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[摘要]本文通過對高校檔案信息資源建設(shè)的必要性及其質(zhì)量控制內(nèi)容的探討，闡述了高校檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量控制的原則及方法。

高校檔案信息資源是一種重要的信息資源，是對高校教學(xué)、科研和管理實踐活動中形成的具有保存和利用價值的各種文獻(xiàn)資料系統(tǒng)真實的歷史記錄。它除了具有信息的一般特征外，還具有原始性、憑證性、技術(shù)性和廣泛性，因此，具有重要的借鑒參考作用和史料研究價值。隨著時代的發(fā)展，高校檔案信息數(shù)量巨增，高校檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容與范圍、開發(fā)手段等愈加復(fù)雜，整體質(zhì)量的把握是非常必要的。因此，我們應(yīng)借鑒管理科學(xué)中的質(zhì)量管理理念，對高校檔案信息資源建設(shè)進行質(zhì)量控制。

一、高校檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容及必要性

(一)高校檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容包括內(nèi)涵和外延。從內(nèi)涵上講就是將高校檔案信息資源進行重組、加工及信息資源整合，最終形成結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容創(chuàng)新、方便檢索利用的綜合知識信息庫，為高校組織決策、教學(xué)和科研等工作提供信息支持；從外延上講就是應(yīng)注重檔案信息的資源發(fā)掘、信息渠道的拓展等。(二)高校檔案信息資源建設(shè)的必要性1.高校檔案信息資源建設(shè)是高校現(xiàn)代化檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。高校檔案信息資源建設(shè)將使高校檔案館的價值充分體現(xiàn)出來，對高校檔案館建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生直接且深遠(yuǎn)的影響。2.高校檔案信息資源建設(shè)將為學(xué)校建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。高校檔案信息資源建設(shè)有利于開發(fā)利用檔案信息資源。高校檔案信息資源建設(shè)，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷挖掘其深層次的價值，不斷開發(fā)檔案信息精品，為高校教學(xué)、科研、行政管理等活動提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。3.高校檔案信息資源建設(shè)將優(yōu)化高校檔案信息結(jié)構(gòu)。目前，高校檔案信息資源結(jié)構(gòu)不合理，能夠體現(xiàn)本校教學(xué)、科研、管理等各項工作特點的檔案數(shù)量少、質(zhì)量不高，館藏檔案缺乏科學(xué)、嚴(yán)格的鑒定。因此加強高校檔案信息資源建設(shè)將有助于優(yōu)化及拓展高校檔案信息資源的范疇。4.高校檔案信息資源建設(shè)有助于提升檔案館地位。高校檔案信息具有較高的權(quán)威性和參考價值，高校檔案信息資源建設(shè)可以最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，充分發(fā)揮檔案信息的增值作用，使人們增強對檔案工作的認(rèn)識，提升檔案館的地位。

二、影響高校檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量的因素

(一)對高校檔案信息資源建設(shè)認(rèn)識不足。檔案人員的觀念沒有跟上時代的發(fā)展，重保管、輕利用，沒有把檔案信息作為一種資源來認(rèn)識和利用，這成為影響高校檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)在因素。(二)檔案人員素質(zhì)參差不齊。目前高校檔案人員素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平良莠不齊，對現(xiàn)代化管理技術(shù)的不適應(yīng)表現(xiàn)較突出，現(xiàn)代化管理理論水平和實際操作能力較差，技術(shù)力量薄弱，無法保證高校檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量，這就直接影響到高校檔案信息資源的開發(fā)和利用。(三)資金及配套設(shè)施不足。高校檔案館雖然大多配備了計算機，但由于資金不足，相應(yīng)的配套設(shè)施不完備，致使開發(fā)手段落后。因此大多數(shù)高校檔案館還僅僅停留在使用計算機進行檔案目錄管理的階段，無法進行其他深層次的信息開發(fā)，這成為影響高校檔案信息資源建設(shè)的外在因素。

