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摘要：為加強(qiáng)國有礦業(yè)企業(yè)在“走出去”過程中境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目管理，基于前端控制、全程管理和知識管理原則，建立和完善集成高效的境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息管理平臺，可實(shí)現(xiàn)境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案的信息化和管理。

關(guān)鍵詞：境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目；企業(yè)檔案；管理平臺

礦產(chǎn)資源是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，但它的不可再生性及分布的不均衡性，決定了任何國家都不可能做到礦產(chǎn)品的完全自給。因此，“走出去”尋求境外礦產(chǎn)資源就成為我國礦業(yè)企業(yè)發(fā)展的必然選擇。境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目一般投資數(shù)額巨大、投資周期長、權(quán)利義務(wù)關(guān)系復(fù)雜、風(fēng)險(xiǎn)因素多，需要分析研究大量信息資料，以選擇最佳的投資項(xiàng)目和投資方式。因此，企業(yè)為了適應(yīng)市場化、集團(tuán)化、國際化、現(xiàn)代化，急需建立并逐步完善境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息管理平臺，為企業(yè)決策提供信息支撐。

一、構(gòu)建境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息管理平臺的目的

利用企業(yè)的局域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，建立基于Web的境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息管理平臺，可實(shí)現(xiàn)從資源項(xiàng)目信息獲取、評價(jià)、盡職調(diào)查、協(xié)議談判到完成交易整個(gè)過程的信息化管理和數(shù)據(jù)、信息的實(shí)時(shí)動態(tài)更新，并通過實(shí)施前端和全程控制，實(shí)現(xiàn)境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理和信息共享。

1.消除“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)檔案“管理復(fù)制”

構(gòu)建一個(gè)跨部門、跨區(qū)域分布的多項(xiàng)目綜合管理平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)或項(xiàng)目業(yè)務(wù)串聯(lián)，能夠消除由于溝通不暢帶來的信息孤島。同時(shí)，通過改善工作流程，固化優(yōu)秀的管理模式，建立規(guī)范的業(yè)務(wù)處理流程，可實(shí)現(xiàn)具體業(yè)務(wù)及檔案的“管理復(fù)制”。

2.實(shí)現(xiàn)具體業(yè)務(wù)和檔案的統(tǒng)一管理

境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息管理平臺是礦產(chǎn)資源項(xiàng)目投資管理過程與資料歸檔、檔案管理過程的有機(jī)統(tǒng)一，既實(shí)現(xiàn)了具體業(yè)務(wù)的有序管理和有效控制，又體現(xiàn)了檔案管理的前端控制和全程管理原則。

3.完善知識管理與優(yōu)化應(yīng)用

通過應(yīng)用信息管理平臺，強(qiáng)化企業(yè)檔案信息的科學(xué)管理，建立完善的企業(yè)知識積累程序，對企業(yè)本部和各項(xiàng)目、管理模塊相關(guān)的文檔、數(shù)據(jù)即時(shí)進(jìn)行歸檔整理，逐漸形成和豐富企業(yè)知識庫[1]，提高企業(yè)境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目對比分析研究的效率、質(zhì)量及企業(yè)“成功復(fù)制項(xiàng)目”的能力。

二、檔案信息管理平臺的建設(shè)思路

1.體現(xiàn)的管理原則

境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案管理平臺的建設(shè)著重體現(xiàn)了檔案管理的前端控制、全程管理和知識管理原則，使得檔案管理工作始終貫穿于企業(yè)境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目投資管理的全過程。

2.實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)

境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案管理平臺應(yīng)以項(xiàng)目管理為主線，整合企業(yè)現(xiàn)有的文檔管理、協(xié)同辦公等系統(tǒng)，做到以計(jì)劃為龍頭運(yùn)籌協(xié)同、以范圍管理為導(dǎo)向的集成管理。建成后的管理平臺，將實(shí)現(xiàn)如下目標(biāo)：所有項(xiàng)目相關(guān)人員在一個(gè)系統(tǒng)上協(xié)同工作，業(yè)務(wù)和管理系統(tǒng)充分體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和管理模式；智能系統(tǒng)能夠快速實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目初始化與復(fù)制，支持全球?qū)崟r(shí)異地工作模式；系統(tǒng)管理的資源極為豐富，所有資源得到有效的管理和充分的共享；項(xiàng)目基本信息隨著項(xiàng)目的推進(jìn)不斷更新，最終實(shí)現(xiàn)文件資料的自動、實(shí)時(shí)歸檔匯總。

