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檔案的數字化管理范文1

一、當前我國檔案管理的主要問題分析

管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。因為傳統檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內容和個人之見出現了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠對當事人的實際情況進行體現，作為人事檔案應該要能夠對當事人的各項基本資料體現。檔案一旦何其主體之見失去了聯系，就會出現人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質也是其要求。

（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示“長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數量變得更大了，企業單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。

目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應的服務機構以及檔案管理機構，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯系，導致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構對于這些聯系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當事人不進行手續的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠將這些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。

二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望

（一）人事檔案管理向信息化方向發展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業發展后，政府部門對于檔案信息化管理和數字化管理的關切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發展和利用。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。

（二）電子化、數字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術獲得了比較大的發展，而數字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復雜，如果不進行數字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業中也是使用比較多的，數字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應用價值比較大。

檔案的數字化管理范文2

（一）全面考慮各種實施要素

明確目標后，應確定各種實施要素，即數字化檔案信息的重點發展項目，如全文信息化項目、局域網數字化服務項目、廣域網信息服務項目等等。各種實施要素需采用不同的評估方法，可借用某些指標性體系。

（二）保障系統的建立

構建保障系統也是為了保障數字化檔案信息管理的順利實施，保障系統指的是數字化檔案信息管理體制、運行及保障機制。即檔案信息的數字化建設及實施需要各項規章制度、組織、機構、人力、財力及物力的支持，更無法脫離保障系統。

二、加快立法，確保數字化檔案信息的法律效力

（一）加快立法

我國已經頒布了《合同法》，其中涉及到電子信件、合同、電報、傳真、電子信息交換、郵件等等有形的內容形式，對于實現我國數字化電子檔案的法律效力具有積極的作用。此外，有關《政府信息公開條例》也對破壞政府信息的違法分子進行了刑事及行政責任的規定。就某種意義而言，偽造電子檔案數字簽名的后果，和破壞印章、文件所應承擔的法律責任相同。如今，逐步實現數字化電子檔案法律效力已然成為一種趨勢，除采用技術、方法來保障其完整性與可靠性以外，還應加快立法，明確其法律地位。

（二）加強監控，確保數字化檔案信息的法律效力

為了確保數字化檔案信息具有足夠的法律效力，不少國家紛紛制定標準化監控及管理程序，以進一步明確數字化檔案信息的重要性。在完善的監控程序及高效的管理體系下，想要確保數字化檔案信息的真實性與完整性并非一件難事，但是，應當注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，應當著重強調的一點是電子檔案數字化進程中的著作權及數字化權等問題。目前，不少法律案件均涉及到數字化權問題，為保障著作權者的合法權益，在檔案信息的數字化過程中，應對檔案來源進行鑒別，看其是否受到《著作權法》的保護，若在《著作權法》的保護范圍內，應全面考慮檔案信息數字化權問題。若不受《著作權法》保護，則無需考慮這些問題。同時，還應確認檔案信息的所有權，數字化檔案信息仍屬復制行為，必須同著作權人積極協商，給予其足夠的報酬，并獲得其許可之后，方可將其檔案信息收錄數據庫中。

三、引入新型安全技術，保障數字化檔案信息的安全性

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關鍵詞：城建檔案，數字化，作用

Abstract: the digital service function of the municipal files plays an important role in promoting the municipal files work to walk road of the information, which is beneficial to the work of the municipal files of quick and convenient; Members of the file information form, structure, the change of the municipal files work must be decided to step into the digital age.

Keywords: members of the file, digital, role

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

計算機技術、網絡通信技術、高密度存儲技術、多媒體技術的高速發展，使城建檔案的載體從紙張到磁盤、光盤、U盤、移動硬盤等出現了大量的電子文件。為適應信息化發展的需求，傳統的檔案管理模式必須向現代化的管理模式轉變。我們城建檔案事業要善于運用現代化信息技術來提高城建檔案的信息服務功能，使城建檔案在城市建設中發揮其應有的重要作用。

一、城建檔案信息化建設的歷史背景

城建檔案信息化的發展基本上是跟著計算機技術的發展走過來的。不管采用了什么新技術，但是本質上，實現的功能就是一個：用計算機這種現代化手段來實現城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過是隨著計算機技術的發展，同一個功能用了不同的、更高的技術來實現而已。

