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財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范范文1

一、職業(yè)技術(shù)學(xué)院加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的作用

職業(yè)院校的財(cái)務(wù)檔案管理包括了院校財(cái)務(wù)開支的全部活動(dòng)資料，是整個(gè)財(cái)務(wù)工作的具體反映和寫照。因此，高校的財(cái)務(wù)檔案保存可以作為日后研究院校財(cái)務(wù)狀況的重要憑證，對(duì)日后工作人員找尋資料也提供了方便的途徑，大大促進(jìn)了高校的經(jīng)濟(jì)管理。對(duì)于有些財(cái)務(wù)管理中的問題分析，院校財(cái)務(wù)檔案中的資料可以作為重要的參考，為事件處理提供可靠地?cái)?shù)據(jù)資料，節(jié)省工作時(shí)間，提高效率。還有一些財(cái)務(wù)分析的工作，需要使用之前的財(cái)務(wù)檔案，此時(shí)數(shù)據(jù)保存完善的檔案就會(huì)發(fā)揮重要作用。

對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)開支，難以避免會(huì)有些問題的出現(xiàn)，挪用公款、支出不合理都是很可能出現(xiàn)的，為了避免這種情況的發(fā)生，加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)管理也是一種有效的途徑。對(duì)財(cái)務(wù)開支情況進(jìn)行記錄，能有效的減少不正常財(cái)務(wù)開支情況的發(fā)生，從而加強(qiáng)職業(yè)院校的經(jīng)濟(jì)管理。

通過分析職業(yè)高校的財(cái)務(wù)檔案還可以為工作人員工作質(zhì)量的評(píng)定提供參考，在分析過程中，院校財(cái)務(wù)支出的具體情況都會(huì)體現(xiàn)出來，對(duì)于各項(xiàng)支出和領(lǐng)導(dǎo)者的決策是否合理，都能夠很明顯的體現(xiàn)出來。而且，職業(yè)技術(shù)學(xué)院通過建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理體系，對(duì)于管理過程中的不足和缺陷都能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且得到解決，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理的科學(xué)化、完善化。

在職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)過程中，一些與經(jīng)濟(jì)管理相關(guān)的專業(yè)，都需要大量的實(shí)踐和案例，與理論教學(xué)相結(jié)合，促進(jìn)教學(xué)工作的提高。而本職業(yè)院校的財(cái)務(wù)檔案剛好可以作為教學(xué)的參考和依據(jù)，將實(shí)際引用到教學(xué)過程中，既為教學(xué)提供了大量的真實(shí)案例，又促進(jìn)學(xué)生的能力提高，一舉兩得。

二、目前職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性意識(shí)不夠

通過之前簡述，可知對(duì)職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，財(cái)務(wù)檔案管理有著重要的地位和作用。但是在大多數(shù)職業(yè)院校中，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視性都不高，一般只重視財(cái)務(wù)工作的開展，對(duì)于具體的證明、數(shù)據(jù)并不重視，只要求有簡單的證明就可以了，并沒有將檔案管理工作落實(shí)到位。在之后的數(shù)據(jù)、資料整理過程中，大都只使用了財(cái)務(wù)工作中的簡單數(shù)據(jù)，并沒有將整個(gè)過程的數(shù)據(jù)收集完整，導(dǎo)致即使檔案管理工作開展落實(shí)后，整個(gè)資料檔案都并不完整，達(dá)不到預(yù)期的效果。

對(duì)檔案管理工作的重視不夠，從根本上來說，是由于領(lǐng)導(dǎo)者的重視不夠，在職業(yè)技術(shù)學(xué)院中，主要原因就是由于學(xué)校管理者對(duì)于檔案管理工作的重視不夠。由于管理者不重視該工作的開展落實(shí)，所以具體的工作人員更難以將管理工作很好的落實(shí)到位。在初期的財(cái)務(wù)開支證明時(shí)就缺乏統(tǒng)一的規(guī)范要求，在之后收集資料時(shí)，數(shù)據(jù)也就難以完善。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠規(guī)范

相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)技能是造成檔案管理工作不規(guī)范的主要原因之一。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作，沒有統(tǒng)一的要求，不同的工作人員有不同的處理方法，造成檔案管理工作的秩序混亂，影響檔案管理工作的質(zhì)量。其次，職業(yè)技術(shù)學(xué)院中沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，很少有專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員，大都是由其他職能的工作人員，更容易造成管理工作中的不完善問題。而有些職業(yè)院校中，雖然有專門的管理機(jī)構(gòu)，但是由于各部分之間的權(quán)責(zé)劃分不明確，并且缺乏專業(yè)的知識(shí)技能培訓(xùn)，難以對(duì)管理工作統(tǒng)一約束。除此之外，資源配置情況也是影響職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)管理工作的重要原因，沒有具體的檔案存放地點(diǎn)，信息數(shù)據(jù)沒有具體的收集、保存途徑，即使工作人員有較好的職業(yè)素養(yǎng)，也難以將工作規(guī)范完善。

（三）缺乏統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)

我國高校的財(cái)務(wù)管理工作發(fā)展較晚，目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，所以職業(yè)技術(shù)學(xué)院在財(cái)務(wù)檔案管理工作中更是難以達(dá)到預(yù)期要求，將財(cái)務(wù)檔案管理的有益作用完全發(fā)揮出來。有部分職業(yè)技術(shù)院校雖然對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理制定有一定的要求，但是都只在小范圍或者自己學(xué)校里實(shí)行，并沒有擴(kuò)展到整個(gè)行業(yè)，沒有形成有規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

三、規(guī)范職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理

（一）加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)

出于財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，和目前職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，要重點(diǎn)落實(shí)增強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院對(duì)此管理的意識(shí)。職業(yè)院校要在充分意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性的前提下，改變之前對(duì)財(cái)務(wù)支出證明和資料收集的不重視情況，致力于完善院校財(cái)務(wù)檔案管理體系。先從領(lǐng)導(dǎo)者抓起，引導(dǎo)院系領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)支出和日后工作的重要性，建立注重學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的帶領(lǐng)下，增強(qiáng)管理工作人員的重視，從而保證學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度提高和工作的落實(shí)，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)開支科學(xué)化，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的經(jīng)濟(jì)管理水平提高。

