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城建檔案管理規范范文1

關鍵詞：風電建設工程、檔案、規范化、管理

中圖分類號：K206 文獻標識碼： A

一、前言

隨著社會經濟的快速發展，社會中各個領域都得到了一定的發展，其相應的檔案管理工作越來越重要，并且受到了各級領導的重視。在風電建設工程中加強檔案管理工作也是勢在必行的環節，為了有效增強工程檔案管理工作的能力，一定要加強管理制度的應用，并且對工作人員的專業素質進行提高，進而確保工程檔案管理的規范化。

二、風電建設工程檔案管理的特點

風電建設工程檔案主要就是指建設期間的一些歷史記錄，其可以真實的反映風電建設工程施工的全過程。在工程建設階段，檔案資料可以為相關建設工作提供一定的參考與指導；在工程竣工移交之后，其還可以為相關管理維護、風電工程正常工作以及發揮投資效益等方

面提供可靠的保障；隨著社會經濟的不斷發展與進步，其還可以為工程擴建提供相關的參考依據。因此，一定要加強風電建設工程的檔案管理工作，這樣才可以取得相應的經濟效益。因為風電建設工程在實施過程中會產生大量的專業技術資料以及管理文件，主要有文字記

錄、圖表、圖紙以及聲像資料等，根據相關實踐經驗表明，只有嚴格按照國家檔案管理制度以及風電行業的相關特點開展檔案管理工作，才可以確保其管理工作的規范化與價值性。

在風電建設工程檔案管理中主要包括以下特點：一是，風電建設工程涉及的領域比較多，參與的管理單位與施工單位也比較多，進而導致相關工作人員的流動非常大；在施工階段需要存檔的資料一定要進行及時的收集，要不然也就無法達到歸檔的完整性。二是，風電建設工程是一項涉及多學科、多專業以及具有較強技術性的系統，在開展檔案管理工作的時候，一定要實現規范整理、科學分類，并且相關工作人員一定要具備相應的專業知識與技能。三是，竣工檔案的編制工作是一項非常復雜，并且要求非常嚴格的工作，一定要確保相關工作人員具有強烈的事業心與責任感，進而可以自覺按照國家以及風電行業檔案管理規范執行具體操作，樹立良好的敬業精神。四是，檔案管理工作的相關人員一定要對現代化辦公設備以及專業技術進行合理的應用，并且對相關文件、文檔以及圖紙資料進行一定的處理。

三、風電項目檔案工作的現狀

1、傳統觀念過重

就風電機構而言，對于項目檔案管理并沒有像工程建沒一樣給予同樣的重視和關注，大部分的單位認為只要工程質量做得好，過程中無紕漏，施工完畢沒問題，設備使用運作好，就是重中之重，這種傳統的觀念，從根本上就忽視了風電項目檔案存在的重要性和必要性，覺得項目檔案只不過就是起到了對文字的記載和對資料的保存作用，并沒有對項目檔案的作用有更深入的理鰓，

2、管理介入較晚

目前我國的風電項目檔案，通常都是設計單位繪圖完，建設單位興建完，施工單位運作完，監理單位檢查完之后，才向檔案管理部門提交相應的檔案資料，這就使得檔案管理部門只能很被動地接受檔案材料，并不能從最開始就介入到工程之中去，甚至到最后竣工完也不能進行相對應的檢查，也更不能起什么監督和監理作用，以至于在后續所產生的各種問題中，也只能處于旁觀的位置，并不能真正地發揮出項目檔案最為重要的作用。

3、項目要件不全

由于在風電項目檔案的形成過程中，并不是所有的人員都具有專業的素質和能力，這就會造成在部分環節和過程中，資料相對不健全，檔案內容不完善，要件相對不規范，施工記錄不詳細，設計編號不完整，技術方面依據}己載不足，圖紙標記相對紊亂等等，這些項目要件不全，就會進一步導致施工中各個環節的相對脫節，就會對整個工程造成不良的影響，甚至會造成巨大的損失。

4、人員素質參差不齊

就目前來說，風電項目檔案工作人員，并不是全是檔案專業對口的畢業生，也有一些相對年齡較大，學歷相對較低，能力相對不高，素質相對不強的人員在從事項目檔案的記錄和整理工作，而絕大多數的工作人員在上崗前也并沒有接受過相對正規和專業的培訓和訓練，很多的員工都是在依據自己摸索出來的經驗來開展工作，這也勢必會造成項目檔案記錄的各種漏洞和不足。

四、規范風電項目檔案管理的措施

1、改變觀念

要想提高風電項目檔案工作管理水平，首先要改變風電檔案管理在整個企業的領導層面，施工方面，監理機構，到檔案的管理人員存在的陳舊觀念.提高對于風電項目檔案管理的認識和深入了解，在最開始從思想上，就要強化對于項目檔案的關注和重視，提高對于項目檔案內部的認識。