3.系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

在企業(yè)集中構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，將所有項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)一存放在數(shù)據(jù)庫中，要求各區(qū)域分公司和項(xiàng)目組實(shí)時(shí)將經(jīng)營管理和項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)反饋到企業(yè)，并實(shí)時(shí)更新項(xiàng)目數(shù)據(jù)。就網(wǎng)絡(luò)帶寬而言，企業(yè)需要較高的硬件和網(wǎng)絡(luò)帶寬支撐大量數(shù)據(jù)的傳輸和處理。各分公司和項(xiàng)目組可通過ADSL接入Internet，并且通過VPN連接到企業(yè)，見“圖1”。企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境成熟，具有權(quán)限的人員對各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)能夠及時(shí)有效地查看，并對項(xiàng)目推進(jìn)的各階段進(jìn)行管理和監(jiān)督。考慮到企業(yè)的規(guī)模及對相應(yīng)的礦產(chǎn)資源項(xiàng)目管理平臺需求的復(fù)雜度，將基于IBMLotusDomino/Notes這一目前主流的辦公自動化系統(tǒng)支撐平臺來進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)，涉及的主要硬件為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器。數(shù)據(jù)庫是最為廣泛的一種應(yīng)用，它的構(gòu)建可以將企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)合理進(jìn)行存儲和組織，使企業(yè)信息的檢索和查詢執(zhí)行更為高效；應(yīng)用服務(wù)器構(gòu)建于數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和終端用戶之間，把數(shù)據(jù)庫信息與終端用戶或者客戶端程序連接在一起，為數(shù)據(jù)傳遞和用戶通信提供安全保障。

4.信息安全

境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目投資屬于企業(yè)的重大戰(zhàn)略決策，交易資金也很巨大。在投資交易正式達(dá)成之前，境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目資料和決策信息屬于企業(yè)的重要商業(yè)機(jī)密，一旦泄漏將給企業(yè)造成無法挽回的損失。為了最大限度確保礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息的安全性，企業(yè)要從技術(shù)和制度兩個(gè)層面入手加強(qiáng)管理：（1）技術(shù)層面。信息部門要從技術(shù)層面確保礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息管理平臺的安全性。一是確保所在的局域網(wǎng)不被商業(yè)黑客刺探、攻破，杜絕信息泄漏；二是明確平臺登錄權(quán)限并采用授權(quán)的用戶名和密碼登錄；三是根據(jù)項(xiàng)目管理需要，對項(xiàng)目信息的瀏覽設(shè)置不同的權(quán)限；四是有登錄權(quán)限的相關(guān)人員對項(xiàng)目信息的操作要在信息庫留有備查記錄。（2）制度層面。企業(yè)要有一系列涉及信息安全的管理制度確保信息安全。在此基礎(chǔ)上，信息部門要設(shè)置一個(gè)保密協(xié)議簽署頁面。保密協(xié)議具體由法律事務(wù)管理部門擬訂，其內(nèi)容包括：一是登錄人員有保管登錄賬號和密碼的義務(wù)，確保賬號和密碼不泄漏；二是登錄人員對礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息管理平臺信息的保密義務(wù)。

三、檔案信息管理平臺建設(shè)的基本內(nèi)容

1.功能模塊設(shè)計(jì)

境外礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息管理平臺的功能模塊主要包括項(xiàng)目基本信息，以及項(xiàng)目評價(jià)、盡職調(diào)查、協(xié)議簽署、政府審批、項(xiàng)目交接、項(xiàng)目生產(chǎn)建設(shè)情況等。項(xiàng)目信息在推進(jìn)過程中應(yīng)具有更新功能，相應(yīng)模塊內(nèi)容均包括了涉及的項(xiàng)目評價(jià)報(bào)告、盡職調(diào)查報(bào)告、資源評估報(bào)告等技術(shù)資料文件，還包括投資協(xié)議文本、請示報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批示、會議紀(jì)要等文書材料的歸檔管理。

2.系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)

按項(xiàng)目推進(jìn)的主要環(huán)節(jié)直觀展現(xiàn)給用戶各個(gè)階段的評價(jià)結(jié)果，每個(gè)評價(jià)結(jié)果又關(guān)聯(lián)了各階段活動的詳細(xì)信息。用戶進(jìn)入礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息查詢界面，其信息查詢設(shè)置了按項(xiàng)目名稱、礦種、位置區(qū)域、項(xiàng)目類別、項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r查詢五種模式。用戶可選擇具體項(xiàng)目，點(diǎn)擊進(jìn)入基本信息界面，查詢項(xiàng)目推進(jìn)狀態(tài)及詳細(xì)信息，項(xiàng)目相關(guān)的各類歸檔資料文件作為附件掛載在項(xiàng)目基本資料欄中，用戶可根據(jù)權(quán)限下載，也可直接打開查看。

3.網(wǎng)頁的設(shè)計(jì)要求

用戶進(jìn)入具體礦產(chǎn)資源項(xiàng)目網(wǎng)頁的目的是瀏覽、修改、更新該項(xiàng)目的信息或上傳、下載相關(guān)資料。因此，項(xiàng)目信息網(wǎng)頁的設(shè)計(jì)是整個(gè)礦產(chǎn)資源項(xiàng)目檔案信息管理平臺建設(shè)的核心。項(xiàng)目信息網(wǎng)頁設(shè)計(jì)的技術(shù)要求有：界面簡單、查詢方便、模塊化設(shè)計(jì)、易于修改、更新和后臺維護(hù)。可將錄入的檔案信息按照文件歸類整理好后，以附件的形式掛在相應(yīng)模塊備案歸檔。

參考文獻(xiàn)：

[1]范韶敏。將知識管理引入企業(yè)檔案管理模式的研究———以潞安礦業(yè)集團(tuán)為例[J].中國檔案，2010(12)：54-55.

作者:趙娟 單位:金川集團(tuán)股份有限公司檔案館