前言：尋找寫作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的高校學(xué)籍管理流程優(yōu)化探究，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。

摘要：針對傳統(tǒng)高校學(xué)籍管理流程問題，以高校教務(wù)信息服務(wù)平臺為支撐，利用企業(yè)流程重構(gòu)的管理思想進(jìn)行高校學(xué)籍管理流程重構(gòu)，提出高校學(xué)籍管理流程的新思路和新模式，構(gòu)建適合高校自身不斷發(fā)展的管理模式。

關(guān)鍵詞：流程重構(gòu)；學(xué)籍管理；教務(wù)平臺

1教學(xué)管理相關(guān)理論分析

（1）業(yè)務(wù)流程重構(gòu)理論分析。業(yè)務(wù)流程重構(gòu)是以客戶的需求和滿意度為目標(biāo)，以現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程為改造對象，使企業(yè)經(jīng)營在成本、質(zhì)量、服務(wù)、效率等方面獲得突破性的改善，即利用信息技術(shù)、現(xiàn)代的管理手段，打破傳統(tǒng)的職能型組織結(jié)構(gòu)，強(qiáng)調(diào)以“流程導(dǎo)向”替代原有的“職能導(dǎo)向”，由傳統(tǒng)的管理層命令、下層人員遵照執(zhí)行，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)引導(dǎo)管理，并執(zhí)行相應(yīng)的管理方法，使管理與需求相結(jié)合，保證了資源的整合、優(yōu)化、從而最大限度地滿足企業(yè)需求。（2）高校管理與企業(yè)管理的共性分析。高校管理與企業(yè)管理有著相似之處，傳統(tǒng)的教學(xué)管理理念以“控制”為主，自上而下進(jìn)行管理控制，就像傳統(tǒng)的企業(yè)金字塔式的管理，而教育的本質(zhì)是提供給學(xué)生最好的教育服務(wù)。就像企業(yè)的本質(zhì)一樣，給客戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，因此，像企業(yè)需要滿足客戶的需求，學(xué)校必須滿足教師和學(xué)生的實(shí)際教學(xué)需求。所以企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的基本思想對高校教學(xué)管理的改革與重構(gòu)有許多可借鑒之處，傳統(tǒng)高校管理一般在以職能為中心進(jìn)行劃分，基于業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的思想，將改變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)流程為中心的管理方式，可以極大滿足師生需求。

2地方高等院校教學(xué)管理現(xiàn)狀研究

2.1學(xué)校教學(xué)管理的現(xiàn)狀及問題。通過調(diào)查研究得知，目前大部分高等院校在教學(xué)管理上以學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院教務(wù)辦相結(jié)合的管理形式，主要有校教務(wù)處統(tǒng)一安排調(diào)度學(xué)校的各類教學(xué)資源。

2.2教學(xué)管理組織機(jī)構(gòu)及業(yè)務(wù)流程分析。學(xué)校的教學(xué)管理組織由校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)決策、教務(wù)處主要負(fù)責(zé)管理和執(zhí)行、學(xué)院負(fù)責(zé)執(zhí)行，三部分職能具有相對的獨(dú)立性，又有一定的交叉。教學(xué)管理按照職能分工，具體分為教學(xué)研究管理、考試管理、教務(wù)運(yùn)行管理、實(shí)踐管理、教材管理等，一般按照教學(xué)管理需求設(shè)置科室，科室的流程就是教學(xué)管理的業(yè)務(wù)流程。但是存在著同一業(yè)務(wù)涉及多個(gè)科室等情況，如考試安排，涉及到教學(xué)科的計(jì)劃任務(wù)落實(shí)、教務(wù)科的排課。

2.3學(xué)校教學(xué)管理分析。按照職能劃分業(yè)務(wù)流程主要問題表現(xiàn)為傳遞周期長、環(huán)節(jié)多、效率低、無效勞動(dòng)多等。（1）教學(xué)管理層次中非增值環(huán)節(jié)太多。金字塔式的管理結(jié)構(gòu)，一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作涉及部門多、層級多，需層層審批，層層請示，非增值環(huán)節(jié)增多，待辦時(shí)間長，業(yè)務(wù)流程面向的是管理部門內(nèi)部的各個(gè)環(huán)節(jié)需求。（2）學(xué)院教學(xué)管理機(jī)構(gòu)人員配置不夠。學(xué)校對于學(xué)院教學(xué)管理機(jī)構(gòu)一般配置1~2名教學(xué)管理人員，教務(wù)處下設(shè)的各職能部門所有信息都要傳遞至學(xué)院教學(xué)管理部門，再由學(xué)院教務(wù)辦落實(shí)，學(xué)院的教學(xué)管理部門人員工作量大，應(yīng)付著各種部門的指令，需要不停地輸入、輸出、協(xié)調(diào)、再協(xié)調(diào)，長時(shí)間的超負(fù)荷運(yùn)動(dòng)無法保證工作質(zhì)量。（3）信息化利用不充分、教學(xué)管理流于形式。高校的信息化建設(shè)在飛速發(fā)展但是利用卻不充分，信息化只是涉及到部分流程，大部分的教學(xué)管理和內(nèi)容還是依靠傳統(tǒng)模式，常見的管理平臺的操作只是一種提交形式，通過網(wǎng)絡(luò)操作后還需要再次打印紙質(zhì)，送到相應(yīng)的職能部門審批，這樣雙重的勞動(dòng)及管理模式雖然能保證完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)，但也是對教學(xué)資源的一種浪費(fèi)，阻礙著教學(xué)管理的進(jìn)一步發(fā)展。