2、領導重視

檔案工作一定要爭取得到單位分管領導及部門領導重視與支持。工程前期文件、管理性文件的收集除了有可能在前期工作人員手中，還有可能在上級或有關主辦單位那里，與有關單位進行聯系或從前期工作人員索取資料都需要得到領導支持。對于各參建單位檔案管理工作指導，包括對各施工單位下發檔案制度，參與各階段工程質量監督檢查以及添置必須的檔案用具等都需要得到領導支持。

3、及時介入

為了加強對于項目檔案的管理，就更應該讓工作人員從一開始的項目設計人手，就逐步介入跟進，加強對于設計、建沒、監督、監理、后續等工作的檔案記錄，直觀、動態地反映出整個風電工程的各項指標和依據.為以后工作的開展保存第一手完整、齊備、真實、可靠的資料。

4、建立并且完善檔案管理網絡與制度

在風電建設工程中，為了實現對檔案資料的統一管理，一定要成立一支由建設單位、設計單位、施工單位以及監理單位共同組成的檔案管理領導小組，進而建立相應的檔案管理網絡，對檔案管理網絡中的相關成員展開相應的職責劃分。與此同時，參與建設的相關單位一定要成立相應的檔案管理部門，并且安排專門人員進行管理。當完成檔案管理網絡的建設之后，組織相關成員開展會議，對國家以及風電行業檔案管理的法律法規進行學習，結合風電建設工程中實際存在的問題展開討論，進而提出有效的解決措施。在實際工作中，一定要根據工程建設情況制定相應的規章制度，確保其具有相應的可操作性，并且嚴格落實業主與監理、現場委托單位、施工與安裝的檔案分級管理制度，進而確保檔案管理工作的全面展開。

5、增強各級資料人員的素質水平

在檔案管理工作中，各級資料人員的責任心以及業務水平發揮著非常重要的作用。因為在風電建設工程中參與的單位比較多，因而其各級單位的管理水平之間也就存在著一定的差異。針對這樣的情況，一定要對相關資料管理人員展開定期的業務培訓，提高工作人員的責任感，進而讓相關工作人員更加深入的了解檔案管理工作的開展。在加強檔案管理工作的過程中，在工程建設初期就要要求各參與單位根據合同內容，制定詳細的竣工資料目錄，主要包括案卷編號與案卷題名，同時一定要交予監理單位進行相應的審核，以此來實現對檔案資料的有效管理。除此之外，在整理竣工檔案的時候，一定要嚴格遵守相應的規范標準，確保收集的時候不會出現漏項，并且保證案卷提名正確以及分類科學，進而才可以為相應的指導與管理工作提供可靠的依據，加強檔案管理工作。

6、加強檔案業務指導與檢查

為做好與工程項目相關文件的歸檔工作，解決各參建單位在工程文件材料編制、整理和歸檔工作中存在的各種問題，我們組織各參建單位分管檔案的領導、有關工程技術人員和檔案人員進行檔案業務學習，提出具體的檔案收集、整理、移交、驗收等工作要求。在工程建設過程中，針對工程人員檔案意識不高的問題，檔案管理部門還加強對工程資料員的工作指導與培訓。一方面幫助一線檔案工作人員學習和理解有關標準和規范，掌握業務技能，提高業務水平；另一方面促使工程項目檔案工作人員相對穩定，有助于了解工程動態，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。另外，我們還定期在建設工地現場開展檢查工作，對工程各參建單位應該歸檔的資料進行檢查，查漏補缺、糾偏糾錯，確保工程資料管理制度化、程序化、規范化。

五、結束語

總而言之，隨著風電建設工程規模的不斷擴大，其檔案管理工作的重要性越來越突出。在風電工程建設過程中，只有確保各級領導建立正確、客觀的質量觀念，加強對檔案管理工作規范化的認識，嚴格落實相關管理制度，才可以確保檔案資料能夠真實反映風電工程的建設情況。因此，加強風電建設工程檔案規范化管理勢在必行。

參考文獻：

[1] 李敏：《風電建設工程檔案規范化管理》，《浙江檔案》，2013年05期

[2] 張靚：《對工程檔案管理的重要性分析思考》，《辦公室業務》，2013年23期

城建檔案管理規范范文2

[關鍵詞]市重點工程建設項目；招投標；檔案管理

城市重點工程建設項目招投標檔案是指經市人大會議審議通過，由市發展改革行政主管部門印發的重點建設項目，在招標投標交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點工程建設項目招投標檔案是招標投標過程中的真實記錄，是招標投標管理工作的重要依據，重點工程建設項目因為規模大，既有勘察、設計、監理等服務，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機械設備的采購安裝，形成周期長，招投標文件具有數量大種類多，發揮作用時間長的特點。作為檔案工作者，應當建立健全市重點工程建設項目招投標檔案工作，認真研究思考，采取積極的措施，保證招投標檔案的真實、準確、完整，為建設項目中標后的跟蹤管理和咨詢服務提供依據。

