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檔案化管理范文1

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正?，F象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。

最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來?？梢哉f公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

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2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。

3、加強業務，提高能力。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還應要求檔案員真正堅持“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養、提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。

4、穩定隊伍，改善條件。要采取切實措施，建立一支有較好政治、業務素質的相對穩定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規定，認真做好專業技術職務聘任工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案館（室）的庫房建設，應列入學?；窘ㄔO規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。

5、注重收集，科學管理。學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集整理，一方面，要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，要強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復印文件材料時，對有價值且需要歸檔的文件材料應當留下原件，以備日后歸檔。同時，要按照檔案管理的要求，在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫，做好檔案的編目、檢索、編研工作，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供檔案利用工作的需要。

6、提供服務，開發利用。檔案管理的根本目的在于檔案利用。學校檔案信息資源的開發與利用，要堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。強化學校檔案室的服務功能，努力開發其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。

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一、檔案管理的特性

檔案是人們在社會活動中?e累和保存下來的歷史記錄，由于社會活動的復雜性，歷史上存留下來的檔案不計其數，管理工作的本質就是進行較長期的管理。正是由于檔案管理的長期性、重要性，所以必須要針對檔案保管工作加以研究。但是在實際的檔案管理工作過程中，由于有著多個不同的工作層而，并且每個不同層而所呈現出的特性也有所差異，從某種程度上來說，檔案管理本身限制了檔案在社會中的流通性，自身有著較為封閉的特性，這直接導致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。人們不斷尋找許多更合理的管理方法，使其更好地服務社會，這就需要通過新的視角和高度重新審視當前檔案管理的熱點問題。

二、檔案管理現代化的背景以及必要性

檔案管理現代化就是指管理者秉承著現代管理理論科學，以現代的管理方式與手段為基礎，利用先進的科學設備與技術，管理員充分發揮自身的主動性、創造性、積極性，進而對檔案的管理以往的傳統管理方式進行改革，讓檔案管理完成到現代化、智能化、系統化的轉變?；谏鐣洕粩噙M步的基礎上，現代科學計算機技術也得到了長足的發展，尤其是網絡信息技術逐漸的應用于各行各業的各個領域中。

在當前社會飛速發展的過程中，通過檔案管理現代化管理工作的執行，實際上有著至關重要的作用，首先，能夠高效、安全的直接通過互聯網電子形式的方式來對于檔案信息加以收集和管理，各個方面的信息檔案能夠更加便利的進行查閱，同時還能夠持續性的對檔案本身管理環境加以改善，最大限度的降低?n案信息所需要的存儲空間，這對于現代社會中大量檔案原件檔案管理起到了.定的促進作用。

三、檔案管理現代化

檔案管理現代化主要是管理人員基于現代化理論科學，通過有效管控方式，借助先進設備以及技術系統，全面激發管理人員主動積極性以及創新實踐能力，進而全面更新傳統檔案管理模式，令其向著現代化、系統性、智能化方向不斷發展。在社會經濟快速發展的同時，現代科技實現長足進步，特別是網絡信息手段更廣泛的滲透至各行業領域。伴隨現代社會信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴峻的挑戰與考驗，而信息檔案則漸漸通過多重形式展現，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務量明顯增長，對調檔工作也提出了高標準要求。檔案管理現代化體現了重要的現實意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內容，優化檔案管理工作環境，合理縮減存儲空間，對原件檔案管理體現了有效的影響作用。

四、檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用分析

（一）整分合原理

要想充分展現出檔案管理的重要性，提高檔案管理的效率，需要結合檔案管理的實際情況及檔案管理原理的要求，對檔案管理做好系統化和合理化的規劃工作，并對檔案管理人員的工作內容進行明確的分工，明確自身的職能，將各個分工的事項進行有機的結合。從狹義的角度對檔案管理工作進行分析可知，檔案管理工作包括存儲、整理、收集、編研、統計及整理等方面的工作內容。從廣義的角度對檔案管理工作進行分析可知，主要包括學會、宣傳出版、檔案館工作等方面的工作內容。為了充分展現出檔案管理的重要性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的可靠性，要求檔案管理部門人員需要明確自身的職責，對實際的檔案管理工作進行分析，制定出合理的檔案管理工作目標，提升檔案管理效果，減少檔案管理人員的工作量。檔案管理目標是檔案管理人員希望能夠達到的理想檔案管理程度，是檔案管理人員工作的主要方向，有助于提高檔案管理工作的績效水平。各檔案管理部門在制定完檔案管理目標后，要求每個檔案管理人員明確自身的職責和工作任務，做好明確的分工工作，提高檔案管理工作的組織性。

