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摘要：隨著高校信息化的快速發(fā)展，信息化管理系統(tǒng)已在諸多高校及獨(dú)立、民辦學(xué)院建立并投入使用。此系統(tǒng)的投入讓各部門更有效地工作，節(jié)省了部分人力和財(cái)力，解決了諸多管理難題。根據(jù)智慧校園建設(shè)的具體應(yīng)用和規(guī)劃，開發(fā)了適合的信息化管理平臺(tái)。管理系統(tǒng)主要分為工作流程、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、功能模塊、數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一身份認(rèn)證。信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)將助力學(xué)校智慧校園建設(shè)取得巨大收益。

關(guān)鍵詞：高校；智慧校園；信息化管理；數(shù)據(jù)共享；統(tǒng)一身份認(rèn)證

一、引言

隨著高等院校數(shù)字化的高速發(fā)展，固定資產(chǎn)形式越加豐富。原有的管理模式已跟不上目前學(xué)校的需求。計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的提高，促使信息系統(tǒng)技術(shù)在資產(chǎn)管理中發(fā)揮著巨大的利用效率，同時(shí)大幅提高了資產(chǎn)管理員的工作效率。浙江工業(yè)大學(xué)之江學(xué)院的資產(chǎn)管理系統(tǒng)早期是一套單機(jī)版管理系統(tǒng)，在改進(jìn)后可以通過Web訪問，但是訪問賬戶數(shù)有限，并且瀏覽器兼容問題日趨明顯，系統(tǒng)功能雖單一，但也基本滿足日常需求。資產(chǎn)數(shù)據(jù)查詢不夠智能，各部門的管理人員只能通過手工入庫(kù)和調(diào)撥資產(chǎn)資源。由于學(xué)院層面缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不對(duì)接，不能實(shí)時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)審計(jì)，需要通過人工核對(duì)。資產(chǎn)管理部門涉及資產(chǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表時(shí)，需要手工提取相關(guān)數(shù)據(jù)后匯總，教科設(shè)備與行政設(shè)備混合在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中。資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用非常不便，不能無紙辦公。近年來，學(xué)校開始建設(shè)智慧校園，著手開發(fā)網(wǎng)上辦事大廳，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證。舊版本的系統(tǒng)無法對(duì)接到信息交互中心。為了規(guī)范學(xué)校采購(gòu)和資產(chǎn)管理辦法，提高資金使用效益和資產(chǎn)使用率，建立規(guī)范有序的采購(gòu)和資產(chǎn)管理機(jī)制，促進(jìn)采購(gòu)和資產(chǎn)管理工作的規(guī)范透明和有序，依據(jù)國(guó)家、省市和學(xué)校等相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，結(jié)合獨(dú)立院校的現(xiàn)狀，構(gòu)建采購(gòu)與資產(chǎn)一體化管理平臺(tái)。

二、研究方法與結(jié)果

從智慧校園全局建設(shè)入手，系統(tǒng)需要開放且穩(wěn)定，安全并兼容。學(xué)校各分院、部門等，通過瀏覽器對(duì)實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目進(jìn)行追蹤及對(duì)資產(chǎn)采購(gòu)和使用情況進(jìn)行管理等等，實(shí)現(xiàn)面板可視化和無紙化辦公，這將大大提高工作效率，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的全面監(jiān)管和固定資產(chǎn)的有效利用，更好地服務(wù)于教學(xué)。

1.建設(shè)目標(biāo)

建立信息化管理平臺(tái)，該平臺(tái)將資產(chǎn)預(yù)算申報(bào)與采購(gòu)平臺(tái)、資產(chǎn)管理平臺(tái)有機(jī)地結(jié)合，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)從預(yù)算到處置的全過程管理；滿足學(xué)校資產(chǎn)統(tǒng)籌管理工作和財(cái)務(wù)監(jiān)管要求，強(qiáng)化學(xué)校資產(chǎn)管理工作；實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并為預(yù)算編制、財(cái)政政策調(diào)整等提供決策依據(jù)。建立完整的資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)資產(chǎn)變化情況動(dòng)態(tài)更新，建立資產(chǎn)信息查詢和分析模塊，靈活地查詢和分析資產(chǎn)的分配與變動(dòng)情況，為有限的預(yù)算分配和資產(chǎn)優(yōu)化管理等提供數(shù)據(jù)支撐。建立涵蓋所有過程的管理平臺(tái)，把經(jīng)費(fèi)預(yù)算、資產(chǎn)采購(gòu)與資產(chǎn)入賬、資產(chǎn)管理融為一體，全面反映該資產(chǎn)“從生到死”的每個(gè)環(huán)節(jié)。規(guī)范資產(chǎn)管理工作流程，做到管理業(yè)務(wù)智能化、數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)化。為尚未建立信息關(guān)系的歸口職能部門建立分類資產(chǎn)賬目管理模塊，對(duì)接各個(gè)職能管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各歸口部門分權(quán)限管理。建立多級(jí)管理平臺(tái)，滿足不同層次的管理需要；包含多項(xiàng)資產(chǎn)管理內(nèi)容；規(guī)范管理方式，減少資產(chǎn)流失；簡(jiǎn)化審核流程，提升管理效率，減少人力成本；做到全民管物，物全有主。建立與其他部門管理系統(tǒng)的對(duì)接，完成實(shí)時(shí)信息統(tǒng)計(jì)查詢，財(cái)務(wù)入賬保證資產(chǎn)管理的便捷、規(guī)范、實(shí)時(shí)更新核對(duì)。實(shí)現(xiàn)與上級(jí)主管單位數(shù)據(jù)的上報(bào)功能，快捷準(zhǔn)確地完成上報(bào)工作。