目前，城市重點工程建設項目招投標文件主要存在以下幾個問題：

首先，工程招投標檔案數量巨大、規格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設項目往往參加單位多，招投標文件數量龐大，沒有中標的單位招投標文件更是數量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現行的檔案管理規范中沒有對工程招投標文件的規格大小、保管期限等沒有明確的規定。一些重點建設項目往往工期長，查閱頻繁，招投標文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。

其次，招投標檔案管理規章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設單位沒有真正建立招投標檔案管理工作機制，與招標簽訂合同后，招標給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標文件隨意堆放，沒有分類標準，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。

再有，檔案管理專業軟件的單一性，無法滿足招投標文件數字化的需求，也制約了檔案資源的共享?，F在不少企業采用了專業檔案管理系統，但目前的檔案管理系統只能滿足招投標檔案的目錄管理，不能與評標管理軟件實現對接，檔案的查閱利用，只能根據檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。

針對重點工程建設項目招投標檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責、制度建設、規范要求等方面，提出幾點改進建議：

1、明確招投標檔案管理分工協作機制。應明確部門和相關責任人的職責，進一步規范檔案管理，做到分級管理、職責明確。重大建設項目工程招標委托招標機構進行的，由招標機構負責招標投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設單位負責立卷、歸檔、集中保管。招投標交易活動結束后，中標通知書發出一周內，應按照歸檔范圍移交檔案部門，在規定時間內沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費用。建設單位應建立由技術部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負責人。負責接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現集中管理。

2、建立健全招投標檔案管理規章制度。在實際工作中，建設單位主要是依據《中華人民共和國招投標法實施條例》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》整理招投標項目檔案，條例中并沒有對招投標檔案的管理做出詳細規定。因此，細化各地現行的工程招投標檔案管理辦法，才能規范招投標檔案管理工作。另外，要與交易中心加強聯系，業務審批人員在文件的收集過程中，嚴格執行標準和依據，對報送人的文件嚴格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規范檔案材料。

3、規范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細化資料收集清單，是精簡庫存數量的前提。重點建設項目招投標文件，建設單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規定的情況下，在實際工作中，筆者認為，市重點項目招投標檔案應主要包括：1、前期階段：包括立項批文復印件、招標協議、招標申請等。2、過程階段：招標公告、投標申請人匯總名單、投標資格預審、招標文件、招標答疑、工程量清單、預算控制價或投標限價、投標人標書，包括技術標、經濟標等；3、簽約階段：評標委員會名單、開標記錄、符合要求的投標一覽表、廢標情況說明、評標標準、中標通知書、合同副本、未中標人投標文件等。其次，在精簡招投標檔案方面，招投標辦公室在條件允許的情況下，建立企業誠信檔案和信用投標人，以后的投標項目資審文件和投標文件可不再提交有關人員業績、人員資歷材料等復印件。這樣，不但減少投標單位的重復工作量，同時也減少了檔案的數量。再有，建設單位應統一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統一格式后發給招標，中標單位投標文件一正三副，不中標單位一套正本就可以了，改變以往招標將所有招標過程中產生的材料全部交給建設單位，造成資料重復，庫存緊張的狀況。最后，關于歸檔年限的設定，將市重點建設項目招投標文件劃分為永久、三十年、十年，中標單位土建部分建議劃為永久，設備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標單位建議作為資料保管五年。

4、清晰招投標檔案的組卷。招標各階段的勘察設計、工程監理、施工、裝飾裝修、材料設備采購等應當分別組卷。招投標文件的立卷和歸檔，應遵循文件材料的形成規律。同一個項目分階段招標的，每一階段應分別組卷，內容相同的材料，不必重復歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯系。

5、提高招投標檔案信息化管理和服務水平。通過對檔案專業管理系統與招投標管理系統的接口連接，實現條目檢索和全文檢索，逐步實現招投標檔案的數字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標項目匯編，包括錄入項目名稱、中標單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數據進行分類、匯總、分析，對各類數據按照檔案的分類要求以及數據之間的聯系進行整合，各類分析報表的進行插件處理，改變以往單調、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務，為投標單位和有關部門提供綜合性信息，實現檔案的精細化、科學化、信息化，充分發揮招投標檔案價值。

城建檔案管理規范范文3

【關鍵詞】城建檔案；信息系統構建；問題

大數據時代的到來，使得人們生產生活方式有很大程度的改變。為此，積極利用先進技術來促進城建檔案信息化發展是非常必要的。但是，目前城建檔案信息化管理不佳，存在諸多問題，在一定程度上制約了城建檔案信息化發展。對此，應當基于大數據技術，合理構建健全的城建檔案信息系統，使之可以充分發揮作用，輔助城建檔案管理，以促進城建檔案良好發展。由此看來，大數據時代城建檔案信息系統的構建是非常有意義的。

