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[摘要]本文以對(duì)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的調(diào)研為研究基礎(chǔ)，通過了解住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案管理工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的過程，從中得到借鑒與啟發(fā)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；檔案信息化；信息共享

檔案信息化是以各行業(yè)信息整合為目的，其中包括經(jīng)濟(jì)、文化、建筑行業(yè)等多方面信息。將這些信息進(jìn)行采集和歸整，實(shí)現(xiàn)信息共享。伴隨信息資料的豐富，檔案呈現(xiàn)出多樣性。檔案的信息化工作，為信息檢索者提供便捷信息查詢。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳從2016年按中央檔案館要求，申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)后，自2017年起對(duì)檔案進(jìn)行整理、數(shù)字化，2019年完成機(jī)關(guān)檔案1982-1997年120萬頁(yè)，700G數(shù)字化工作，向中央檔案館移交數(shù)據(jù)，并獲得優(yōu)秀，也是當(dāng)時(shí)在國(guó)家各部委中檔案最先移交的單位。集中完成部分檔案數(shù)字化后，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部每年持續(xù)做好檔案數(shù)字化工作，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化，其它檔案（如：基建檔案等）數(shù)字化工作逐步啟動(dòng)，今后要實(shí)現(xiàn)全部檔案電子化，把死檔案變成活檔案，數(shù)字化是必須的。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作后，在編寫《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部簡(jiǎn)史》工作中發(fā)揮了非常重要的作用。

1狠抓制度建設(shè)，做好制度保障

住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案處對(duì)于檔案資料的管理，采取有效措施進(jìn)行規(guī)范化。建立健全檔案管理制度，是檔案管理工作的基礎(chǔ)和重要保障[1]。檔案資料查閱范圍清晰，依據(jù)本單位的工作特性，按照檔案管理的需要，實(shí)行保密制度，不隨意泄露單位的任何機(jī)密和文件，嚴(yán)格控制查閱范圍[2]。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案處完善相關(guān)法規(guī)制度，對(duì)工作行為加以規(guī)范。制定住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部機(jī)關(guān)檔案管理工作文件匯編。按照《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，制定印發(fā)了《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)則》和《住房城鄉(xiāng)建設(shè)部照片和音像檔案管理辦法》。

2檔案系統(tǒng)開發(fā)，信息化跨越式發(fā)展

住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案系統(tǒng)在2017年招標(biāo)的同時(shí)進(jìn)行采購(gòu)，由于檔案數(shù)字化剛剛起步，首先完成一部分檔案數(shù)字化加工。2018年底進(jìn)行軟件系統(tǒng)開發(fā)工作，配合國(guó)家安可工程的開展，進(jìn)行國(guó)產(chǎn)化適配并逐步與住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部OA系統(tǒng)對(duì)接，檔案管理并行走雙套制模式（紙質(zhì)、電子文檔同時(shí)歸檔）。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案系統(tǒng)在機(jī)關(guān)內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行，使用人數(shù)為機(jī)關(guān)內(nèi)上百名工作人員，基于安全可靠環(huán)境下，結(jié)合檔案管理實(shí)際業(yè)務(wù)需求，建成檔案信息資源庫(kù)。以實(shí)體檔案的收、管、存、用為參考進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)，支持檔案管理全過程的信息化處理。更好地維護(hù)國(guó)家檔案信息資源安全，主要模塊功能如下：（1）檔案收集。通過預(yù)歸檔管理、歸檔管理兩種方式的收集將不同來源的電子公文資料進(jìn)行匯總，整理、移交歸檔、審核最終成為檔案的過程。在檔案收集方面，住建部嚴(yán)格涉密檔案管理，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，涉密檔案按密級(jí)分別管理，密級(jí)高的檔案全部獨(dú)立存放。檔案系統(tǒng)中可以查閱不涉密檔案。查詢涉密時(shí)在系統(tǒng)中提交申請(qǐng)，到住建部檔案處進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。（2）檔案管理。檔案管理是對(duì)已經(jīng)整理歸檔后的檔案數(shù)據(jù)的管理，能夠通過檔案編目、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定統(tǒng)計(jì)、檔基三表管理、庫(kù)房管理，給用戶帶來更方便的利用效果的過程。（3）檔案存儲(chǔ)。檔案存儲(chǔ)的體現(xiàn)主要包括電子原文信息的存儲(chǔ)設(shè)置，以及檔案管理中，檔案分類方式的管理。（4）檔案利用。檔案管理是進(jìn)行檔案利用的前提，是檔案工作成果的重要體現(xiàn)，檔案的利用工作可以分為實(shí)體檔案、電子檔案在本單位借閱、查閱利用過程以及檔案專題編研利用。（5）基礎(chǔ)功能。用戶及權(quán)限管理、基礎(chǔ)信息維護(hù)、內(nèi)容管理日志、消息提醒等[3]。

