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摘要：

隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，高等教育的規模不斷擴大，高校的學生數量與日俱增，學生管理也面臨著新的形勢和任務，探索信息化的學生管理方法已經成為各級教育管理部門的共識。筆者通過對學校日常學生管理工作分析與設計，結合專業知識，設計和實現了學籍學歷在線管理系統，并與教育部的電子注冊系統實現了對接。

關鍵詞：

學籍學歷；電子注冊；檔案；信息化

自2000年開始，教育部推行的學籍學歷電子注冊系統逐步將學生的學籍學歷信息實現了全國統一管理。筆者從學籍學歷管理的業務流程出發，確定系統的功能需求，實現了學生入學、注冊、獎懲、學籍異動和畢業管理等功能，該系統還可以與教育部的電子注冊系統實現數據對接，完成數據的校核功能。學籍學歷管理系統的實現大大提高了工作效率，使學籍管理工作的流程更加規范，數據更回完整，提升了學校整體信息化應用水平。

一、教育部實施的學籍學歷信息化概述

隨著我國教育事業的大力發展，教育教學信息化已經成為全國上下各級教育管理部門的共識。近幾年我國加大了對學籍學歷的管理力度，不斷推出實現學籍學歷管理信息化的重要改革措施，意在不但要實現學籍學歷管理的信息化，還要形成統一的管理規范，實現全國學籍學歷的統一管理。

（一）推行學籍學歷電子注冊制度

2000年，教育部高校學生司印發了《關于實行高等教育學歷證書電子注冊制度有關事項的通知》(教學司〔2000〕18號)，全面部署了在北京、遼寧等地試點學歷證書電子注冊工作。為了在全國推行學歷電子注冊制度，2001年4月教育部印發了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》(教學〔2001〕4號)，根據文件要求，各高等學校必須在招生錄取工作結束后，將入學的學生信息錄入注冊系統。該系統與省教育廳和教育部的管理部門實現聯網，學生的學籍信息直接上報教育部，教育部在相關網站公布各高校的錄取結果。各高校在新生報到的時候核對錄取名單，并要求學生在網上進行實名注冊，注冊完成后取得該校學籍，否則不能取得學籍。電子注冊制度的推行，一方面實現了各高校、省教育廳和教育部的信息統一，能夠及時反映各學校的學生學籍情況；另一方面也統一了學籍注冊規范，自上而下采用統一的規范格式，消除了信息壁壘。

（二）學籍學歷實行統一管理

2007年3月，教育部印發了《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》（教學〔2007〕3號）文件，按照文件要求，各高校每年在新生入學時，要及時登錄教育部的學籍學歷管理系統，注冊并上傳學生的報到信息。對沒有按時入學的新生應根據實際情況選擇保留入學資格、取消入學資格和放棄入學資格等內容對新生信息進行備注。按時完成登錄注冊的學生信息，納入到該校的教學管理和學生管理中。這樣就實現了學生從入學開始就進入系統進行管理，一直到獲取相應的學歷或肄（結）業。畢業的學生在畢業時還要進行學歷的電子注冊，可以實現學歷的網上認證。學籍學歷的電子注冊制度是我國實現教育管理現代化的重要步驟，實現了高校學生信息的全過程管理，從學生報到起，學生學籍情況就在全國統一的電子注冊平臺中，直到學生修業期滿，通過學歷電子注冊實現學歷信息的全國統一管理。2008年10月，教育部印發了《關于普通高等校學校學年電子注冊的通知》(教學司〔2008〕21號)文件，完善了電子注冊系統的在校生管理模塊。除了學籍和學歷的電子注冊外，增加了學生在校期間每個學年的動態信息。學生在校期間的基本信息修改、學籍異動、平時表現等內容都要在管理系統平臺中進行更新，同時還實現了師范生管理、畢業名單預審、各類統計等功能。實現了學生學籍學歷信息從入學到畢業的全程管理、信息化管理和網絡化管，有力地促進了我國高等教育事業的健康快速發展，這也是我國教育改革過程中的一個重要標志。

二、電子注冊系統目標分析

通過對高校學籍學歷管理工作的調查分析，以及參考其他高校的類似系統，結合教育部電子注冊系統的要求，首先要對學校的學籍學歷管理進行歸納總結，采用業務邏輯的形式對各類業務（功能）進行優化。這是系統分析階段的主要工作，也是后續工作的基礎。筆者作者通過調研與分析，學籍學歷在線管理系統的主要功能應包括新生的報到注冊管理、在校生管理兩部分，其中在校生管理又可分為注冊、學籍異動、獎懲情況、以及畢業管理等功能。在校生注冊功能是在每個學期初，學生正常報到后即為正常注冊狀態。學生只有處于注冊狀態才可以進行選課，進入學期學習過程，繼而可以參加考試。所以注冊是在校生進行學習、考試的準入依據。當在校生在校期間發生了留級、升級、轉學或者休學、開除等變化時，就啟用學籍異動功能，記錄其在校期間的學籍變化情況。獎懲管理功能是記錄學生在校期間獲得的獎勵或懲罰的內容，很多時候也作為學生綜合測評、平時表現的依據。當學生修業期滿或完成規定的學分，就可以進行畢業管理功能。主要包括學生的畢業成績表、綜合測評、獎懲記錄等信息管理和畢業證書管理。

