前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的知識管理地質檔案服務簡介，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
地質檔案是在地質調查研究、礦產勘查等活動中形成的科技檔案，是地質工作活動的記錄和成果。地質檔案管理模式的發展經歷兩個階段：第一階段，基于實體保管的傳統檔案管理時代，偏重地質資料的收集與保管。地質檔案種類繁多，按類型可分為：為國家進行基礎建設提供相應決策服務的地質資料，如區域地質調查、化探、物探等;為工農業生產和國防、科技發展提供原料產品基地的地質資料，如礦產、石油、煤層和天然氣等;關系國計民生服務的地質資料，如水文、工程、災害、環境、地震等;為地勘經濟建設提供服務的資料，如合同、協議等;不同形式和不同載體實物資料，如巖礦芯、磁盤、標本等。傳統地質檔案管理以實物管理為主，對環境要求高，檔案損耗速度快，檔案查找沿用傳統人工方法，信息查找依靠手工及借閱者和館員的個人經驗，費時費力。地質檔案具有較強的專業性，并且有保密性要求，普通的檔案管理者往往不懂技術，經驗不豐富的年輕地質工作者對如何查找地質檔案的流程不了解，在查找過程中容易發生遺漏，難以有效提取所需信息。檔案信息資源的服務能力較弱，未得到充分有效開發利用。第二階段，基于信息管理的數字地質檔案管理時代。特點是在繼承傳統檔案管理的基本功能的情況下，以數字檔案資源為主要管理對象、以信息技術為手段、以互聯網為依托，實現檔案信息的有序整合和便于檢索利用。基于信息管理的數字檔案管理屬于我國電子政務建設的一部分。目前，我國的電子政務建設已經開始向基于知識管理的第三代電子政務過渡，作為電子政務的一部分，基于信息管理的數字地質檔案管理也應融入知識管理的理念，從用戶需求出發，把對知識的管理和對人的管理融為一體，對館藏地質檔案進行知識挖掘，對信息進行精簡、提取、發現在信息中有用的知識單元并對其進行集合組織，使之成為使用者容易檢索識別的知識信息內容。
2用知識管理思想指導地質檔案服務
用知識管理思想指導地質檔案服務，主要體現在服務內容上以用戶為中心，為用戶提供解決問題方案的服務；在服務方式上是基于檔案內容的服務。除了常規的借閱、檔案檢索等顯性知識服務，還可提供的服務有：
2.1為用戶提供個性化數據處理與分析服務平臺
標準化檔案管理信息服務通常是根據關鍵字進行查找所需資料，側重于顯性知識的挖掘，信息查找范圍往往局限于報告名稱和關鍵字，對地質工作覆蓋范圍、工作程度、工作方法等信息無法直觀的了解，導致信息查找效率低下、信息遺漏等問題。在知識管理的理念下，地質檔案館員可針對用戶需求，利用信息系統檢索庫中資料與信息，抽取相關的報告、圖件、表格等，按照標準格式生成電子報告供用戶利用。該服務所提供知識產品質量的優劣取決于地質檔案知識庫是否有效。檔案知識庫的建立要經過“知識積累—創造—應用—形成知識平臺—再積累—再創造—再應用—形成新的知識平臺”的循環過程后逐漸成長，逐漸成為信息查找更可靠的來源。
2.2逐步開展地質檔案數字化和數據挖掘工作為知識創新服務
知識管理強調的是知識的創新,而有價值的情報產品是通過有能力、有經驗的檔案管理者才能綜合提取和歸納出來，這種提取和歸納從某種意義上來說屬于數據挖掘工作。我國信息技術普及程度很高，但因人力物力的限制，目前地質檔案的數字化程度并不令人滿意，尤其是原始地質資料，數字化和共享程度都很低，數據挖掘工作更受此限制。地質檔案管理應平衡多方訴求，合理制定計劃，逐步開展檔案數字化和數據挖掘工作。一方面，地質單位面臨激烈的市場競爭，可通過需求分析將更多的資源投入到見效速度快的情報資料以及其他即時研究得出的信息。這里就需要分析檔案使用者的需求，可采用分析借閱數據或建立在線交流等開放式的交流方式，根據業務需求，優先開展該類情報收集和數據挖掘工作。另一方面，地質單位還承擔著基礎科研的任務，應分主題、分階段，由有經驗的地質檔案管理員和技術工作者選取有價值的檔案進行數字化和關鍵信息提取，使地質檔案充分發揮應有的作用。