1、20世紀八九十年代是我國檔案館的重要發展階段。從總體上看， 20世紀90年代以前的檔案館以收藏紙質檔案為主，通過卡片式或書本式目錄或指南反映館藏，這時檔案館業務工作的開展基本上以手工為主。

2、20世紀90年代以后，計算機開始進入檔案館，出現了機讀式檢索工具與一定數量的機讀檔案，計算機在檔案館中的應用為檔案館進入自動化階段揭開了序幕。這時檔案館對于計算機的運用還主要以單機形式為主，通過功能簡單的檔案管理系統完成檔案的著錄與檢索利用工作，大量的工作還是以手工為主。

3、21世紀初到現在，以計算機技術、數據存儲技術、網絡通信技術為核心的信息技術全面滲透到檔案館領域，將檔案館推向自動化發展階段。這時相當一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業檔案館建起了館內局域網，用戶可以通過局域網訪問檔案館的機讀目錄、光盤數據庫和檢索系統。一小部分檔案館實現了與互聯網的連接，大量的檔案目錄數據庫在該時期建立起來，為檔案館館藏檔案的網絡化服務奠定了基礎。

4、《全國城建檔案信息化建設規劃實施綱要》指出目前還未建立計算機管理系統的館要建立城建檔案計算機管理系統，實現城建檔案計算機輔助作業和輔助管理；正在進行館藏檔案目錄數據庫建設的館應完成數據庫的建設，全面實現館藏檔案檢索計算機化；已建成城建檔案計算機管理局域網絡系統的館，應實現與政府部門政務網的銜接和專題數據庫建設；正在開展城建檔案數字化轉換和信息資源建設的館，要完成數字城建檔案館和網絡信息服務系統的構架。

總之，城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會提供利用服務，這就是數字城建檔案館產生的歷史背景，也是時代賦予城建檔案館的任務。

二 、信息化是城建檔案事業發展的必然要求

我們城建檔案現在的主要現狀是在工程環節中形成大量的電子文件未能得到有效收集，造成資源流失、重復加工。傳統的城建檔案管理已不適應信息化的發展趨勢，使城建檔案館的寶貴資源沒有得到很好的開發利用。所以我們應該積極利用現代信息技術，全面采集、提煉和開發城建檔案信息資源，把城市地上、地下的建筑物、構筑物信息進行數字化處理，實現檔案管理的科學化、規范化、動態化和信息化。

第一個方面，全球信息化的大趨勢決定城建檔案工作必須適應新形勢。目前的社會是一個以信息為主導的時代，人們獲取信息的手段和方式也步入信息數字化時代。各行各業以互聯網為依托，進行著數字化生存和發展。城建檔案信息是城市建設、規劃及其管理過程中形成的寶貴的信息資源，在這種時代背景下必定要融入數字時代，信息化建設是必由之路。

第二個方面，未來的數字化信息社會對城建檔案服務功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統的實體利用形式已經難以滿足社會對城建檔案信息的需要。未來的數字化信息時代，必將促使城建檔案館的社會服務功能發生變化。各部門的信息化建設、電子政務建設尤其是建設系統信息化的建設等等方面，建設單位、施工單位、監理單位、設計單位等單位基本上都已應用計算機制作檔案，這樣就產生了大量的建設電子文件， ――這些在建設工程管理環節中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數字化管理。

第三個方面，城建檔案的信息形態、結構的變化，決定了城建檔案工作必須步入數字時代。建設工程在勘察、設計、施工、監理各工程環節中計算機輔助施工、計算機出圖等等形成大量的建設電子文件；勘察設計行業CAD技術得到普遍應用；甲乙級設計單位計算機出圖率達到100％；計算機輔助施工技術（CAC）也在建筑施工領域得到應用；建設工程管理中已普遍實現了計算機輔助管理。城建檔案作為城市建設的資源庫，將不容置疑的步入信息化時代，向數字化發展邁進。

第四個方面，城建檔案信息產業化的發展趨勢決定了城建檔案工作必須步入數字時代。 在我們建設領域產生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應用；如何保證在信息時代城鄉建設活動中的真實歷史記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。以提供信息、服務社會為主導的城建檔案事業必將融入信息產業化的潮流之中。這種需求、這種信息產業化的發展趨勢，決定了城建檔案工作必將步入數字時代。

