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［摘要］

近年來，借用“全國中小學生學籍信息管理系統(tǒng)”做好全校學生的信息精確工作，日漸成為學校常規(guī)工作中的一項重要任務。通常，學生學籍信息的處理過程是由學生信息的采集、整理、編輯、管理等構成的一系列復雜工作。目前，如何利用Excel簡化學生信息的采集等預備工作，從而提高工作效率并在指定期間內(nèi)順利完成學生學籍的信息任務，是對絕大部分學校學籍管理人員來說急要解決的一個問題。因此，探討Excel在做好全國學籍信息系統(tǒng)中實用的關鍵技術具有重要意義。

［關鍵詞］

Excel；全國中小學生學籍信息管理系統(tǒng)；簡化

全國中小學生學籍信息管理系統(tǒng)（以下簡稱全國學籍系統(tǒng)）是教育部領導高度重視和指導下、教育部教育信息化管理中心的大力推進下、根據(jù)教育規(guī)劃要求從2010年起開設的、規(guī)模最大的、對教育事業(yè)的未來將產(chǎn)生重大而深遠影響的中小學學生電子學籍系統(tǒng)。［1］目前，該系統(tǒng)已經(jīng)在全國聯(lián)網(wǎng)運行，為每位學生能夠?qū)崿F(xiàn)建立電子學籍檔案及管理、升級、畢業(yè)、成長記錄查詢等操作進行全程信息化管理。至今，已具備學籍注冊、招生入學、日常管理、綜合查詢、數(shù)據(jù)質(zhì)量核查等業(yè)務管理水平健全而豐富的功能。［2］實際上，該系統(tǒng)在原則上實行學生“全國唯一、一人一號、終身不變”的學籍號碼工作機制。而且，近年來廣泛應用于全國范圍內(nèi)，對學生的流動情況實時監(jiān)管。正因為如此，該系統(tǒng)為各級教育行政部門和中小學校日常管理，包括學生信息的管理、學生資助、實名制、營養(yǎng)改善、控輟保學、事業(yè)統(tǒng)計、統(tǒng)計分析、資源配置的優(yōu)化［3］等方面發(fā)揮了巨大的作用，并帶來了從不所見的明顯成果和信息化管理技術的實效。由于該系統(tǒng)已具備如此豐富、完善的功能，做好全國學籍系統(tǒng)工作逐漸成為各所學校管理工作的核心。盡管全國學籍系統(tǒng)工作如此重要，但是從城市偏遠教學區(qū)（鄉(xiāng)、村學校及教學點）學生學籍信息的實際情況來看，絕大部分學校在此項工作中遇到困惑，尤其是學生信息的處理技術方面所面臨的問題也不少。因此，本文將主要探討Excel在做好全國學籍系統(tǒng)過程中常見的問題及相應所實用到的關鍵技術，希望能對各個學校學籍管理工作負責的教師有所幫助。

一、巧用Excel的“查找、替換”功能

由于少數(shù)民族人的姓名與漢族人的姓名書寫之間差距比較明顯。因而，少數(shù)民族人名在漢語中的書寫形式比較特殊，即姓和名之間使用中文標準圓點“•”符號來隔開，例如，維吾爾族人名“”在漢語中寫成“艾爾肯•喀斯木”的形式。再加上當前還有許多教師仍然不太熟悉從鍵盤上敲出標準圓點符號的輸入技巧，所以一般在錄入少數(shù)民族人姓名時，很容易出現(xiàn)“。，．”等非標準符號。正因為如此，生成學生信息的未定格式，導致學籍信息工作的煩勞、工作效率的降低。此時，我們可以利用Excel的“查找、替換”功能實現(xiàn)生成指定格式的數(shù)據(jù)。

二、巧用Excel的“刪除、顯示重復項”功能

一般來說，通常在錄入學生信息時，難以避免數(shù)據(jù)重復錄入的現(xiàn)象，尤其是身份證號碼信息。有時我們需要事先刪除重復錄入的信息，然后繼續(xù)處理；有時我們需要知道哪一項信息有重復，即同一個身份證號錄入不同的兩名學生信息的現(xiàn)象。此時我們使用Excel自帶的功能可以簡化處理。實現(xiàn)“刪除重復項”功能的操作步驟為：數(shù)據(jù)→刪除重復項；實現(xiàn)“顯示重復項”功能的操作步驟為：開始→條件格式→突出顯示單元格規(guī)則→重復值→確認。