3信息化處理，拯救歷史檔案

住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部信息化掃描采用外包服務(wù)的方式，掃描工作間安放10個(gè)工作臺(tái)，10臺(tái)電腦同時(shí)作業(yè)，各司其職。包括：出庫(kù)→公司進(jìn)行整理（對(duì)檔案壞損修復(fù)、剔除重復(fù)件、排序、組卷、編頁(yè)、錄入、校對(duì)）→掃描300dpi→質(zhì)檢→生成文件目錄→封皮→歸庫(kù)。在住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案處電子化掃描工作間，工作人員可以對(duì)上世紀(jì)50年代的文件進(jìn)行整理及數(shù)字化處理。一張張宣紙，一排排整齊的毛筆字，部領(lǐng)導(dǎo)的工作批示和建筑工程部的長(zhǎng)方形公章，都非常珍貴，再現(xiàn)了當(dāng)年工作的真實(shí)感，感受到認(rèn)真和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作作風(fēng)。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案處將珍貴的檔案完好無損的保存下來，加以數(shù)字化形式的保存和利用是非常重要的工作。所以，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)重要且有意義的工作。

4展望未來，檔案信息化工作核心與要點(diǎn)

通過學(xué)習(xí)和研究，檔案信息化管理的核心內(nèi)容是資源建設(shè)，所有的業(yè)務(wù)工作也都需要圍繞這一核心開展[3]。一是要逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，遵循合理的原則編制，并強(qiáng)化監(jiān)督檢查，確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行。二是應(yīng)在滿足使用者需求上，搭建起完整的檔案數(shù)字化目錄，并加大人力、財(cái)物等方面的投入，進(jìn)而形成各部門協(xié)同發(fā)展。三是要做好各系統(tǒng)接口整合工作，使檔案系統(tǒng)快速?gòu)母飨到y(tǒng)中提取數(shù)據(jù)。四是在檔案系統(tǒng)建立后實(shí)行紙質(zhì)與電子文件雙歸檔制度，并對(duì)規(guī)定范圍內(nèi)的文本與圖形文件實(shí)行關(guān)聯(lián)并存制度，借此來實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。五是要逐步完善檔案信息資源共享，根據(jù)國(guó)家新出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn)信息生成、整理與歸檔全過程的網(wǎng)上操作。

5結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的不可缺少的手段。檔案管理部門正在積極推動(dòng)檔案信息化管理，使檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展步伐。檔案部門應(yīng)以檔案信息化工作為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)性研究，完善檔案工作管理體制，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落在實(shí)處，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳江年.淺談事業(yè)單位檔案管理的制度建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（1）.

[2]吳鳳群.企事業(yè)單位檔案資料管理的主要方式解析[J].城市建設(shè)理論研究，2011（13）.

[3]魏若愚.如何優(yōu)化企事業(yè)單位的檔案資料管理[J].科學(xué)與財(cái)富，2011（9）.

作者：王蓮君 董寧 單位：住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部執(zhí)業(yè)資格注冊(cè)中心