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借助于圖書管理系統，圖書征訂、新書登記以及圖書編目等功能都可以有效實現，系統規范圖書進庫工作；預借、借書以及還書工作則屬于流通作業，這樣三種作業的工作量就可以得到根本減少。信息查詢模塊，則可以保證在各種條件下，都可以有效的查詢和統計館藏書；系統維護可以合理運用本系統，并且快捷迅速的解決隨時出現的問題，條形碼掃描也是系統所支持的，在實際使用的過程中，掃描槍在掃描圖書ISBN圖書編碼時，從因特網上就可以將圖書相關信息給下載過來，如書名、簡介以及出版社等等，這樣就可以最大程度的降低錄入人員的工作量。
二、電子文件的歸檔與接收
電子檔案的主要來源就是紙質檔案，借助于傳統的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術手段，促使庫存檔案的數字化得到實現，產生的電子文件符合相關要求。庫存檔案數字化之后，和傳統的紙質文件相比，電子原件可以作為紙質元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網絡上傳和復制文檔的過程中，人為因素發揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態和動態數據信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數據信息方面，也需要對人為干預進行減少，因此，就需要對系統自動提取產生足夠的重視，檔案管理人員如果發現了問題，可以向歸檔人發回。
三、電子檔案的存儲與備份
電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩定，主要原因是計算機的硬件和軟件產品不夠穩定，隨時都可能有意外情況出現，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據技術的發展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數據庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統的安全和穩定。需要合理有效的備份網絡備份、系統備份和數據庫備份，同時，第三方介質也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網，這樣檔案管理系統的安全性和穩定性方可以得到保證，如果有意外情況出現，借助于備份信息，系統就可以得到有效恢復。
四、電子檔案的檢索和利用
我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統數據時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優勢給充分體現出來。和傳統的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權限來限制；維護下管理包括很多方面的內容，在數據庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢瀏覽電子原件內各種動態數據信息等等。
五、結語
科學技術的不斷革新，在很大程度上變革了圖書檔案管理工作，借助于先進的科學技術，可以對圖書檔案的使用方式進行改變，更好的服務于檔案使用者；在時代飛速發展的今天，圖書檔案的數字化管理已經成為非常重要的趨勢，可以更加科學和合理的管理圖書檔案，在一定程度上推動社會經濟的進步和發展。
作者：萬國云 單位：蛟河市人民醫院