（二）系統管理

系統管理是檔案管理諸多原理的理淪基礎，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內容科學地匯聚成一個整體，通過對整體工作內容的劃分和整合來實現對檔案管理工作內容的有效規劃，充分地發揮檔案管理過程中侮一個工作環節的作用，清除掉檔案管理工作中重復和不必要的內容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質量，更進一步促進檔案管理工作的有序進行和健康發展。

（三）反饋

反饋是實行檔案管理現代化的指路明燈。檔案管理工作的信息反饋在于肯定檔案工作的自身價值。要將檔案信息所輸出的經濟效益、社會效益全方位的進行反饋，才能認識到檔案工作的重要作用。檔案信息輸出后，一方面承受著社會的檢驗，一方面被社會所利用，實行統一化的管理，簡化反饋程序，有利于檔案管理的改進與完善。

（四）加強管理的重視程度

加強對檔案管理的重視程度格外重要，只有從思想上重視檔案管理工作，才能夠管理好檔案。檔案管理的目的就是通過對各類檔案進行整理和分類，從而為經濟社會各方面發展提供理論和政策依據。重視檔案管理，對檔案進行系統化的控制，能夠最大程度的節約人力成本，提升管理效率，為社會服務，為國家發展作出貢獻。

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一、檔案信息化建設的基本內含

檔案信息化的內容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個方面:狹義上的信息化，即檔案自身內容的信息化；廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等多方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，廣泛地服務于社會。這兩個方面的目標相互聯系，相互促進，因為，檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會發生普遍聯系，與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。

二、改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程

檔案信息化建設，需要科學高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統管理方式向綜合的現代化管理方式轉變，是我們各級檔案管理工作人員應當著力思考和著手解決的問題。

1.拓寬檔案信息管理思路

檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從傳統的檔案管理方式轉變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉那種將本應該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。

近些年來，檔案管理的方式發生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現代化管理的方式轉變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業理論知識和專業技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉變?，F代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應該順應時代所需，從現實出發，從長遠考慮，實現檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉變；從主要向領導或領導機關提供檔案轉變到為社會大眾提供檔案服務上來。

2.提高檔案信息管理水平

隨著先進信息技術的廣泛應用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現檔案現代化管理做出了重要的貢獻，網絡建設和計算機管理在系統開發和檔案利用管理過程中發揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現代化層面轉變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。

檔案電子文件作為檔案信息資源，是經濟社會發展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產生經濟效益，但可為社會經濟效益服務，產生潛在的社會經濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環節，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發揮。從而達到科學、高效、規范管理檔案電子文件的效果。

選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。

3.加強工程檔案信息管理

工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

工程檔案管理人員要從傳統的檔案實體管理向檔案現代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業務素質和工作能力。

工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。

數據質量和容量是計算機管理系統的優勢和成敗的關鍵，要嚴把數據質量關，保證各項數據的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應著重考慮數據審核制度的建立，在數據錄入前進行審核，在數據錄入后進行校對。

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關鍵詞：n案管理；現代化；信息化；有效策略

檔案管理信息化是現代社會發展下的產物，其使檔案管理部門的工作走向現代化的領域，在檔案管理信息化的影響下，檔案管理工作更加高效、便捷。目前在檔案管理信息化條件下，現代化轉變是其在未來的發展趨勢，因此在檔案管理工作中需要根據實際的需求，對檔案管理工作進行完善，依靠信息技術及管理內容等方面提高檔案管理質量及水平，從而實現檔案管理的現代化。

1 改革傳統檔案的管理模式

為了實現信息化條件下檔案管理現代化需要從以下幾個方面對傳統的檔案管理內容進行改革。

1.1 將傳統的紙質檔案信息轉變為電子信息

傳統的檔案管理工作主要是對實質的檔案進行管理，主要保管內容包括紙質、圖片、錄像等形式的資料，對這些資料的整理、收集、記錄、分類等都需要由人工進行，越來越多的檔案資料使管理人員的工作內容更加繁瑣，并且這些實質資料還會占據一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。

因此需要將原有的實質檔案資料進行數字化轉換，檔案的數據化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負擔，提高其工作效率，并且電子存儲的方式更利于對檔案的存儲及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發展。