四、城建檔案信息化建設的近期主要任務

數字城建檔案館――是城建檔案管理技術與計算機技術、網絡技術和多媒體技術等結合的產物，代表著城建檔案事業的發展方向，也是城建檔案信息化的表現形式。那什么是數字城建檔案館呢？數字城建檔案的定義是，一個依靠信息技術接收、管理城建檔案并通過網絡為城市規劃、建設、管理提供支撐、保障、服務的應用系統。對城市的發展而言，數字城建檔案館的建設是一項極具有戰略意義的工程，是城市的基礎平臺建設工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服務能力的建設工程，建設好這樣一個工程，意義重大，影響深遠，非常必要。

從城建檔案工作實際出發，推動城建檔案信息化的進程。 以需求為導向，以應用促發展，把發展作為主題，把信息化作為主線和動力，把卓有成效地為城市建設和社會發展服務作為根本出發點的職能要求。積極開展、探索電子檔案接收與管理，加強對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監督與指導。 加強電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。創建城建檔案特色數據庫，基礎地理信息數據庫， 地下綜合管線數據庫，規劃審批成果數據庫，重要竣工項目數據庫城市規劃方案數據庫，聲像資料數據庫。

數字城建檔案館可以進一步強化傳統城建檔案館的檔案信息服務功能，提供新的管理和服務機制。數字城建檔案館構建了虛擬的城建檔案信息環境，用戶所需的城建檔案信息可以通過網絡動態的進行組織，而不管其是否是本館的館藏，城建檔案服務也可以突破館界的限制，有效地利用城建檔案信息。我們應建成全方位、多層次、技術先進的城建檔案信息化管理、服務體系，實現資源共享。深層次開發城建檔案的內在價值，為城市的規劃、建設和管理提供全方位的信息，提高城市建設的科學化管理水平。建成門類比較齊全的城建檔案基本信息數據庫和專業信息數據庫，信息服務達到及時、準確和權威；信息資源的開發和利用達到較高水平，并取得較好的社會效益和經濟效益，使城建檔案信息化成為城市建設事業不可缺少的有力保證。

作者簡介：

檔案的數字化管理范文4

關鍵詞：數字化；信息；檔案；新思路

一、數字化檔案管理的內涵

所謂數字化檔案管理是指對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管并實施電子存取服務。數字檔案館是檔案信息化建設發展到一定階段的必然產物，是信息化建設綜合實力的體現，是檔案館建設在信息時代的必然要求。隨著數字技術處理和內容管理技術的飛速發展，新一代的檔案管理將是數字化全息檔案管理的方式。

二、數字化檔案管理的重要性

檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。計算機的廣泛使用，使大量的數字檔案信息形成，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。

而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。數字化檔案管理還能使資料能及時歸檔，盡快提供利用。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。從而提高了辦公效率。

數字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，從而實現檔案事業的跨越式發展，進一步發揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

檔案資料經過數字化加工后，社會公眾(開放檔案)和各職能部門都能通過檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統檔案利用方式對檔案實體多次輾轉造成的時間浪費和重復勞動，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實現資源共享，提高工作效率

檔案因經常外借翻閱易產生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進行數字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護檔案實體的安全。

三、實現數字化檔案管理的新思路

（一）管理人員的素質需提高

隊伍素質的提高是有重點地抓好數據庫建設的必要準備。由于檔案信息數字化的發展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一

項非常重要的工作。沒有高素質、高技能的現代化信息管理人才，就不可能實現檔案信息網絡化管理和服務。檔案工作者不僅要掌握傳統檔案管理知識，更要努力學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能。堅持用新思路、新體制、新機制、新方式進行培訓，在短時間內走出加快檔案數字化建設的新路子，不斷推進網絡信息共享，同時，堅持以人為本，全面提高素質教育。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的再培訓、再教育，使廣大檔案工作者加強檔案業務基礎知識的更新，樹立檔案數字化工作是第一要務的思想。從基本知識入手，全面細致掌握檔案工作中的每個環節和知識點，熟練運用現代化技術手段來管理檔案，早日實現數字化檔案室。

（二）數字化管理中需要個性化服務

數字化管理不能局限于單個檔案館管理系統，而是要集成全社會的資源構成

強大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動態性檔案管理服務。檔案管理要求根據用戶的實際任務搜集選擇各種信息，檔案管理強調利用自己獨特的檔案信息和能力為用戶創造價值，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現價值；通過直接介入用戶課題的最關鍵部分來提高服務價值。檔案工作人員通過發揮自主的管理能力、研究能力和創新精神為用戶提供創新性的服務，做好個性化服。