（二）提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

專業(yè)的管理人員不僅能提高財(cái)務(wù)檔案管理的效率，而且還能保證工作開展的有序和質(zhì)量，因此，提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院的管理人員具有重要意義。財(cái)務(wù)檔案管理不是單純的一項(xiàng)管理工作，對(duì)于工作者還有一定的專業(yè)要求，才能保證工作的高效率和高質(zhì)量。對(duì)于從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員應(yīng)定期的進(jìn)行技能培訓(xùn)，保證管理人員的專業(yè)能力，同時(shí)將要求和標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)傳授給工作人員及時(shí)落實(shí)到工作中。對(duì)于提出要求的落實(shí)情況對(duì)管理人員進(jìn)行考核，保證財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，保證財(cái)務(wù)檔案管理能隨著發(fā)展不斷進(jìn)步。

（三）健全院校檔案管理制度

每個(gè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，要設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理體系的完善。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理的支出證明，規(guī)定要有詳細(xì)的數(shù)據(jù)說明，既是為了之后檔案收集的便利，也是為了保證職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)支出合理，避免財(cái)務(wù)問題的出現(xiàn)。在之后的數(shù)據(jù)收集階段，要將各種資料收集完善，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。職業(yè)學(xué)院在建立管理機(jī)制的前提下，對(duì)于各部門的分工，也要?jiǎng)澐置鞔_，將各個(gè)階段的具體工作劃分到部門或者人員，保證每項(xiàng)工作都有專業(yè)的負(fù)責(zé)人。除此之外，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理過程中需要的資源也要配置到位，檔案存放需要的空間、信息處理需要的計(jì)算機(jī)等其他資源，都要滿足工作人員的需要。將各部分都要落實(shí)完善，保證整個(gè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理制度完善，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的正常運(yùn)行。

（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，目前我國的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)逐漸完善，人們的工作和生活都離不開網(wǎng)絡(luò)信息，對(duì)于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作，也要與時(shí)俱進(jìn)，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中來。相比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理的各種紙質(zhì)資料，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，各種財(cái)務(wù)檔案管理工作將更加簡便快捷。特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)整理保存的階段，信息化的手段將大大提高工作效率。因此，在新時(shí)期，職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化是發(fā)展的必然趨勢。

財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范范文2

企業(yè)檔案資料越來越要求記錄的標(biāo)準(zhǔn)化。所謂檔案要標(biāo)準(zhǔn)化，是指檔案所使用的名詞術(shù)語、著錄、代碼代號(hào)、標(biāo)引語言乃至于檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)化。這些標(biāo)準(zhǔn)化的要求，可以對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，有利于甄別管理檔案，也有利于檔案的長期性保存。目前，許多企業(yè)已開始朝著標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)，有的企業(yè)還為此專門組織定期的員工培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。從企業(yè)檔案管理的現(xiàn)行機(jī)制來看，大多企業(yè)已經(jīng)在努力做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，已不再受傳統(tǒng)模式的桎梏。但是，時(shí)展的腳步從未停止，相對(duì)于經(jīng)濟(jì)形式而言，檔案管理規(guī)范化的發(fā)展還是緩慢的，而且，企業(yè)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還不夠、對(duì)本企業(yè)基層的檔案缺乏管理、還缺乏具有專業(yè)知識(shí)的檔案事務(wù)人員。檔案管理規(guī)范化不僅僅需要管理設(shè)備、技術(shù)手段的規(guī)范、先進(jìn)，還需要管理者的高素質(zhì)、高認(rèn)識(shí)、高水平。時(shí)代在發(fā)展，企業(yè)在進(jìn)步，企業(yè)的工作人員也必須與時(shí)俱進(jìn)，具備適應(yīng)時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的能力水平、個(gè)人素養(yǎng)。如今，企業(yè)檔案管理的門類不再單一，甚至還越來越多，越來越復(fù)雜，加上檔案管理已經(jīng)借助于信息化手段統(tǒng)籌管理，這些都要求檔案管理者必須具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，并能熟練應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)。所以，企業(yè)要為此付出的努力還應(yīng)是持續(xù)的。不能只是走走形式，做做樣子，只有真正將行動(dòng)落到實(shí)處，才能收到真正的效益。

二、檔案管理規(guī)范化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性

1.檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)人員管理的重要性

說到檔案管理，企業(yè)的人事檔案首當(dāng)其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業(yè)人員的詳細(xì)信息，包括員工的自然情況、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、歷史背景等。企業(yè)用人必須要依據(jù)人事檔案提供的基本信息來衡量人才所適應(yīng)的工作崗位。人才是企業(yè)良性發(fā)展的基石，而檔案管理是發(fā)掘人才、開發(fā)人才的基石。沒有一套規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)將會(huì)極大的限制企業(yè)發(fā)展，降低市場競爭力，也會(huì)流失已有的人才，給企業(yè)帶來無法彌補(bǔ)的損失。千金買骨可能會(huì)引來人才但是不一定會(huì)留住人才。有著規(guī)范的、優(yōu)異的、有發(fā)展的檔案管理模式的企業(yè)才是一個(gè)有吸引力的企業(yè)。

2.檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)財(cái)政管理的重要性

規(guī)范化的檔案管理可以集中整合企業(yè)財(cái)務(wù)狀況軌跡，為企業(yè)高層管理者提供企業(yè)業(yè)務(wù)分析的依據(jù)，從而有利于科學(xué)規(guī)劃企業(yè)未來發(fā)展方向，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。另外，規(guī)范化的財(cái)政管理下，企業(yè)每一筆財(cái)務(wù)賬目都分門別類、清楚明確，可以減少財(cái)務(wù)糾紛，挺高工作效率，有利于企業(yè)的制度化管理，同時(shí)又對(duì)外樹立了企業(yè)良好的形象。

3.檔案管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要性

從企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展角度看，規(guī)范化的檔案管理有利于企業(yè)管理層更加及時(shí)、全面的掌握和分析企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況，以便抓住時(shí)機(jī)調(diào)整生產(chǎn)、經(jīng)營策略，做出科學(xué)的判斷。企業(yè)檔案雖然記錄的是企業(yè)過去的運(yùn)營資料，但卻是企業(yè)未來發(fā)展的依據(jù)。它在很大程度上決定著企業(yè)業(yè)務(wù)的拓展、對(duì)持續(xù)提高企業(yè)的管理效率具有深遠(yuǎn)影響。所以，為了企業(yè)自身的長足發(fā)展，使它在市場競爭中更加具有不敗的競爭實(shí)力，必須做好檔案的規(guī)范化管理。

