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摘要：

現今，伴隨計算機與網絡的迅猛發展，現代化信息技術已經被廣泛應用于各行各業，并成為推動社會發展的一個重要推力。而社會信息化發展進程的逐步加快，也為檔案數字化管理提供了平臺與空間。以醫院綜合檔案管理為例，數字化管理的實現，就對有效保存檔案資源、簡化檔案調閱程度、提高檔案利用共享率等發揮著不可忽視的作用。故在醫院綜合檔案管理中，全面展開數字化管理，很有必要。對此，文章就醫院檔案數字化管理的實現提出幾點建議。

關鍵詞：

醫院；綜合檔案；數字化管理

對于任何一家醫院，其檔案均是由醫院內部各部門、各組織與個人自醫院成立到現在的各項活動中，對那些有較大保存價值的資料借助文字、圖表等載體加以保存的一種記錄。它不僅可為醫院日常各項管理工作的展開提供一定參考，而且也是醫院制定發展戰略、展開各類診療活動的一個重要憑證，是領導制定決策，并對醫務人員行為加以規范的一個重要依據[1]。而伴隨現代信息技術的發展，各種現代化信息技術被廣泛應用于檔案管理中，并發揮著重要的作用。由此，數字化檔案管理日漸成為檔案管理今后發展的一個重要發展。當然醫院綜合檔案管理也不例外，必然也需逐步展開檔案的數字化管理，以此來更好地順應今后醫療事業發展的方向，從整體上提升檔案管理水平與檔案服務利用效益。下文，筆者就醫院綜合檔案數字化管理的實現作一簡要分析。

一、強化網絡環境建設，構建專門數據庫

在醫院綜合檔案數字化管理過程中，各種檔案數據庫的建設是實現檔案數字化管理的前提所在。為此，管理人員必須做好醫院檔案管理的網絡環境建設，積極構建各類專門檔案數據庫，用以實現對檔案信息的數字化管理。第一，結合醫院綜合檔案實際情況，利用著錄標引，將醫院各類文書方案的檔號、分類號與題名、形成時間以及主題詞等信息及時錄入到計算機中，構建醫院“綜合檔案基本目錄數據庫”，便于檔案利用者借助計算機快速檢索檔案信息，提高檔案信息利用率[2]。第二，建立“科技檔案數據庫”。在檔案數字化管理中，科技檔案數據庫，必須能夠真實、完整地錄入醫院日常各項科研課題的申報、簽訂與技術總結、評審報告等活動全過程，并具體根據科技檔案情況，設置不同專題，進而為醫務人員科研活動提供指導服務。第三，構建人力資源數據庫。檔案管理員需及時把醫院干部與職工的基本信息錄入到“人力資源數據庫”中，以真實反映醫院人力資源狀況，并編輯好科研、學歷等子集，以真實反映不同人員不同時期的成長情況，為醫院干部提拔提供有利依據。第四，構建醫療設備檔案數據庫。檔案管理員需及時將醫院各類設備型號、隨機材料與設備維修、報廢等信息錄入到數據庫中，便于決策者優化配置醫療資源，保證醫院各類醫療設備的有序運行。第五，構建會計電子檔案數據庫。通過對醫院歷年會計初始化工作與日常會計核算業務的整理，形成醫院“會計電子檔案數據庫”，并對這些電子檔案進行分類處理，從而為醫院決策者制定各項財務計劃與財務預測提供真實的數據，以此來保證計劃的可行性與有效性[3]。

