交通局×××會議室

參加人員：交通局財務處全體人員及局屬事業單位財務負責人（×××外出考察，×××代參加了會議）

會議主持：局財務處×××處長

會議記錄人：×××

會議主要內容：

1.傳達、布置了市財政局、物價局×財綜[20****]190號文件《關于開展市級政府非稅收入項目清理申報工作的通知》的內容。于4月26日前上報市局財務處。（局財務處負責人：×××）

注：此表嚴格按各單位收費許可證的內容填報。

2.布置了省交通廳×交財[20****]17號文件《關于填報20****年度交通建設債務調查表和規費收入及支出、人員情況表的通知》的內容。要求各單位于4月28日前上報市交通局財務處。（局財務處負責人：×××）

3.傳達了交通部交財發[20****]114號文件《關于印發交通財務“十一五”重點工作規劃綱要的通知》和省交通廳×交財[20****]12號文件《關于印發20****年交通財務審計工作要點的通知》的內容。要求各單位認真學習相關文件內容，做到了解、掌握相關財務宏觀方面的知識。

4.特別強調了市交通局×交字[20****]11號文件《關于推進××交通形象標準化建設工作要求的通知》的內容。要求各單位嚴格按×交財[20****]37號、×交字[20****]1號文件和今年初召開的財務稅費征收工作會議中布置的要求進行各單位的標準化建設工作。強調各單位必須財務負責人為此工作的項目牽頭人，于4月30日前上報切實可行的標準化建設計劃，以后局財務處的標準化建設工作直接對口與各單位的財務負責人聯系。（局財務處負責人：×××）

5.要求各單位于4月30日前上報所有的財務、會計、審計、經濟管理專業全日制本科及以上學歷的人員名單及相關證書復印件，以備更好地完成交通財務人才庫。（局財務處負責人：×××）

6.通報了市交通局“罰繳”分離工作的進展及下一步的工作情況。要求各單位于4月30日前上報常見違法處罰額度明細表。

上述上報材料均要求一式兩份。

另外，會議還通報了市政府相關收支分類改革、費稅制度改革和新的會計制度方面的信息，要求各相關人員認真自行學習。

（二）共青團基層組織建設會議記錄

20****年××大學共青團基層組織建設會議記錄

會議時間：20****年××月××日16時至18時

會議參加人員：×××書記，×××書記，×××書記，各院輔導員，學生會、學生科協、社聯代表，各專業年級長

會議地點：×××會議室

會議主持人：×××

會議記錄人：×××

會議主要內容：

一、×××書記主要針對基層組織的活動開展以及考核標準發表講話，其中包括各基層組織要積極參加活動和會議，要堅持執行章程，各組織間要做到通力合作。同時，要組織各種校園文化活動，活動要豐富多彩，還要形成一定的品牌活動，活動前期要做好充分的準備，結束后要做好完整的匯報。

二、×××書記就團支部與分團委的驗收工作做了指示，包括團支書達標驗收工作，分團委的工作總結以及評選優秀分團委、優秀團支部、優秀青年團干部、優秀共青團員的工作。

三、×××書記則主要針對共青團基層組織的工作理念、指導思想以及工作性質做了講話。他要求把共青團基層組織定位為青年人才的訓練營，提出了“熱心奉獻、熱情做事、熱衷學習、熱愛交友”的口號，指出基層組織的工作宗旨是“尊重源于服務”，要求對其考核應遵循“積極的態度、迅捷的行動、滿意的結果”的標準。他還指出，共青團基層組織的工作性質是青年人才的管理與服務組織，要為青年人才搖旗吶喊、沖鋒陷陣。最后，×××書記還就大學生培養計劃作出指示，具體對課外科技創新創業工作的開展作了要求。

（三）班主任工作會議記錄

理學院班主任工作會議記錄

會議名稱：黨委副書記×××聽取****級班主任工作匯報記錄

時間：20****年××月××日15：30-17：30

地點：理學院資料室

主持人：×××副書記

議題：****級學風與管理建設匯報

參加人：****級全體班主任

會議記錄的格式范文4

關鍵詞：商務溝通和談判;商務英語教學;案例教學法;能力培養

商務溝通和談判課程是一門實踐性很強的課程，其教學目的除了培養學生在具體商務環境場景中用英語進行有效商務溝通的能力外，還需要使學生在理論學習的基礎上，綜合能力通過實踐得到有效的提高。