三、結(jié)語

財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范范文3

電子環(huán)境下，計(jì)算機(jī)是財(cái)務(wù)檔案的重要工具，必須利用專業(yè)的軟件和系統(tǒng)來保證管理的質(zhì)量。電算化環(huán)境下財(cái)務(wù)檔案需要重視的問題，主要有以下幾個(gè)方面：

1.針對(duì)外部的管理問題。首先，在管理中因?yàn)橛?jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)提高其傳輸與操作安全性，一方面應(yīng)提高口令的安全性，不僅僅要設(shè)置開機(jī)密碼也應(yīng)對(duì)某些訪問權(quán)限進(jìn)行口令和安全密碼的設(shè)置，以保證電子財(cái)務(wù)檔案被訪問時(shí)的安全。同時(shí)應(yīng)建立多級(jí)權(quán)限制度，即在檔案讀、寫權(quán)上設(shè)置多級(jí)權(quán)限，不同的工作人員對(duì)檔案的訪問與讀寫都有其特定的權(quán)限，不能越權(quán)對(duì)檔案進(jìn)行訪問與改寫等。還應(yīng)建立電子表格對(duì)歸檔檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行系統(tǒng)化管理，方便外部對(duì)數(shù)據(jù)庫訪問并查詢相關(guān)信息。其次，對(duì)電算化系統(tǒng)的安全性進(jìn)行強(qiáng)化。網(wǎng)絡(luò)的安全是保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹匾A(chǔ)，電算化中財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，所以必須提高其數(shù)據(jù)的安全性。另外，還需借助計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻，隔離電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與外部訪問區(qū)，使電子檔案系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立。限制外部非法訪問對(duì)電子檔案的干擾。也需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或者限制訪問權(quán)限，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行強(qiáng)化，以防止意外數(shù)據(jù)故障、惡意破壞對(duì)數(shù)據(jù)的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者錯(cuò)誤。最后，是對(duì)病毒的控制措施。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中病毒是影響計(jì)算機(jī)安全的重要形式。所以在電算化環(huán)境中為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)安全必須及時(shí)對(duì)殺毒軟件病毒庫進(jìn)行升級(jí)，才能更好地進(jìn)行全面防護(hù)。

2.內(nèi)部管理的問題。第一，應(yīng)強(qiáng)化歸檔制度。管理人員應(yīng)充分地學(xué)習(xí)電算化的管理知識(shí)，使之明確管理特征。強(qiáng)化計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案的保管作用。對(duì)各種文件的歸檔應(yīng)健全制度，明確各種檔案與數(shù)據(jù)的歸檔要求，以及標(biāo)準(zhǔn)文件，讓各種數(shù)據(jù)與文件歸檔都按照規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，從而保證檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)相關(guān)部門也應(yīng)配合檔案管理的制度，設(shè)置管理規(guī)范，并嚴(yán)格對(duì)制度與規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查， 一旦出現(xiàn)問題應(yīng)進(jìn)行必要的責(zé)任追究。還要對(duì)管理規(guī)范在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，動(dòng)態(tài)化地對(duì)制度進(jìn)行調(diào)適。第二，強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)備份的管理。在電算化環(huán)境下，數(shù)據(jù)往往是實(shí)時(shí)化出現(xiàn)的并被保存的，而因?yàn)橛?jì)算機(jī)特性，如果出現(xiàn)故障則會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，所以在財(cái)務(wù)檔案管理中應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)化的備份處理，在賬務(wù)管理與報(bào)表系統(tǒng)中都應(yīng)明確實(shí)時(shí)化備份的要求，即根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不同性質(zhì)進(jìn)行備份，而整體數(shù)據(jù)的備份不應(yīng)少于每年12次。經(jīng)過備份的數(shù)據(jù)應(yīng)存放在固定的硬盤中，并進(jìn)行封存，并妥善保管，保證其不會(huì)受到外部環(huán)境的影響而出現(xiàn)物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財(cái)務(wù)電子檔案在保存中應(yīng)選擇質(zhì)量較高且穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)，因?yàn)榻橘|(zhì)的質(zhì)量會(huì)直接影響數(shù)據(jù)保存的質(zhì)量，也會(huì)影響數(shù)據(jù)的調(diào)用與再處理，所以只有質(zhì)量穩(wěn)定的介質(zhì)才能保證檔案質(zhì)量。管理人員也應(yīng)對(duì)存放時(shí)間較長的“檔案”進(jìn)行定期的維護(hù)，及定期復(fù)制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。在電算化環(huán)境下，所有的數(shù)據(jù)也是從紙質(zhì)文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現(xiàn)金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結(jié)。如果因?yàn)榇蛴』蛘邨l件限制，所形成的現(xiàn)金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊(cè)進(jìn)行保存。而對(duì)于一般的賬目應(yīng)做到清楚分類并進(jìn)行檔案化管理，并按照月、季、年進(jìn)行分類與匯總，并對(duì)其電子檔案進(jìn)行標(biāo)記。第五，應(yīng)培養(yǎng)和設(shè)置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財(cái)務(wù)知識(shí)也需要其具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，應(yīng)注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責(zé)任有，按照制度與規(guī)范向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的各個(gè)崗位人員催收相關(guān)的電子數(shù)據(jù)與報(bào)表。進(jìn)行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負(fù)責(zé)保存計(jì)算機(jī)檔案與系統(tǒng)檔案等，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，方便查詢與處理；保證財(cái)務(wù)檔案的安全性。不能擅自對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)出與寫入。系統(tǒng)管理制定明確的權(quán)限。限制管理人員的權(quán)限，保證直接管理人員對(duì)檔案的安全性負(fù)責(zé)，不會(huì)因?yàn)樽陨淼臋?quán)限而導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應(yīng)進(jìn)行備案，進(jìn)行登記與記錄，保證文件改動(dòng)是在權(quán)限范圍內(nèi)。同時(shí)，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，檔案人員要提高專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身的檔案管理水平。