2.功能模塊

平臺(tái)提供了規(guī)范、合理的日常管理工作流程，將資產(chǎn)驗(yàn)收與資產(chǎn)入賬徹底打通融為一體。資產(chǎn)維修模塊記錄各部門、單位對(duì)設(shè)備、辦公家具等資產(chǎn)進(jìn)行維修的流程，統(tǒng)計(jì)每個(gè)部門的維護(hù)情況，并將結(jié)果可視化。資產(chǎn)調(diào)劑模塊，此功能實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息和數(shù)據(jù)共享，用戶可以查詢資產(chǎn)信息，包括資產(chǎn)使用狀況、使用率，減少浪費(fèi)，變廢為寶。降低采購(gòu)成本，提高工作效率。通過移動(dòng)端直接簽名生成電子簽章，直接打印在對(duì)應(yīng)審核單據(jù)上。可以自助打印資產(chǎn)入賬單、標(biāo)簽、各種申請(qǐng)表。讓辦理業(yè)務(wù)者在過程管理中做到“最多跑一次”，真正達(dá)到提高資產(chǎn)管理工作效率的目的。將RFID標(biāo)簽技術(shù)引入資產(chǎn)管理中，對(duì)高等學(xué)校的資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，為管理工作提供高效并且可靠的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，為清查工作提供助力，提高資產(chǎn)清查準(zhǔn)確率。使用RFID技術(shù)，完成了對(duì)于信息采集和信息的格式化處理，保證了信息化管理中全生命周期的自動(dòng)化,實(shí)現(xiàn)了可靠、實(shí)時(shí)地全程實(shí)物跟蹤管理和信息數(shù)據(jù)共享。盤點(diǎn)是固定資產(chǎn)管理中很煩瑣但又很重要的工作，使用RFID技術(shù)可以大大簡(jiǎn)化流程，提升盤點(diǎn)的效率和準(zhǔn)確性，加速統(tǒng)計(jì)得出盤點(diǎn)清單，列出盤盈盤虧的信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)管理流程自動(dòng)化、無紙化。目前微信、釘釘已為時(shí)下最流行的實(shí)時(shí)通信工具，借助微信公眾號(hào)、釘釘引入資產(chǎn)移動(dòng)端管理，將部分資產(chǎn)業(yè)務(wù)可遠(yuǎn)程對(duì)接，隨身完成。利用手機(jī)移動(dòng)端、高拍儀技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)采集實(shí)物、發(fā)票、合同、驗(yàn)收資料等信息。實(shí)現(xiàn)“全民管物，物全有主”的目標(biāo)，為資產(chǎn)清查提供方便、快捷的多種清查方式。建立統(tǒng)計(jì)與分析模型，可以按照主體或綜合兩種統(tǒng)計(jì)分析方式，輸出表格和數(shù)字化圖形作為結(jié)果。并且在權(quán)限范圍內(nèi)，使用者可以自行設(shè)定條件，對(duì)各類資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并給出多種數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式，為資產(chǎn)管理和統(tǒng)籌決策提供依據(jù)。以了解學(xué)院資產(chǎn)分布的情況，生成全校資產(chǎn)數(shù)據(jù)，快速準(zhǔn)確地得到資產(chǎn)相關(guān)信息，形成報(bào)告，將用戶需求、資產(chǎn)信息以圖表結(jié)果形式呈現(xiàn)。