1.2 實現檔案存儲方式的轉變

新科技的不斷進步，也改變了檔案存儲的方式。傳統的檔案在進行存儲管理中，需要花費較多的人力和時間，而且還需要有場地的支持。新的存儲方式的出現，使檔案資源能夠在較小的空間內實現對較多內容的存儲，對于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實現數字化的轉換。將電子信息資源進行數字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實現了資源的合理配置與優化，進而對于實現檔案資源的現代化管理。

2 建立現代化的檔案信息管理系統

檔案信息管理系統是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實現現代化檔案管理，檔案部門需要建立完善的檔案管理信息平臺，通過信息管理系統的使用，提高檔案管理工作信息化及現代化的程度，在建立現代化的檔案信息管理系統中需要注意以下內容。

2.1 建立科學的管理程序

計算機管理程序的設定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關管理設計人員在進行該模塊工作時，需要結合檔案管理工作的特點，以及檔案館的實際情況進行設計，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動工作的順利開展。

2.2 建立健全的安全防護系統

檔案中包含著許多機密資料及數據，一旦泄露所產生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護系統，并對其進行定期的檢查，做好日常的信息平臺維護工作，防止系統漏洞造成數據泄露，保證檔案資料的機密性。

3 完善檔案管理體制

在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經無法滿足檔案管理現代化的需求，因此需要依據現代化管理手段對原有的檔案管理體制進行改革，其可以從以下兩個方面進行管理體制的完善。

3.1 強化檔案管理體制的作用

相關部門要根據當前發展的現狀以及檔案管理的實際情況，將現代化信息技術體現在當前的檔案管理原則以及條例之中，進而使檔案管理人員在開展工作時具有可遵循的依據，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質量。

3.2 加強各檔案館對數字化、現代化管理的重視

當前一些檔案管理部門雖然引進了相關的技術設備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導致資源的浪費。因此需要相關部門加強對檔案管理工作現代化的重視，積極將現代化的管理模式應用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費，提升其檔案管理的水平。

4 提高檔案管理人員的自身素質

信息化條件下檔案管理的現代化的實現主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當前的檔案管理人員在現代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關部門加強對該方面內容的管理，從而推動檔案管理現代化的實現。為此，需要檔案管理的相關部門從以下幾個方面著手進行：

4.1 加強檔案管理人員的專業知識積累

現代化的檔案管理也需要現代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識結構，從而更好的推進工作的開展。為此，要求相關部門通過培訓等方式，為檔案管理人員學習先進的管理理念，豐富自身的專業知識創造條件。同時，要求檔案管理人員要自覺的對當前新的知識與內容進行了解與掌握，從而實現對自身素質的完善。

4.2 加強檔案管理人員專業技能的學習

檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計算機水平并且可以使用相關的技術與設備，因此需要對其管理技術及專業技能進行培訓，根據管理人員自身的素質水平及檔案管理工作中的需要進行相關的培訓，從而使其可以更有效的開展檔案管理工作。

4.3 增強檔案管理人員的安全意識

由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對檔案管理有一定的安全意識。首先，通過對檔案管理人員職業道德素養的培訓與安全意識的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識。并且通過與檔案管理人員簽訂保密協議的方式，利用法律效力來約束其行為，從而達到保證檔案管理工作安全性的目的。

結束語

綜上所述，為了實現在檔案管理信息化條件下的檔案管理現代化，需要從改革管理模式、建立管理系統、完善管理體制、加強人員素質幾個方面入手，通過對傳統管理模式的改進與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎上，使檔案管理工作走向現代化。在信息化時代，檔案管理工作只有走向信息化與現代化才符合時展的要求，因此需要協調好二者之間的關系，從而保證檔案管理工作的有效展開。

參考文獻

檔案化管理范文6

摘要檔案管理現代化是社會發展的必然趨勢，也是時展的具體要求。在我國檔案管理現代化的進程中，檔案管理工作取得了可喜的成績，但仍然存在一定問題亟待解決。本文深入分析了檔案管理的實際工作，探討了加強檔案管理現代化的有關措施。

關鍵詞檔案管理人員建設現代化改革

檔案管理現代化的本質是加快檔案管理工作的改革，使之更加適應現代社會發展的要求，因此要求檔案管理實現觀念、裝備、人員上的現代化。檔案管理部門必須強調現代化檔案管理的意識，不斷探索實現檔案管理的現代化的有關途徑。