（作者單位：云南省德宏州人民醫(yī)院）

財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范范文4

關(guān)鍵詞：農(nóng)村財(cái)務(wù)；規(guī)范化；思路對(duì)策

農(nóng)村財(cái)務(wù)管理不僅是一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)工作，同時(shí)也是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，是農(nóng)村基層組織、思想、政權(quán)建設(shè)的需要。因此必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真搞好村級(jí)財(cái)務(wù)管理工作。中央和省一再要求要認(rèn)真搞好村級(jí)財(cái)務(wù)的管理，并作為建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村工作的一項(xiàng)大事來抓。之所以如此重視農(nóng)村村級(jí)財(cái)務(wù)管理工作，是因?yàn)檗r(nóng)村財(cái)務(wù)管理是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作。由于目前村級(jí)財(cái)務(wù)管理中還存在著不規(guī)范的問題，影響了農(nóng)村工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使得村黨支部缺乏號(hào)召力和凝聚力，各種公益事業(yè)難以興辦，所以完善和規(guī)范農(nóng)村財(cái)務(wù)管理制度在當(dāng)前已是刻不容緩。

隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，農(nóng)村財(cái)務(wù)管理已顯得相對(duì)滯后，農(nóng)村集體財(cái)務(wù)管理混亂，迫切需要進(jìn)行規(guī)范。如何切實(shí)解決當(dāng)前農(nóng)村村級(jí)財(cái)務(wù)管理中存在的問題，筆者認(rèn)為，必須從以下幾方面入手。

一、提高農(nóng)村會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)法規(guī)制度的培訓(xùn)，為農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準(zhǔn)備

農(nóng)村財(cái)務(wù)管理既是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作。因此，穩(wěn)定財(cái)會(huì)人員隊(duì)伍，提高財(cái)會(huì)人員素質(zhì)至關(guān)重要。財(cái)會(huì)人員被確定之后，一般不要隨意變動(dòng)，以穩(wěn)定財(cái)會(huì)人員隊(duì)伍。這里關(guān)鍵是要嚴(yán)格財(cái)會(huì)人員的任免程序，必須實(shí)行持證上崗制度，并建立崗位責(zé)任制，財(cái)會(huì)人員要明確自己的權(quán)利和義務(wù)。為提高財(cái)會(huì)人員的素質(zhì)，要切實(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期或不定期地進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，穩(wěn)定隊(duì)伍，提高素質(zhì)，為農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準(zhǔn)備。

多年來財(cái)會(huì)人員隊(duì)伍不穩(wěn)定問題一直困繞著農(nóng)村財(cái)務(wù)管理工作，要改變這種現(xiàn)狀，有必要建立一支高素質(zhì)的，穩(wěn)定的會(huì)計(jì)隊(duì)伍。因此，一是應(yīng)健全財(cái)會(huì)人員任免制度。凡經(jīng)群眾推薦，村委會(huì)上報(bào)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)考核合格，應(yīng)由鄉(xiāng)鎮(zhèn)會(huì)計(jì)管理站審批并統(tǒng)一頒發(fā)聘書；二是建立財(cái)務(wù)人員人事管理制度。對(duì)村級(jí)財(cái)會(huì)人員的配備、考核、聘任以及勞動(dòng)報(bào)酬、崗位責(zé)任制等均做出明確規(guī)定，不經(jīng)鄉(xiāng)主管部門批準(zhǔn)，不得任意調(diào)換和聘任財(cái)會(huì)人員；三是對(duì)鄉(xiāng)村財(cái)會(huì)人員進(jìn)行全面清查，建立會(huì)計(jì)人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以便儲(chǔ)備和統(tǒng)一調(diào)配整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的會(huì)計(jì)人員。

財(cái)會(huì)人員是村鄉(xiāng)里的“內(nèi)當(dāng)家”，一定要有全局觀念和法制觀念，要有較高政治覺悟、專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。為此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對(duì)村級(jí)財(cái)會(huì)人員的培養(yǎng)，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，爭取盡快地把國家改革的有關(guān)政策和新的財(cái)稅制度，貫徹落實(shí)到鄉(xiāng)村一級(jí)；同時(shí)鄉(xiāng)村也要建立會(huì)計(jì)人員持證上崗制度，即要求會(huì)計(jì)人員必須按照其資格證的級(jí)次，持證應(yīng)聘相應(yīng)崗位之職，保持財(cái)會(huì)隊(duì)伍穩(wěn)定。為農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準(zhǔn)備。

二、加強(qiáng)農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化必須要堅(jiān)持“五個(gè)統(tǒng)一”，有效化解農(nóng)村財(cái)務(wù)管理的矛盾

加強(qiáng)財(cái)務(wù)規(guī)范化管理，必須要堅(jiān)持“五個(gè)統(tǒng)一”即：統(tǒng)一思想，規(guī)范監(jiān)督程序；統(tǒng)一帳、表、冊(cè)、據(jù)，規(guī)范會(huì)計(jì)操作程序；統(tǒng)一審批手續(xù)，規(guī)范支出管理；統(tǒng)一業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范交接手續(xù)；統(tǒng)一檔案專柜，規(guī)范財(cái)務(wù)資料。只有這樣才有利于農(nóng)村的財(cái)務(wù)行為進(jìn)一步規(guī)范，從而可以給群眾一個(gè)明白，還干部一個(gè)清白，農(nóng)民也不必為財(cái)務(wù)問題而上訪，干部也不必因財(cái)務(wù)管理而費(fèi)心，干群關(guān)系將更加密切，為農(nóng)村和諧社會(huì)的建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。為此，各級(jí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)都必須提高對(duì)村級(jí)財(cái)務(wù)重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、強(qiáng)化管理，使之逐步納入規(guī)范化，法制化的軌道。農(nóng)村財(cái)務(wù)規(guī)范化就是要求村級(jí)的各項(xiàng)收入、財(cái)政對(duì)農(nóng)村的轉(zhuǎn)移支付和部門對(duì)農(nóng)村撥付的資金，都要規(guī)范繳付手續(xù)，統(tǒng)一管理，有效監(jiān)督。這樣可使村級(jí)收入管理得到加強(qiáng)，有效遏制亂收費(fèi)、亂攤派行為，進(jìn)一步減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)。村級(jí)各項(xiàng)支出均在村財(cái)鄉(xiāng)管部門的全程監(jiān)督下使用，資金使用進(jìn)一步規(guī)范和透明，不僅避免了資金使用的盲目性，還可有效地杜絕擠占、挪用等違紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。

三、健全農(nóng)村財(cái)務(wù)管理化的各項(xiàng)管理制度，做好農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化的制度保證

