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摘要：

隨著互聯網技術在企業管理中的應用逐步普遍化，如何構建信息化管理體系已經成為眾多企業關心的重點方向。本文著重就企業如何構建企業信息化管理體系做詳細剖析，希望能夠為企業未來信息化管理提供一些理論性借鑒。

關鍵詞：

信息化;管理;體系

在信息化高速發展的今天，現代企業的經營發展離不開信息技術的支撐，從公文處理、資料整理到生產成本核算、客戶關系管理以及人力資源管理等，都能夠實現系統化、信息化的梳理，從而幫助企業經營者提高決策效率。事實上，信息化建立是現代企業成熟面對激烈市場競爭環境的明智之舉，為企業提高管理水平、提升工作效率提供了強有力的后盾力量。

一、企業信息化管理體系建設的SWOT分析

為了進一步了解企業信息化體系構建存在的優劣性，筆者認為可以通過SWOT分析法予以判定。1.優勢分析。現如今互聯網技術已經普遍用于企業辦公及管理當中，而且多數企業計算機硬件設備也處于國內領先水平，具有實施信息化管理的硬件條件。雖然目前很多企業在互聯網引入程度上只是初級層次，例如電腦編輯、文件互聯網傳輸、基本辦公審批等，但是多年來互聯網技術的侵染也無形中增強了大家對信息化的接受能力，有利于進一步構建信息化管理體系。2.劣勢分析。從當前我國眾多企業的信息化管理程度來看，依然存在較多問題。第一，信息化不成熟。多數企業依然只是針對部分辦公采用信息化管理，尚未建立起無紙化辦公軟件體系，尤其像客戶管理管理、人力資源管理、檔案管理等并沒有軟件系統支撐，這樣的信息化建設是不健全的；第二，管理層對信息化的認識不足。企業信息化管理是跨部門協作，甚至是跨行業協作的一個龐大管理體系。然而，當前許多管理者對信息化的認識尚不完善，缺乏管理信息一體化構建的理念，并未從長遠角度認識企業信息化管理的重要性；第三，信息化管理制度不完善。現在很多企業信息化建設依然處于摸索期，在配套制度建設上依然存在較多缺陷和漏洞，從而使得系統操作過于混亂無章，無法真正發揮信息化管理體系的管理優勢；第四，缺乏安全管理意識。在信息安全方面，許多企業并沒有足夠的認識，進而導致信息化安全問題頻發，例如賬號密碼泄露、誤刪文件、設備突發故障等。3.機會分析。一方面，政府逐步加強了對信息化建設的重視程度，包括《2006-2020年國家信息化發展戰略》等相關文件也逐步頒布出來，部分地區更是對企業信息化建設撥付了專項補助資金。由此可見，在宏觀環境下，企業信息化建設工作會較為順利。另一方面，可借鑒性提高。隨著信息化發展速度加快，現在已經涌現出了許多信息化引進的成功案例，企業如果想要建立信息化管理體系，則可以借鑒這些成功案例，不僅能避免走彎路、錯路，更可以通過信息化建設提高企業自身管理水平及管理效率。4.威脅分析。雖然企業信息化建設有諸多優勢及發展機會，但是不可否認威脅性依然存在，包括病毒威脅、黑客攻擊等不安全因素一直存在著，例如電腦入侵、資料丟失、網頁被黑等都是當前遇到的一些主要問題。與此同時，企業信息化管理體系構建時間較長，需要將系統構建與企業經營業務及組織架構相契合，加之市場經濟發展存在不確定性，系統也面臨著快速迭代更新的風險。