一、商務溝通與談判課程中能力培養要求

綜合能力培養是商務溝通和談判課程中重要的教學目標之一。這里的綜合能力主要指學生的社會能力、方法能力和個性能力等關鍵能力。商務溝通與談判課程是一門實操性較強的課程，教學活動以小組合作形式展開，商務寫作和演講、電話營銷培養的是學生表達能力與個性能力，而商務談判和產品推銷和展銷會則主要通過模擬任務操練鍛煉學生社會能力和方法能力。

從上述能力培養要求可以看出，商務溝通和談判課程的教學不但要求學生具有靈活應用語言的能力，更要求學生有較強的團隊合作能力、交際能力和綜合素質能力。因此，商務溝通與談判教學應該使用特有的教學方法，將培養學生的綜合能力貫穿于整個教學中。

二、案例教學法在商務溝通和談判課程中的運用

1.案例教學法的教學特征介紹

案例教學法結合教學主題，通過師生互動的教學環節，讓學生了解與教學相關的概念和理論，培養學生的高層次能力。由于案例教學法是基于有效的師生合作，以學生為中心，充分發揮學生主觀能動性的一種高效教學方法，故其常常運用在實踐性和應用性較強的專業領域中。

2.案例教學在商務溝通和談判課程中的具體實施

案例教學法根據其特點，實踐操作性比較強。由于其重視任務從提出到完成的過程，因此總體實施步驟比較好把握，現就以商務談判為具體示范，通過案例教學法的實施看如何提高學生的實際談判能力。

案例主題：教學案例之“商務談判會議記錄”

教學任務：商務談判的會議記錄模式和現場模擬

教學目標：掌握商務談判會議記錄格式、文體特征和相關語言詞匯學習

任務活動：小組討論、口頭報告、會議記錄撰寫和現場模擬

案例教學法具體實施步驟：

步驟一，導入。教師把學生分成2～3人一小組，并提供一段商務談判視頻（案例），讓學生在5分鐘內對談判內容做會議記錄，此項任務完成后讓小組成員相互交流記錄信息，并初步討論談判中會議記錄的要點和特征。

步驟二，商務談判會議記錄文體學習。教師在完成上述導入步驟后，給學生提供真實的商務談判英文文本資料（案例），讓學生以小組為單位，分析總結該文本資料中的文體特征，并且找出文中文體使用表達不符合英語語言，使用不得體和不規范的地方，最后以小組為單位用英討論總結報告。

步驟三，商務談判會議記錄語言詞匯學習。教師應根據商務英語文體特征，對商務談判文本資料中的相關商務詞匯和句型通過對比的方式讓學生進行相關性練習，從而鞏固和強化學生的語言技能學習。

步驟四，小組模擬展示。各小組針對上述的案例，通過角色扮演還原商務談判場景，并進行談判會議記錄撰寫。

步驟五，任務完成性評價和反饋。教師根據各小組的完成情況對其組員的社會能力、學習能力和個性能力進行評價和反饋，內容可包括學生的語言使用情況、小組合作精神、分析和解決問題能力、邏輯思維能力和自主學習能力等。

3.案例教學法的實施內部和外部環境

要合理高效使用案例教學法，要考慮到學生作為學習主體這一因素。教師在課堂中實施案例教學法時需要考慮案例材料的真實性、時效性和趣味性，以便能充分發揮學生的積極性對案例進行自主學習。

三、結語

案例教學法是一種使學生的綜合能力得到有效訓練的一種教學方法，有較強的操作性和實用性，在類似商務溝通和談判實操性強的課程中對學生能力培養的教學效果尤為明顯。但在具體實施案例教學法的過程中，學校也需要考慮其實施的內部和外部環境，以便使案例教學法的實施能更加高效。

參考文獻：

[1]苗譯丹.商務溝通與談判雙語課程教學方法探討[J].學園，2013（21）.

