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【摘要】招標(biāo)人委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)工程設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備和材料招標(biāo)。一般而言，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)具有比較完善的內(nèi)部管理制度，同時也存在一些潛在問題和風(fēng)險，本文著重分析了招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信息化管理和實(shí)際應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)；信息化；管理與應(yīng)用

根據(jù)相關(guān)主管部門不完全統(tǒng)計數(shù)據(jù)，目前全國共有五千余家工程項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。當(dāng)前，我國工程項(xiàng)目招標(biāo)代理行業(yè)從業(yè)人員門檻相對較低，素養(yǎng)也參差不齊，暗箱操作時有發(fā)生。工程招標(biāo)代理工作中的一些流程非常復(fù)雜，招標(biāo)周期長，各地都開展了電子招投標(biāo)探索，對招標(biāo)代理工作的信息化管理提出更高要求。

一、工程招標(biāo)代理信息化管理的內(nèi)容

1-工程招標(biāo)代理中的信息分類

可分為內(nèi)部信息和外部信息。內(nèi)部信息主要取決于項(xiàng)目本身，如項(xiàng)目概況、項(xiàng)目研究報告、項(xiàng)目設(shè)計文件、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、項(xiàng)目建設(shè)計劃等。在代理工作的后期，將形成項(xiàng)目相關(guān)合同文件、合同制度、投資渠道和目標(biāo)等，以及招標(biāo)公告、招標(biāo)文件和招標(biāo)計劃。所謂外部信息，是指國家制度和行業(yè)法律法規(guī)、市場價格信息、工程造價和進(jìn)度參考信息，以及潛在投標(biāo)人的實(shí)力和聲譽(yù)等信息。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)如果不運(yùn)用信息化管理手段，獲取信息的工作將極為龐大。

2-工程招標(biāo)代理信息的管理內(nèi)容

所謂信息管理，是指相關(guān)信息的組織和流通，使決策者能夠根據(jù)信息做出正確的判斷。為了改進(jìn)規(guī)劃、決策和控制方面的工作，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信息管理工作也必須滿足咨詢服務(wù)的要求，很多時候建設(shè)單位的招標(biāo)文件條件設(shè)置是否合理取決于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)人員的專業(yè)素養(yǎng)及信息管理工作。比如招標(biāo)文件中對于評標(biāo)方式的設(shè)定，代理機(jī)構(gòu)人員需反復(fù)與建設(shè)單位進(jìn)行溝通。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息管理的目的，必須準(zhǔn)確及時地了解信息來源，建立完善信息管理體系。項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)需要根據(jù)行業(yè)已有信息，建立項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫，并建立配套的檔案數(shù)據(jù)庫、投標(biāo)人信息數(shù)據(jù)庫和專家評審信息數(shù)據(jù)庫。完善數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)，及時掌握動態(tài)管理信息。無論是內(nèi)部管理信息還是外部管理信息，都要做好相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、分類和處理，以及后續(xù)的整理、存儲、傳輸和使用工作。

二、工程招標(biāo)代理在信息管理中的主要需求

1-前期工作階段

在項(xiàng)目招標(biāo)前期，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)必須全面收集所代理的建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)工作的信息內(nèi)容。重要內(nèi)容涉及建設(shè)市場發(fā)展的對象和市場主體信息等內(nèi)容，建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)資訊和項(xiàng)目信息傳遞，對招標(biāo)工作的順利開展重要作用。

2-中期管理工作階段

本階段，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)已獲得擬代理的建設(shè)項(xiàng)目基本信息，須根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)單位的委派，全面開展招標(biāo)管理工作。在這個環(huán)節(jié)中，信息管理的內(nèi)容涉及很多方面，比如根據(jù)不同的招標(biāo)方式，審查參與投標(biāo)單位的資質(zhì)等。再如，部分建設(shè)單位有自己內(nèi)部的招標(biāo)要求，按照建設(shè)單位的工作規(guī)范進(jìn)行招標(biāo)，以及按照國家政策要求發(fā)布招標(biāo)文件等。

3-后期工作階段

在這一工作階段，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)必須從信息系統(tǒng)中獲取與招投標(biāo)工作有關(guān)的反饋信息，在自己公司已有信息系統(tǒng)資源上，根據(jù)項(xiàng)目招標(biāo)的經(jīng)驗(yàn)加以補(bǔ)充與創(chuàng)新，提高招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理能力與市場競爭力。