一、檔案管理現代化概述

檔案管理現代化是現代管理科學的指導下，運用現代管理方法和手段，對檔案系統進行管理的一種新模式。這種新模式借助現代管理的技術與設備，依靠掌握現代化檔案管理的人員得以實現。傳統的檔案管理方式缺乏完善的管理體系和制度，且大多數管理工作依靠人工完成，因此導致檔案管理的效率較低。在檔案管理的現代化進程中，要重點解決這些問題，在檔案管理運用信息化、科技化、智能化的管理模式。當前，計算機技術已經進入檔案領域，但是并未發揮出應有的作用，需要進一步強化計算機在檔案管理中的應用。檔案管理現代化不但可以實現無紙化檔案管理，還可以增強儲存信息的數量和準確性。工作人員在查找、篩選檔案時，更加迅速、準確。檔案管理現代化是一種必然的趨勢，各級行政部門和檔案單位必須采取一些有效措施，加快檔案管理現代化的速度，使檔案管理工作與時展接軌。

二、實現檔案管理現代化的有關措施

（一）強化檔案管理的現代化意識

實現檔案管理的現代化，必須樹立現代化管理的思想意識，這樣才能指導檔案管理工作向著現代化發展。當前，很多檔案管理人員思想觀念相對滯后，因此，首先要求管理人員解放思想，轉變傳統的工作理念，樹立創新意識。這要求檔案管理人員要沖破舊思想的束縛，改變原有的工作格局，不斷強化現代化的管理意識。當前檔案事業的現代化建設發展較慢，這與管理者本身忽視檔案管理的重要性不無關系[1]。因此，本單位領導要提高檔案管理的地位，加強相關宣傳使全體管理者從思想上重視檔案管理工作。在宣傳中促進管理人員接受現代化的管理理念，從根本上改變檔案管理現代化建設的現狀。

（二）推行規范化、標準化、信息化的檔案管理

在檔案管理領域的標準化、規范化，需要檔案事業主管機關會同標準化主管機關或部門共同協調完成。制定標準化檔案管理的相關原則、工作模式、評價方法等，是完成檔案管理標準化建設的基礎和保障。相關單位及部門要確定出科學、統一的工作規范、技術規范，同時加強監督作用保證其貫徹落實并執行[2]。

保證檔案管理的規范化、標準化是實現檔案管理現代化的基礎。因此，應該盡快實現檔案管理工作的標準化[3]。首先，要求技術方法的規范和統一；其次，要求設備、設施的規范化。規范化、標準化管理的最終目的是確保檔案保管及利用價值，因此，管理者要實現檔案管理的最大化，同時使檢索利用檔案信息更加便捷。

信息化是知識經濟時代的主要特征，也是加快檔案管理現代化進程的有效途徑。信息管理只有借助信息化存儲和數字化的處理才能真正復合現代社會的要求，因此，必須促進信息化在檔案管理中的應用。檔案工作中要積極計算機技術和信息化管理手段，從而提高檔案整理、編目、檢索等工作的效率。

（三）提高檔案工作隊伍的總體素質

檔案現代化管理的核心內容是計算機技術的應用，這時實現檔案現代化管理的必經之路，因此，必須強化檔案工作人員的計算機操作技術。每一個管理人員必須能熟練掌握現信息技術，運用計算機以及各類現代辦公設備，并能獨立完成電子文件的制作、設備日常維護等工作。相關單位可以通過加強計算機技術培訓的方法，提高管理人員的計算機操作水平。由于檔案管理人員的計算機基礎不同，可以分層次對其進行培訓，如基礎知識培訓、高級理論培訓、檔案專業操作培訓等。通過培訓可以使每一個管理人員都具備較高的業務素質，從而提高整個工作隊伍的現代化管理水平。

同時，還要積極引進高技能專業人才，從而提高工作隊伍的整體實力。相關單位及部門應該制定嚴格的人才選拔制度，選拔適合本崗位的專業人才。同時完善考核制度和獎勵制度，鼓勵檔案管理人員在工作上不斷創新，從而激發整個檔案管理系統的工作活力。

三、結束語

我國檔案管理應以《檔案法》為核心。國家要不斷完善體系內相關法律建設，使檔案管理實現應有的社會職責。檔案管理的現代化需要行政主管部門與各級管理部門的密切配合、通力合作，從而實現推動檔案事業健康發展的目的，進而進一步加快我國檔案管理的現代化進程。

參考文獻：

[1]陳永成.檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢[J].中國檔案，2013（11）.