（一）新生管理業務流程分析

新生管理功能包括建立新生數據庫、新生報到和新生信息校核等功能。新生報到的過程包括按照錄取通知書的內容對本人的信息進行核對，根據錄取專業到指定的院系報到。學生報到后各院系還要根據新生的錄取專業進行分班，完成班級信息的更新。分班完成后，還要按照一定的規則給每一個學生分配學號，學號是代表在校學生身份的唯一標識。完成這些內容即代表學生的報到過程結束，新生信息的狀態即改為在校生狀態，納入到在校生的各項管理中。新生報到過程后，代表這個學生已經通過錄取取得了到這個學校學習的資格。在報到之后新生還需要進行新生的注冊，新生注冊也是新生管理過程中的重要步驟。學生需要登錄學籍學歷在線管理系統，完善個人的信息，如身份證、準考證以及聯系方式等信息，并且有監管人員對學生錄入的信息進行校核，檢驗學生身份的真實性，如發現有不合法的信息，則需要再次進行錄入、校核，以便確定是對信息進行修改，還是取消該生的入學資格。在新生完成個人信息錄入后，還需要到相關部門繳納費用，一般包括學費、書費、住宿費等。在繳費過程中，還會對學生的身份及相關信息進行校核，確保學生身份及信息的合法性。

（二）學籍異動校核業務分析

在學生日常管理工作中，每個學期都會發生學生的學籍異動情況。其中正常的異動包括學生的轉學、升學、休學、退學等情況，也有由于自身或學習成績原因造成的留級、取消學籍等情況。大部分的學籍異動是在學期末進行，也就是在課程成績出來后，根據學生的所有課程的成績，以及學校關于學籍管理的規定，對學生進行學籍異動處理。除了正常的學籍處理程序外，涉及到留級、轉專業等情況，還要重新進行班級分配，對學生的信息也要進行更新。對于取消學籍、休學和開除等情況也要進行學生信息、班級信息等方面的更新。

（三）畢業管理業務分析

當學生完成了在校的所有學習科目，取得規定學分就可以順利畢業，畢業管理在學籍學歷管理系統中也是非常重要的功能，而且具有數據量大，時間緊等特點。一般畢業管理包括畢業生處理和證書管理兩個部分，在實際調研過程中發現，就業管理也應該包含在畢業管理工作中，只是目前由于部門職責劃分等原因，本系統暫未將就業管理納入到系統功能中。當學生畢業時，教務管理人員和學籍管理人員要匯總學生在校期間的學習情況和平時表現信息，校核信息是否達到畢業要求，并生成畢業生名單。畢業生名單由院系提交，然后由管理人員再次進行審核，將審核通過的名單報省教育廳。省教育廳數據審核通過后，學籍管理部門制作畢業證書發放給學生。同時畢業生的相關信息在校友庫中留存。如果學生達不到畢業要求，則將學生信息反饋給院系，院系再根據學生的具體情況，做出其他教務管理方面的決定，如留級、補考、重修等。

三、學籍學歷在線管理系統的實現

（一）電子數據校核功能

主要用于與教育部的電子注冊系統對接，也是保證本地數據規范性的重要方法。在這個功能中，要校核學生的所有相關信息，如學生的身份信息、專業信息、證書信息等。在該功能的實現過程中，著重實現界面的簡單、清晰，便于使用者操作，因為需要校核的信息很多，所以簡單易用就顯得尤為重要。

（二）照片的導入與核查

在教育部的電子注冊系統中要求每個學生的注冊信息都要有照片，因此在系統采用數碼照片的形式來存放學生照片，照片以學生的身份證號命名，放在一個固定的文件中。在數據庫字段中用照片的文件名記錄照片文件，同時也記錄照片的其他一些屬性信息。

（三）KSH關聯設置

KSH即學生參加高考時的考生號，這是在學生參加高考前就設定好的唯一標識。在學生到學校報到時，要核對一次KSH的信息，核對的方法就是將KSH與身份證號、姓名等學生的固有信息進行匹配，在系統中設置KSH與身份證的一一對應關系。

（四）身份證號碼校驗

身份證號碼作為學生的身份標識，在學習期間乃至工作以后都是作為他身份信息的主要標識。而且由于身份證信息存在15位或18位的情況，而且身份證自身也帶有一定的校驗功能，所以在學籍學歷注冊系統中要求對身份證號進行校驗。篩查存在問題的身份證信息，確保學生的身份證信息的準確無誤。可以采用輸入學生姓名或身份證號碼，查詢學生信息數據庫，對該生的信息與真實信息進行匹配。這里也要考慮輸入查詢條件時的操作方便。

四、結語

我國的高等教育事業正處在一個蓬勃發展階段，高等教育的普及和現代化是教育事業發展的要求，今后對教育現代化、信息化的研究將更加深入和細化。今后的與學籍學歷信息管理相關的學生管理工作將更多地采用新技術和新方法，學籍學歷在線管理系統也將面臨著更新升級，而且在學生管理工作中發揮更大的作用。采用信息化的手段對學籍和學歷信息進行管理，不僅可以大幅度提高管理效率，更加符合目前低碳環保理念，所以完全有必要加強對學籍學歷信息化的研究，根據不同學校的管理工作特點，開發出能夠快速處理在校生的學籍學歷電子注冊信息，提高注冊信息的校核效率的學籍學歷管理系統，將學生管理人員和學生從繁瑣的信息管理和校核任務中解脫出來，推動學校教育事業中管理工作水平的不斷提高。學籍學歷電子管理系統的設計與實現，不僅大大降低了學生管理工作強度，提升了工作效率，更代表了一個學校管理現代化的水平，對提升學校的整體形象也具有重大的意義。

作者：段薇薇 單位：連云港職業技術學院學工處

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