三、工程招標(biāo)代理的信息管理與應(yīng)用

1-業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的運(yùn)用

當(dāng)前，招標(biāo)代理業(yè)務(wù)在國內(nèi)競爭日趨激烈。為增強(qiáng)企業(yè)的實(shí)力，招標(biāo)代理企業(yè)制度必須根據(jù)不同階段進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖兓c調(diào)整。根據(jù)自己企業(yè)的特點(diǎn)，形成適應(yīng)自身情況的行業(yè)信息庫，并利用網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)手段進(jìn)行階段性優(yōu)化。利用信息管理手段，收集其他企業(yè)的招標(biāo)代理資料及信息，提高企業(yè)在行業(yè)的競爭力。建立自己企業(yè)信息庫在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)工作中作用非常明顯，比如能夠根據(jù)自己的檔案和資料進(jìn)行分類管理，利用已有的各種類型的工程招標(biāo)文件，在新的招標(biāo)代理活動中提高管理效率。基于此，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)可以安排自己企業(yè)內(nèi)部管理人員，對數(shù)據(jù)庫中的文件和資源做分類信息管理，包括存儲、傳輸和處理，檢索、整理和利用等，以降低管理成本，提高企業(yè)競爭力。

2-優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量與信用評價體系

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)素質(zhì)參差不齊，服務(wù)質(zhì)量無法一概而論。僅僅靠資質(zhì)高低，無法完全判斷招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的實(shí)力。服務(wù)質(zhì)量是公司實(shí)力的象征，優(yōu)化招標(biāo)代理企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量與信譽(yù)評估制度，有助于增強(qiáng)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)改善服務(wù)質(zhì)量的積極性，規(guī)范行業(yè)行為，推動招標(biāo)代理行業(yè)的健康發(fā)展。建議公開招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)和誠信評估結(jié)果，設(shè)立招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的誠信檔案，以記載招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)和誠信評估結(jié)果。一方面，可以引導(dǎo)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提高服務(wù)質(zhì)量；另一方面，也為建設(shè)單位選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供依據(jù)。

3-完善招標(biāo)資料、檔案信息管理

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要注意檔案資料的存檔，全面落實(shí)該項(xiàng)職責(zé)。對以往代理的招標(biāo)項(xiàng)目出現(xiàn)的問題進(jìn)行分類分析，并選擇各個項(xiàng)目招標(biāo)的經(jīng)驗(yàn)經(jīng)歷，及時復(fù)盤，做好資源和存檔的工作。有時，為了避免重大項(xiàng)目出現(xiàn)問題后續(xù)不能查找原因，需長期存檔；若文檔和材料不能按時提供，則需要督促相關(guān)管理人員盡快提交。因此，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立信息管理中心。

4-構(gòu)建工程造價模塊

工程造價模塊包括建設(shè)項(xiàng)目的定額以及不同地區(qū)有關(guān)人工市場價格、機(jī)器設(shè)備的各類價格信息和成本費(fèi)用等。但構(gòu)建工程造價模塊工作量龐大，難度較高。比如勞動力價格包括不同地區(qū)不同市場上不同類型、不同技能、不同水平勞動力的價格漲跌，以及相關(guān)的價格指數(shù)。在項(xiàng)目造價確定的過程中，其定價方式可采用官方信息價格、建設(shè)施工現(xiàn)場報價、產(chǎn)品零售和批發(fā)價格、機(jī)械設(shè)備租賃或購買等多種形式。

5-完善招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)市場信用體系

強(qiáng)化代理機(jī)構(gòu)信用體系建設(shè)，通過分析項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信用狀況，使業(yè)主可以了解招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的實(shí)力，準(zhǔn)確選擇自己需要的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。

6-加強(qiáng)代理機(jī)構(gòu)自身風(fēng)險管理

建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理工作存在法律、程序等風(fēng)險。項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對招標(biāo)代理工作的風(fēng)險管控，規(guī)避招標(biāo)風(fēng)險。首先要明確各部門的職責(zé)，明確招標(biāo)代理過程中各部門的職責(zé)和分工。其次，識別、分析、評估和控制各階段可能發(fā)生的風(fēng)險，確定最佳應(yīng)對計劃和風(fēng)險監(jiān)控措施，并將相關(guān)內(nèi)容編入招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)風(fēng)險管理計劃。最后，宣傳并實(shí)施風(fēng)險控制計劃，以確保代理人在風(fēng)險出現(xiàn)時能夠有效實(shí)施該計劃。

四、結(jié)論

綜上所述，建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理工作負(fù)責(zé)與建設(shè)項(xiàng)目的信息溝通。建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在收到相應(yīng)任務(wù)后，應(yīng)及時整理信息，并通過各網(wǎng)絡(luò)代理組織及時公布有關(guān)招標(biāo)信息，并采用多種手段加強(qiáng)風(fēng)險防控，提升項(xiàng)目質(zhì)量。

作者：武靖 單位：中招國際招標(biāo)有限公司