一、大數據的簡單概述

大數據是指所涉及的資料和信息量規模龐大到不能用目前主流工具軟件，在科學合理的時間內進行處理、管理并且整理成用戶能夠篩的信息資訊。通常情況下，大數據是有數量龐大、結構復雜、種類繁多的數據構成，需要運用云計算來處理，從而整合與分享數據。這使得大數據具有多種特點，即：一是規模龐大。一般服務器或TB兩級的存儲容器良好運行，也不能夠有效整合、分享數據，因為大數據的數據量在EB量級。二是數據處理速度快。在大數據運行的情況下，可以充分發揮數據優勢，有效進行數據分類、數據整合、數據查找等，從而為用戶提供所需數據。三是數據類型豐富。融合多方面數據的大數據，其包含了文本類型的數據、圖像數據、音頻數據、視頻數據等，這使得大數據的數據類型豐富多樣。四是數據應用價值較高。盡管大數據的價值密度較低，但因其涵蓋了方方面面的數據，可以為用戶提供某一方面的需求，因此大數據的數據應用價值是較高的。

二、大數據時代城建檔案信息化管理現狀分析

在大數據時代背景下，計算機技術、信息技術、網絡技術等科學技術的應用越來越廣泛，這使得我國各行各業有很大程度的發展，這其中也包括城建檔案方面。目前我國各個城市已經實施了城建檔案信息化管理，意在加強城建檔案的監督與控制，提高城建檔案的利用價值。但相關調查分析表明，城建檔案信息化管理現狀不佳。具體表現為：

（一）城建檔案管理不規范。城建檔案管理，主要是對檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案開發等工作進行監督與控制，從而保證城建檔案的應用價值。但是，在實際城建檔案管理之中，一些管理人員并沒有嚴格按照相關規定，規范化、合理化地實施各項城建檔案管理工作，導致城建檔案管理存在諸多漏洞，不利規范城建檔案業務。

（二）城建檔案信息系統標準不統一。導致城建檔案管理現狀不佳的另一重要原因是城建檔案信息系統標準不統一。有效利用信息技術、計算機技術、網絡技術等構建城建檔案信息系統，可以輔助城建檔案管理工作，使之可以結合城建檔案實際情況，合理規劃與落實管理工作，提高城建檔案管理效果。但是，一些地區城建檔案信息系統標準不統一，難以有效地識別檔案資料、有效整理檔案資料、合理分類檔案等，那么管理人員不能有效地利用此系統獲悉檔案相關信息，對城建檔案進行針對性的、有效性的監管。

三、大數據時代城建檔案信息系統構建的有效措施

基于以上內容的分析，確定大數據時代城建檔案信息化管理不佳，不利于提高城建檔案的利用率。為了避免此種情況的持續發生，應當積極構建健全的、完善的城建檔案信息系統，以輔助城建檔案管理規范化、合理化、有效化實施。

（一）建立城建檔案數據中心。隨著社會的發展，城建檔案的數據也在快速增長中，因此，在城建檔案管理過程中，要實現全技術支持，也就是采用最先進的技術來建立城建檔案數據中心，以便更好地收集城建檔案相關信息，并對信息進行分析、整理、處理，以便輔助城建檔案管理，使之可以系統化地實施，維護城建檔案，保障城建檔案的利用價值。

（二）研發適用的大數據分析軟件。相對來說，城建檔案資料較多，這使得城建檔案資料收集、整理、分類、保管等工作量較大，如若不能有效地利用城建檔案信息系統進行檔案處理，將會導致城建檔案存在差錯或丟失，影響城建檔案的利用價值。為此，應當在大數據時代背景下積極研發可以處理大量城建檔案數據的分析軟件，將其有效地應用于城建檔案信息系統之中，那么系統可以有效地處理數據，以便城建檔案良好歸檔，便于后續檔案應用。

（三）制定科學合理的數字化城建檔案館的規范和標準。大數據的價值，主要在于利用可靠的數據信息，對這些數據信息進行挖掘， 并且從中提取有價值的信息，總結規律，對未來可能發生的事情進行一個初步的預測?；诖?，為了使城市建設及其他工作開展，能夠有效地利用城建檔案信息，以便促進城市良好發展，在進行城建檔案信息系統構建之際，還應當注意制定數字化城建檔案館的規范和標準，說明數字化城建檔案的移交標準、接收標準、數據挖掘標準等，以便規范化、合理化地執行各項城建檔案工作，提高城建檔案的核心價值。

四、結束語

從大數據視角來看，城建檔案信息化管理存在諸多問題，如城建檔案管理不規范、城建檔案信息系統標準不統一等，導致城建檔案管理效果不佳，不利于提高城建檔案的利用率。針對此種情況，應當通過建立城建檔案數據中心、研發適用的大數據分析軟件、制定科學合理的數字化城建檔案館的規范和標準等措施來構建健全的城建檔案信息系統，使之可以輔助城建檔案管理，從而規范化、合理化、有效化實施城建檔案管理，保障城建檔案的使用價值。

【參考文獻】

[1]常誠誠，劉騰.大數據時代的城建檔案信息系統構建問題研究[J].辦公室業務，2016（1）：63.