會議記錄的格式范文5

（一）含義。

會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項使用的一種行政公文。會議議定事項是本單位、本地區、本系統開展工作的依據。有的會議紀要的精神也可供別的單位、別的系統參考。

（二）特點。

1．內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。

2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

3．稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。

會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

二、寫法

會議紀要的寫法因會議內容與類型不同而有所不同。就總體而言，一般由標題、正文、落款、日期構成。下面主要講講標題和正文的寫法。

（一）標題。會議紀要的標題有單標題和雙標題兩種形式。

1．單標題：由“會議名稱＋文種”構成。

2．雙標題：由“正標題＋副標題”構成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。

（二）正文。會議紀要的正文大多由導言和主體構成。具體寫法依會議內容和類型而定。

1．導言。主要用于概述會議基本情況。其內容一般包括會議名稱、會期會址、參加人員、主持人和會議議程等。具體寫法常見的有兩種：

第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀要。

第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對會議有個輪廓了解。

2．主體。這是會議紀要的核心部分。主要介紹會議議定事項。常見的寫法有三種：

（1）條文式寫法。就是把會議議定的事項分點寫出來。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。

（2）綜述式寫法。就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內容。較復雜的工作會議或經驗交流會議紀要多用這種寫法。

（3）摘記式寫法。就是把與會人員的發言要點記錄下來。一般在記錄發言人首次發言時，在其姓名后用括號注明發言人所在單位和職務。為了便于把握發言內容，有時根據會議議題，在發言人前面冠以小標題，在小標題下寫發言人的名字。一些重要的座談會紀要，常用這種寫法。

一、會議紀要格式

會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。

標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要，如《省經貿委關于企業扭虧會議紀要》。

會議紀要正文一般由兩部分組成。

（一）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。

（二）會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。

二、會議紀要的三種寫法

根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。:

（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

三、會議紀要的特點

1．內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。

2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

3．稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。

會議記錄的格式范文6

“好經驗要大家分享！”在大家的強烈要求下，曉荷將工作心得和盤托出：“通知會議并不是一項輕松的工作，要河里洗鐵盒―面面俱到。除了會議召開時間、地點以外，還要分配與會人員的角色（召集人、參與者），之后還要了解哪些人能夠到會，為安排會議發言順序等做準備，就說說4月底召開的總經理辦公會議吧……”

1．會議通知 考慮周到

撰寫和發送通知是會議組織的第一步。如果電話通知或逐個發郵件，效率太低，我要讓聰明的Outlook來做這項工作。

打開Outlook 2003，單擊左側“導航窗格”內的“日歷”按鈕，使其上方顯示2006年3月和2006年4月的日歷（單擊“導航窗格”左上和右上角的按鈕可以查看其他月份的日歷），接著單擊日歷中的“2006年4月21日”，使“4月21日星期五”的日歷顯示在窗口中間。假如會議安排在當天上午10：00至12：00舉行，就拖動鼠標,選中日歷中的1000至1100區域。

時間確定了之后，該通知參會者了。會議有大小，角色有輕重，選中的區域內右擊鼠標，選擇快捷菜單中的“新會議要求”（如圖1），單擊“收件人”按鈕，在如圖2所示對話框中按住Ctrl鍵選中與會者的郵件地址。必須參加會議的人員，單擊“必選”，視自身情況決定是否與會的人員就單擊“可選”，將選中的地址放入對應的框內，會議對每個人是否重要，就標明清楚了。

會議在哪兒召開呢？一定要通知清楚。在對話框的“資源”框輸入會議召開地點（例如“公司總部二樓會議室”之類），確定后回到如圖1所示窗口。接下來，在“主題”欄內輸入會議名稱，假如沒有輸入會議召開地點，可以打開“地點”下拉列表選擇以前用過的地點。最后，在窗口下方輸入出席會議需要的注意事項，比如“請攜帶分公司季度財務報表”，重要事項就不會耽誤了。

千萬別錯過了開會時間！還好Outlook 2003提供了“標簽”、“提前”和“時間顯示為”三種“提醒”方式。打開“標簽”下拉列表，可以選擇一種說明會議重要性的顏色；選中“提醒”，在“提前”下拉列表中選擇出席會議需要提前的時間，屆時Outlook 2003會彈出對話框提醒；如果需要以電腦播放音樂的方式提醒用戶，可以單擊圖1中的“小喇叭”圖標，打開對話框選擇要播放的提醒音樂文件。

