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檔案登記和編碼就是對已篩選的檔案信息進行加工的過程。檔案信息的存在方式多種多樣，這給檔案的管理和利用帶來了不便。因而，這一環(huán)節(jié)中，將檔案信息轉成可檢索利用的檔案知識時，需要制定統(tǒng)一的檔案信息分類標準和著錄標準，而不是簡單地依據(jù)檔案的載體形態(tài)來進行登記和編碼。其中，編碼應該根據(jù)檔案內容的屬性，提取其相關的內容單元作為關鍵詞，以便不同檔案信息之間的鏈接，實現(xiàn)檔案知識信息的共享。檔案存儲就是檔案知識信息保存在檔案知識庫中，隨著檔案管理的電子化、網(wǎng)絡化，如今完成檔案存儲環(huán)節(jié)的工具主要是各種檔案管理系統(tǒng)。同時，為防止檔案知識信息的意外受損，在這環(huán)節(jié)還要做好檔案的備份工作。檔案利用就是對檔案知識信息的使用和服務用戶的過程。檔案工作“三個體系”的提出，扭轉了過分注重檔案保存而忽視檔案利用的傾向。檔案利用的實際效果是對檔案知識管理其他環(huán)節(jié)的績效評估，在一定程度上，檔案利用是檔案鑒別、檔案登記和編碼、檔案存貯的參照點。同時，檔案利用也是檔案知識管理的根本目的。
二、檔案知識管理進程中應解決的幾個問題
1.檔案知識表征問題。檔案知識管理的實現(xiàn)依賴于檔案信息的編碼和存儲，即檔案知識信息的表征，有的也稱之為檔案知識信息的知識表示。所謂的檔案知識表征就是檔案信息在系統(tǒng)或組織內的建構和再認的方式。檔案知識管理最終目的是為了檔案知識信息的有效利用，因而，檔案知識信息在檔案管理信息系統(tǒng)內的表征形式應符合用戶的認知習慣，應與用戶的記憶形式相對應。研究表明：知識大部分以分布的形式存儲在大腦的神經元之中，神經元之間相互聯(lián)結，當存在知識需要時，這些聯(lián)結就會相互激活，共同形成所需要的知識內容。因此，在對檔案信息進行編碼時，應將檔案信息分解為不同的知識單元，并將這些知識單元登記入檔案管理系統(tǒng)，形成共同的知識網(wǎng)絡。當前，云計算影響深遠，它可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分布式表征，檔案的知識信息可以在不同的網(wǎng)絡節(jié)點存儲，在用戶利用檔案信息時，系統(tǒng)可以進行并行分布加工，提高檔案信息的輸出效率和精確性。同時，云計算也實現(xiàn)了檔案知識信息的云備份，即使某一節(jié)點的數(shù)據(jù)受損，也不影響檔案知識管理系統(tǒng)的正常運轉。
2.知識共享問題。通過對檔案知識信息進行分布式表征，依據(jù)一定的標準將離散的檔案數(shù)據(jù)集合在一起，為檔案知識共享奠定了基礎。然而，實現(xiàn)這一目標就要求檔案部門構建知識庫。知識庫的構建并非一朝一夕能夠完成，它是一個系統(tǒng)的工程。不同的檔案，構建知識庫的方式也就不同。如，誠信檔案就需要全國銀行系統(tǒng)共同建設；而人事檔案則是由各級人事部門和人才市場共同建設；檔案館的特色檔案知識庫建設卻由該檔案館獨自建設。值得一提的是，這些不同檔案的知識庫的兼容和鏈接至關重要。
3.資源集成問題。由于在檔案知識管理過程中遵循了分布式知識表征的方法和途徑，因而實現(xiàn)了不同檔案信息的可鏈接性，為檔案知識信息的共享奠定了基礎。隨著社會的不斷進步，廣大民眾對于檔案信息的需要也呈多樣性的趨勢。然而，傳統(tǒng)的檔案管理依據(jù)檔案的載體形態(tài)及檔案信息的屬性進行分別管理，造成了不同檔案之間存在著人為的鴻溝和壁壘，不僅不利于檔案的管理，更不利于用戶的使用。檔案的知識管理消除了這樣的障礙，對檔案知識信息內容進行分布式表征，可以將不同載體、不同內容、不同功能的檔案信息整合在一起，實現(xiàn)了檔案資源的集成管理。當然，檔案資源集成管理的實現(xiàn)離不開信息技術和網(wǎng)絡技術的支撐。當前，檔案資源管理系統(tǒng)也五花八門，不同類型的系統(tǒng)之間兼容性較差，容易造成“信息孤島”現(xiàn)象，也不利于檔案知識信息的一站式服務。因此，實施檔案知識管理，不僅要實現(xiàn)檔案信息內容的集成，而且要管理系統(tǒng)的軟硬件的表征的一致性，這樣知識管理才能落到實處。
