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摘要：隨著信息技術的有效應用，對經濟帶來新格局，對企業帶來新變革。人們日常工作中，信息化應用非常普遍，對企業來說，想順應時代的發展，應該不斷打破傳統模式。檔案信息化平臺與檔案建設的管理工作相融合，才能更好的為企業服務。本文是以企業檔案信息化管理角度對檔案信息化進行探索解析。

關鍵詞：檔案信息化；檔案管理；服務；利用

信息科學大規模發展后，信息技術的使用已經成為企業發展的重要競爭力，企業為了提高自身綜合實力，必須加快信息化建設的步伐。企業檔案是企業的基礎性信息資源，它記錄了企業生產過程、核心技術、科研成果、和經營發現等過程，在企業發展中發揮著重要的作用。在新時代，檔案工作也需要通過先進技術，重新出發。檔案工作非常重要，它能總結經驗，認識規律，延續歷史。企業的歷史和發展，都需要以檔案發展的方式進行傳承，在信息化時代中，檔案信息化管理已成為企業發展的必備手段。對企業檔案中包含的智慧進行利用和二次開發，既能為企業新技術開發和科研活動提供支撐，也能為領導提供決策支持，確保企業發展策略的一致性。信息化檔案要學習創新的管理模式，先進的技術手段，提高自身的服務意識，做好檔案的利用工作，從而更好的為企業發展提供服務。

1企業檔案信息化的意義

企業檔案信息化必須滿足合理合法的前提，運用科學的管理方法中先進的管理手段，利用信息技術、網絡平臺，對企業在生產過程中產生的公文、設計文檔、音像等檔案信息數字化、網絡化，方便企業整合利用。所謂檔案信息化，其功能是對檔案進行數字化加工，進行一系列包括信息采集、處理轉化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴展性和實用性，實現企業資源共享，檔案利用率大幅度提升。企業檔案信息化的方式管理，能有機結合先進技術，以網絡作為平臺，實高效的為企業各部門提供準確的數字信息，為生產經營提供優質服務。傳統的檔案模式，是由檔案工作人員對文件進行手工收集、管理、查閱且無備份。其他部門查閱資料，檔案工作人員需根據編號，目錄等檢索方式，去檔案庫房仔細查找，費時費力。紙質版的借閱，會導致紙張受損或遺失，特別是對于建筑、鐵塔等需長期保存的檔案，一旦文件缺失或損毀將無法復原，不便于文檔保管工作。如果企業使用檔案信息化管理手段，錄入的數據變成電子文件，既方便查閱，又不用擔心文件損毀、頁碼遺失等問題，還可實現資源共享，做到檔案利用最大化。檔案信息化管理工作除了是要加強對電子文件的歸檔管理，要求電子文檔標準化、統一化，對不同類型載體的檔案做到數字化統一管理，還要注重檔案信息安全，檔案工作人員要確定企業在生產過程和經營過程中所產生的需要保密的檔案類型，做到加強管理。設置檔案利用的查看權限，把握好保密與利用的關系。最后要提升企業檔案管理人員的工作能力及自身素質，充分發揮企業檔案的作用，為企業的發展提供有用資源。

2企業檔案工作標準規范

檔案工作中，收集資料是第一步。收集信息的全面性和多樣性是做好檔案工作的基礎。隨著網絡的不斷發展，紙質文件逐步向電子文件轉化，利用電子文件的特征，可以直接檢索，方便快捷，從而提升了檔案利用效率。企業檔案大多數來源于公司公文，公文的完整性、規范性是推進企業檔案信息化工作的前提條件。因此，公文收發人員在實際操作中必須要形成一套完整的操作流程，規范的操作程序可以提高企業檔案質量，為企業檔案電子化工作的打下堅實的基礎。辦公軟件系統中收發的大量電子公文，要及時歸檔，若是紙質文件則需要人工掃描。音像文件信息的采集包括照片、多媒體課件文本類、音頻、視頻類電子文件的采集。可以作為企業宣傳、技術存檔等。電子文件雖然慢慢會成為檔案的主體，但是仍存在大量陳舊的且有價值的紙質文件，在及時做好電子文件歸檔的同時，保持之前的紙質文件的存檔要求，確保企業檔案的一致性和完整性。企業檔案材料收集的檔案是否完整決定了信息化利用的程度和企業檔案的最終價值。因此，在推進企業檔案信息化工作規范化、標準化的工作過程中，必須做好檔案分類與檢索的問題，方便企業其他員工在檔案信息化管理中的快速查閱、利用。標準與規范的數據是檔案管理系統中檔案信息的保障，電子化檔案可細化檔案目錄，增加子目錄，如：作者、編制日期、主題詞、地域等更細致的檢索條件進行查找，快速讀取關鍵信息避免無意義的重復工作，提升借閱效率。還可通過提升檔案豐富性吸引大家來使用電子檔案，增加檔案利用率。利用音頻、視頻等信息，結合會議、活動、設計等文檔，更加直觀的了解歷史情況、項目現狀等。檔案的目的是為了更好的解決問題，更好的保留前輩的經驗、技術。企業檔案信息化的根本是改變原有的手工作業方式。在網絡環境下將企業檔案各種類型、各種載體的企業檔案數字化，利用通信技術完成信息轉化與傳輸、歸類與存檔，實現企業資源的重復利用和二次開發，最終實現信息資源共享。

