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摘要：高校學籍檔案對學生、學校、社會具有重要意義。為進一步創新服務方式，提高檔案利用效率，以檔案信息化建設為基礎的高校學籍檔案遠程利用服務應運而生。本文通過闡述高校學籍檔案的概念作用，分析國內高校提供利用學籍檔案的方式現狀，以云南大學檔案館為例，淺談開展高校學籍檔案的遠程利用工作的問題與對策，以期起到拋磚引玉的作用。

關鍵字：高校學籍檔案；遠程利用；對策

近年來，高校學籍檔案在學歷認證、政治審查、人事檔案材料補充等工作中發揮著越來越重要的憑證作用，利用率明顯提高。隨著互聯網和計算機技術在檔案管理領域的廣泛應用，國內大多數高校已建立檔案管理系統，大大提高了工作效率。為維護高校學籍檔案內容安全，絕大多數高校檔案館采取本人或委托他人到現場查詢的方式提供利用學籍檔案。然而，高校畢業生在就業、升學、留學的區域選擇上具有較大的靈活性，產生了大量異地查詢、利用學籍檔案的需求，異地查詢需求與現場提供利用的矛盾開始顯現。為進一步做好新形勢下高校學籍檔案管理服務工作，高校檔案館應適時轉變服務觀念，創新服務方式，在確保學籍檔案內容安全的情況下，充分依托檔案管理系統和檔案信息化工作，結合自身情況開展遠程查詢業務，以便為檔案利用者提供更加方便快捷高效的服務。

一、高校學籍檔案概述

高校學籍檔案是指高校從事各學歷層次的學籍管理活動直接形成的，對學生、學校和社會有保存價值的歷史記錄，是真實反映學校學籍管理活動和學生學習經歷的重要依據，是學歷認證、干部政審的重要憑證。參考云南大學學籍檔案管理工作實踐，將其分為以生源地、學院、專業等屬性為單位集中保存的綜合學籍檔案，如新生錄取簡明登記表、畢業資格審查表、畢業生領證簽名冊、畢業生轉檔名冊等反映多名學生學籍情況的文件材料，以及反映某個學生學籍情況的個人學籍檔案，如報考登記表、學生登記表、畢業生登記表、成績單、個人獎懲材料，及以個人為單位集中歸檔的研究生學籍檔案等。高校學籍檔案是高校教學檔案的核心內容，也是干部人事檔案的重要組成部分，三者之間存在著一定的包含、交叉與轉化的關系。學生畢業前，其綜合學籍檔案和個人學籍檔案屬于高校教學檔案的內容。學生畢業后，其綜合學籍檔案和研究生學籍檔案仍屬于高校教學檔案，而學生的個人學籍檔案則根據學生畢業后入職、升學、待業等情況，歸入其學生檔案，分別轉遞至用人單位、高校或各省大中專就業指導中心。隨著高校學籍檔案憑證作用的進一步凸顯，引入遠程利用服務新模式，有利于提高高校學籍檔案的利用效率。

二、高校學籍檔案提供利用服務現狀分析

作者對北京大學等10家高校檔案館作了調查。我國高校檔案館提供學籍檔案查詢利用服務包括到館查詢、自助查詢、在線預約、在線查詢、遠程辦理幾種方式。基于檔案的特殊性和保密性，到館查詢依然是利用的主要方式。近年來，為方便畢業生查詢檔案轉遞情況，中國人民大學、四川大學、重慶大學、西北工業大學、暨南大學等高校開通了檔案去向在線查詢服務；為實現用戶分流，減少用戶等待時間，北京大學、四川大學、重慶大學、暨南大學等高校開通了在線預約服務；同濟大學、燕山大學開啟遠程服務，在線受理用戶查檔需求，并通過現場自取或快遞到付的方式為用戶提供部分學籍檔案的查詢利用；燕山大學還提供認證回復服務，在線處理查檔申請。隨著信息、網絡技術的成熟和進步,諸多高校已就遠程查檔工作進行了卓有成效的探索和實踐，使得遠程查詢利用檔案服務成為可能。但目前提供遠程利用服務的高校數量較少，且遠程利用服務的水平還有待提高，尚不能滿足高校學籍檔案利用工作的需要。

三、云南大學檔案館提供學籍檔案遠程利用問題的思考

1.學籍檔案提供利用工作現狀

以當前云南大學檔案館為例，教學檔案是利用率最高的一類檔案，而教學檔案利用的重心則是學籍檔案。據統計，2017年、2018年云南大學檔案館分別提供利用學籍檔案1117人次和1407人次，分別占提供利用各類檔案總人次的65.60%和74.10%，近一半為委托代辦。其中，利用率最高的檔案材料是新生錄取簡明登記表、畢業生領證簽名冊、成績單、轉檔名冊等，利用目的主要在于學歷認證、升學、求職等方面查詢。在咨詢工作中，有些人無法到館辦理且不便委托他人到館辦理，造成檔案利用者與工作人員在溝通交流中存在一些障礙，不利于檔案館管理和服務水平的提高，有必要研究學籍檔案遠程查詢利用問題。

