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在當前信息化環境下，招投標檔案數字化后，有效的提高了檔案管理的效率，在對檔案利用時有了更大的便利條件。但招投標檔案數字化過程中，也面臨著較大的壓力和挑戰。首先，長期以來檔案管理人員因循守舊的思想很難改變。由于信息化環境下，招投標檔案的數字化其先進性和科學性是傳統檔案所無法比擬的，其無論是收集方式、管理方式還是利用方式都發生了較大的變化，但長期以來在傳統檔案管理工作中，檔案管理人員謹小慎微及因循守舊的思想和觀念在受到來自于檔案數字化變革的沖擊下，本能的會產生抗拒，在工作中就會有消極的情緒存在，不利于檔案數字化管理工作的正常開展;其次，在配套設施上，包括檔案數字化后所需要的信息生產設備、信息存儲設備和信息管理設備，同時還需要軟件、網絡和信息安全保障，但在目前很多招投標機構中這些系統配套都存在著嚴重的不足，從而無法更好的滿足招投標檔案數字化的要求。由于當前軟件開發時往往只是面對單一的檔案管理部門，這就導致檔案信息系統缺乏統一性和規范性，不能更好的滿足檔案信息共享性的要求，制約了檔案數字化的進程。特別是在當前信息化環境下，網絡和信息安全問題尤為突出，這對于招投標檔案數字化管理帶來較大的較大的安全隱患。最后是檔案管理工作中缺乏統一的規范和標準。這就在很大程度上導致檔案數字化水平處于較低的水平，更是不能與當前信息化環境下對檔案管理的新要求相適應。另外當前招投標機構中信息處理復合型人才較少，由于人員信息化水平較低，不能更好的對數字化設備進行操作，從而無法將數字化的優勢更好的體現出來。
二、信息化環境下招投標檔案數字化管理的創新
(一)管理與理念創新
隨著科技的快速發展，人類社會的不斷進步，人民群眾對檔案信息的利用要求越來越高。就拿招投標檔案而言，很多企業都有訴求反映到招標單位，如果能方便的瀏覽過去在該單位的投標記錄和投標文件，企業愿意為此支付費用。所以在管理上，要考慮滿足個人和企業法人的需求，在理念上，檔案不再是“包袱”，它也可以創收。之前憑介紹信到窗口查閱的非保密檔案，完全可以利用信息網絡平臺，電子商務交易辦法處理，輔以個人、法人身份驗證，屆時，用戶瀏覽授權內的網站就如同網購一樣方便。
(二)技術與架構創新
應充分利用云計算技術、物聯網技術、大數據技術及移動互聯網技術對檔案數字化進行技術升級與架構創新。基于云計算的數字檔案管理系統主要由云計算數字檔案管理應用程序，數字化檔案管理節點，計算機專用網絡、信息安全設備等構成。利用物聯網的RFID技術可將電子檔案與紙質檔案完美結合，一一對應。基于大數據的數據挖掘與數據分析技術，則為檔案信息化增值服務提供了想象空間。招投標雙方能夠從歷史文件庫中找到與當期項目相似的案例，對于招投標文件的理解，對于招投標工作的組織，都是非常有利的。
(三)規范與流程創新
真正把招投標工作和檔案管理工作以及數字化技術結合起來，需要更新標準、再造流程。《電子招標投標辦法》雖然對電子招投標的歸檔也進行了約束，但還是從大框架上給的要求。實際操作上，很多檔案工作都是事后再次歸口相關人員整理。如能夠更新一下流程，把招投標工作的任何一項活動記錄文件都作為檔案組成因子，自動操作、隨時歸檔，那么當一次招投標實例完成時，全部歸檔工作就自動完成。一切都可以靠程序完成，不再依賴人工，即提高效率又降低了人為錯誤。除了在招標機構內部考慮電子招投標與歸檔的實時結合，還可以由專業檔案部門考慮各部門各機構檔案數據的統一入庫整合，這都是標準流程適應招投標檔案數字化管理發展需求的體現。
三、結束語
在當前信息化環境下，信息網絡給我們帶來了全新體驗，其可以將不同操作系統和不同類型的終端連接在一起。在這種環境下，招投標檔案管理也運用了信息管理系統，這有效的提高了招投標檔案管理的效率，同時利用現代化的數據庫技術，將招投標數據集中在一起，為管理工作帶來較大便利。并通過將招投標數據進行備份、多份布放等有效的確保了數據的安全性。這為招投標檔案更好的為社會經濟發展服務提供了充足的保障。
作者：王穎 單位：齊齊哈爾市建設工程招投標管理辦公室