二、采用技術防護措施，保證檔案管理安全

醫院綜合檔案管理數字化的實現，雖然在很大程度上提升了檔案管理水平，但數字化的實現，也在一定程度上增加了電子檔案管理風險。為此，積極采取技術防護措施，確保檔案管理的安全，是全面實現檔案數字化的重要保障。首先，需嚴抓電子信息存儲載體，尤其是磁性載體的安全防護。為此，在醫院綜合檔案管理中，管理人員必須做好檔案異質與異地備份工作，尤其是對那些需長久存儲的電子文件，需將其備份到耐久性較好的載體上，做到“一式三套”，并做到定期復制，以免信息丟失，提高電子檔案管理水平[4]。同時，對于磁盤、光盤等電子文件載體，也需將其存放在防磁裝具中，并定期檢測、拷貝，以確保檔案信息的完整性。其次，確保計算機網絡系統的安全運行。醫院可將其內部網同一切外網進行物理隔離，充分應用DRM技術對其訪問權加以控制，并進行加密處理，以此來確保數據的安全與共享。同時，檔案管理技術人員還需做好對電腦病毒的防控工作，以免因網絡病毒侵擾而影響到電子檔案管理。如盡量安裝可靠性比較強的防火墻，定期更換殺毒軟件，定期進行病毒檢測，以此來確保電子檔案信息的安全性。最后，在實現醫院綜合檔案數字化、電子化管理的同時，還需做到電子檔案同紙質檔案的并軌管理工作，保證兩種檔案載體的一致性。

三、完善檔案管理機制，明確分級管理

健全管理機制的構建，是確保醫院綜合檔案實現數字化管理的重要條件。為此，管理員需不斷完善其管理機制，實施分級管理，以進一步規范檔案管理工作。首先，建立健全的管理機制，以確保電子檔案的真實性。一般來講，電子檔案在其形成、處理和歸檔、保存等各環節，均有可能出現信息刪改或丟失等情況，故在積極引進各類信息安全技術的同時，醫院檔案管理部門還需制定出對應管理制度，以確保各項信息安全技術作用的充分發揮，進而在實現檔案的數字化管理基礎上確保檔案信息的安全性與完整性[5]。如采用法規形式對醫院電子檔案保管和利用標準加以明確，確保各檔案管理員工作能夠有法可依，有章可循。同時，為保證醫院相關檔案管理部門能依照規定做好對各類檔案的管理工作，其管理制度還需以立法形式來確認，以確保制度的有效性與合法性。其次，制定合理的檔案數字化管理規范和標準。其一，制定一系列標準和規范，把醫院相關紙質檔案有效轉為電子檔案，并在結合醫院實際的情況下，制定出迎合本院檔案管理工作的《電子文件管理辦法》，進而對電子檔案形成、收集與鑒定等環節的標準加以明確，使之在檔案形成初期就做到科學、規范管理；其二，形成健全的檔案信息價值評估標準、檔案信息技術路線與相關責任制度，以此來確保各項檔案管理機制落實的有效性與連續性，從整體上對醫院綜合檔案的數字化管理工作加以規范[6]；其三，積極引導、鼓勵醫院檔案管理員自電子檔案產生支出起就嚴格遵照相關規章制度落實監督指導職能；同時，把電子檔案鑒定、保存與利用等管理內容納入到醫院檔案信息集成系統中，并對系統設計與操作加以熟悉，以充分發揮出醫院檔案信息接收管理平臺的作用，實現對電子檔案信息的實時性、可靠性與有效性的有效控制。

總而言之，緊隨互聯網的普及信息化建設腳步的加快，其帶來的便利已深入到現實生活的方方面面，不僅有效改善了人們的生活，而且還為社會的有序發展提供了有利的信息交流平臺。以醫院綜合檔案管理工作為例，數字化管理的實現，就大大提升了醫院檔案管理的水平與質量，保證了各類檔案信息的完整性與真實性，并充分發揮出了各類檔案的服務利用效應，從而為醫院的有序發展提供了有利的保障。

作者：武蕾 單位：河南省駐馬店市中心醫院

參考文獻：

[1]郭琰.信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理的應用[J].生物技術世界,2014,（12）:250.

[2]李彥鈞.綜合檔案的數字化管理、開發與利用——以天津市中醫藥研究院附屬醫院為例[J].黑龍江檔案,2014,（06）:36.

[3]黃桂敏.醫院綜合檔案數字化管理的可行性探討[J].辦公室業務,2015,）（13）:91-92.

[4]劉喜珍.醫院綜合檔案數字化管理的應用和體會[J].城建檔案,2015,（09）:23-25.

[5]趙雪玲.創新醫院綜合檔案在信息化環境中數字化管理的應用[J].科技創新導報,2012,（33）:195.

[6]孟麗.醫院綜合檔案管理數字化進程[J].科技創新導報,2013,（22）:234.