3.信息化管理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、采購(gòu)與資產(chǎn)管理一體化，從預(yù)算分配到資產(chǎn)登記，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)預(yù)算、計(jì)劃、合同與資產(chǎn)登記一體化；采購(gòu)合同驗(yàn)收和資產(chǎn)登記一體化；采購(gòu)支付與資產(chǎn)登記一體化。實(shí)現(xiàn)從采購(gòu)預(yù)算、計(jì)劃、任務(wù)、執(zhí)行、合同、驗(yàn)收、支付，采購(gòu)資產(chǎn)入庫(kù)、入賬、使用、處置為止，構(gòu)建了基于預(yù)算項(xiàng)目編號(hào)、采購(gòu)計(jì)劃編號(hào)和資產(chǎn)編號(hào)為一體的全周期跟蹤和追溯鏈，以便快速定位和跟蹤采購(gòu)與資產(chǎn)管理過程。同時(shí)對(duì)周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)定制，利用工作流程路徑控制功能，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程配置與管理。在建立政府采購(gòu)目錄與財(cái)政資產(chǎn)分類目錄對(duì)照關(guān)系基礎(chǔ)上，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)資產(chǎn)登記、卡片和二維碼自動(dòng)生成。

4.標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)對(duì)接

資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)不是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，是整個(gè)智慧校園的重要組成部分，按照信息系統(tǒng)安全、開放設(shè)計(jì)原則，遵循數(shù)據(jù)交互和接口規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，減輕財(cái)務(wù)資產(chǎn)信息錄入次數(shù)，減輕財(cái)務(wù)變動(dòng)調(diào)賬，下賬業(yè)務(wù)以及對(duì)賬業(yè)務(wù)工作量。采購(gòu)平臺(tái)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，每年自動(dòng)從采購(gòu)管理系統(tǒng)中采集和導(dǎo)入預(yù)算數(shù)據(jù)。與財(cái)政資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)接，采用webservice、.csv等系統(tǒng)無縫對(duì)接與財(cái)政廳資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。定期將政府預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目動(dòng)態(tài)上報(bào)到上級(jí)主管部門的數(shù)據(jù)庫(kù)，接受高校采購(gòu)項(xiàng)目的統(tǒng)一公開和監(jiān)督。與校內(nèi)其他業(yè)務(wù)部門管理系統(tǒng)對(duì)接，平臺(tái)預(yù)留對(duì)接圖書館信息平臺(tái)、政采云采購(gòu)平臺(tái)、OA系統(tǒng)、科研信息管理系統(tǒng)、一站式等級(jí)和操作采購(gòu)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理系統(tǒng)的物品信息與國(guó)有資產(chǎn)綜合信息平臺(tái)錄入相關(guān)的字段信息的提取，減少資產(chǎn)信息的重復(fù)錄入。

5.統(tǒng)一身份認(rèn)證登陸

學(xué)校在用的早期建設(shè)的系統(tǒng)較多，缺少頂層設(shè)計(jì)，每套系統(tǒng)都擁有各自的授權(quán)和身份認(rèn)證方案，導(dǎo)致一個(gè)用戶使用多個(gè)系統(tǒng)時(shí)需要重復(fù)登錄，然而管理人員要維護(hù)多套授權(quán)認(rèn)證系統(tǒng)，不能統(tǒng)一審計(jì)。近幾年高校一直致力于整合信息資源，建設(shè)門戶網(wǎng)站作為各類業(yè)務(wù)的統(tǒng)一入口，為老師們提供統(tǒng)一的入口和一站式的服務(wù)，一經(jīng)認(rèn)證就能訪問所有被授權(quán)的網(wǎng)站和信息資源。單點(diǎn)登錄，實(shí)現(xiàn)一次登錄多次訪問，避免每次登錄進(jìn)行身份重復(fù)認(rèn)定，提高使用效率，增強(qiáng)用戶使用體驗(yàn)效果。與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)辦事大廳平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)使用人員、部門信息與核心機(jī)房數(shù)據(jù)中心同步。資產(chǎn)管理系統(tǒng)開放接口，整合到門戶網(wǎng)站中，提高教師們的體驗(yàn)，進(jìn)一步提高固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化水平。

三、結(jié)語(yǔ)

高校信息化管理系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)久連續(xù)的探索工作，建立合理的信息化管理系統(tǒng)，改進(jìn)管理模式，提高管理效率，做到最大化資產(chǎn)價(jià)值。解決了傳統(tǒng)模式下的資產(chǎn)管理系統(tǒng)存在的諸多問題，減少重復(fù)工作，使得資源配置更加合理，提高管理效率，完善資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)建立。凸顯資產(chǎn)管理工作的科學(xué)性和先進(jìn)性，進(jìn)一步提升校園的信息化水平。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)符合智慧校園的建設(shè)，但是系統(tǒng)只是一個(gè)操作平臺(tái)。需要更好地管理好資產(chǎn)，還得配上學(xué)校的規(guī)章制度，提高資產(chǎn)管理人員整體業(yè)務(wù)水平，才能使學(xué)校的資產(chǎn)管理水平發(fā)展到一個(gè)嶄新的階段。

作者：童靈領(lǐng) 鄭杰 徐淼鋒 單位：浙江工業(yè)大學(xué)之江學(xué)院