好了，開始發送通知！操作上與其他郵件沒有別的區別，打開“賬戶”下拉列表選擇代表會議召集人的賬戶，單擊工具欄中的“發送”按鈕，就可以將這個會議通知發給要參會的員工了。

2．來不來告訴我

“上周三，我之前和客戶約了時間見面，后來又被通知參加季度總結會和市場部的‘頭腦風暴’，都不能缺席，真是分身無術。我們安排會議怎么避免參會者的時間撞車呢？”

曉荷笑著說：“沖突是可以避免的，Outlook 2003發送的會議通知可以讓與會者反饋信息。”

小提示

當打開如圖1所示窗口的“動作”菜單，選中“請求響應”和“允許建議新的時間”以后，接收到的郵件除了“主題”、“發件人”等信息外，日程郵件上方會有“接受”、“暫定”等按鈕（如圖3）。單擊“接受”按鈕，就意味著用戶決定參加會議，這樣不僅會在他的“日歷”中安排該會議，他還會在召集人更改會議信息后收到更新郵件。他人查看該用戶的“忙/閑”時間，則該時間默認顯示為“忙”；如果不能確定是否有時間參加會議，用戶可以單擊圖3所示郵件中的“暫定”。此后會議日程會放入該用戶的“日歷”，對應的時間對于其他人顯示為“暫定不可用”。如果確實沒有時間，這個員工會單擊“謝絕”，此時會議日程不會加入該用戶的“日歷”（該段時間空閑），但是他與會議召集人的聯系并不會中斷。一旦會議日程變更，他仍然會收到通知。只要選擇了其中一個按鈕，就會彈出如圖4所示對話框。不參加的話，給個理由先。選擇“發送前編輯響應”（如圖5），可以說明自己“暫定”或“謝絕”的原因，完成后單擊“發送”即可將結果反饋給會議召集人；選擇“現在發送響應”，可以立即把自己的決定發送給召集人；選擇“不發送響應”就關閉對話框。

3．看看誰來赴會

大家把時間都反饋過來了，我們來好好查看一下。單擊會議郵件中的“建議新時間”按鈕（如圖6），可以看到其中列出了所有與會者的姓名和郵件地址，它們的右邊就是根據上面的反饋列出的忙閑狀態。此時可以單擊“自動選取下一個”按鈕設置建議時間，也可以手工設“會議開始時間”和“會議結束時間”。完成后單擊“建議時間”按鈕，就可以將郵件發送出去。先征詢了大家的時間，撞車的情況就不會出現了！

最后具體有哪些參會者？雙擊“日歷”中的某個會議，打開如圖7所示窗口的“計劃”選項卡，就能看到被通知參加會議的所有人員列表了。鼠標指向某一時間段下面表示與會人員狀態的彩條，就可以在提示框內看到有關會議時間、地點和名稱的信息，而對應某個用戶的彩條顏色和形狀表示他能否參會（其意義顯示在選項卡左下角）。“以前一個個地人工問詢并記錄，現在變得這么自動化，確實神奇！”

4．會議日程大家看

“現在一切都提倡透明化，我近期的會議安排要是能放到一個平臺上，讓大家方便看到就好了。”

“非常簡單”，曉荷說：“收到會議郵件以后，單擊‘日歷’按鈕，就可以把會議的日程放入本地日歷，以后只要打開日歷就可以方便地查看會議日程。”

小提示

Outlook 2003提供的會議安排查看方式非常靈活。假如需要查看某一段時間內的會議或其他活動，只需要選中“日歷”導航窗格中的相應日期，對應的日歷就會顯示在窗口中間。單擊工具欄中的“每天”、“工作周”等按鈕，就可以擴大或縮小工作日程的查看范圍。

領導發話了，要需要了解會議的詳細內容。沒問題，只須選中“視圖閱讀窗格”子菜單下的“靠右”或“底端”，就可以在指定位置打開“閱讀窗格”，更詳細地了解其內容。如果需要改變“閱讀窗格”的大小，只要把光標放到“閱讀窗格”的左側（“靠右”放置時）或上邊（“底端”放置時），就可以按照光標的指示改變其大小了。單擊“視圖閱讀窗格”子菜單下的“關閉”，便可關閉。