3嚴格把控檔案信息安全

實現企業檔案工作規范化、標準化的要圍繞企業檔案的保密工作，只有信息安全萬無一失，才能實現檔案利用價值的最大化。對于企業來說，檔案是其擁有的重要信息資源，一旦企業涉密信息丟失或泄露，會直接影響到企業的知識產權等問題，嚴重危急企業利益，因此，檔案信息安全極其重要必須做好信息安全管理工作。信息安全管理的是保障硬件、軟件上存儲的、傳輸的、用戶使用的檔案數據真實、完整、有效，同時，必須禁止非法用戶訪問。做好企業檔案信息安全保障工作包括管理與技術兩個方面。在管理方面，領導要大力要推行企業檔案工作規范化、標準化；大力宣貫企業檔案工作要點，讓各部門對信息安全引起重視；提升企業檔案管理人員自身素質，加強制度建設，強化檔案工作人員對信息安全和保密的認識。在技術方面，要防止病毒對信息系統的破壞，對計算機做到監控管理，定時查毒，對計算機進行掃描，檢查發現病毒，保障檔案信息安全；利用物理和網絡的有效手段，設定符合系統要求的安全策略，最大限度地保護檔案信息；設置分級密碼，定期更換核心密碼，確保快捷，安全，保密。

4提高企業檔案管理人員自身素質

推進企業檔案信息化，電子檔案將以多種形式存在，使得電子檔案管理與傳統檔案管理截然不同。人才作為企業管理不可或缺的一部分，只有人才建設跟得上發展需要，才能滿足檔案信息化的需求。提高企業檔案管理人員自身素質是做好企業檔案保密工作的保證。檔案管理人員應具有堅定的政治信念，專業的工作方法，大量的知識儲備以及對信息安全的足夠重視。企業檔案管理人員必須在政治上始終與黨中央保持一致，不計較個人利益，講道德，守紀律，有獻身精神。由于企業檔案本身具有一定的秘密性和政治性，因此，企業檔案管理人員應具備嚴格要求自己，遵守企業秘密，熟悉相關法律法規，應具有為人民服務和為企業服務的精神。有較強的責任心，具備專業知識，能熟練掌握檔案規章制度，充分了解文書、會計、科技、照片等檔案的操作要點。清楚領會上級檔案部門的工作指示，對檔案條線進行梳理，制定下一步工作要求，將工作細化分解，年初編制檔案工作計劃，年底編寫檔案工作總結等。靈活運用所學的專業知識到自己的實際工作，努力完成好迎檢工作及領導交辦的各項工作任務。信息安全素質是企業檔案管理人員的在信息安全領域所具備的基本信息素質，更是集中于網絡環境下管理電子信息文件的信息安全的意識和能力。現在企業網絡環境良莠不齊，不法之徒可能利用檔案信息化對商業機密進行竊取，一旦成功，會有損企業發展。所以作為檔案工作人員應加強安全意識，時刻保持警惕，規范操作流程，避免錯誤發生。

5結語

企業檔案信息化以不破壞企業間的公平競爭為前提，遵紀守法。推行信息標準化、統一化的管理模式，一方面通過硬件完成網絡信息平臺的建設，適應檔案信息化管理的需要，另一方面，企業應注重檔案科學的管理和服務理念，找準定位，提高綜合實力。檔案信息化是當今企業發展的大趨勢，作為一名優秀的檔案工作人員，必須從根本上改變工作重心，調整心態，努力適應新的工作方式，既要高效的完成檔案工作，又要緊跟時代步伐不掉隊，加強學習新的管理理念，用科學的管理方法，先進的技術手段，提升檔案信息服務的滿意度。我們要努力提高的綜合能力，克服困難，迎難而上，與其他部門共同進步，為公司創造經濟效益，為企業帶來新的生機。

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作者:嚴卉 單位:湖北郵電規劃設計有限公司