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二級檔案管理辦法范文1

【關鍵詞】規范化；專業化；真實、準確、完整；經濟資源集體采集利用

《會計法》明確規定：“國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位），須依照本法辦理會計事務。”各單位必須依法設置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機構、會計人員依照本法規定進行會計核算、實行會計監督。會計機構、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務，也就是說，會計人員生產出合格“產品”了。那么，如何把這一合格“產品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規范化和管理專業化結合統一方面進行探討。

財政部、國家檔案局關于印發《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執行，對會計檔案管理有了明確規定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。

隨著我國社會主義市場經濟的發展，會計工作越來越重要。會計記錄的經濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各級政府經濟信息統計基礎性資料，是微觀和宏觀經濟規劃的重要依據，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據，會計檔案是經濟活動綜合的反映。

1.會計檔案管理的專業化

會計檔案管理的專業化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業化工作水平。

縣團級以上企事業單位，會計業務量大的，應配備專職會計檔案管理人員。事業單位會計檔案管理人員應給出編制。國有大型企業配備專職會計檔案管理人員，應從會計人員選拔產生。縣團級以上企事業單位，會計業務量比較小的，應當在會計機構內部指定專人保管。只有專業化，才能規范化。專業化是會計檔案管理規范化的前提和基礎。只有專業化和規范化有機結合，才能達到會計檔案管理規范的有序統一。

一個單位內部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內部還有不同的行業，會計核算、會計監督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規范化和專業化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發和利用。

無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業人員進行專業化知識的培訓，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領導層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經濟利益；第二，給予一定的物質、經濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業性質較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業化的培訓，既有利于提高會計檔案的信息質量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發與使用。

2.會計檔案管理的規范化

《會計檔案管理辦法》明確規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密。”明確了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發利用。一定時期經濟信息資源及時采集利用，可能會對經濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經濟的發展，經濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現，原經濟信息資源開發利用價值也就隨之終結。及時開發利用會計檔案信息資源是關鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發利用會計檔案經濟信息資源。從開發利用角度看，也需要會計檔案管理規范化和專業化。

會計檔案管理的規范化需要從制度上進行建設。《會計檔案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設的基本原則，在此基礎上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發和鑒定銷毀形成規章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設，即建立起銷毀制度。

會計檔案管理規范化和專業化的統一，著重加大對會計檔案管理規范化檢查的力度。對各單位會計檔案是否建檔和歸檔，依據《會計檔案管理辦法》進行一次大檢查，對沒有按《會計檔案管理辦法》管理會計檔案的單位進行整頓，限期改正；經過整頓，仍沒有按管理制度執行的，給予處罰。同時應把會計檔案管理規范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規范化、專業化、經常化。使用多種手段和措施，促進各單位會計檔案管理升級，：開展會計檔案管理創先爭優活動；會計檔案管理知識有獎搶答賽活動；開展會計檔案管理學術活動等等。依法促使本單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性、合法性負責。

二級檔案管理辦法范文2

關鍵詞：二級學院 教學檔案管理 問題對策

教學檔案是指運用文字、圖像、聲像等介質對教學實踐及其教學管理的相關資料進行收集、保存的，具有檔案保存查考價值的教學資料的統稱。教學檔案真實地記錄了學校所有的教學實踐和教學管理過程，是一所學校成長與發展的真實的記錄。因此，一般來說，教學檔案是具有歷史查考和證實的效用與價值，同時也是高校檔案的有機組成部分。隨著學院學科和專業建設的快速發展，各二級學院教學檔案資料的數量隨之快速增加，因此對教學檔案收集和管理就至關重要。

一、高校二級學院教學檔案管理的意義

一般來說，教學檔案、學籍檔案、教師業務檔案一起構成了二級學院的教學檔案，其中，又以教學檔案最重要，數量最多。程衛民、劉音認為，教學檔案是指：“高校二級學院在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、音像等載體材料”[1]，包括：關于高等教育的規定、途徑、專業培訓課程、教學大綱、課程和實施細則、每學期教學任務分配表、專業見（實）學習表、教師工作量計算、使用教料、題庫、試卷、考試記錄、試卷分析、論文答辯和其他材料。

一般來說，高校有了教務和檔案管理部門，對于二級學院教學檔案的設立與否存在爭議。然而事實是，各高校二級學院的教學檔案材料是平日教學工作材料的收集，是檔案收集和管理的基礎和根本，是處于一線的檔案管理工作單元。其對學院正常的教學秩序的維持、高校檔案建設和管理發揮著不可或缺的重要作用。這些檔案資料是二級學院進行教學改革和教學管理的重要參考和主要依據，是對提高教學水平、推動教學改革和提高教書育人的有力保障。