三、巧用Excel的“數(shù)據(jù)有效性”功能

為了方便解釋，在Excel2007中，打開“數(shù)據(jù)有效性”的方法初始化為：啟動Excel，打開相應的工作簿后，在“數(shù)據(jù)”標簽菜單中，選擇“數(shù)據(jù)有效性”選項，隨后彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框。

1．自動選項的設置。

一般情況下，采集學生信息時，經(jīng)過預定設置自動選項的方式能夠有效地減少工作量、簡化信息錄入的操作過程。對學生信息采集而言，有性別、族別等信息均可設置自動選項，以便實際錄入操作，這種功能可以使用Excel的“數(shù)據(jù)有效性”功能來實現(xiàn)。打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框后，在“設置”標簽中，按“允許”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“序列”選項，然后在下面的“來源”方框中輸入或選擇我們所預備的序列選項，例如：族別為“漢族，哈族等”，最后→確認。

2．輸入長度的限制設置。

為了預防學號、身份證號等信息的有誤輸入，有時我們還需要設置對輸入長度一定的限制，此種功能同樣“數(shù)據(jù)有效性”可以完成，在“長度”方框輸入需要限制字符的長度即可。

3．輸入重復的禁止設置。

通過學生關鍵信息重復錄入的限制設置，一方面，能夠有效約束用戶信息重復錄入的操作，預防把學生信息導入全國學籍系統(tǒng)時信息沖突現(xiàn)象的發(fā)生。另一方面，通過錯誤提示的設置引導用戶及時糾正錯誤的目的。打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框后，在“設置”標簽下，按“允許”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面的“公式”方框中輸入公式：＝COUNT（A：A，A2）＝1（此公式是相對的，用戶根據(jù)需要可以調(diào)用）。

4．輸入長度與重復輸入的限制設置。

實際上，這種功能的設置方式是上述兩種方法的融合，因此，在這里不必累贅。需要指出的是，最后在“公式”方框輸入公式時，要注意公式格式的準確性，如：＝AND（LEN（A2）＝2），（COUNTIF（A：A，A2）＝1））。

四、巧用Excel公式方法

值得一提的是，在學生信息收集的初始階段，使用Excel中的有關函數(shù)來簡化根據(jù)身份證號碼自動填寫“性別”信息的功能。［4］假設：學生姓名在B列中，C列為要填寫“性別”信息，則該公式的輸入格式為如下：＝IF（MOD（MID（B2，17，1），2＞0，“男”，“女”）。另外，在全國學籍系統(tǒng)上處理學生信息時，經(jīng)常遇到數(shù)據(jù)格式錯誤的情況。當然，這種數(shù)據(jù)格式的錯誤一般是由于在數(shù)據(jù)錄入時，沒有注意數(shù)據(jù)格式所引起的。在絕大部分情況下，這些數(shù)據(jù)看起來是正常的、準確的，如某一學生的身份證號為653125199903181015；實際上，原來這個身份證號碼是“653125199903181015”從這里很容易看見，這個號碼前后已經(jīng)被隱藏著多余的雙引號和空格符號。所以，在這里我提醒大家巧用Excel的＝CLEAN（SUBSTITUTE（B1，“1個空格”，””））函數(shù)公式來清除多余的符號處理，均可得到格式無誤的數(shù)據(jù)。

五、結語

綜上所述，本文在近年來做的全國學籍系統(tǒng)實踐經(jīng)驗基礎上，總結出了Excel在全國學籍系統(tǒng)上可用的幾種有效方法，并結合實例講解這些小技巧及其作用。這幾種方法具有操作便捷、數(shù)據(jù)處理速度快、簡單易學、節(jié)約時間等優(yōu)點。只要能夠掌握好以上幾種Excel方法和小技巧，能給做好全國學籍系統(tǒng)工作帶來無窮的樂趣和巨大的促進作用；也會提供無限的力量。

作者：于斯音·于蘇普 單位：新疆莎車城南雙語實驗高中

［參考文獻］

［1］王定華．扎實推進全國中小學生學籍信息管理系統(tǒng)建設與應用［J］．基礎教育參考，2014（17）．

［2］羅方述．全國中小學生學籍信息管理系統(tǒng)相關工作［J］．基礎教育參考，2013（23）．

［3］教育部教育管理信息中心．全國中小學生學籍信息管理系統(tǒng)簡介［J］．基礎教育參考，2013（19）．

［4］馬九克．輕松高效做好班主任工作［M］．上海：華東師范大學出版社，2013．