（三）實現檔案信息與社會信息相聯結

要建立檔案信息系統，實現檔案信息與社會信息的聯結，這既是提高數字化檔案利用率的要求，也是加強檔案數字化管理軟件發展自身的要求。在檔案信息網上設立站點或網頁，實現檔案信息網絡的互聯。打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

同一種檔案在數字化后可以生成不同的格式，在實際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲生產圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內容較多的文件。

采用服務器、磁盤陣列、光盤等多種存儲方式對數字化后的文件進行安全存儲，依據檔案的類別建好相應的目錄結構，以文件的檔號為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲到對應的目錄下。規范文件名稱及存儲邏輯結構，便于對加工好的文件進行組織和掛接利用。

參考文獻

[1]國家檔案局檔案館室司綜合調查組.跟上時展的大潮提高檔案服務質量——深圳市數字檔案館調查報告[J].中國檔案，2001，（12）.

[2]吳化.當前我國檔案信息網站建設狀況分析與思考[J].檔案學研究，2001，（6）.

檔案的數字化管理范文5

檔案數字化管理的主要特征

更加便利的信息資源。對企業檔案采取數字化管理后，其首要特征在于更加便利的信息資源。企業檔案的數字化管理要求利用計算機、多媒體技術以及網路設備等，為企業的生產經營提供了更多的信息資源。對于這些信息資源的利用比較簡單。數字化程度的提高。和其他檔案管理方式相比，企業檔案的數字化管理，具備了標準化程度高的特征。因為檔案的數字化管理，要求該電子檔案要符合有關管理標準，同時還需要符合我國檔案管理的相關規范等。這使得檔案的數字化管理逐漸朝著規范化方向發展，檔案管理更加正規。大型網絡的運用。企業檔案的數字化管理，聯合利用各個網絡，為提取企業信息提供更有效、便捷的環境。大型網絡的運用，勢必會成為檔案數字化管理的主要特征。在企業檔案的數字化管理過程中，唯有改善網絡環境，擴大網絡應用范圍，才能夠為企業的生產經營提供更有效的信息來源，才能夠確保所提取的數據資料的完整性與有效性。

加強企業檔案的數字化管理的重要意義

對企業檔案加強數字化管理，能夠提高本企業的經濟效益。社會的逐漸進步以及市場經濟的發展，使得龐大的企業檔案資料與傳統的辦公模式之間的矛盾更加激烈。以往企業采取的是粗放型檔案管理模式，通過增加辦公人員以及辦公費用等措施來解決問題。這樣直接導致企業管理成本的增加。而企業在管理檔案的過程中采取數字化管理模式，能夠節約更多的人力資源與物理資源，節省保管費用，降低管理成本。能夠實現檔案辦公效率的提高。企業在檔案管理過程中，采取傳統的管理模式，只能調閱紙質檔案資料后才能夠閱覽到檔案資料。在閱覽檔案時，可能會導致紙質檔案的磨損或遺失等，并不利于紙質檔案的保管。而采取檔案數字化管理后，利用互聯網實現了檔案的無紙化保管，同時還能夠提高檔案的閱覽效率。企業檔案的數字化管理是企業管理的必然趨勢。信息時代的來領，使得企業在管理檔案的過程中，遵循與時俱進的管理原則，促進檔案資料的數字化管理，提高檔案的保管質量，充分發揮檔案資源的實際利用效率。這成為了企業管理的一個必然發展趨勢。企業檔案的數字化管理，利用計算機、多媒體、網絡通訊以及數字化技術等，促進檔案的現代化管理進程。企業檔案數字化管理的具體應用做好檔案資料匯集工作。我國各類企業對檔案進行數字化管理的過程中，首先需要做好檔案資料匯集工作，將更多的資料信息收集起來，以此應對檔案管理系統的各種突發性事件，避免電子檔案系統發生問題后，企業信息來源的中斷，使得各種工作難以順利開展。企業進行檔案資料匯集的工作中，應靈活運用各種措施，大范圍收集更多的有關資料信息，并對所收集到的資料信息采取有效措施進行保管和存放。唯有這樣才能夠為企業提供及時的信息幫助，推動企業的穩步發展，為企業領導階層的決策提供信息支持。這是我國企業加強檔案的數字化管理的重要內容。企業應制定全新的檔案管理方案與管理原則。企業在對檔案加強數字化管理的過程中，應充分運用網絡技術與信息技術，制定全新的檔案管理方案、檔案管理原則，提高檔案工作效率以及現代化管理水平；搭建全新的檔案服務結構以及檔案管理模式，充分開發企業各種信息資源；加強對檔案資料原件的保護和管理。全面提高檔案管理員的工作意識。企業在對檔案進行數字化管理的過程中，應全面提高檔案管理員的數字化管理意識，提高工作效率。首先企業應大力宣傳檔案的數字化管理模式，從而讓檔案管理員樹立數字化管理觀念。此外，檔案管理員則應加強業務培訓，提高檔案管理能力，掌握計算機技術、網絡通訊技術、多媒體技術的應用，使得他們能夠利用上述技術對檔案加強數字化管理，從而為企業額各個部門提供更優質的信息服務。