（一）教學檔案管理是維持教學秩序和發揮教學功能的重要保障

學校最基本也是最主要的功能是教學，教書育人是其根本宗旨。但是要維持日常正常的教學秩序，有效發揮學校的教書育人的功能，就離不開日常教學檔案的收集和整理。每學期初的教材訂購、課程安排、課表制作以及教學計劃收集等，缺少教學檔案的支撐就無法高效合理的運行。而每學期末教學檔案的收集又是一個學期師生教學活動的記錄和憑證，為下一年教學工作的開展提供借鑒；對良好的教學手段的學習和成功經驗的借鑒，提高學校教學質量具有重要作用。

（二）教學檔案是二級學院教學工作和高校教學質量評估的基礎

高校二級學院教學檔案是評估提供重要資料和依據，教學檔案管理的優劣很大程度上直接關系到評估的好壞。教學檔案作為教學管理的綜合材料，是反映和衡量整個教學質量的一個重要基礎，是重要的學術和管理水平的依據。“高校實際教學評估指標體系的各個條目的評分標準，都以教學檔案作為評估的依據，每個條目的內容都是教學檔案的具體體現[2]。”

教學檔案在教學評估中的重要作用，還可以體現在教學管理的年度考核、教師的教學記錄、學生的學習成績查詢等等方面。只要保存完整的教學檔案就可以成為追溯歷史的原始憑證，能為學校的教學管理、教學質量和教學改革等方面的評估提供數據支持。

（三）教學管理需要教學檔案的信息支持和反饋

建立和管理教學檔案是對日常教學工作的原始資料的收集，其主要內容不僅涉及教學管理的評估，而且對教學質量的高低好壞也具有直接的信息參考價值，是高校進行教學管理改革的重要依據和信息來源。這種信息幫助和信息回應，能為教學改革出具無數的教學案例材料，可以反映出教師的教學水平、教學效果；尤其是師生的反饋信息對今后的教學改革能否準確反映實際情況、合乎教學改革的基本規律和學校教學發展的基本趨勢具有重要意義。同時，為提高教學水平和教學質量給予支持。

二、二級學院教學檔案管理存在的問題

我國高校教學檔案經過近40年的發展取得了巨大發展，并隨著高校二級學院的迅速發展，各二級學院的教學檔案建設也取得了較大發展，對高校的教學改革和教學管理發揮著重要作用，但也存在不少困難與問題。

（一）二級學院的領導和教職員工對教學檔案歸檔意識淡薄

二級學院的教職員工對教學檔案材料的歸檔意識淡薄，對教學檔案建設的重要性以及教學檔案歸檔范圍、如何歸檔和管理都不明確。

首先，二級學院的領導在對待教學檔案的建立和管理上認識不夠，既沒有建立相應的資料收集保管規章制度，也沒有設立專門的二級學院教學檔案管理人員崗位，導致二級學院大部分都是兼職檔案員，兼職的檔案管理員工作職責難以明確，增大工作難度；而且，兼職檔案管理人員缺乏相應的補償機制，因此很多時候也是敷衍了事，工作積極性不高。

其次，教師基本不會主動移交教學資料，每年歸檔時都要催交，有的老師對教學資料的歸檔存在抵觸態度，認為教學經驗和科研成果是自己的教學成果，有一定的保密性，所以不愿意作為公共資源來保存；還有的教師工作中本來就比較拖拉形成習慣，再加上在對待自己教學檔案的提供和建立上認識不足，導致教學檔案管理人員在資料收集上存在困難。

（二）教學檔案管理缺乏專業人員，整體素質不高且不穩定

目前高校很多教學檔案管理人員并不是專業的專職檔案人員，他們不是檔案管理學專業出身，缺乏必要的檔案管理知識。首先大部分二級學院教學檔案管理員都是由教學秘書兼任，而教學秘書平時要處理煩瑣的教務教學、實踐等事物的工作，根本沒有多余的時間和精力去學習專業的檔案管理知識，平時學校也不會安排他們去參加相應的培訓，因此對教學檔案的收集整理和歸檔不熟悉，很多時候是應付了事；其次二級學院的教學秘書經常更換，這就導致檔案管理人員也經常變動，有的二級學院的檔案管理人員幾乎每年都在變動，隊伍極不穩定。

（三）教學檔案沒有形成規范的體系制度

對檔案材料的整理沒有明確的范圍和要求，許多不同種類的教學檔案管理人員按照工作習慣來組織、整理，因此各二級學院保存的教學檔案資料不統一。二級學院除了教學檔案還有科研檔案、學生檔案、行政檔案等等，這些檔案基本是誰收集誰存放誰管理。由于二級學院辦公場所有限，所有檔案都放置在一起，又沒有專業人員統籌管理，因此檔案存放比較凌亂。二級學院幾乎沒有專門的獨立的教學檔案室，教學檔案管理環境差，難于進行集中管理。