3顯性知識和隱性知識的有效轉化是地質檔案知識服務的關鍵
地質檔案知識服務的質量取決于知識庫的有效性，目標為最大程度將組織成員的隱性知識和顯性知識都積累到知識庫中，滿足地質技術人員的知識創新需要。需要強調的是，隱性知識只有通過顯性化才能被更多的人員應用，真正發揮它的最大價值；顯性知識只有變為檔案管理員自身的隱性知識才能在工作中得以應用。因此，在知識管理流程中，它們之間的相互轉化尤為重要。依據SCEI模型，顯性知識和隱性知識的轉化過程為經過社會化、外部化、綜合化、內部化4個過程來實現個人之間、個人與組織之間知識的傳遞，并形成一個不斷成長的知識螺旋。下面分別就地質資料知識管理在每個過程應注意的問題闡述如下：社會化過程是指個人將自己的隱性知識交流和分享給他人的過程。這里的個人，既包括地質檔案管理員，還包括一切與地質檔案有關的人員。一方面，地質檔案管理員應通過各種方式向檔案使用者共享和傳遞隱性知識，如特殊資料的查找、系統使用辦法培訓等；另一方面，年代較久遠的地質資料由于技術人員的更新換代逐步被遺忘，新的技術人員往往因不了解歷史資料，或查找資料困難，費時多而難以找到有用的信息而不去查找。珍貴的歷史地質基礎資料漸漸被塵封在庫房中失去利用價值。如果地勘單位不能很好地管理其所獲得的知識，將有失去其知識基礎的風險；檔案管理員應及時與經驗豐富的老地質工作者交流，鼓勵他們用書寫、討論、演講、輔導等形式來共享和傳遞隱性知識，并通過對地質檔案進行加工，如檔案數字化、檔案標引、數據庫建設、資源整合等方式，分期分批的進行館藏資源數字化加工和專題建設，提高信息保障水平和供給能力，使用戶獲取信息和知識的需求得到滿足。外部化過程是指地質檔案管理員在工作中將自己的隱性知識沉淀和轉化為顯性知識的過程；地質檔案管理員可通過OA系統中規章制度、文檔工作流、地質檔案知識庫建設、技術論壇、搜索引擎、數據倉庫和在線分析、數據挖掘和知識挖掘等進行知識的轉化和積累。其中，地質檔案知識庫的建立是地質單位知識積累和再積累的關鍵，是促進知識再創造的基礎。綜合化過程是將轉化得到的零碎的顯性知識轉化和組合、系統化的過程，是個體成員在接受顯性知識以后進行理解消化，并用專業的語言表述出來的一個過程。只有經過深刻理解和消化，個體才能形成自己新的顯性知識。接受新的顯性知識的個體成員通過技術論壇等平臺交流，可促進檔案管理者和使用者之間的知識交流，建立尊重知識的內部環境，并最終形成組織的一般顯性知識，為組織的工作提供支持。知識綜合化的有效手段有知識庫管理、文檔管理、數據庫搜索等。內部化過程是指地質檔案管理員通過學習和交流形成自己的隱性知識的過程。地質檔案具有較強的專業性，覆蓋面廣，對檔案管理員的知識、技能等綜合素質提出了更高的要求，檔案管理員應重新認識自己的角色，從單一角色向多元化角色轉變，改變以往人們印象中的檔案管理人員素質低的局面。隨著計算機和互聯網技術的普及，地質檔案的用戶對檔案信息的加工、存儲、查詢、利用等有了新的要求，在知識管理理念下的地質檔案管理員需具備的素質有：熟悉本單位地質業務專業知識和業務流程，如地質環境調查、工程物探勘查、遙感與信息技術等；掌握主流專業軟件使用方法，如MAPGIS、ARCGIS；掌握和利用各種信息技術，如智能搜索、推送技術、知識發現、數據融合，為實現構建知識服務窗口，信息、知識的有效共享與服務提供可能性。
4結語
將知識管理應用于地質檔案管理，雖還未取得檔案界的共識，有待于認識的深化和實踐的檢驗。然而，知識管理在臨近的圖書情報文獻學等學科領域產生了深遠的影響，必將逐步影響到地質檔案管理中來。在知識管理的理念下管理地質檔案，不再是規范化的信息資源的收集和組織,而是從使用者的角度出發，充分利用和調動地質檔案工作者的智慧分析問題和解決問題，為地質工作者知識再創造提供更到位的服務。
作者：鐘智瓊 單位：北京市地質研究所
