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【摘要】論文就信息化與事業單位文書檔案管理的必要性展開敘述，隨后對事業單位文書檔案管理信息化出現的問題進行闡述，最后分析介紹了信息化背景下事業單位文書檔案管理方案，從健全文書檔案管理信息化技術手段、文書檔案管理工作人員的培訓，以及強化文書檔案管理意識三個方面作簡要分析，希望對事業單位文書檔案管理有新的突破，能夠為事業單位的文檔收編管理帶來實際意義。

【關鍵詞】信息化；事業單位；文書檔案管理

1引言

信息化對事業單位文書檔案管理工作是機遇更是挑戰，特別是對于事業單位醫院來說，各種病歷、行政、業務、人事等檔案五花八門，相對而言，醫院的文書檔案管理尤其煩瑣雜亂，文書的檔案管理是對過去經驗的總結和對今后工作的啟示。因此，各單位工作者必須從全新的角度去思考檔案管理與之相結合的方式方法及理論邏輯,構建在信息化時代中檔案管理與服務的系統框架，以充分利用新技術來推動檔案管理的發展[1]。只有如此，才能更加準確、高效地開展工作，促進事業單位文書檔案管理的發展。

2依賴信息化加強事業單位文書檔案管理的必要性

在傳統的文書檔案管理中，通常以紙質檔的形式存在，但紙質文書檔案常會因環境的影響而發生紙張破損或者字跡模糊的現象，或者因人為因素造成資料遺失等，導致相關的重要資料不完整，甚至在醫院的文書檔案中，大多字跡潦草，字詞多以簡筆畫形式出現，一般人很難分辨字詞，給后期的文書檔案查閱，或者事業單位財產造成損失。而文書檔案管理借助信息化手段后，一切依靠云計算、云服務，使電子檔的文書更加清晰明了，管理上也更加規范，減少資料泄露、丟失的可能，可以最大化避免以上出現的問題，進一步提高文書檔案管理的質量。傳統文書檔案在管理的過程中，首先會對資料進行收集、整理、裝訂等工作，這一系列工作需要很長的時間才能完成[2]。而依賴于信息化管理后，利用簡單的程序或者計算便能在較短時間內對檔案進行有效管理，改變了傳統文書管理效率低下、時間長、不易查找等問題，文書檔案管理信息化對于文書的查詢也更加方便快捷，極大地提高了工作效率。合理利用信息化，可以提高文書檔案的利用率。由于信息化文書檔案查找方便快捷，工作人員利用網絡能很快查找自己需要的資料，無需耗時耗力現場查找，使文書的存在得到最大利用，而不像以往僅作為存檔需要，放置便是一年半載，使文書并未發揮他的實際效用，利用率極低，而文書檔案管理信息化將改變這一趨勢，打破傳統文書的限制，使信息化文書檔案得以最大利用。

3事業單位文書檔案管理信息化存在的問題

3.1文書檔案管理的保密性有待提高。于醫院而言，保護客戶隱私非常重要，其各種檔案必須嚴格把關，加強信息化防護措施，避免信息泄露，但現在的文書檔案信息化管理中可以發現，許多事業單位的防火墻并不完善，領導還未引起重視，有的是可有可無的規則，使制度得不到有效實施，而這些空缺如遇到不法分子攻擊，相關的文書檔案還是會遭到破壞，給事業單位帶來一定的危機。同時，電子檔的文書有改動的可能，甚至在改動之后不易被人察覺，給文書的利用帶來一定的風險性。

3.2缺乏專一的信息化管理人才。雖然隨信息化的發展，事業單位的文書檔案管理也取得相應的成就，但在大部分事業單位，管理文書檔案還是老一輩的人才，在工作中仍是采用傳統的管理方式，他們不太適應信息化文書檔案管理，對各種軟硬件設施的利用都不太熟悉，大多是按部就班，依據流程進行，并不能高效創新式地開展工作，其工作效率與以往大同小異，這給文書檔案管理信息化帶去了一定的阻礙。

3.3信息化管理理念落后。在部分事業單位，領導依舊采用傳統的文書檔案管理，思想觀念落后，甚至在有的單位，他們在文書檔案管理上運用了信息化技術，但是卻沒有積極開展文書檔案信息化建設，只跟隨時代潮流，在技術投資、相關設施引進等方面存在不足，導致文書檔案信息化只是一個幌子[3]。出現相關的問題后，空有設施，很難用信息化技術手段進行合理有效的解決，浪費大量人力物力，對于文書檔案管理還是一如既往地沒有提升。

4信息化背景下事業單位文書檔案管理方案

信息化背景下文書檔案管理出現了各種各樣的問題，這要求我們適應社會發展以及文書檔案管理的特點，選取各種方式積極有效面對，探尋出合理有效的文書檔案管理方案。針對以上問題，論文給出了幾點文書檔案管理信息化的改革方案。

4.1健全文書檔案管理信息化技術手段。文書檔案管理信息化的提高，必須要有一個完善的信息化技術手段，基于此，事業單位首先需要建立完整的文書檔案管理信息化的數據庫，使事業單位的各個部門能有效連接，確保檔案資料數據庫的完全控制和管理[4]。在查詢檔案時能及時快捷地找出自己所需的信息。其次是確保紙質文書檔案信息的準確錄入，并做好數據的保密性。此外，事業單位必須加強網絡防護，做好內外網的監控，及時更新各項軟件，并且要對檔案數據進行權限設置，進一步提升文書檔案數據的安全性。

4.2加強對文書檔案管理工作人員的培訓。優秀的管理工作者是促進文書檔案管理運行的主體，是使檔案管理有序進行的有利保障，為了使文書檔案管理信息化，各單位應組織人員培訓，培養一批專一的文書檔案管理人員。與此同時，各單位應注意對文書檔案管理工作者進行綜合素質、業務能力的培養，可以采取專業培訓、學歷教育、進修學習等方式，來提升文書檔案管理人員的相關能力，使其能夠做好自己的本職工作。此外，各單位要注意對工作人員進行法律法規的教育，提高自身的思想道德品質，努力提高工作人員的責任意識，避免有人濫用職權造成信息的泄露，帶來不良的后果。

4.3強化文書檔案管理意識。在信息化大背景下，文書檔案管理的改革必將要求相關工作人員轉變意識，認識樹立文書檔案管理意識的重要性，現在的醫院大多以救死扶傷為目標，缺少對文書檔案的認識，只有在遇到無法解決的問題才肯去翻閱文書，其實，于醫院而言，更需要把文書檔案管理信息化意識融入管理工作中，指導事業單位文書檔案管理工作的運行和流程，只有這樣才能夠讓文書檔案管理符合現代化時代的需求[5]。同時，為了滿足文書檔案管理信息化的有效運轉，需要各單位投入一定的資金購買信息化設備和信息化資源，以此推動文書檔案管理信息化的發展，為醫院的行政部門減少不必要的人力，只有這樣，才能更好地救死扶傷，更好地為病人服務。

5結語

在當今的信息化社會，文書檔案管理信息化給各單位帶來了便捷，使各項工作高效開展，改變了傳統的文書檔案管理工作，但在面對各種信息化的同時，各事業單位必須認識到信息化的重要性，并將其運用到文書檔案管理工作中，為事業單位的持續發展奠定良好的基礎。

作者:陸泓羽 單位:鹽城市第四人民醫院