建立健全規(guī)章制度，使村級(jí)財(cái)務(wù)管理有章可循，是搞好財(cái)務(wù)管理規(guī)范化的重要保證。為使農(nóng)村村級(jí)財(cái)務(wù)管理有章可循，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家農(nóng)業(yè)部、財(cái)政部新頒布的《村合作經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)制度》和《村合作經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)制度》這兩個(gè)新制度。新《制度》針對(duì)目前村級(jí)財(cái)務(wù)混亂的種種現(xiàn)狀，對(duì)現(xiàn)金管理、固定資產(chǎn)管理、費(fèi)用開支管理、票據(jù)管理、農(nóng)民負(fù)擔(dān)款項(xiàng)和共同生產(chǎn)費(fèi)管理、義務(wù)工和積累工管理、財(cái)會(huì)人員及財(cái)會(huì)賬目管理、財(cái)務(wù)審計(jì)與民主理財(cái)?shù)确矫娑甲髁司唧w規(guī)定。對(duì)完善村集體經(jīng)濟(jì)組織財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作，推進(jìn)村級(jí)財(cái)務(wù)管理經(jīng)常化、規(guī)范化、制度化將起到十分重要的作用。

財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范范文5

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 高校 財(cái)務(wù)檔案 信息化 建設(shè)

高等院校的財(cái)務(wù)檔案信息化是通過先進(jìn)的技術(shù)，對(duì)本校的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行搜尋，回檔，共享，分遞和保存。上述步驟構(gòu)成了高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)程序。和九十年代相比，我國高校的財(cái)務(wù)檔案在信息化建設(shè)取得了明顯的進(jìn)步，但還是有一些影響其信息化進(jìn)程的因素存在。要想令高校財(cái)務(wù)檔案信息化取得長足發(fā)展，就要解決在實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題。

一、當(dāng)前我國高等院校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有將該項(xiàng)工作加以充分的重視

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，我國多數(shù)高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有將本校財(cái)務(wù)檔案信息化的相關(guān)建設(shè)工作進(jìn)行必要的重視。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)直接影響了高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。領(lǐng)導(dǎo)們忽略了該項(xiàng)工作的重要性， 對(duì)高校自身的財(cái)務(wù)資金，人才管理，設(shè)備管理都有非常大的影響。從另一個(gè)角度來講，正是由于上述原因，對(duì)該項(xiàng)工作相關(guān)發(fā)展的造成了非常大的影響。

（二）我國高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)亟待完善

雖說高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)提議在早年就被提出，一些主管部門也為該項(xiàng)工作制定了一些相關(guān)的制度規(guī)范。但對(duì)于我國來講，財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)全新的管理工作，加上受傳統(tǒng)觀念的束縛，從實(shí)際情況來看，我國高等院校的信息化建設(shè)并沒有在真正意義上做到理論與實(shí)際相結(jié)合。雖說我國部分高校想將本校的財(cái)務(wù)檔案信息化工作進(jìn)行開展，但由于缺少相關(guān)理論與標(biāo)準(zhǔn)的支持，很多高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作的開展表示出了“無從做起”的態(tài)度[2]。也是由于這樣的原因，高校中的財(cái)務(wù)人員對(duì)檔案的信息化建設(shè)產(chǎn)生了畏難情緒。這在很大程度上阻礙了我國高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)進(jìn)程。

（三）相關(guān)管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)

自改革開放以來，我國高校財(cái)務(wù)人員無論是從業(yè)務(wù)素質(zhì)和精神風(fēng)貌上來講，都有了明顯的進(jìn)步，在高校中從事財(cái)務(wù)工作的人員在學(xué)歷上，職稱上和計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代相比提高了好幾個(gè)檔次。但受傳統(tǒng)觀念的束縛，我國高等院校中從事財(cái)務(wù)工作的人員，將自己的工作重點(diǎn)放在了高校財(cái)務(wù)理論與研究上，而對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息化管理的相關(guān)知識(shí)知之甚少。沒有將高校財(cái)務(wù)檔案信息化的重要性認(rèn)識(shí)上去，進(jìn)而在高校中出現(xiàn)了，相關(guān)財(cái)務(wù)人員處理財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作簡單，隨意。除此之外，在高校從事財(cái)務(wù)管理部門還存在著職責(zé)不清的狀況。學(xué)校對(duì)財(cái)務(wù)人員也沒有定期的組織培訓(xùn)教育工作。由于缺乏相關(guān)理論的支持，使得我國高校財(cái)務(wù)檔案信息化和發(fā)達(dá)國家相比有著明顯的差距。由于受客觀條件的限制，高校中能真正勝任財(cái)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)人員少之又少。

（四）高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)缺少相關(guān)目標(biāo)

有些高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)非常簡單的工作，覺得所謂財(cái)務(wù)檔案管理就是將本校的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行統(tǒng)籌。在我國大部分高校中，財(cái)務(wù)檔案信息管理缺少黨政的統(tǒng)一性，學(xué)校內(nèi)黨政部門沒有盡到自己的義務(wù)，不能配合財(cái)務(wù)部門開展相關(guān)建設(shè)工作，對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息管理的內(nèi)涵也不甚了解，更不要說相關(guān)信息化建設(shè)目標(biāo)了。

二、高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)相關(guān)構(gòu)建措施

（一）完善原有財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)管理規(guī)范

學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)要想在真正意義上將本校的財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作做好，就要站在科學(xué)發(fā)展觀的角度來看待問題，將原有財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的管理規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)性的完善。相關(guān)制度的完善，需要本校財(cái)務(wù)部門和行政部門共同努力來完成。在建設(shè)過程中要不畏艱難，用于探索，在真正意義上將；理論研究成果投入到實(shí)踐工作中去，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定出一套行之有效的管理規(guī)范。例如，對(duì)本校原有的財(cái)務(wù)信息庫進(jìn)行系統(tǒng)性的建設(shè)，對(duì)重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效備份等。參照國家檔案局來制定相關(guān)管理規(guī)范。

（二）加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)