3基于業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的學(xué)籍管理優(yōu)化研究

為提高教學(xué)管理效率、提升師生滿意度，以信息技術(shù)為支撐，用流程重構(gòu)的思想對傳統(tǒng)的教學(xué)管理流程進(jìn)行優(yōu)化重構(gòu)。

3.1流程優(yōu)化的目標(biāo)。管理流程優(yōu)化是按照教學(xué)規(guī)律，通過對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的改造，重點(diǎn)是以服務(wù)、高效為導(dǎo)向，消除非增值活動(dòng)和調(diào)節(jié)新增值活動(dòng)，達(dá)到以下幾個(gè)目標(biāo)：①清除流程中非增值活動(dòng)。在當(dāng)前的管理業(yè)務(wù)流程中，存在非增值環(huán)節(jié)，如等待時(shí)間、來回傳遞、重復(fù)勞動(dòng)等，非增值活動(dòng)是流程改進(jìn)的首要目標(biāo)。②以項(xiàng)目化思維整合工作任務(wù)。經(jīng)過簡化的任務(wù)應(yīng)該再予整合，使其流暢、連貫，滿足師生需求。③促進(jìn)教務(wù)服務(wù)平臺更加完善，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程管理的自動(dòng)化。新的業(yè)務(wù)流程需要信息技術(shù)的支撐，才能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化；實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化后，又能促進(jìn)流程任務(wù)的簡化和整合。

3.2教務(wù)信息服務(wù)平臺的構(gòu)建。傳統(tǒng)的教務(wù)管理平臺雖然功能模塊多，但模塊固化不能調(diào)整，對使用學(xué)校缺乏個(gè)性化的管理，審批流程不能進(jìn)行自定義，存在用戶管理權(quán)限不能細(xì)分，不能進(jìn)行一人多角色管理，軟件升級困難等問題，為了適應(yīng)學(xué)校的不斷發(fā)展，服務(wù)教學(xué)管理流程改造等特點(diǎn)，新的教務(wù)管理平臺應(yīng)該具有以下特點(diǎn)：①應(yīng)體現(xiàn)學(xué)分制的設(shè)計(jì)理念。學(xué)分制管理充分體現(xiàn)以人為本，以學(xué)生為中心，淡化行政班，更加重視學(xué)生的個(gè)性化培養(yǎng)。②智能化的資源調(diào)配。科學(xué)合理的分配調(diào)度學(xué)校各種教學(xué)資源，可解決學(xué)校由于資源緊缺，多校區(qū)等多級管理下的排課、排考等問題。③可自行配置的流程設(shè)計(jì)。學(xué)校可以根據(jù)實(shí)際情況自行調(diào)整和設(shè)置各個(gè)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)的步驟和審批，智能化的流程信息推送功能。④細(xì)致的權(quán)限劃分功能。可以根據(jù)不同的使用人員提供定位到以學(xué)生或者以某個(gè)單獨(dú)功能的數(shù)據(jù)和權(quán)限劃分功能。