5．有會提醒我

每天早上，準時的鬧鐘讓我們別遲到，而在電腦上，我們也需要一個工具來提醒自己別忘了會議。只要Outlook 2003處于運行狀態，就可以根據設置進行會議提醒（如圖8）。單擊對話框中的“打開項目”按鈕，會彈出類似圖1所示的窗口，有關會議安排的更多信息就盡在眼前了。

小提示

一遍不夠？再來一遍，就像一些人早上需要兩個鬧鐘一樣。單擊圖8所示對話框“暫停”右側的下拉按鈕，可以從中選擇再次提醒的時間間隔，單擊“暫停”按鈕可將對話框關閉。如果這個提醒不再需要查看，單擊其中的“消除”按鈕可以將其去掉（它在日歷中的標簽仍保留）。

6．會議記錄就地取材

“會議記錄是非常重要的，除了錄音、錄像以及紙張記錄，我們還有什么好方法把會議的中心方便記下嗎？”

“Outlook里的‘日記本’就不錯。”單擊“文件新建日記條目”，打開新的日記條目編輯窗口，輸入主題，選擇“條目類型”為“會議”，“單位”里輸入主辦單位，“開始時間”已自動填好，單擊“起動計時器”按鈕，在多行文本框中輸入會議討論的主要內容，完成后單擊“暫停計時器”按鈕，“持續時間”就是會議所持續的時間。

我們還可以在“聯系人”選擇這次會議的參與者，再點擊“類別”按鈕，選擇“會議記錄”。最后，點“保存并關閉”按鈕，一個會議記錄就編輯好了，非常實用（見圖10）。

“我這里介紹的只是Outlook 2003的一部分應用，如果公司局域網用上了Windows SharePoint Services和Exchange Server 2003，會議等工作日程也上了網，Office將有更充分施展才能的空間，發揮更大作用（見圖11）。”

“幾乎全都自動化了，非常實用！五一放假回來我要一試身手！”

小提示

實用會議模板

大力發揚“拿來主義”精神，借助標準化模板，會議組織將更順利（見圖9）！

會議申請：/zh-cn/templates/TC100947102052.aspx

會議室使用預約表：/zh-cn/templates/TC100622522052.aspx如果不借助Outlook，簡單的表格，有時候作用也不小。

會議議程：/zh-cn/templates/TC010785062052.aspx凡事提前安排，順序清晰，提前讓參會者心中有數。

會議邀請函：/zh-cn/templates/TC011344892052.aspx邀請貴賓，格式要千萬注意，這是關系到企業形象的問題。

會議桌牌：/zh-cn/templates/TC060860112052.aspx桌面上的姓名標注，三折就能成為立體標牌。

會議簽到表：/zh-cn/templates/TC010175912052.aspx遲到者是否請到遲到席，就由制度而定了。

會議紀要：/zh-cn/templates/TC010184112052.aspx會議記錄格式的優秀范本，要點清晰、布局合理，電子記錄或手工記錄都非常實用。

會議費支出報銷單：/zh-cn/templates/TC100948532052.aspx會議報銷專用，為一堆發票找到合適的落腳點。

小提示

在工作中要善于運用各種武器，聯合作戰。

用Excel建立聯系人和日程簡表，用顏色直觀地輔助時間管理；用Office 2003群發短信通知重要人員到會，兩重保險；邀請函可以到網上下載包括Word、PPT、Publisher等在內的各種美觀模板；在文件批量打印之前，注意用Word自帶的校對功能查看波浪線上面的錯字；對外會議，可以用Visio進行會場設計；別忘了制作一批公司標志，貼于純凈水瓶、筆記本電腦、會議禮品等處，于細微處體現公司的良好形象；用Tablet PC和One Note結合進行電子簽到，還可以在入口處拍照最后用照片進行現場抽獎；會上準備一個攝像機通過Windows媒體服務器實時轉播，防止后排與會者看不清主席臺；最后視情況把會議光盤進行刻錄，發給員工或送給尊貴的嘉賓，也是很有意義的事情……

“曉荷一口氣說了這么多，看來里面的學問太大了！”