（四）二級學院檔案教學及檔案利用率不高

教學檔案資料的保存與管理的目的是為了日后能利用，能作為教學改革和教學管理的參考和憑證。由于檔案收集、建設和管理需要人員、場所和資金，而大多數高校二級學院領導和教師們還不能完全理解教學檔案的重要性，加之建設資金嚴重缺乏，使得教學檔案管理未能實現網絡化收集和管理，信息化建設嚴重不足，只能限于目錄檢索上，實際利用年率不高；而且由于教學檔案的現代化建設水平不高，基本的設施和人員不足，使得檔案的文件目錄及文件的重要內容未能及時錄入計算機，連接上互聯網，增加了教學檔案的信息檢索難度，致使教學檔案的利用耗時長、查準率與查全率較低，難以滿足教學管理的需求和難以適應現代教育的發展要求。

（五）教學檔案的數字化建設意識薄弱

教學檔案數字化“是指利用計算機、掃描設備、圖像處理技術等現代化信息技術將傳統介質的教學檔案，根據需要進行數字化處理，形成數字檔案資源的過程[3]。”教學檔案數字化建設是在當代網絡技術尤其是數字化網絡技術的飛速發展的基礎上，隨著我國高校快速發展和現代化管理發展的產物。雖然檔案數字化發展是未來檔案建設的發展趨勢，對高校教學和管理具有重要意義，但是我國高校檔案數字化起步晚，學校領導對檔案數字化建設不夠重視，無論在建設資金或專業人員配置等方面均存在嚴重問題。因而目前大多數高校的二級學院教學檔案依然采用紙質檔案管理方式，這必然不能滿足日益發展的網絡化數字化教學發展的需求，也不能適應當今全球經濟社會的數字化發展趨勢。這不得不是一個需要相關領導引起高度重視的現實問題。

三、提高二級學院教學檔案管理的對策

（一）提高領導、老師和檔案管理員的檔案管理意識

首先，二級學院的領導要高度重視教學檔案的管理工作，盡量配備專業的專職人員負責，至少也要保持管理人員的相對穩定，并做好人員更換時的銜接工作，確保教學檔案的完整性和延續性。

其次，強化教學檔案管理人員的服務意識，要求教學工作的教師積極配合和支持檔案管理人員的工作，從根本上改變教學檔案管理的不利局面。

最后，學校應派檔案室的專職人員經常去二級學院宣傳檔案工作的重要性、最新動態和學科前沿的一些理論實踐知識，還可依據《普通高等學校檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》，結合二級學院實際情況，制定相應的規章制度和管理辦法，明確相關內容，提高大家的檔案意識。

（二）加大資金的投入，規范檔案管理

各高校對學校的發展和教學管理改革投入大量的資金，而對各二級學院教學檔案管理的資金投入非常之少。為規范教學檔案管理，加強檔案管理的標準化、現代化，充分發揮教學檔案的作用，更好地為二級學院的建設和發展服務，學校應加大對教學檔案管理的基礎設施進行資金投入；增加或者引進專業的教學檔案管理人員，派出學院的兼職檔案管理人員外出進行檔案類專業的培訓。此外，學院還可以制定一些針對教學檔案建設的扶持政策，強化檔案管理人員工作的積極性和主動性等，從而提高二級學院教學檔案的現代化管理水平。

（三）提升二級學院教學檔案管理人員的素養

檔案利用和檔案資源開發與管理人員的素養密切相關，提高檔案管理人員的專業素質是檔案工作的性質決定的。為提高檔案管理人員的服務意識，端正思想認識和專業水平，二級學院應加大力度提高教學檔案管理人員的專業素養。如通過對檔案管理人員進行檔案知識的業務培訓，或安排到省、市舉辦的檔案培訓班學習，或到其他高校參觀取經等方式，使檔案管理人員的素養盡快達標，從而更好地服務于二級學院的教學與管理。

（四）學校應建立完善教學檔案規章制度并加強監管

學校必須建立行之有效的管理體制，明確教學檔案的內容和各教師的責任，由各二級學院主抓教學的副院長主管教學檔案管理工作，配備工作認真并有奉獻精神的專兼職檔案員。同時，還應當對二級學院的檔案管理人員或者兼職檔案管理人員的補助和獎勵進行制度化規定，從制度上支持和鼓勵教學檔案管理人員工作的積極性和主動性，從而為更好地進行教學檔案建設和管理服務。此外，對于二級學院的檔案管理工作要定期按照規章制度，由管教學的副院長和相關人員進行監管督促和檢查，以保證教學檔案管理工作的順利有效地開展。

（五）加強教學檔案的網絡化數字化管理的建設

隨著網絡和科技的快速發展，高校的教學檔案也應跟上時展的腳步，逐步由原來的紙質檔案轉變為電子檔案，建設檔案信息化。目前，大學的數字化信息網絡平臺，加強并推動了教學檔案和資料管理的現代化進程。例如，現在高校實行的數字化校園信息平臺，全校師生可以隨時進入學分制系統查詢成績、課表、課程安排和考試安排等信息，而且這些信息都是永久的保存。因此我們應加大力度建設校園信息平臺，將更多地教學檔案錄入校園網的數據庫，利用網絡技術來實現良好的快速的檔案管理，輕松地為教師和學生提高資源共享服務。

參考文獻：

[1] 程衛民，劉音.淺議高等學校二級學院教學檔案的作用及其管理[J].陜西教育：高教版，2009（10）.