城建檔案管理規范范文4

一、城建檔案信息資源整合的現狀

1、城建檔案信息資源整合的工作背景

城建檔案包括城市規劃、建設和管理過程中產生的所有檔案，具有涉及領域廣泛、檔案類型多、產生周期長、專業性和成套性相輔相成等特點。檔案信息資源整合是對現有檔案信息資源進行重組，從而形成具有針對的檔案信息流，實現信息高度共享的一種服務模式。在現階段的城建檔案信息資源整合過程中，存在城建檔案集中管理與分散管理并存、不同規模城市的城建檔案管理結構不一以及城建檔案管理工作設計單位眾多等現狀，城建檔案管理人員應結合實際，合理整合城建檔案信息資源，從而發揮城建檔案對國家城市化建設的最大價值。

2、當前城建檔案信息資源整合的主要方式

現階段，我國城建檔案信息資源的整合，逐步打破了原有的各級檔案管理部門之間的隔閡，實現了各級檔案管理部門之間的信息資源整合。當前我國城建檔案信息資源整合主要包括檔案部門之間的整合、通過網絡提供檔案信息資源共享服務以及技術標準支撐三種主要方式。目前我國已出臺的《城建檔案著錄規范》、《檔案著錄規則》以及《建設工程文件歸檔管理規范》等標準性文件，將檔案信息的數字化著錄引向標準化和規范化，有效實現了數字化信息內容不同系統之間的可讀性。

二、城建檔案整合存在的問題

1、管理部門之間權責不清

首先，由于我國城建檔案管理體系所涉及的單位眾多，加上各單位之間職能和權限劃分不明確，極易引發各級部門之間檔案管理權限方面的矛盾。其次，城建檔案產生于城市建設的各個領域，并由不同單位對其進行保管，且既有集中管理，又有分散管理，加上不同單位職工素質、檔案保存條件和執行監督能力均存在較大差異，因此極易造成城建檔案的缺失和損毀，破壞城建檔案資源的成套性。

2、缺乏社會導向，檔案信息資源利用率低

我國城建檔案工作在資源整合的過程中，涉及各類企事業單位。部分城市規劃檔案、建設施工檔案、設計檔案和管理檔案都分別保管于不同單位，由于其內容雜、距離遠、公開程度不同和保管方式不一等原因，導致城建檔案缺乏社會導向，檔案信息資源交流閉塞，城建檔案信息資源不能完全被社會共享，造成城市建設過程中大量的人力、物力浪費，檔案信息資源的利用率極低。

3、法律法規的執行力和監督力不強

近年來，隨著我國城市化進程的不斷加快，城建檔案工作越來越受到社會各級部門的重視，與此同時，我國的城建檔案管理法規也不斷健全和完善。例如中央頒布了《城市建設檔案管理規定》，部分地方也頒布了城建檔案管理辦法等，都對城建檔案管理的各個環節做了不同程度的規定。盡管如此，但是針對法律法規而產生的城建檔案管理的執行力和監督力卻不強，從而導致城建檔案的真實性、完整性和準確性都不高。

三、城建檔案信息資源整合的對策

1、結合城建工作實際，開展城建檔案信息資源整合

我國城建檔案信息資源涉及范圍廣、檔案類型多、管理結構復雜，因此在建構整合模型時，要充分考慮實施的理念模式，以突出重點、找準角度和循序漸進為原則展開。有關城建檔案信息資源整合的實施模式主要涵蓋從局部整合到整體整合、從初步整合到完全整合、從橫向整合到縱向整合再到立體整合以及以實體整合為輔，信息整合為主等四種實施模式。在具體的城建工作當中，我們應以實際為基礎進行統籌規劃，實現不同專業、不同類型以及不同服務目標的城建檔案信息資源整合共享服務。

2、合理整合城建檔案信息資源，明確信息來源

要實現城建檔案信息資源的整合，首先要有豐富的信息資源儲備，為此，要注重對各類信息資源的搜集和整合，確保各類信息資源的可持續性，不斷為城建檔案信息增添新的信息元素，做到城市建設發展到哪，檔案信息資源的整合工作就開展到哪，最終為我國城建檔案資源整合工作奠定良好的資源基礎。

3、立足用戶需求，實現城建信息資源的整合

城建檔案信息的整合是一項艱巨而復雜的系統性工程，在存放和管理過程中面臨各種問題。為此，應努力搭建領導組織結構模型，全面了解城建檔案用戶的利用需求，為用戶提供提前的定制服務，全面構建城建檔案信息資源管理系統，促進城建檔案集中式管理策略的實現，實現信息服務產品對用戶輸出，最終實現城建檔案信息資源的整合目標。