企業應處理好傳統檔案管理和現代化檔

檔案的數字化管理范文6

【關鍵詞】山東中學；檔案數字化；意義；現狀及建議

隨著社會不斷發展和網絡電子信息化的日新月異，檔案作為一種原始記錄是歷史的真憑實據，它在社會上的使用范圍及利用率在不斷攀升。而現有的檔案傳統管理模式及手工翻閱查詢方式已不能適應當今社會的檔案管理工作。檔案管理數字化的優勢已日益突顯，形成及時、準確、系統的數字化檔案網絡，成為檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。

一、檔案數字化的優點

1、節約時間，提高效率

數字化檔案的實施利用，極大地減少了人們對檔案的查詢時間，提高了效率。傳統的檔案查詢方式基本上都是手工翻閱，要想查詢一本比較厚的檔案資料，工作人員就需要花費很長時間，這是既浪費時間也降低辦事效率的表現。而數字化電子檔案可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。改善了查詢的時間和空間問題，給查詢人員帶來了更有效便捷的方法。

2、成本的節約

利用數字化技術管理檔案，在很大程度上降低了管理成本。傳統的檔案管理，為了提高檔案的利用率，都是采用增加檔案工作人員和加大辦公費用的方式的，導致檔案管理的成本不斷增加。而數字化檔案的機讀檔案技術取代了傳統的以紙質為載體的檔案信息，節約了由于復印、打印、裝訂所產生的費用，同時也節約的檔案庫房的使用面積，極大地降低了檔案的管理成本。

3、利于保護檔案原件和對檔案的充分利用

數字化檔案取代紙質的檔案后，人們查閱檔案主要是在計算機上調閱并直接輸出，減少了對原始檔案的翻閱次數，尤其是保存時間比較長的檔案材料，它們本身就容易破損，而進行數字化處理后，對其起到了更好的保護作用。另外，數字化電子檔案在提供原件閱覽的同時，還能夠根據利用者個人的需要對其中的信息進行分類、統計、打印等。檔案工作人員還可以根據需要對電子檔案進行編輯，從而節省時間。

二、中學檔案管理的意義

1、基礎性

中學檔案管理是學校各項工作的基礎，是保證學校教學工作、教學改革、教學研究和教學發展順利進行的基礎，是教書育人的真實記錄，是評價教學質量的重要依據。中學檔案是學校自身形象和價值觀建設的直接依據及載體。中學檔案一直貫穿著學校的開辦、發展、變化的全過程，涉及中學教育教學工作及其組織、管理的各個方面，真實地反映了學校的教學、管理、運行的發展軌跡，是學校重要的信息資源庫。

2、重要性

中學檔案室，是為了對本學校的檔案進行管理、收集、保管并提供利用。學校的檔案管理工作既是記錄學校教學工作的重要憑證，又是提高學校教學水平的主要途徑。中學檔案室雖小，但內容卻極為豐富，正所謂“小小的世界，卻包羅萬象”。里面不僅包括科技檔案，教學檔案，設備儀器檔案、基建類檔案；還收集了財務報表、帳簿、憑證等的會計檔案；以及聲像、相片類的聲像檔案。中學檔案室的建設，一是為了把真實地記載了每個學校的發展與興衰、學生的成功與失敗、教師的汗水與功勛的校史資料很好的保存和保護起來。二是為了能讓自己的學生們以后對自己的中學回憶有所依靠，在教學檔案中，客觀地記錄了教師每學期對學生學習情況的記錄，學生成績的評定和老師對學生表現的評定記錄等，當他們長大成人之后，就能很好的利用學校的檔案室來找尋他們在這里留下的五彩繽紛的少年足跡。