二級檔案管理辦法范文3

1 思考之一：為什么要對地市級檔案館館藏永久檔案實施分級管理

1.1 有利于緩解現行檔案價值鑒定理論的單一性與檔案管理中的多樣性之間的矛盾。現行檔案價值鑒定理論強調鑒定與實踐的結果，目的是確定檔案的保管期限（檔案室階段檔案鑒定）和檔案的存毀（檔案館階段檔案鑒定），特別認為地市級檔案館館藏永久保管檔案可以不再進行重復鑒定，無法將地市級檔案館館藏永久檔案的價值區別進一步體現。而地市級檔案館館藏具有永久保管價值的檔案，各自重要、珍貴程度和史料價值卻各不相同。由于沒有相關法規規定，地市級檔案館館藏永久保管檔案中的珍貴檔案只能按照統一的形式與要求進行保管、利用等，不利于珍貴檔案的安全保護和有效利用；而如果全部永久保管檔案都按珍貴檔案進行保管，則費用上負擔沉重。對地市級檔案館永久保管檔案實施分級管理，可以把重點放在珍貴檔案上，對珍貴檔案實施一級管理，在人力、財力、物力上給予一定傾斜。

1.2 有利于緩解館藏永久保管檔案數量迅速增加與投入資金不足、檔案管理水平低下之間的矛盾。近年來，地市級檔案館館藏永久保管檔案迅猛增長，雖然，地市級人民政府在資金投入方面作了許多努力，但地市級檔案館的設備、人力、技術一時難以得到顯著增加和改善，給檔案的安全保管帶來很大壓力。即使對有限的資金，按照現行檔案管理辦法，絕大多數地市級檔案館在保存和管理館藏永久檔案方面不加區別，給予同等對待。這勢必造成許多重要的、珍貴的、具有較高史料價值的檔案沒有得到優先照顧。近幾年來，國家財政每年給地市級檔案館撥出成百上千萬的檔案搶救費，無奈，“粥少僧多”，地市級檔案館在使用搶救費時，依然感到“捉襟見肘”。要徹底改變這一局面，只有對地市級檔案館永久檔案實施分級管理，按照館藏檔案等級的不同合理分配檔案搶救費并依據等級的不同申請檔案保護費。對于那些館藏檔案等級高或高等級檔案數量大的地市級檔案館，國家在劃撥檔案搶救費時應重點傾斜。

1.3 有利于解決檔案依法管理與有效查處檔案違法案件之間的矛盾。在現行檔案管理模式中，由于沒有對地市級檔案館館藏永久保管檔案實施分級管理，一方面，許多地市級檔案館及其工作人員并未明確自身保管的檔案在國家檔案財富中所處的價值地位和所具有的價值內涵，甚至有些收藏保管著明顯具有國寶價值檔案的地市級檔案館，至今未對珍貴的檔案做精細的整理編目目錄。對珍貴檔案的數量、完好程度和附屬重要標識沒有詳細記錄；另一方面，在檔案利用時，檔案借閱登記很粗糙，以致當檔案卷冊中部分檔案遺失或其附屬標識物脫落乃至被盜等問題發生時無從查起、無從還原，查處時缺乏有力的證據和證明。同樣，在處理偷、盜檔案或損毀檔案等檔案違法案件時，由于相關的法律、法規沒有規定檔案的等級，地市級檔案館永久保存的檔案無論其珍貴與否在法律上均處于同等地位。當珍貴的檔案遭損壞或被盜后，對當事人的查處，只能比照永久檔案統一標準來追究法律責任。這樣的懲罰，一方面，不能有效遏制檔案違法犯罪活動，另一方面，犯罪成本的低廉，也使一些人鋌而走險，致使同類案件屢屢發生，而檔案執法卻顯得非常無奈。大量檔案違法案件的產生，說明依法加強檔案的管理，必須對地市級檔案館館藏永久檔案實行分等級管理。

2 思考之二：如何對地市級檔案館館藏永久檔案進行分級鑒定

根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》第三條“各級國家檔案館館藏永久保管檔案分一、二、三級管理”之規定，地市級檔案館館藏永久檔案可分為“一級檔案”、“二級檔案”和“三級檔案”。凡對國家和社會具有特別極其重要的保存價值的館藏永久檔案可定為“一級檔案”；凡對國家和社會具有比較重要的保存價值的館藏永久檔案可定為“二級檔案”；凡對國家和社會具有一定的保存價值的除一、二級檔案以外的其他館藏永久檔案可定為“三級檔案”。