基礎(chǔ)建設(shè)對(duì)于高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)來講有著非常重要的決定性作用。高校財(cái)務(wù)檔案信息化的基礎(chǔ)性建設(shè)主要包括：計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)，無線路由器，服務(wù)器等。基礎(chǔ)建設(shè)有著硬件建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)之分，在基礎(chǔ)建設(shè)中，起決定性作用的是軟件建設(shè)。用于檔案管理的應(yīng)用型然間本身具有強(qiáng)大的邏輯性，管理者使用管理軟件對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息化進(jìn)行全面建設(shè)。應(yīng)用軟件本身包括了很多智能程序，比如實(shí)時(shí)監(jiān)控，語言翻譯等等。應(yīng)用軟件的種類包括：信息檔案管理軟件，系統(tǒng)文件管理軟件等等。值得注意的是，在信息化基礎(chǔ)建設(shè)中，硬件軟件的相關(guān)建設(shè)應(yīng)該是一種平衡的關(guān)系。對(duì)于應(yīng)用軟件的開發(fā)更應(yīng)該做到精益求精，只有這樣才能在真正意義上推動(dòng)我國高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理進(jìn)程。

（三）高校要做好關(guān)于信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的相關(guān)工作

高校要想做好財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)工作，建設(shè)起相關(guān)管理網(wǎng)絡(luò)是重點(diǎn)。值得注意的是，相關(guān)技術(shù)人員在建立起高校財(cái)務(wù)信息檔案網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，也要將網(wǎng)站的專業(yè)職能進(jìn)行全面突出。

突出網(wǎng)站的服務(wù)功能。相關(guān)技術(shù)人員在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)該設(shè)立有個(gè)查詢模塊，供信息使用者能夠快捷方便的找到自己需要的信息，并設(shè)立下載模塊，方便使用者下載。

將網(wǎng)站的宣傳功能加以突出。該網(wǎng)站要將本校財(cái)務(wù)管理的情況進(jìn)行有效披露，除了這點(diǎn)，還要將檔案相關(guān)工作對(duì)大眾進(jìn)行有效宣傳，從根本上增加大眾對(duì)高校財(cái)務(wù)信息檔案相關(guān)工作進(jìn)行有效了解，促進(jìn)該項(xiàng)工作的發(fā)展。

網(wǎng)站應(yīng)該強(qiáng)化原有交流協(xié)作相關(guān)功能。相關(guān)技術(shù)人員在進(jìn)行網(wǎng)站設(shè)計(jì)的時(shí)候，應(yīng)該為用戶建立起一個(gè)用戶體驗(yàn)?zāi)K，針對(duì)用戶的真實(shí)需要，將自己的管理方式進(jìn)行必要的調(diào)整。

（四）強(qiáng)化高校財(cái)務(wù)檔案信息化的輔助決策系統(tǒng)

高校建設(shè)財(cái)務(wù)檔案信息管理的根本目的在于幫助財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用者順利找到自己想要的數(shù)據(jù)。由于現(xiàn)如今高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)日趨復(fù)雜化，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案信息化管理模式已經(jīng)不能滿足如此困難的要求，因此必須在高校內(nèi)建立起一套行之有效的信息化輔助決策系統(tǒng)。這種輔決策系統(tǒng)是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及管理技術(shù)為基礎(chǔ)的。該決策系統(tǒng)能夠?qū)⒃跈n案管理中出現(xiàn)的實(shí)際問題進(jìn)行有效解決。相關(guān)軟件還能為工作人員提供系統(tǒng)性的分析數(shù)據(jù)。價(jià)格定性與定量分析進(jìn)行有效結(jié)合，從根本上將高校財(cái)務(wù)檔案信息化工作質(zhì)量進(jìn)行提高。

三、結(jié)束語

綜上所述，對(duì)高等院校中的財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，對(duì)于高等院校本身來講，是一件非常重要的工作。通過高校師生的共同努力，高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理邁入了一個(gè)嶄新的階梯，財(cái)務(wù)檔案信息化管理在最大程度上發(fā)揮了自身效用，相信在不久的將來，我國高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)一定會(huì)發(fā)展的更加輝煌。

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財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范范文6

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目科研檔案檔案管理

在科研活動(dòng)日益社會(huì)化、信息化的背景下，科研項(xiàng)目（課題）呈現(xiàn)出跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項(xiàng)目相比，“三跨”項(xiàng)目往往集合了各機(jī)構(gòu)相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時(shí)“三跨”科研項(xiàng)目研究周期較長，具有跨機(jī)構(gòu)、跨學(xué)科、跨地域、跨平臺(tái)等諸多新特點(diǎn)，依靠傳統(tǒng)的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統(tǒng)地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)分析

（一）歸檔主體的多口性

“三跨”科研項(xiàng)目范圍大、成員多，往往需要多學(xué)科交叉、多部門協(xié)調(diào)、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機(jī)構(gòu)包括主管單位、依托單位（負(fù)責(zé)單位）、參加單位，涉及的人員包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目（課題）參加人、業(yè)務(wù)管理人員、綜合管理人員（包括財(cái)務(wù)人員、設(shè)備采購人員、人事管理人員等），并且根據(jù)項(xiàng)目開展需要聘請(qǐng)?jiān)和馍踔潦菄庵麑＜一驅(qū)＜覉F(tuán)隊(duì)。這些機(jī)構(gòu)或個(gè)人會(huì)形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產(chǎn)生于同一科研活動(dòng)中的資源，共同構(gòu)成了一個(gè)“三跨”科研項(xiàng)目的全部檔案。

（二）歸檔內(nèi)容的電子化

一方面，“三跨”科研項(xiàng)目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項(xiàng)目會(huì)應(yīng)用更先進(jìn)的信息技術(shù)和電子化設(shè)備，科研人員習(xí)慣于在自己的工作現(xiàn)場和研究過程中電子化地進(jìn)行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實(shí)驗(yàn)性數(shù)據(jù)和各種結(jié)果性數(shù)據(jù)。另一方面，這些電子檔案具有異構(gòu)性的特征。由于“三跨”科研項(xiàng)目需要國內(nèi)國際不同領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)和人員協(xié)同工作，會(huì)涉及多個(gè)單位多種應(yīng)用平臺(tái)多個(gè)數(shù)據(jù)庫資源，不同的科研人員又會(huì)在自己的電子設(shè)備中保存不同的數(shù)據(jù)內(nèi)容，從而不可避免的產(chǎn)生多種結(jié)構(gòu)、多種載體的電子檔案。