三、高校檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量控制的內(nèi)容

質(zhì)量控制是質(zhì)量管理的一個組成部分，其目的是使產(chǎn)品的固有特性能夠達(dá)到規(guī)定的要求，所以質(zhì)量控制是通過采取一系列技術(shù)和活動對產(chǎn)品形成的各個過程實施控制。質(zhì)量控制雖然源自工業(yè)生產(chǎn)領(lǐng)域，但同樣適用于高校檔案信息資源建設(shè)，從某種意義上來說，高校檔案信息資源就是檔案部門生產(chǎn)的產(chǎn)品。因此高校檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量控制就是對高校檔案信息收集、整理、加工、利用等各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的質(zhì)量進行監(jiān)控，以保證檔案信息資源的建設(shè)實現(xiàn)檔案信息齊全、完整、準(zhǔn)確及利用便捷、高效。質(zhì)量控制的目標(biāo)就是使檔案館所的檔案信息資源的功能、使用價值、數(shù)據(jù)等各方面的質(zhì)量達(dá)到我們的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。

四、高校檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量控制的原則

(一)整體性控制原則。在高校檔案信息資源建設(shè)過程中，要充分認(rèn)識其整體性和系統(tǒng)性，把它作為一個項目進行總體規(guī)劃，對各個質(zhì)量關(guān)鍵點進行監(jiān)控，即確保信息資源收集、整理的齊全、完整、準(zhǔn)確。(二)規(guī)范化控制原則。“沒有規(guī)矩，不成方圓”，規(guī)范化控制原則是高校檔案信息資源建設(shè)最為關(guān)鍵的準(zhǔn)則，它直接關(guān)系到高校檔案信息資源的質(zhì)量。因此，在進行高校檔案信息資源建設(shè)過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行和遵守檔案管理的各種相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及法規(guī)。(三)適度性控制原則。高校檔案信息資源有其特殊性，如有些檔案信息需要保密，這就要求我們在進行檔案信息資源建設(shè)時，把握好公布信息內(nèi)容的審查及傳播范圍，采取措施對檔案信息資源建設(shè)進行適度控制，處理好保密與利用的關(guān)系。

五、高校檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量控制的方法

(一)構(gòu)建質(zhì)量管理體系。通過政府或行業(yè)組織對高校檔案信息資源建設(shè)進行立法、行業(yè)規(guī)范與監(jiān)督，建立健全質(zhì)量控制管理體制，將政府或行業(yè)主管部門監(jiān)管與信息建設(shè)單位負(fù)責(zé)相結(jié)合，構(gòu)成高校檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量管理體系。(二)分階段進行質(zhì)量控制。信息資源收集階段是高校檔案信息資源建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，應(yīng)保證向其他部門收集的檔案信息資源的真實、可靠、完整；信息資源加工整理階段應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，以保證高校檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量；信息資源利用階段應(yīng)加大宣傳力度，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用和效益。根據(jù)高校檔案信息資源建設(shè)各階段的特點，制定詳細(xì)的計劃及每一階段的質(zhì)量目標(biāo)，對照流程中每一個步驟和任務(wù)，及時檢查和反饋實施情況，確定項目質(zhì)量是否失控，是否出現(xiàn)系統(tǒng)誤差，是否需要采取糾偏措施等。新形勢下高校檔案工作正處在一個新的發(fā)展階段，充分、高效、便捷地管理和利用檔案信息資源是高校檔案館的立館之本、強館之基，這就要求高校檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識檔案信息資源建設(shè)的重要性和緊迫性，努力探索高校檔案信息資源建設(shè)的基本規(guī)律，通過質(zhì)量控制等現(xiàn)代化管理手段，加強高校檔案信息資源建設(shè)，以信息化建設(shè)促進檔案工作現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

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[3]畢娟.具有高校特色的檔案信息資源建設(shè)的理性思考[J].蘭臺世界，2009(6)

作者:張艷梅 劉少鵬 趙弘磊 單位:哈爾濱工業(yè)大學(xué)檔案館