2.1 對地市級檔案館館藏永久檔案實施分級鑒定的原則

2.1.1 全面性原則。即對地市級檔案館館藏永久檔案進行分級鑒定時，要全面兼顧檔案的內外特征，不能單純只依據某一方面特征就下結論確定為館藏永久檔案的等級。全面性原則要求全面分析地市級檔案館館藏永久檔案的各方面特征，考慮到影響檔案價值的一切因素，從檔案的來源、內容、時間、作者、載體、外形、名稱等方面綜合判定檔案價值。

2.1.2 整體性原則。即對地市級檔案館館藏永久檔案進行分級鑒定時，要把有關的檔案材料聯系起來，從整體角度判定檔案價值，確定地市級檔案館館藏永久檔案的等級。整體性原則要求在一定的范圍內把有關的檔案材料聯系起來，從整體系統中全面地分析每份文件、某部分檔案的價值，不能孤立地只從一個個單份文件、某部分檔案去斷定它的保存價值。

二級檔案管理辦法范文4

學校是貫徹、實施國家教育方針、政策的地方，在管理學校過程中形成的真實記錄――學校檔案，是一種信息資源，是學校發展記憶的基石，是一個對學校歷史負責、為學校現實服務，為學校未來著想的平臺，是學校的財富，也是國家社會的財富，它在學校的對內管理、對外宣傳、科學研究、評估辦學水平等各方面發揮著重要作用，它的質量和完整程度將影響到各級各類教育事業的發展甚至整個社會記憶的留存，加強和改善學校檔案管理工作，是依法管理學校的需要。

民辦高等學校是國家高等學校的重要組成部分，也是高等教育體系中的重要組成部分，那么這些學校的檔案的重要性，也絕不在公辦高等學校檔案之下。

目前民辦高等學校的檔案管理工作，相比公辦高等學校，仍然有一些不足和有待改進之處，這直接影響到民辦高等學校的辦學水平、對內管理、對外宣傳等各個方面。就筆者看來，民辦高等學校的檔案管理，有以下幾個主要問題：

第一、檔案資料不夠齊全完整；從學校開辦的第一天開始，檔案就形成了，它是一所學校的原始記憶，見證了學校的發展，但是民辦高等學校在收集檔案資料方面，與公辦高等學校比較起來，無論是數量還是種類，都有一定的差距。一般來說，高等學校檔案資料包括黨群檔案（黨建和群眾工作檔案）、行政檔案、教學檔案、科研檔案、基本建設檔案、學生檔案、產品檔案、儀器設備檔案、財會檔案、出版檔案、外事檔案、聲像檔案共十二類檔案，每一個種類檔案都不可缺少。但是目前一些民辦高等學校的所有檔案，尚且不能完全涵蓋以上十二類，并且每個種類的檔案里面，還有一些欠缺之處，缺少任何一個種類的資料，就會使得檔案變得不完整，從而給學校以后的工作留下麻煩和后患。

第二、檔案資料分類不夠清楚；高等學校檔案資料十二類，即黨群檔案（黨建和群眾工作檔案）、行政檔案、教學檔案、科研檔案、基本建設檔案、學生檔案、產品檔案、儀器設備檔案、財會檔案、出版檔案、外事檔案、聲像檔案，每一種檔案在歸檔的時候都應當分門別類擺放，同一種類的檔案放在一起。但是與公辦高等學校比較起來，民辦高等學校的檔案分類，在一些地方還不是很清楚，有的時候同一份文件材料在不同種類的檔案中重復出現，例如同一份文件在教學檔案和科研檔案中分別出現，混淆了不同檔案的分類界限。

第三、檔案資料的保管不夠妥善，一些方面不符合有關規定的標準；根據《高等學校檔案管理辦法》的規定，高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求；應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建；應當設有專門庫房存放檔案；存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防水、防有害生物等必要設施；學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

但是目前一些民辦高等學校的檔案機構，在以上各個方面尚有一些欠缺，例如，檔案與一般檔案存放在一起，沒有專門庫房；檔案室內沒有除濕器，滅火器數量有限，除濕和通風器材不完善，消防器材不完善；沒有專門庫房放置聲像和電子等特殊載體檔案等等。

針對以上三方面問題，筆者認為，要加強民辦高等學校的檔案管理，提升民辦高等學校對內管理、對外宣傳、辦學三方面的水平，就必須嚴格按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《高等學校檔案工作規范》、《高等學校檔案實體分類辦法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規來收集、整理、管理檔案。

首先，在收集檔案資料的時候，應當盡量完整全面，嚴格按照《高等學校檔案實體分類辦法》中的規定，將黨群、行政、教學、科研、基本建設、學生、產品、儀器設備、出版、財會、外事、聲像十二類檔案收集整齊。