2.開展學籍檔案遠程利用服務的設想

開展學籍檔案遠程利用服務的初衷就是為了解決異地查詢需求與現場提供利用之間的矛盾，使利用者可以不受時間、空間的限制，依托互聯網、計算機、手機平臺，就可以實現利用檔案的目的。遠程服務開通后，利用者可以根據需要，通過認證下載、自取或郵寄的方式獲取學籍檔案的復制件或證明材料，大大提高學籍檔案利用效率。首先，可通過校內、校外兩個入口分別為在校師生和廣大校友、用人單位提供相應的遠程利用服務，針對不同的利用者設計身份認證方式，如一卡通和密碼認證、上傳身份證、人臉識別等。根據云南大學檔案館統計，利用者查詢利用的學籍檔案主要是新生錄簡表、畢業生領證簽名冊、本碩博成績單、轉檔名冊等。其中轉檔名冊、成績單可由利用者自行查詢或下載；新生錄簡表、畢業生領證簽名冊需要對原件進行遮蓋處理，可由管理員根據查檔申請處理后，將查檔結果的掃描件上傳至平臺供利用者下載。技術允許的情況下，甚至可以通過文字識別抓取技術自動遮蓋相關內容，直接生成查檔結果；學位申請書、論文評閱書、論文答辯會議記錄等相關學籍材料可由利用者提出申請，待檔案管理員根據查檔申請進行授權后，由利用者自行下載打印。其次，高校檔案館不一定是利用者查閱利用學籍檔案的最終環節，以云南大學為例，本科成績單需持查檔結果到教務處加蓋公章，學歷學位證明需持相關查檔結果到教務處開具，英文成績單需持查檔結果到學校或其他相應機構翻譯后加蓋教務處公章等。因此，高校檔案館在開放遠程查詢利用服務時，應與學校教務、研究生管理、學生就業指導等相關部門加強合作，在遠程平臺系統中增設相關部門審核辦理的權限，解決查檔后需要教務處等單位出具證明的事宜，真正發揮遠程服務的作用。最后，實現高校學籍檔案的遠程利用固然有諸多重要意義，但安全問題不容忽視，系統開發和平臺運行必須以檔案系統數據信息的安全為前提。要采用先進的安全措施，可對檔案內容進行鑒定，有選擇的上傳至遠程服務平臺。另外，遠程服務還涉及電子簽章的問題，如何對電子查檔件的真實性進行鑒定，也需要高校檔案館認真考慮。作者認為，可在官方網站、微信、微博等平臺公布遠程服務說明，根據在線生成的查檔結果編號對電子查檔件進行有效管理，接受電話、傳真、來函查詢真偽等。

3.開展學籍檔案遠程利用服務面臨的困難

根據云南大學檔案館提供利用學籍檔案查詢利用服務工作實際，開展學籍檔案遠程查詢利用工作主要存在以下困難：一是學籍檔案數字化工作未實現全覆蓋。由于學籍檔案數量龐大，短時間內無法及時完成全部學籍檔案的全文掃描工作；二是一定數量的學籍檔案材料（新生錄取名冊、畢業生名冊）為手工填寫，字跡不夠清晰，填寫內容多用省略符號，在技術上很難實現文字的識別和篩選；三是現場查檔任務重，工作人員配備不足。目前，云南大學檔案館利用部僅有2名在職人員，負責接待教學、黨群、行政、財會等12個類別檔案的查詢利用工作，難以及時處理遠程查詢利用服務開啟后的用戶注冊審核、授權等附加工作。

4.開展學籍檔案遠程利用服務的對策

要順利開展學籍檔案遠程利用服務，檔案系統建設和檔案資源的數字化建設是基礎。針對上述困難，提出如下對策建議：一是深入調研，充分借鑒好的經驗。可組織相關人員到遠程查詢利用服務起步較早的高校進行調研，實地考察其建設和使用情況，學習借鑒先進的管理理念；二是加快學籍檔案全文掃描的進度，盡快消化已入庫學籍檔案的掃描，積極實現檔案存量數字化，增量電子化，為遠程查詢利用服務提供基礎數據支撐；三是針對手工填寫、無法實現自動遮蓋內容的學籍檔案，由工作人員線下處理后，再提供給利用者；四是增設學籍檔案預約查詢功能，合理分配查檔接待量。增加工作人員數量，明確分工，做好遠程查詢利用相關工作。此外，檔案館在推進學籍檔案遠程查詢利用工作中，還要做好與相關單位的溝通對接，明確職責權限，做好查檔與認證等相關工作的銜接，切實通過開展遠程服務為檔案利用者提供便利，提高學籍檔案利用效率。

作者:王曉慧 李國紅 李青照 單位:云南大學檔案館