（三）檔案收集過程的復(fù)雜性

“三跨”科研項(xiàng)目研究周期長，一般為3至5年，從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收每個(gè)環(huán)節(jié)都需經(jīng)過反復(fù)研究和試驗(yàn)，取得最終成果往往要耗費(fèi)很長時(shí)間，這就使得檔案資料的收集整理時(shí)間跨度大、周期長。在項(xiàng)目進(jìn)行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對(duì)執(zhí)行情況（包括階段科技目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、階段性成果的形成、創(chuàng)新隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)費(fèi)使用情況等）進(jìn)行綜合考核評(píng)估；同時(shí)每個(gè)項(xiàng)目會(huì)分不同課題，每個(gè)課題也會(huì)根據(jù)需要進(jìn)行階段性檢查。在項(xiàng)目整體推進(jìn)過程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)成員離職、調(diào)職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時(shí)跟進(jìn)，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。

（四）檔案資源的共享性

“三跨”科研項(xiàng)目的立項(xiàng)會(huì)經(jīng)過嚴(yán)格的論證和審批程序，每個(gè)課題的設(shè)置也必須緊密圍繞總體目標(biāo)，相互有機(jī)聯(lián)系，能針對(duì)關(guān)鍵性科學(xué)技術(shù)問題組織多學(xué)科、多方位的交叉研究和協(xié)同攻關(guān)，在項(xiàng)目進(jìn)展過程中，同步進(jìn)行的類似課題的進(jìn)展會(huì)直接影響到相關(guān)課題的時(shí)效性和完成程度。這種狀況下，項(xiàng)目要盡量實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識(shí)資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯(lián)互通的檔案資源共享環(huán)境，根據(jù)項(xiàng)目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時(shí)的科研檔案信息內(nèi)容。

“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的這些特點(diǎn)決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。

二、“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)規(guī)范

首先，從國家層面看，已有相關(guān)的科研項(xiàng)目和檔案管理規(guī)范，但缺乏直接針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目和檔案管理的專項(xiàng)規(guī)范，缺少針對(duì)科研信息化發(fā)展的內(nèi)容。

我國對(duì)科研項(xiàng)目和其檔案的管理規(guī)范可分為兩類，第一類是通用的科研項(xiàng)目與檔案管理法規(guī)和規(guī)范，如《國家科技計(jì)劃管理暫行規(guī)定》等項(xiàng)目管理規(guī)定和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等通用科研檔案管理規(guī)定。這些規(guī)定基本為科技項(xiàng)目和檔案管理的一般性規(guī)范，沒有針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目或其他重大科技項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定[1]。同時(shí)這些管理規(guī)范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對(duì)新信息環(huán)境下科研項(xiàng)目和檔案工作的思考。

第二類是專用科研項(xiàng)目與檔案管理的規(guī)章和規(guī)范，如《國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）管理辦法》、《國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對(duì)863項(xiàng)目的管理規(guī)范在一定程度上與“三跨”科研項(xiàng)目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細(xì)則性的規(guī)定，很多工作還要參照老標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行[2]。

其次，從地方層面看，很多省市機(jī)關(guān)、高校等項(xiàng)目主管部門制定了項(xiàng)目與檔案管理規(guī)范，如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理辦法》等，這些規(guī)范相比國家規(guī)范進(jìn)一步細(xì)化，更具有執(zhí)行性，如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》進(jìn)一步明確了各相關(guān)方的職責(zé)[3]、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理辦法》則提出要加強(qiáng)科研項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理和過程管理。但另一方面仍缺少對(duì)專項(xiàng)科研項(xiàng)目和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，無法直接指導(dǎo)“三跨”科研項(xiàng)目的檔案管理工作。

（二）缺少針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作自上而下的管理體系

由于管理規(guī)范或制度中對(duì)檔案工作內(nèi)容的缺失，造成項(xiàng)目各主體對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的偏頗，沒有建立起針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作的管理體系。

首先，從下達(dá)“三跨”科研項(xiàng)目的主管機(jī)構(gòu)看，沒有定制項(xiàng)目的檔案管理指導(dǎo)規(guī)范，缺少對(duì)檔案工作的總體把控與協(xié)調(diào)，檔案工作無法納入立項(xiàng)、階段檢查、總驗(yàn)收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而造成檔案資源的失控與失存。

其次，從主要承擔(dān)項(xiàng)目的依托單位看，依舊無法對(duì)項(xiàng)目的整體檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。雖然項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)指派相關(guān)檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對(duì)單位內(nèi)部檔案工作進(jìn)行管理，對(duì)項(xiàng)目的二級(jí)課題承擔(dān)單位沒有進(jìn)行相關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。因依托單位并不能保存全部項(xiàng)目檔案材料，并且因?yàn)楦髡n題分頭管理導(dǎo)致復(fù)印件多、原件少，紙質(zhì)材料多、其他載體材料少等現(xiàn)象，從而影響和制約了“三跨”科研項(xiàng)目檔案的收集整理與開發(fā)利用。

最后，從項(xiàng)目的課題參加單位看，由于缺少項(xiàng)目主管單位的指導(dǎo)和管理，基本采用原有的一般性科研項(xiàng)目檔案管理模式，不能根據(jù)“三跨”科研項(xiàng)目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計(jì)劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時(shí)科研人員缺乏檔案意識(shí)，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)和科研成果的發(fā)表與獲獎(jiǎng)，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識(shí)，重視材料的收集整理、輕視資源的開發(fā)與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內(nèi)部科研檔案工作推進(jìn)的困難。

綜上，由于“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理工作仍主要依據(jù)一般性的項(xiàng)目檔案管理辦法和模式，缺乏相應(yīng)的管理制度和實(shí)施細(xì)則，對(duì)各責(zé)任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統(tǒng)一管理。

（三）缺少對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享機(jī)制與手段

對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享需求可分為三個(gè)層次，即項(xiàng)目組內(nèi)共享、單位內(nèi)共享和社會(huì)共享。

首先，項(xiàng)目的各組成部分（課題、機(jī)構(gòu)、人員）是密不可分的整體，其研究過程數(shù)據(jù)、成果信息、管理性材料是大家所關(guān)注的內(nèi)容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機(jī)構(gòu)中，而這些機(jī)構(gòu)相對(duì)獨(dú)立，項(xiàng)目檔案資源缺少共享的機(jī)制，且暫時(shí)無法提供資源共享的技術(shù)手段。

其次，“三跨”科研項(xiàng)目集中了各單位相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢力量，形成的是有顯示度的原創(chuàng)性科研成果，在項(xiàng)目完成后，除和涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)之外的已歸檔信息資源有必要在單位內(nèi)部共享。而目前的項(xiàng)目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態(tài)，無法形成網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。