《高等學校檔案管理基礎》中對以上十二類檔案，每一類都有一張《歸檔范圍和保管期限表》，詳細列舉了每一類檔案的范圍和所有需要歸檔的文件資料，在初步收集了十二類檔案的基礎上，應當嚴格按照《高等學校檔案管理基礎》中的十二張《歸檔范圍和保管期限表》一一區分、整理每一類的檔案，嚴格按照表格中的序號排列文件資料，使每一類檔案文件資料都完整有序，并且萬一文件資料有缺漏，也能及時查出，方便補救，不給學校以后的工作留下麻煩和后患。

其次，在給檔案資料分類的時候，也應當嚴格按照《高等學校檔案實體分類辦法》、《高等學校檔案管理基礎》中的各項規定，將每一份文件資料與《歸檔范圍和保管期限表》的類目名稱仔細對照，文件屬于哪一種類的檔案資料，就歸入到這一種類的檔案資料中去，相同種類的所有文件放在一起，不同種類的文件要分開放置；每一類檔案資料要首先設置和標識一級類目，然后進行排列整理，全部排列整理完畢后，應當及時做好一份總體目錄，繼續設置和標識出二級類目，每一個二級類目下面的檔案文件資料，應當及時做好相應的子目錄，方便查找。

再次，在保管檔案資料的時候，應當以預防為主，防治結合，保證檔案的完整與安全，具體來說，有以下一些要求：

（一）應當嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》中的規定，在檔案資料入檔案室之前，應當去污、消毒、去酸；（二）應當用復印或者加膜的方式保護一些不利于保管的紙質材料和字跡；（三）應當去除一些不利于保管的包裝物；（四）應當去除紙質檔案文件上大頭針、回形針、訂書釘等一切金屬物；（五）重要的檔案應當在具備條件的情況下考慮異地備份保存；（六）底圖應當放在底圖柜中，不宜折疊；（七）應當及時修復或者復制已經破損或者字跡褪色的檔案；（八）應當及時數字化重要檔案和破損、褪色修復的檔案，加工成電子檔案保管；（九）磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應當存放在防磁柜中；（十）光盤、微縮縮膠片、底片應當存放在專門的裝具內；（十一）應當嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》、《檔案館建設標準》（建標103-2008）、《檔案庫房建筑設計規范》中的有關規定建設檔案室、檔案庫、檔案館；（十二）每個種類的檔案應當按照檔案號順序排放；（十三）庫房里的每一個柜架都應當編寫順序號；（十四）各個檔案柜、各個檔案庫、全檔案館和檔案室都應當有存放檔案資料的標志圖和示意圖；（十五）檔案室和檔案館應當采取防火、防高溫、防水、防有害氣體、防光、防灰塵、防蟲、防盜等措施，配備滅火器材和除濕器材；（十六）控制檔案室和檔案館的溫度和濕度，定期登記溫度濕度，溫度和濕度應當符合各種檔案載體的保管要求；（十七）檔案室和檔案館應當定期打掃，保持干凈整齊，避免積累灰塵；（十八）定期檢查檔案室和檔案館的設備運轉情況，及時消除安全隱患，尤其是對檔案資料威脅最大的火災隱患，并且一一記錄在案；（十九）定期清理、核對檔案室和檔案館的檔案，做到賬物相符合，檔案室和檔案館的檔案發生變化（例如新增進來或者移送到他處），都應當記錄說明；（二十）關于檔案，應當盡可能創造條件設置專門庫房放置，如果沒有條件，也應當將檔案集中放置在專門檔案柜里，不宜與普通檔案放在一起。

以上是筆者對民辦高等學校檔案管理的一些認識，民辦高等學校與公辦高等學校一樣，都是高等教育體系和高等學校的重要組成部分，它們的檔案與公辦高等學校的檔案有著同等的重要性，同樣是我國高等教育發展的見證，是教育戰線上寶貴的信息資源，是民辦高等學校的基石，同時也決定著民辦高等學校的未來。加強管理民辦高等學校檔案，無論是對民辦高等學校的發展，還是對整個高等教育體系的完善，都起著不可替代的作用，應當與公辦高等學校的檔案同等對待，采取同等的重視態度，用同等的要求和標準來管理。（作者單位：嘉興南洋職業技術學院）

參考文獻：

[1] 高等學校檔案工作規范；

[2] 高等學校檔案實體分類辦法；

[3] 高等學校檔案管理辦法；

二級檔案管理辦法范文5

檔案工作是一項行政管理的基礎工作，更是一項連接過去、現在和未來的重要工作。通過高校評估檔案的有效利用，充分發揮學校檔案信息資源豐富的優勢，強化檔案為教學、科研、管理服務的主動性，以服務促進管理，以管理完善服務，使學校檔案管理工作邁上一個新的臺階，為學校新一輪的評估做好信息資源的儲備。