三、山東中學檔案管理現狀

就山東各中學的檔案管理現狀，作出如下幾個概況：

1、有些中學聘請的檔案管理人員都不是專業化的，他們幾乎都是學校的一些退休老師，并沒有受過專業的訓練。他們管理檔案也只是混口飯吃，抱著應付上級的檢查的態度，使得檔案管理工作處于被動地位，不能充分發揮其應有的作用。這對學校檔案的有效管理帶來了困難，直接影響著檔案管理的規范化、科學化、現代化程度。

2、有些中學的校領導對教學檔案管理的重要性認識不足，對檔案室并不重視。他們對檔案意識的薄弱，使得檔案室變成一個常常被學校遺忘的一角。校領導只會在有上級部門來校指導時，象征性的開設檔案室。這在一定程度上造成檔案收集的困難，有效的檔案得不到及時的整理，致使檔案的散失、泄密，有些人甚至惡意銷毀等。

3、而檔案現代化程度幾乎為零是山東各個中學都存在的現狀。我國很多的檔案館，都已經采用先進的數字化電子來管理檔案，而在這些中學還完全是傳統的檔案管理模式，形成了相當大的差距。這也正是體現的了上級檔案部門工作的不到位，沒有及時的對中學檔案管理進行好的檢查、監督、指導和幫助。

由上可見，對山東各個中學加強檔案管理顯得尤為重要，并要實現檔案的數字化管理模式。

四、實施檔案數字化的建議

1、提高檔案管理工作人員的素質

所謂檔案管理工作人員的素質，是指檔案人員的專業水平，以及適應環境、做好本職工作能力的總稱，包括政治素質、文化素質、業務素質和心理素質。檔案數字化管理的技術要求工作人員必須具備專業的素質，精通檔案理論知識及日常管理技能的同時，要掌握計算機、網絡知識的利用方式。現代的檔案工作者一定要有豐富的、廣博的知識，而且在政治、經濟、科學、文化方面的知識也要掌握一點，自然懂的外語最好，因此，在平時的工作中學校還應創造條件，讓學校檔案管理人員要定期的參加進修培訓，這種培訓既要包括職業道德上的教育還要包括專業技術水平方面的提升，使檔案管理人員鞏固檔案管理工作的基礎知識和基本技能外，不斷掌握新知識和新技能，這樣才能不斷適應新時期新形勢對檔案工作者的要求。

2、加強對數字化檔案建設的認識

為加強多種形式的檔案管理工作，我們要從紙質檔案管理中蛻變出來，逐步向檔案數字化管理轉變。雖然當前的數字化檔案尚未普及，但從目前的發展趨勢來看，今后數字化檔案必然會在檔案管理中占據重要的一部分。對于剛剛到來的新事物，檔案工作者應有這種先見之明，搞好準備工作，結合各時各地的實際情況，做好數字檔案室的建設工作，同時加強對已有的數字化檔案的管理，積極積累相關方面的工作經驗。同時對于紙質檔案的管理工作也絲毫不能馬虎，檔案是由收集、整理、鑒定、保管、統計等環節組成的，各個環節聯系密切，哪一個環節出現問題都會影響其他環節的質量及工作成果。紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，因此真實性和原始性容易鑒別，電子檔案的信息必須通過計算機等專用設備的轉換才能實現閱讀，操作上容易造成信息的丟失或刪改，所以我們在檔案管理過程中要保護好原始資料，既要保存好電子檔案也要保存好紙質檔案。因為即使數字化檔案全面普及了，對于一些需要長期保存的重要史實材料、文獻記錄，仍需要以紙質文件的形式來存儲和管理。

五、結論

變革檔案管理工作人員的知識結構已經迫在眉睫，為了適應信息技術和檔案事業的發展，要求檔案管理人員必須時刻讓自己在跟上時展的步伐，始終立足于與時俱進、改革創新，不斷提高自身整體素質，強化服務意識、法制意識，終生學習，豐富自身的知識結構，才能成為新世紀檔案工作的復合型管理人才，才能為促進檔案事業的發展出一份力。

傳統的手工管理檔案方式已經無法滿足當今社會發展的需要，檔案管理數字化的應用，正是順應了潮流、適應了時展的新舉措、新要求。

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