二、企業信息化管理體系構建

現如今，企業信息化管理體系建設需要從多個方面綜合考慮，具體來說：1.體系要素分析。從企業信息化管理體系構建要素來看，要著重了解組織結構、崗位職責、制度以及在系統中的權限設定。第一，組織結構。企業信息化建設的組織結構設計可以從戰略指導層（制定信息化系統運作標準）、系統運作層（針對系統如何開發實施、變化管理等）、基礎支持層（對企業IT基礎設施及資源進行管理）三方面著手；第二，崗位職責。針對企業現有崗位，例如總經理、人事部、IT部以及相關業務部等在信息化建設中的崗位描述及職責設定；第三，制度建設。科學的制度是企業信息化管理有效運行的基礎保障，在信息化管理中要針對企業的基礎數據管理、系統操作使用規范、定期維護制度、異常報告制度等進行制度化設計；第四，權限設定。企業在使用信息化系統過程中，不同崗位人員會有不同的操作權限，在系統設計之時也要充分考慮到不同員工的權限問題，以確保后期系統操作有序進行。2.體系流程分析。企業信息化管理流程實際上就是信息“輸入—輸出”的一個管理過程，且在整個信息化管理體系控制過程中又包含了管理職責制定、資源管理、IT項目實施以及測試改進等四個部分。這四個部分并不是相互獨立的，是一個循環開展的過程，管理職責的制定能夠幫助企業建立信息化管理體系的目標及部門操作權責，并為資源管理提供了組織保障，而資源管理則為IT項目實施提供了物質保障，IT項目實施過程也是糾錯改進的過程，找出改進機會更可以建設新的管理職責。3.信息化管理系統整體規劃。目前，眾多企業普遍采用的是windows平臺進行辦公，對此企業需要搭建微軟AD域控制服務器來管理員工的辦公設備。而且，從信息安全及協同辦公角度來看，企業在提高網絡安全性管理的前提下搭建多個功能強大的管理軟件，包括協同辦公軟件、客戶關系管理系統、財務系統以及審批系統等，從而實現企業管理的有效整合，提高企業管理效率。第一，協同辦公系統。在此系統中應包含個人辦公、行政辦公、綜合事務、人力資源、客戶資源以及管理查詢等多個功能模塊，其職能是協作人力資源管理、客戶關系管理、行政管理以及財務管理；第二，審批系統。包括付款審批、預算審批等，是資金流管理的一個重要工作，要設定“支出申請—付款審批—出納審核—出納付款—確認付款單”整個流程，以保障各種付款的安全有效，并可以在整個審批系統中設定安全參數，以實現事前預計分析、事后歸總統計；第三，財務系統。在該系統中要包含總賬子系統、固定資產子系統兩大部分，用以管理公司整個財務收支流程；第四，客戶關系管理系統。客戶是一個企業經營產出的命脈，建立客戶關系管理系統，能夠實現客戶信息的統一管理、有效篩選以及內部分享，不僅能夠幫助公司銷售人員跟蹤客戶信息，更能夠讓管理者及時把握銷售動態，并及時作出銷售決策。4.后期運維管理。信息化管理體系構建能夠為企業長遠發展及經濟效益提升帶來強大的推動力。但是在整個信息化管理體系建設過程中也會存在許多風險性問題，這就對系統后期運維管理提出了較高要求。在運維管理的過程中，針對整個管理體系要有一個前期的運維規劃，如果企業整體體系構建較為龐大，則可以分步驟進行系統運維，例如第一步進行初級保障，主要以維護系統正常運行，解決錯誤數據及操作失誤為主；第二步為優化階段，即將系統優化到符合實際日常業務需求的最佳狀態；第三步為系統擴充階段，即在員工普遍掌握信息化操作流程之后，企業可以根據日常業務變化情況進行實時的擴充更替，以獲得更優質的業務處理效果。總而言之，信息化管理給企業內部管理帶來的最直接效果就是能耗明顯降低，辦公資源的利用率會大大提高，而且更減少了企業的人員配置，很多部門銜接性的工作都可以通過信息化管理平臺予以解決。而且，以往許多現場性的工作可以通過信息化技術實現非現場解決，例如總部與分公司之間的公司會議、生產車間監控、領導對下屬的業務指導等。企業在構建信息化管理體系過程中，要注重與企業實際管理情況、業務情況相結合，才能真正達到信息化管理的預期效果。在信息化體系構建過程中，企業要秉持“統一管理、資源整合、管理優化”的建設目標，建立以信息中心為核心的信息服務中心，實現公司辦公管理自動化、信息實時化、決策數字化，全面提升管理者的管理效率和員工的工作效率。

作者:范偉軍 單位:日照職業技術學院