二、現行高校評估檔案管理存在的問題

(一)評估檔案管理缺乏明確思路。

評估檔案管理應對策略滯后，導致高校對評估檔案缺乏明確的管理思路。高校在迎評中容易把精力集中在迎評材料的準備上，在迎評結束后容易把精力放在教學工作的整改提高上，評估檔案或者被分割分散到不同部門、或者整體移至檔案部門靜態存檔，或者無人問津，造成信息丟失、封閉和管理資金的浪費。即使評估檔案被作為專題檔案保管，也沒有完全實現評估檔案的規范化、制度化管理，對評估檔案的管理只是權益之計。

(二)評估檔案前端控制缺乏制度規范。

檔案管理制度不能與時俱進，導致評估檔案形成缺乏前端控制。高校在整理迎評材料的過程中，一部分材料可以利用原有學校檔案，但仍有一部分材料應該在學校日常管理中形成卻沒有形成，甚至沒有形成可供加工整理的基本素材。其原因一方面是學校日常工作本身不到位，另一方面是工作人員檔案形成和管理意識薄弱，而產生這兩種現象的原因之一是，學校沒有根據評估的深入開展對檔案管理制度進行修訂、完善，使評估檔案的形成過程缺乏制度的規范和制約。

(三)評估檔案形成過程缺乏科學管理。

檔案管理過程出現空白點，導致評估檔案形成不規范。評估過程檔案產生于學校接受評估的全過程，在此期間學校往往把更大的精力投入到迎評檔案的準備上，而忽視了對評估過程檔案的產生和管理過程的控制。

三、高校評估檔案有效管理模式

(一)校院結合評估檔案管理體系的完善。

絕大多數評估檔案來自各職能部門和教學單位、教輔機構等基層部門，目前部分高校雖然已建立起校院兩級管理體系，但在落實上往往出現上緊下松、前緊后松的狀況，因此應該完善二級檔案管理體系。

首先，健全校院二級檔案工作網絡體系，學校一級的檔案館或檔案室由校長或校長辦公室直接領導，各部門均建立檔案室，設立兼職檔案員，由學校統一領導。同時，必須打破現有的單向流動體系，不僅各部門的檔案室要指向學校檔案部門，而且學校檔案部門要及時通過考核、自評等方式及時了解部門歸檔情況和達標程度。對于評估非常重要的檔案，應建立評估指標檔案任務下達機制和完成責任制。應賦予學校檔案部門在臨時迎評機構成立前的檔案任務分配和指導職權，這樣有利于評估檔案在形成過程中就能全面地反映本科教學工作實踐，成為良好的評估檔案信息源。

其次，在二級檔案部門內部，實行三級檔案層級管理體制，與學校一級檔案部門的指導相結合。授予二級檔案部門對教研室、實驗室等三級檔案部門的監督指導職能，同時學校檔案部門對三級檔案部門進行直接業務指導。這種做法，在一定程度上會造成時間、精力上的消耗，但這種直接的業務指導對于促進評估檔案管理的規范性、及時性具有重要意義。

再次，在現有基礎上規范二級檔案的管理。強化校院二級網絡體系的職能和作用，使評檔案在基層業務單位的產生和運動過程形成穩定的流向。除按規定定期向學校檔案部門移交檔案材料之外，院級檔案部門也負有保存部分檔案材料的職責，學校必須明確其歸檔內容、范圍和要求。

1、以教學質量考評為契機，不斷完善評估檔案管理。

在教學質量考評動力作用下，絕大多數高校在接受評估前都加大了檔案建設力度，顯示出集中人力、物力和時間全面推進檔案建設的熱情和解決檔案工作問題的決心。高校檔案部門要以此為契機，加快解決現存問題，完善檔案管理機制，提高管理效能。

2、完善制度，加強管理。

對評估檔案的管理采取相對獨立管理的方式，符合評估的內在需求。在評估過程中。評估主體和客體工作的核心就是評估指標體系，這一體系雖然隨著評估的發展不斷被修正、改進。但總體而言，評估指標體系已經形成了一套相對穩定的測評標準體系。堅持實行“三納入”、“四同步”，即把檔案工作納入學校整體規劃，列入領導議事日程；納入教學、科研工作計劃和規章制度；把文件材料的形成積累、整理、歸檔納入各項工作程序，列入有關部門和人員的職責范圍；要求布置、檢查、總結、驗收各項工作與布置、檢查、總結、驗收檔案工作同步。

根據《中華人民共和國檔案法》和《關于普通高等學校檔案管理辦法》等的要求，制定了一系列符合本校特征的規章制度，全面規范了檔案工作管理體制、檔案工作業務建設、檔案信息開發利用等各個方面。

二級檔案管理辦法范文6

關鍵字：境外機構 會計檔案 歸檔

會計檔案是一個單位經濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。隨著中原油田境外機構數量不斷的增加，會計檔案業務和管理工作越來越重要，做好境外機構的歸檔整理和管理，就能更好地發揮會計檔案在企業經營活動中的作用。

