前言：尋找寫作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的檔案資源數(shù)字化管理探析，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。

摘要：

檔案數(shù)字化管理是網(wǎng)絡(luò)時代的自身基本價值的功能需求，是這個時代檔案工作的新使命。檔案資源數(shù)字化管理因為要結(jié)合計算機技術(shù)的軟硬件環(huán)境來實現(xiàn)，在整個管理過程中會凸現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的種種優(yōu)勢與困境。本文分析了檔案資源數(shù)字化管理面臨的困境，提出了一些對策。

關(guān)鍵詞：

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；數(shù)字檔案管理；優(yōu)勢；困境

現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子政務(wù)建設(shè)的不斷深入，電子文件已不單是一種新型載體，同時也意味著人類記錄信息、傳達和留存信息的方式已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。在漫長的檔案史上是另一次的重大變革。檔案信息數(shù)字化、檔案信息資源數(shù)據(jù)庫、虛擬檔案館等的建設(shè)已經(jīng)提到時代的議程。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐步不再適應(yīng)這個時代。

一、檔案資源數(shù)字化管理是信息時代的大勢所趨

在重視歷史積淀的文化傳統(tǒng)思想指引下，由于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)飛速發(fā)展，這個過程中產(chǎn)生出來的數(shù)字化檔案信息分散存儲于不同載體、不同地理位置，唯有依托于計算機和網(wǎng)絡(luò)鏈接的方式才能實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的及時共享。檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，首先應(yīng)以運用為導(dǎo)向。隨著社會信息化的擴大深入和政府機構(gòu)服務(wù)社會的數(shù)字化需求，電子政務(wù)建設(shè)在不斷地強力推進。這種行政方式的變革必定促使檔案資源施行數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理必須在數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上，圍繞網(wǎng)絡(luò)建設(shè)這個中心，完善各種業(yè)務(wù)信息應(yīng)用系統(tǒng)，然后向縱深的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。檔案資源數(shù)字化管理勢在必行。

二、檔案資源數(shù)字化管理的自身優(yōu)勢

一是存儲于服務(wù)器、磁盤或者光盤等載體上的數(shù)字檔案資源，受時空限制比較小，脫離實體檔案，可以無數(shù)次的復(fù)制，攜帶方便。利用者只需獲得訪問權(quán)限，就可以隨時實現(xiàn)異地調(diào)閱所需的檔案信息。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的運行已經(jīng)涵蓋了收、管、用、存四個階段，可以實現(xiàn)在線收集，進行目錄建庫、在線接收、脫機接收、文件格式轉(zhuǎn)換、檔案征集等工作；實現(xiàn)在線管理，進行檔案整理、編目打印、專題組織、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計等工作；實現(xiàn)在線利用，進行檔案檢索、全文調(diào)閱、視頻點播、照片檔案瀏覽、檔案出證等工作，無論是收、管、用、存哪個階段，操作十分簡單、便捷。檔案管理員通過檔案管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)進行著錄、保管、利用就可以涵蓋檔案管理的全階段。二是檔案資源數(shù)字化管理非常有利于開發(fā)庫存的檔案信息資源。實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理后，各門各類數(shù)字檔案信息資源通過系統(tǒng)檢索，可以快速實現(xiàn)查找，并且系統(tǒng)自覺對信息進行優(yōu)化，可以查找到的是相關(guān)聯(lián)的問題或事件的所有數(shù)字檔案資料，不再是單個的文件。這可解決和緩和檔案文獻的客觀狀況與人們實際利用要求之間存在的種種矛盾，極大地滿足檔案資源深層次查詢利用與編研開發(fā)。三是確保部門案卷的質(zhì)量。廣東省廣州市廣播電視大學(xué)檔案信息化建設(shè)初期結(jié)束后，各歸檔部門人員只需要將文件材料數(shù)字化后輸入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。檔案室統(tǒng)一接收后，進行立卷編碼保存。這樣非常有利于收齊收全檔案材料。同時也避免了檔案室的檔案管理員因為未能全面了解各部門的工作，而造成的關(guān)于材料準(zhǔn)確性方面的斷定失誤，影響案卷質(zhì)量。