城建檔案管理規范范文5

關鍵詞：城建檔案；管理；措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼： A 文章編號：

一、城建檔案

城建檔案是社會發展的產物，是指在城市規劃、建設和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城市建設檔案是城市建設的技術成果和歷史依據。但隨著時代的進步，技術的發展，城建檔案工作面臨著一些新的情況和新的問題。因此，加強城建檔案工作，對于了解城市建設歷史，掌握城建全貌，總結城建規律，科學管理和改造城市，加快城市現代化建設，促進城市經濟、科學、全面、迅速發展，都具有十分重大的現實意義和深遠的歷史意義。

二、城建檔案管理中存在的問題

隨著計算機技術的高速發展，城建檔案的管理工作雖取得了很大的成績，但由于城建檔案的特殊性，在城建檔案的管理工作中就不可避免的出現一些問題。如城建檔案管理工作的發展存在不平衡、多樣性和不穩定性，這些問題的存在給城建檔案的管理工作帶來了一定的困難和挑戰。

1、城建檔案管理服務意識不強

就其城建檔案工作本質來說，是通過管理來提供利用，為城市建設經濟、文化、科學等活動服務，是一項管理及服務的工作，它本身不能直接創造經濟效益，容易被人們所忽視。就自身來看，受傳統計劃經濟影響，長期以來作為服務機構的城建檔案館一直屬于行政部門，習慣于靠大樹好乘涼的思想意識和服務態度，只求看好門、守好攤，檔案不丟失、不損壞，缺乏應有的服務意識、競爭意識和求知意識，使城建檔案管理人員普遍存在知識面窄，知識老化等現象，不能較好地適應市場經濟的要求。

2、城建檔案管理不夠規范

城建檔案的工作環節主要表現在收集、整理、鑒定、保管、開發、利用等方面，但在實際操作過程中，由于受人為業務素質和能力差異的制約，人們主觀思想認識左右著檔案的標準、規范在認識和理解上的不同，從而縱觀面上各單位在標準的執行上往往各式各異，不成規范。普遍反映在管理制度不健全、庫房建設不標準、業務建設不規范、檔案保護措施不利、服務對象狹隘等諸多問題上。這些不同程度地影響了城建檔案工作向主動服務轉變的進程，放慢了城建檔案工作向現代化發展的速度，也不符合市場經濟要求。

3、城建檔案館藏結構欠合理

目前市級館普遍存在館藏檔案門類不全，結構單一，數量偏少的問題。館藏檔案的不均衡，較多地體現在各類工程檔案，尤其是民用建筑檔案占的比重偏大，而地下隱蔽工程檔案偏少或空白。沒有豐富的館藏給檔案的利用、編研、信息開發工作的開展帶來困難，導致編研工作顯得心有余而力不足。開發信息資源特別是檔案利用方面，基本上是“看門守攤”“等人上門”往往把業務活動范圍限制在半封閉的環境中。

4、城建檔案接收工作缺乏主動性

如何得心應手地應用法律手段去取代經濟制約，讓城建檔案接收工作再次煥發生機，這是擺在檔案工作者面前額度又一重要課題。

這些問題的存在都嚴重的影響城建檔案管理工作的順利進行，并不能使城建檔案在城市建設中發揮其應有的作用。

三、解決城建檔案管理問題的措施

充分認識城建檔案管理工作的重要性，尤其是提高各級領導對城建檔案管理重要性的認識是做好城建檔案管理工作的關鍵。

1、加強學習，優化服務，營造城建檔案發展新環境。從提高檔案管理人員的業務嫻熟度、優化服務質量入手，提高工作效率，提升服務水平，取得服務對象的理解和支持。此外，以“爭創一流工作業績”為目標，要求大家改變檔案工作“等、靠、要”的觀念，大力開展主動服務和真心服務。把所有館員劃片定點，以“服務、指導、檢查、提高”為原則，深入工程現場，抽查工程項目，掌握工程檔案的編制情況，發現問題及時提出整改意見，對重點項目實施跟蹤指導。

強化監督指導進行有效培訓，各級檔案行政管理部門針對本城市的城建檔案管理現狀。采取不同方式進行分類指導，加強監督指導力度。針對不同單位現狀。力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，開發利用上下功夫；對有物質資源但管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎單薄的單位，要加強建檔建設，加大監督力度，不留死角。同時，要著重抓好檔案管理人員的專業知識和技能的培訓，為城建檔案管理奠定良好的基礎。各城建檔案管理部門要努力爭取宣傳、新聞等部門的大力支持，強化宣傳，提高民眾對檔案管理的關注度，創造出城建檔案管理工作的良好環境。

2、建立健全城建檔案管理制度，要徹底改變城建檔案管理的混亂狀況，應對城建檔案資料的收集、歸檔到移交整個流程，以及城建檔案的日常保管、借閱、利用進行統一規范，制定相應的就規章制度來約束，以促進城建檔案歸檔質量和日常管理水平的提升。