3.3業(yè)務(wù)流程重構(gòu)。3.3.1業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的實(shí)施策略。業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的實(shí)施策略按照以下步驟實(shí)施，首先對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研、分析描述、其次利用迭代的方法研究流程重構(gòu)的范圍、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重構(gòu)，最后確定最終實(shí)施方案。以高校教務(wù)管理中學(xué)籍管理為例，對其各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述分析，主要分析環(huán)節(jié)中非增值活動(dòng)環(huán)節(jié)，來回傳遞、重復(fù)勞動(dòng)、手工勞動(dòng)等環(huán)節(jié)。3.3.2業(yè)務(wù)流程優(yōu)化對比。以高校教務(wù)管理中學(xué)籍管理為例，對其各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述分析，主要分析環(huán)節(jié)中非增值活動(dòng)環(huán)節(jié)，來回傳遞、重復(fù)勞動(dòng)、手工勞動(dòng)等環(huán)節(jié)。（1）學(xué)籍預(yù)警原業(yè)務(wù)流程：教務(wù)處下發(fā)學(xué)業(yè)預(yù)警通知，學(xué)院在教務(wù)系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)學(xué)生不及格情況，下發(fā)學(xué)生核對確認(rèn)預(yù)警。流程優(yōu)化之后：系統(tǒng)可設(shè)置學(xué)籍管理辦法相對應(yīng)的留級、退學(xué)等學(xué)分標(biāo)準(zhǔn)，并對學(xué)生不及格情況實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，可以實(shí)時(shí)查詢，達(dá)到及時(shí)預(yù)警的目的。對教務(wù)系統(tǒng)開發(fā)學(xué)業(yè)預(yù)警功能，學(xué)生可以實(shí)時(shí)對照培養(yǎng)方案查詢學(xué)業(yè)進(jìn)度，對于不同狀態(tài)的課程進(jìn)行區(qū)分，如修讀通過的課程顯示為綠色，未修讀的課程顯示為灰色，修讀未通過的課程顯示為紅色。流程分析：原預(yù)警流程設(shè)計(jì)學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院教務(wù)等兩個(gè)部門，優(yōu)化之后的流程學(xué)生直接在教務(wù)平臺進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，取消了原流程中部門的工作。（2）學(xué)生的免修、緩考手續(xù)辦理原流程：由學(xué)生本人提出申請，所在院系主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)審核，最后到教務(wù)處備案。流程優(yōu)化之后：學(xué)生只需在教務(wù)系統(tǒng)中提交免修申請，院系領(lǐng)導(dǎo)在教務(wù)系統(tǒng)中審批。因教務(wù)系統(tǒng)可以直接核對學(xué)生申請的免修課程是否已經(jīng)通過，審核由系統(tǒng)去判斷，減少了院系領(lǐng)導(dǎo)審核的時(shí)間。流程分析：免修、緩考手續(xù)的辦理涉及學(xué)院、教務(wù)處兩個(gè)部門，審核過程繁瑣，人為影響因素較多，可能出現(xiàn)審核不準(zhǔn)確的情況，優(yōu)化后的流程學(xué)生只需在系統(tǒng)提交，由系統(tǒng)根據(jù)學(xué)業(yè)成績表進(jìn)行課程學(xué)分、成績的判斷。（3）學(xué)生選課原流程：教務(wù)處下發(fā)選課通知，學(xué)院組織學(xué)生選課，學(xué)生填寫選課報(bào)名表后匯總至學(xué)院，學(xué)院將選課名單輸入進(jìn)教務(wù)系統(tǒng)。流程優(yōu)化之后：教務(wù)處下發(fā)選課通知，學(xué)生直接在網(wǎng)上進(jìn)行選課，選課后可實(shí)時(shí)查詢選課情況。流程分析：選課涉及教務(wù)處、學(xué)院等兩個(gè)部門，需要手工填報(bào)，易出錯(cuò)。學(xué)生直接在網(wǎng)上選課，避免了數(shù)據(jù)來回傳遞可能造成的出錯(cuò)情況。（4）打印成績單原業(yè)務(wù)流程：學(xué)生到所在學(xué)院教務(wù)辦申請打印成績單，學(xué)院教務(wù)辦打印后蓋章，學(xué)生再到校教務(wù)處蓋章。流程優(yōu)化之后：建立自助打印系統(tǒng)，學(xué)生直接在自助打印機(jī)打印紙質(zhì)成績單。流程分析：之前學(xué)生辦理成績需要填表，依次到學(xué)院教務(wù)辦打印蓋章審核、再到教務(wù)處審核，辦理時(shí)間長、牽涉角色多，最后出現(xiàn)的問題也多。流程再造后，只需教務(wù)處老師將成績單打印模板維護(hù)在自助打印機(jī)系統(tǒng)中，學(xué)生打印成績單時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)審核。

3.4業(yè)務(wù)流程重構(gòu)后的管理特點(diǎn)。隨著學(xué)校業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的不斷改革，理順關(guān)系，向管理質(zhì)量要效率，學(xué)校的管理呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：①逐步采取開放式的管理。信息化及教務(wù)服務(wù)平臺的不斷建設(shè)，教學(xué)管理的開放性也日益深化，主要表現(xiàn)在教學(xué)資源更加開放、學(xué)生學(xué)習(xí)的自主性更大、教學(xué)過程更加開放。②不斷加強(qiáng)交互式的管理。基于校園網(wǎng)和教務(wù)平臺，使得教師和學(xué)生之間的交流更加方便，交互性更強(qiáng)，改變了傳統(tǒng)的以同步交互為主的方式。③推廣實(shí)時(shí)性的服務(wù)。學(xué)校在教學(xué)管理方面不斷引入信息技術(shù)，集成各類教學(xué)資源，實(shí)現(xiàn)教學(xué)的網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)字化，不受時(shí)間、空間限制的基礎(chǔ)上，讓師生不斷接觸到方便快捷的信息服務(wù)。

4結(jié)束語

本文利用流程重構(gòu)的理念，結(jié)合學(xué)籍管理工作中流程重構(gòu)方面的案例，對高校教務(wù)管理流程重構(gòu)進(jìn)行了研究與分析，證明流程重構(gòu)可以在很大程度上提高管理的效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙宏,陳亞婭.基于PDCA循環(huán)的高校教學(xué)管理流程再造[J].現(xiàn)代教育管理,2015(2):76-80.

[2]劉瑩,聶巖,張桂旭.“以人為本”理念下高校學(xué)生學(xué)籍管理制度改革的研究[J],遼寧工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào),2019(2):57-59.

作者:王軍 單位:黃娟