三、檔案資源數(shù)字化管理面臨的困境

由于數(shù)據(jù)安全的要求，部署在局域網(wǎng)中的包含著全部檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)一般是與外網(wǎng)隔離的。但在目前普遍技術(shù)相對落后的條件下，數(shù)字化檔案管理還面臨著種種困境。一是檔案資源數(shù)字化管理雖然操作方便、傳遞快捷、存儲空間小，檔案裝具、檔案安保系統(tǒng)卻要相應(yīng)的趨于半智能化或者智能化。一旦性能不穩(wěn)定，劣勢就會凸顯，其真實性和保密性難以掌控。此外，存儲在計算機里的數(shù)字檔案信息資料可以在編輯修改時不留任何痕跡，一經(jīng)修改后真?zhèn)坞y辨，業(yè)務(wù)操作主體的可信性、可審計性以及不可抵賴性就無法保證，數(shù)字檔案的可據(jù)性就大受質(zhì)疑。二是數(shù)字檔案資源對存儲載體依賴性相當(dāng)強。檔案資源數(shù)字化管理后，檔案檢索工具必須以計算機作為依托，數(shù)字檔案信息對軟硬件設(shè)備的依賴性會很強，不能像紙質(zhì)文件直接讀取。但是計算機更新?lián)Q代非常快，造成早期形成的電子數(shù)據(jù)在新的軟硬件環(huán)境中無法讀取，還有的因為應(yīng)用軟件不兼容數(shù)據(jù)讀取不了。檔案資源數(shù)字化管理的條件必須盡快完備，才能適應(yīng)外部環(huán)境的變化。否則，數(shù)據(jù)一旦丟失或遭受病毒的侵害，檔案數(shù)字化管理勢必成空。三是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)并不兼容。比如廣東省廣州市廣播電視大學(xué)教務(wù)處使用學(xué)籍管理系統(tǒng)和教務(wù)管理系統(tǒng)，人事部使用人事管理系統(tǒng)，財務(wù)部門使用財務(wù)管理系統(tǒng)，總務(wù)處使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)，機關(guān)部室使用OA辦公平臺等。這些業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)各自按照自己部門的工作需求來開發(fā)，系統(tǒng)設(shè)計單位不同，軟件環(huán)境差異較大，建設(shè)模式與技術(shù)架構(gòu)也不一致，產(chǎn)品接口不合標(biāo)準(zhǔn)，難以兼容，所形成的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換，無法完成數(shù)字檔案數(shù)據(jù)直接在線遷移。文件歸檔、數(shù)據(jù)收集和錄入由此滯后。四是我國目前采取的是“雙軌制”和“雙套制”文檔管理模式。紙質(zhì)文件與電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程在流轉(zhuǎn)，最終兩套歸檔。雖然這樣做法有它自身的優(yōu)勢，但是技術(shù)的更新發(fā)展，觀念也要相應(yīng)地更新。文件以紙質(zhì)形式為主的形勢將逐步轉(zhuǎn)向以電子形式為主，管理的模式也已經(jīng)在悄然轉(zhuǎn)型，未來我國勢必實現(xiàn)以電子形式為主的檔案管理模式。當(dāng)然，管理模式的轉(zhuǎn)型是一個相當(dāng)長期的過程。五是檔案資源利用率不高給檔案數(shù)字化管理帶來了阻力。檔案管理的基本職能就是提供利用，主動為大眾服務(wù)。這是檔案管理應(yīng)積極努力的方向，也是檔案管理應(yīng)具有的義務(wù)和職能。檔案資源利用率不高，雖然這些年檔案信息化建設(shè)有了加強，檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)通過檔案原件掃描、檔案內(nèi)容錄入、檔案編研等手段推行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用。但很多單位檔案管理人員信息化水平不高，人工紙質(zhì)目錄檢索還是檔案查詢的主流手段。數(shù)字檔案資源利用率總是得不到提高。

四、如何解決檔案資源數(shù)字化管理過程中遇到的困境和難題

基于上文提到的種種情況，參照國內(nèi)外最先進的技術(shù)手段，形成了一些想法，提出以下幾點建議：一是優(yōu)化檔案資源數(shù)字化管理環(huán)境。檔案資源數(shù)字化管理是一項系統(tǒng)工程，包含頂層設(shè)計、系統(tǒng)選型、軟件開發(fā)、技術(shù)規(guī)范、全程參與、歸檔整理、存量紙質(zhì)檔案的掃描錄入、增量電子檔案的數(shù)據(jù)管理、多樣化的異地備份、利用平臺、數(shù)據(jù)安全等，硬件加軟件的系統(tǒng)。通過檔案資源數(shù)字化管理系統(tǒng)，來涵蓋文件從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔到移交、保管、利用和銷毀等全過程業(yè)務(wù)，實現(xiàn)身份統(tǒng)一認(rèn)證，信息統(tǒng)一分類，權(quán)限統(tǒng)一分配，使不同體系的應(yīng)用系統(tǒng)得以集成到一個統(tǒng)一的框架體系中，實現(xiàn)共享。二是實現(xiàn)互聯(lián)互通，對接所有的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。在目前這種各個業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)各自為政的狀況下，要實現(xiàn)現(xiàn)有的檔案信息資源多網(wǎng)互聯(lián)，多系統(tǒng)信息互通，首先必須實現(xiàn)各模塊軟件的緊密集成，搭建業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化管理和綜合分析應(yīng)用。通過建立業(yè)務(wù)組件，為各系統(tǒng)擴展提供接口。在檔案資源數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的推進中，建立起相關(guān)的制度，尤其是電子檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，來強化相應(yīng)有效的推進機制，促進數(shù)字檔案的建設(shè)。三是加快人才隊伍建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理要實現(xiàn)由過去的手工勞動密集型向以辦公自動化為依托的技術(shù)密集型轉(zhuǎn)型，必須有一支既懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又懂檔案專業(yè)的高素質(zhì)、高技能的復(fù)合型檔案管理人才隊伍。這是實現(xiàn)檔案信息化，與國家信息化建設(shè)相銜接的關(guān)鍵所在。

綜上所述，檔案數(shù)字化管理終將成為檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之道。針對檔案管理數(shù)字化進程的現(xiàn)狀，還需繼續(xù)深入研究對策，逐步充分實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)共享，早日實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的絕大部分功能。

作者：傅永珍 單位：廣東省廣州市廣播電視大學(xué)

參考文獻：

[1]薛斌,馬歡,薛文.我國高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].科技資訊.2014（25）.

[2]徐欣.從檔案整理實踐與理論的演變看檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用[J].檔案學(xué)研究，2007（6）.

[3]王海萍.數(shù)字化是檔案管理工作的必由之路[J].中國檔案，2006.