強化城建檔案的保管條件，提高保管質量。針對城建檔案資料的自身特點，保管需要一定的物質資源條件，在爭取領導重視的基礎上，要結合實際。加大投入力度，發明條件，力求對城建檔案資料做到妥善保管。

3、發展集成化檔案信息檢索服務。復合檔案館檔案信息資源的開發重心是建設集成檔案信息資源，開展集成化檔案信息服務，幫助利用者快捷準確地找到自己所需要的檔案信息。在館藏資源多元化背景下，檔案館往往采用先進的計算機技術，將各種檔案信息資源和檢索工具通過網絡主頁給利用者，以促進利用者對所需檔案信息的發現、檢索和存取。目前，由于檔案信息資源沒有得到有效整合，紙質檔案與數字檔案信息資源彼此獨立、互無關系，利用者不熟悉不同的檢索系統，這給大家利用檔案帶來了極大的不便，造成檢索效率非常低。復合檔案館的目標就是建立一個統一界面的檢索系統，深入開展集成化檔案信息服務，使檔案利用工作更趨簡易，真正實現檔案信息資源的發掘利用。

4、結合實際，加強管理，暢通城建檔案收集渠道。要實現城建檔案收集完整，建立并疏通收集渠道，采取必要的行政手段和物質保障。運用多種形式加強對城建檔案資料的收集。各城建檔案管理機構不能坐等報送，爭取更多參與到城建項目建設尤其是重大項目建設過程之中，主動收集，保證質量。同時，積極推進城建檔案信息化建設。為應對城建檔案管理工作中出現的棘手問題，采取主動出擊的態勢應對工作中的變數，努力改善環境，積極加強與工程建設方的溝通，以感情聯絡為突破口及時掌握工程檔案工作動態；另一方面，積極探索依法治檔途徑，加強城建檔案執法工作。為了深入貫徹城建檔案的法律法規及辦法的順利實施，應加強與各部門之間的協調、溝通，從而為城建檔案的收集管理提供有力保障。加強交流，完善管理，延伸城建檔案服務范圍。為適應城市建設發展需要，造就一支與城建發展相適應的檔案管理隊伍，積極加強與兄弟單位的交流與學習，積極借鑒他人的先進經驗，不斷創新檔案服務機制。建立館藏檔案目錄數據庫，提高查閱利用的效率，并依托現代高科技對城建檔案進行全方位、多層次的信息化管理，實現檔案檢索計算機化。實現資源共享，充分利用網站等信息化方式，提高城建檔案工作效率。

四、結語

在城建檔案管理中應始終秉承發展服務的理念，不斷創新工作思路，提升服務水平，搶抓新一輪的發展機遇，立足新起點，落實新舉措，爭創新優勢，為城建檔案管理工作再上一個新臺階，為城市建設和經濟發展做出更大的貢獻。

城建檔案管理規范范文6

關鍵詞：信息技術數據處理城建檔案 應用數字化

中圖分類號：R857.3文獻標識碼：A文章編號：

引言

城市建設檔案是指在城市規劃、建設和管理活動過程中形成的對國家和對社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，這些材料必須完整、準確、系統的反映建設活動的全過程。

1 城建檔案信息化建設的內容

1.1城建檔案信息化建設系統軟硬件系統配置

城建檔案計算機信息化建設必須配備相應的設施，在整個過程中投入最多的環節就是軟硬件系統，硬件設備主要考慮如何高效的采集數據，它是檔案信息化建設不可缺少的物理條件，是建設數字城建檔案館的有形部分。

硬件系統配置要求以能夠滿足城建檔案管理軟件運行及處理既可，采集數據需要的外部設備主要有掃描儀、數碼照相機、條碼識別儀、電子簽名等設備。

軟件系統方面，要充分考慮對采集數據的處理和存儲能力，這是實現數字化城建檔案館的前提。軟件設計需要考慮對硬件系統的支持，實現采集、存儲、歸類一體化操作。城建檔案管理是有著嚴格的要求和標準，并不是簡單的把紙質的資料采集到計算機系統就完成了檔案管理的信息化。這就要求在進行軟件設計前，需要針對傳統的檔案管理進行充分的調研，掌握傳統檔案管理中的關鍵程序和標準，如：歸類、組卷、裝訂等針對不同的建設項目都有著不同的和嚴格的要求及標準，實現信息化管理后，如何利用網絡實現分級、分權限對檔案進行檢索、引用，以及檔案的安全存儲等，都是軟件開發者需要考慮的問題。軟件開發必須遵循傳統檔案管理中的標準和規范進行設計，才能設計出一套符合現代化、數字化的城建檔案管理系統。