最后，從全社會(huì)發(fā)展的角度看，科技部《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法》中已經(jīng)提出“各類國家科技計(jì)劃必須建立相互兼容的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)資源共享”，但目前在缺少共享機(jī)制和平臺(tái)的條件下，“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。

三、“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的策略分析

（一）加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案和檔案工作的集中統(tǒng)一管理

首先，要將檔案管理納入項(xiàng)目管理的范疇，從頂層對(duì)檔案管理做出總體設(shè)計(jì)。

在項(xiàng)目管理規(guī)范中明確檔案集中統(tǒng)一管理的原則，加入檔案管理的總體內(nèi)容和要求，保證立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)、鑒定等關(guān)鍵環(huán)節(jié)檔案工作到位。如將“三跨”科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為項(xiàng)目驗(yàn)收中的重要環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目結(jié)題、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)時(shí)提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準(zhǔn)確的證明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，明確歸檔范圍。

只有由項(xiàng)目主管機(jī)構(gòu)或由其指派相關(guān)檔案部門根據(jù)“三跨”科研項(xiàng)目的特點(diǎn)制定并頒發(fā)檔案管理規(guī)范，才能根本上保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性和完整性。第一要制定針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案內(nèi)容的歸檔范圍表，項(xiàng)目檔案分類中除科研檔案外還會(huì)有基建、設(shè)備、電子檔案等不同門類，如果按目前實(shí)行的按門類管理檔案的模式，會(huì)破壞“三跨”科研項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項(xiàng)目為主體、綜合各門類檔案和項(xiàng)目各階段內(nèi)容的系統(tǒng)的檔案資源結(jié)構(gòu)模型和歸檔范圍表。第二要根據(jù)科研信息化的特點(diǎn)規(guī)范電子文件的歸檔內(nèi)容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因?yàn)椤叭纭笨蒲许?xiàng)目中會(huì)形成不同載體、不同形式的電子文件，同時(shí)會(huì)有海量電子數(shù)據(jù)產(chǎn)生，需要主管部門會(huì)同其他機(jī)構(gòu)制定針對(duì)電子科研數(shù)據(jù)的歸檔保存策略。

最后，要明確項(xiàng)目各主體的職權(quán)范圍，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的分級(jí)管理。

為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規(guī)范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發(fā)，探索以主管機(jī)構(gòu)為中心，以項(xiàng)目為紐帶的檔案工作分級(jí)管理模式。可實(shí)行主管機(jī)構(gòu)抓依托單位，依托單位抓項(xiàng)目組，項(xiàng)目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級(jí)抓一級(jí)，管理網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門必須加強(qiáng)與有關(guān)職能部門的配合，建立聯(lián)合監(jiān)督檢查制度[4]。主管機(jī)構(gòu)檔案部門負(fù)責(zé)各項(xiàng)目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，將具體工作任務(wù)分解到各項(xiàng)目組；每個(gè)項(xiàng)目組確定一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)其項(xiàng)目研究過程中與項(xiàng)目有關(guān)的檔案工作，對(duì)各課題檔案工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)；每個(gè)課題組確定一名兼職檔案人員，對(duì)科研人員的歸檔工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)。同時(shí)項(xiàng)目組要為項(xiàng)目檔案管理提供必要的服務(wù)、經(jīng)費(fèi)和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理與年度績效考核內(nèi)容。

（二）建立基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流的全過程管理

“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理需要基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流和業(yè)務(wù)主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項(xiàng)目管理流程，實(shí)行全面的、系統(tǒng)的、過程的管理。

“三跨”科研項(xiàng)目主要有三方業(yè)務(wù)主體負(fù)責(zé)六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，業(yè)務(wù)主體指：主管機(jī)構(gòu)、依托單位、參加單位，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要包括分析論證階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、成果鑒定驗(yàn)收階段、推廣應(yīng)用階段、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、申請(qǐng)專利和成果轉(zhuǎn)讓階段。基于此形成向“三跨”科研項(xiàng)目業(yè)務(wù)流的檔案管理流程，見圖1。

（三）逐步構(gòu)建“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源平臺(tái)

構(gòu)建資源庫是科研信息化發(fā)展的必然要求，它一方面可以實(shí)現(xiàn)橫向共享，為項(xiàng)目組間的溝通交流提供平臺(tái)；另一方面能全面、系統(tǒng)的積累“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎(chǔ)。

首先，要建設(shè)基于“三跨”科研項(xiàng)目應(yīng)用平臺(tái)的歸檔保存系統(tǒng)。目前很多項(xiàng)目的實(shí)施都依托于一定的應(yīng)用平臺(tái)，這些不同的平臺(tái)中會(huì)產(chǎn)生大量的科研電子數(shù)據(jù)信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項(xiàng)目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺(tái)設(shè)計(jì)之初就將檔案管理系統(tǒng)的功能嵌入到平臺(tái)內(nèi)，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；

同時(shí)要考慮不同平臺(tái)異構(gòu)信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統(tǒng)。

其次，是建立“三跨”科研項(xiàng)目檔案中央數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫需要在主管機(jī)構(gòu)的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項(xiàng)目為單元有不同的業(yè)務(wù)主體全過程的記錄、積累科研過程數(shù)據(jù)。同時(shí)隨著數(shù)據(jù)量的增加可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建成果數(shù)據(jù)庫，揭示相關(guān)的科研項(xiàng)目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項(xiàng)目科研成果檔案信息得到推廣。

最后，要在主管機(jī)構(gòu)的支持下建立“三跨”科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)。首先實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享，各項(xiàng)目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新；同時(shí)考慮構(gòu)建科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)，提供科研檔案信息的服務(wù)，充分發(fā)揮已歸檔資源的作用，打破各機(jī)構(gòu)間檔案實(shí)體共享的限制，使“三跨”科研項(xiàng)目成果的利用更加廣泛和深入[5]。

“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機(jī)構(gòu)到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實(shí)際需要，檔案人員需要根據(jù)科研工作發(fā)展的新情況新趨勢創(chuàng)新性地開展檔案管理工作，以全面、系統(tǒng)地保存科研檔案信息資源，服務(wù)科研一線服務(wù)社會(huì)。

注釋：

[1]科學(xué)技術(shù)部.國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定，1987-3-20

[2]科學(xué)技術(shù)部.國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃[863計(jì)劃]管理辦法.2001- 8；科學(xué)技術(shù)部.國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1

[4]關(guān)宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點(diǎn)問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.