三、檔案知識管理對檔案服務的啟示和影響
1.樹立了“以用戶為中心”的檔案管理理念。知識管理本質上就是通過對知識對象的加工，從而實現(xiàn)知識的創(chuàng)造和增值。檔案部門通過實施知識管理，可以促進檔案數(shù)據(jù)的加工和利用，從而加快我國檔案事業(yè)“三個體系”建設的步伐。檔案知識管理扭轉了傳統(tǒng)檔案管理以藏為本的管理理念，樹立了“以用戶為中心”的管理理念。如今“，以人為本”的科學發(fā)展觀理念已經深入檔案工作的各個環(huán)節(jié)。檔案知識管理的各個流程也應體現(xiàn)“以用戶為中心”的原則。其一，檔案知識管理的流程應與人類獲取知識和利用知識的過程是一致的，應充分考慮人們的知識建構的特點；其二，要能夠理解檔案信息用戶的知識獲取習性。用戶在獲取信息的過程中，希望能夠經歷較少的步驟，較容易地獲取所需信息。因而，檔案管理信息系統(tǒng)的設計，應根據(jù)用戶的需要來引導整個界面的設計，應使用嵌入式技術和分布式數(shù)據(jù)可技術，實現(xiàn)用戶檢索檔案信息和獲取信息的一站式服務；其三，應重視用戶的參與和互動過程。檔案知識管理不僅僅是提供可檢索、可獲取的檔案知識庫，還應提供用戶和檔案部門、用戶之間交流互動的平臺，不僅能夠更好地服務檔案用戶，還可及時反饋檔案管理過程的不足，實現(xiàn)檔案知識管理的可持續(xù)發(fā)展；其四，注重用戶的情感體驗。愉悅、積極的情緒可以促進用戶的身心健康，也可提高檔案服務的效能。不論虛擬的，還是現(xiàn)實的檔案服務，檔案工作者都應注重服務的細節(jié)，一言一行、字里行間都顯露著你的態(tài)度，對于用戶也產生著潛移默化的影響，影響著他們的態(tài)度和情感。值得注意的是，在遇到問題時，檔案工作者應本著“以用戶為中心”的原則，不能簡單地將造成問題的原因歸咎于用戶，要有同理心，能夠設身處地地替用戶著想，能夠理解用戶所處的情境。
2.檔案知識管理使得檔案信息個性化服務成為可能。個性化信息服務是指能夠滿足用戶個體信息需求的一種服務，也就是說，用戶可以根據(jù)自己的需要，自己設定信息的來源方式、表現(xiàn)形式等或通過對用戶個性、使用習慣的分析而主動地向用戶提供其可能需要的信息服務。檔案知識管理使得檔案信息有序組織，也可根據(jù)知識單元進行組合，形成不同的檔案知識主題。用戶可根據(jù)自己的認知需要，確定自己的檔案信息需求，并從檔案知識庫中找到自己所需要的知識。隨著Web2.0甚至于Web3.0的廣泛應用，用戶在獲取信息的同時，可根據(jù)自己的知識結構來編輯、修正、補充檔案知識庫的相關內容，這樣的互動不僅有利于檔案知識管理的完善，更為主要的是讓用戶確立了自身的主體地位。此外，檔案工作人員也可根據(jù)用戶的身份信息、知識背景以及其過去信息索取痕跡，明確其可能的檔案信息需求，通過RSS技術進行個性化檔案信息服務推介。簡而言之，檔案知識管理的實施改變了檔案數(shù)據(jù)的存在方式和加工方式，使得檔案信息個性化服務變成現(xiàn)實，促進整個檔案事業(yè)的更大發(fā)展。總之，檔案知識管理的實施是知識經濟發(fā)展的必然，也是提高檔案利用水平的有效路徑。在實施檔案知識管理過程中，應遵循“以用戶為中心”的原則，根據(jù)用戶的知覺習慣，將檔案知識信息分解為一個個小的知識單元，分布存儲于管理系統(tǒng)內，從而實現(xiàn)檔案知識的共享和使用，也使得檔案信息個性化服務成為可能。
作者：高國華 單位：蘇州大學檔案館