其次，軟件的開發研制與功能設計、安裝和使用都應符合國家有關軟件設計的標準及城建檔案業務接收標準。應具備數據管理、整理編目、檢索查詢、實體管理、安全保密、系統維護等基本功能，覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統計六大環節；軟件的實用性、通用性及可擴展性、操作界面友好性、規范性、使用的便捷性都是軟件設計需要充分考慮的。

2 檔案信息化系統建設的流程

數字化檔案管理現還處在探索試點階段，如何搭建符合檔案管理的運轉平臺是至關重要的。眾所周知，計算機信息化建設不是單純的一臺機器及一套軟件就能實現的，要實現高效的信息化的城建檔案管理，計算機網絡的建設是必不可少的，網絡是實現信息化的必備條件。有效的利用計算機網絡，可以使城建檔案管理的流程變得簡單易于實現；可以有效的降低檔案接收及管理的流程。

在平臺建立時要充分體現城建檔案管理的收錄和后期管理程序，根據處理要求，可以按圖1的流程進行運轉和平臺搭建的參考：

圖 1

其中，審核是一個相對較復雜的過程，審核的內容是針對檔案的真實性（電子文件的內容、結構和背景信息等與形成時的原始狀況一致）、完整性（電子文件的內容、結構、背景信息、元數據等無缺損）、有效性（電子文件的可理解性和可利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等）、元數據（描述電子文件的背景、內容、結構及其整個管理過程的數據）進行全面的審查過程，是檔案管理中至關重要的一個環節。

3 檔案信息系統的標準建設和安全存儲

如果說平臺的搭建是城建檔案信息化建設的重中之重，那么，數據存儲的標準與安全則是整個系統服務性、有效性和可靠性的體現。

城建檔案信息建設的目的是充分運用計算機系統實現自動檢索和自動編目功能，將繁冗復雜的館藏資料管理變得簡單可行,使檔案查詢變得簡單化；使檔案管理工作變得簡單化。

3．1電子檔案文件標準化建設和安全管理

標準規范是實施我國城建檔案計算機信息化建設的重要基礎之一。要實現多功能的查詢，要在充分調研的基礎上，結合建設內容，根據國際標準和通用規范，逐步推出相關的標準規范。主要包括資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，最終形成城建檔案計算機信息化建設的標準規范體系。電子文件的代碼標識、稿本代碼和類別代碼進行科學系統的設計，編碼要遵循通用、易于實現、實用的原則。

城建檔案管理的安全包括存儲安全和管理安全，檔案的存儲可按類別進行分類保存，亦可采用國務院建設行政主管部門和信息化主管部門認可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式進行存儲。電子檔案的存儲載體應采用一次性寫入光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，移動硬盤、優盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長期保存的載體。除此之外，電子檔案的同步備份也是必不可少的，同步備份可采用磁盤陣列技術，這樣可以有效的保證檔案存儲的安全性。

管理安全指系統的操作使用，分權管理是實現系統安全性的最好方法。針對不同級別，不同用戶的管理者，設置不同的數據處理和訪問權限、數據操作（包括數據查詢、存儲、移動、遷移等）權限，這樣能有效的保證電子檔案的安全性和管理的規范化。

3．2城建檔案信息化建設的自動化與現存問題分析

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用計算機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。

目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力。要解決這一問題，應下決心解決眼前檔案管理分散現象，應從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，建立集中統一管理下的分散式系統，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，以提高檔案管理工作的規范化和整體水平，是較理想的模式。但這種模式不管從軟硬件的投入或是技術上都要求非常高，必須組建一支具有較強的管理水平和技術能力的團隊來進行試點探索，才能保實施后的效果。

4 城建檔案計算機信息化建設的重要意義

4.1是適應城市信息化的發展需要

城建檔案館是保管文字、圖紙、地形圖、聲像等各種載體的城市建設檔案資料管理部門，是城市重要的信息基礎部門。從理論上講，城建檔案事業屬信息服務業范疇?，F代化信息技術的運用，城市規劃建設管理領域信息化手段的利用，產生了越來越多的電子文件檔案，要求城建檔案館以同樣的信息化平臺接收、整理、存儲和提供利用這些數字信息資源，為有關部門和社會公眾提供城建信息決策咨詢服務。

4.2提升自身地位和作用的需要

隨著經濟的發展和社會的進步，信息資源的重要性日益突出。城建檔案工作，要在城市信息化建設的機遇和挑戰中，獲得自己的生存和發展空間，就必須抓住城市信息化帶來的契機，以與時俱進的精神狀態加速城建檔案管理信息化建設，全面提升城建檔案工作在城市建設中的地位和作用。

5 結語

為了更好地實現信息管理和服務功能，滿足城市建設發展的需要，我們必須加快城建檔案管理信息化建設的步伐，促使城建檔案信息化的早日實現。

參考文獻：

1.鄒云.應用計算機技術控制檔案庫房溫濕度的探討[J].城建檔案.2005（1）

2.趙凌艷.計算機管理城建檔案應采取的安全措施[J].黑龍江檔案.2005（1）