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1具體做法簡述

自2011年6月開始進(jìn)行技術(shù)資料數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的研制開發(fā)，于2012年2月初完成各項調(diào)試工作。同在6月份開始對資料的整理過程進(jìn)行詳細(xì)分工，確定分類原則，做好各項準(zhǔn)備工作；7-9月期間我們對建井以來所有技術(shù)資料進(jìn)行了整理、分類、記錄，并形成系統(tǒng)數(shù)據(jù)源表；10-12月進(jìn)行計算機(jī)錄入，形成電子數(shù)據(jù)源表，并且針對各個文件箱所存資料，打印出目錄，并有總目錄；2012年1月底完成資料數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的整體調(diào)試工作，實(shí)現(xiàn)了分類檢索和關(guān)鍵字檢索兩大功能；2月將電子數(shù)據(jù)源表導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，同時實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)內(nèi)共享，經(jīng)過多次調(diào)試，最終達(dá)到預(yù)期目的，隨即制定了與之相匹配的管理制度和流程圖。

2數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)簡述

2.1數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)組成

該系統(tǒng)是在Access2007平臺上開發(fā)出來的，因此，要求計算機(jī)安裝Access2007軟件方可運(yùn)行該系統(tǒng)。系統(tǒng)包括六個界面：密碼登陸界面、系統(tǒng)主界面、資料查詢界面、資料編輯登陸界面、數(shù)據(jù)庫編輯查看界面和數(shù)據(jù)表界面，系統(tǒng)大小約50M。

2.2數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的操作

2.2.1查詢數(shù)據(jù)庫操作

首先，雙擊技術(shù)資料數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)圖標(biāo)，打開數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，登錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)主界面；其次，從文件類別組合框中選擇相應(yīng)的文件類別，顯示子窗體將自動執(zhí)行刷新窗體命令，相應(yīng)類別的文件就會全部顯示；最后，在文件名文本框中輸入所要查詢文件的關(guān)鍵詞，例如北翼、補(bǔ)20、探水等，單擊查詢按鈕，與關(guān)鍵詞有關(guān)的記錄將顯示在子窗體中，通過窗體中的顯示信息定位紙質(zhì)資料，對于已經(jīng)錄入系統(tǒng)的文件，還可以通過詳情欄下的文件超鏈接查看和修改源文件。

2.2.2編輯數(shù)據(jù)庫操作

首先，單擊編輯數(shù)據(jù)庫復(fù)選框，進(jìn)入登陸界面，輸入正確的登陸密碼進(jìn)入編輯查看界面，單擊“最后一項”按鈕，依次填寫資料的各種信息，文件名和文件類別這兩項做為主檢索項必須填寫。填寫完畢，單擊查看數(shù)據(jù)表按鈕進(jìn)行數(shù)據(jù)核對或退出。

2.2.3備份數(shù)據(jù)庫

這屬于Access2007自身的功能，通過導(dǎo)出數(shù)據(jù)表備份并放在指定文件夾下。當(dāng)現(xiàn)用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)癱瘓時，我們可以通過備份數(shù)據(jù)表恢復(fù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

2.2.4數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的局域網(wǎng)共享

該數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為文件型，所以我們采用數(shù)據(jù)庫同電子資料文件夾聯(lián)合共享的形式實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)共享。同時把用戶分為兩類：一類是管理員組具有管理權(quán)限，可以進(jìn)行查詢、修改等，具有最高的管理權(quán)限；另一類是用戶組具有查詢和下載權(quán)限，不能對源數(shù)據(jù)進(jìn)行任何的更改。

2.3數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

總體上講，該數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個方面：①系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文件的快速查找、定位、閱讀、編輯，結(jié)束了以前查找資料“翻箱倒柜”的局面，也避免了電子版資料的假丟失；②通過本系統(tǒng)使現(xiàn)有的紙質(zhì)文件和電子文件鏈接成一個整體，使技術(shù)資料管理實(shí)現(xiàn)一體化；③系統(tǒng)占用空間小、界面簡潔大方、操作簡單、反應(yīng)靈敏、實(shí)用性強(qiáng)，大大提高了用戶對資料的歸類、查找、查看效率；④系統(tǒng)本身具有一定的安全性，防止了資料的損壞和丟失。

3技術(shù)資料信息化管理制度及流程

為了更好的管理技術(shù)資料，只有數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和資料整理這些基礎(chǔ)工作還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須制定與之相匹配并符合實(shí)際的管理制度，確保整個體系健康有效運(yùn)行。在制度中明確了技術(shù)資料在存檔、借閱、歸還、銷毀等環(huán)節(jié)中相關(guān)人員的責(zé)任和義務(wù)，同時確定了技術(shù)資料信息化管理體系中主要負(fù)責(zé)人的權(quán)限審批辦法。好的管理在于好的流程，為了規(guī)范技術(shù)資料管理過程的各個細(xì)節(jié)，管理流程的制定是影響體系順暢運(yùn)行的關(guān)鍵要素，管理流程主要包括存檔、借閱、歸檔三大部分，每個部分又詳細(xì)劃分了執(zhí)行步驟，明確了每個步驟中所需要辦理的手續(xù)，如圖1所示。好的流程在于好的執(zhí)行，為了更好的執(zhí)行《陶一煤礦技術(shù)資料信息化管理制度》，使管理過程中的各個步驟都能按照《陶一煤礦技術(shù)資料信息化管理流程圖》要求執(zhí)行，我們又查閱了各種檔案管理資料，特制作了《煤礦技術(shù)資料檔案借閱申請單》、《煤礦技術(shù)資料檔案室資料歸檔登記表》、《煤礦技術(shù)資料檔案室資料借閱登記表》等表格，提高了資料管理的規(guī)范性。

4應(yīng)用情況

通過一年的試運(yùn)行，收到了良好的效果，大大降低了技術(shù)資料管理人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作效率和資料查準(zhǔn)率，確保了資料保存的連續(xù)性和完整性，提升了資料利用率，從本質(zhì)上改進(jìn)了傳統(tǒng)的技術(shù)資料管理模式。該管理體系使技術(shù)資料存檔率達(dá)到了90%以上，關(guān)鍵資料存檔率達(dá)到100%，查找時間縮短到以前的1/10，甚至更低，并在一定程度上杜絕了資料的丟失及假丟失現(xiàn)象，降低了管理成本和人員工作強(qiáng)度，大大提升了資料管理效率。

作者：張文芳 單位：冀中能源股份有限公司邯鄲陶一礦