一、境外機構會計檔案的移交歸檔

根據“走出去戰略”， 中原油田在非洲、中東等地進行了積極的市場開拓，先后申請注冊成立了十幾個公司。這些境外機構在業務活動中形成了大量的會計檔案，這些檔案如何移交歸檔，我們進行了如下探索。

1.移交。境外機構會計檔案的前期裝訂、整理工作依據《會計檔案管理辦法》執行。境內與境外在移交時間方面有差異。在境內，當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。而在境外，境外機構從事經營管理活動必須遵守所在國法律規定，會計檔案一年期滿后，受各種條件限制，不可能立刻運回境內保存，只能先寄存在各個境外機構。通常情況是境外機構項目結束時，由會計部門人員將檔案運回國內。例如2009年4月，ZPEB埃塞俄比亞公司項目完工后，會計部門人員把2007-2009年會計檔案61卷運回國內。另外一種情況是境外機構路途遙遠，項目運作周期較長，會計部門人員會把一定期限形成的會計檔案一起運回國內。例如2009年11月，會計部門人員把ZPEB蘇丹公司2004-2007年會計檔案801卷運回國內交檔案部門保存。

2.分類。首先，區分各境外機構，對已接收的會計檔案進行再次核對，清除憑證中的訂書釘、曲別針等金屬物，確保每個境外機構的檔案齊全完整。其次，對每個境外機構會計核算單位內的檔案按年度—類型分類。會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務報告和綜合四大類。

3.裝盒。檔案部門接收的會計檔案一律裝盒保管。裝盒前把年度、題名、保管期限、卷號填寫完整。中原油田境外機構的會計檔案，“回歸”國內，是沒有“外衣”的，這就要求會計部門裝盒。境內的會計憑證是特定的格式，比B5還要窄一些。境外的會計憑證都是國際標準A4大小，所以境內憑證盒不適合境外的會計憑證，只能裝在賬本盒中。 境外會計憑證裝在賬本盒中，按要求填寫題名、年度、期限、卷號，憑證號寫在賬本盒背脊中的目錄號下，這樣案卷排列一目了然，有利于查閱。其中，會計憑證案卷題名的格式為：單位+時間+憑證名稱+（憑證號），如蘇丹公司2007年1月現金憑證（1-39號）。賬本的案卷題名格式為：單位+時間+賬本名稱，如尼日利亞公司2008年現金日記賬，對于幾類明細賬合訂一本的案卷，要羅列出所有類別的名稱。報表的案卷題名格式為：單位+時間+報表名稱。綜合類案卷題名格式為：單位+時間+文件材料名稱。

4.檔號。中原油田的會計檔案為一級類目，下設若干二級類目。會計檔案檔號由“一級類目號+二級類目號+單位代號+年度號+案卷順序號”組成。一級類目號是一位數，用英文字母“I”表示；二級類目是兩位數，憑證為01，賬本為02，報表為03，綜合為04；單位代號和年度號都為兩位數，年度號取年度后兩位數；案卷順序號為三位數，在二級類目內分年度和單位各自流水編號。如境外機構蘇丹公司的2008年一月份會計報表，檔號為I030108001（I是一級類目，是會計檔案；03為二級類目，是報表的代號；01是單位代號，蘇丹公司為01；08是年度號，是2008年的后兩位；001是順序號，也是流水編號）；埃塞俄比亞公司的2009年總賬、現金賬和三欄式明細賬，檔號為I020209001（I是一級類目，是會計檔案；02為二級類目，是賬本的代號；02是埃塞俄比亞公司的單位代號；09是2009年的后兩位；001是順序號，也是流水編號）。

二、境外機構會計檔案的管理 轉貼于

1.各級領導的高度重視是有效提高境外機構會計檔案管理的根本保證。2010年中國石化集團公司辦公廳召開了兩次全系統檔案工作的視頻會議。會議傳達了黨組領導同志的重要批示，體現了集團公司黨組對檔案工作的重視和肯定，對檔案工作提出了更高要求，指出了明確方向，極大地振奮了檔案隊伍，為提高境外機構檔案管理工作提供了保證。

2.制定相適應的境外機構檔案管理規定，使境外機構有法可依，有章可循。中石化集團公司下發了《中國石油化工集團公司駐外機構檔案管理規定（試行）》的通知，對境外會計檔案的立卷歸檔、保管、統計、利用、安全和保密制度做出了具體規定，嚴防境外機構會計檔案的損毀、散失和泄密。根據會計檔案的特點及境外機構背景，制定出行之有效的、符合境外會計檔案實際的檔案管理制度，使境外會計檔案有法可依，有章可循。

3.針對境外機構的特殊性，保證會計檔案的完整。境外機構的會計檔案要全部歸檔，財會管理部門或經辦人員必須按規定將應歸檔的會計檔案全部移交到檔案管理部門，保證檔案的齊全完整。如果會計檔案殘缺不全，將會大大降低會計檔案的保存和利用價值。