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一、高校民生檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)意義

（一）高校民生檔案數(shù)字化管理彰顯了服務(wù)師生、以人為本的管理理念。民生檔案是“關(guān)注人的生活品質(zhì)的檔案，在檔案資源的建設(shè)、管理和服務(wù)的過程中，要以提升學(xué)校師生員工的生活品質(zhì)作為民生檔案工作的價(jià)值導(dǎo)向。”由于以往的檔案管理工作桎梏，檔案管理人員工作態(tài)度不佳，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重物輕人、重領(lǐng)導(dǎo)輕員工、重機(jī)構(gòu)輕個(gè)人的現(xiàn)象，致使師生員工對檔案館及檔案管理工作人員意見很大。而民生檔案管理工作要堅(jiān)持以師生為本，切實(shí)把師生員工根本利益需求作為檔案工作的初始點(diǎn)。進(jìn)一步實(shí)施民生檔案數(shù)字化管理，可以改善檔案管理人員的工作環(huán)境，減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，使之能夠更好地關(guān)注師生員工的切實(shí)需要，解決師生員工的各種民生檔案問題。

（二）高校民生檔案數(shù)字化管理解決了分散和集中、定式和靈活之間的矛盾。一是高校民生檔案數(shù)字化管理需要檔案館要和其他部門進(jìn)行系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效溝通和傳遞，只要和其中一個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系，就可以查詢到與之相關(guān)的民生檔案信息。這就解決了當(dāng)前民生檔案分散管理和師生員工集中查詢和使用之間的現(xiàn)實(shí)矛盾。二是實(shí)施高校民生檔案數(shù)字化管理，不僅僅是簡單地將各種民生檔案目錄實(shí)現(xiàn)電子信息化管理，或是簡單地講紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化成電子文檔或圖片，而是要充分利用信息網(wǎng)絡(luò)媒介，搭建民生檔案管理、查詢、共享平臺(tái)，供師生員工不受時(shí)間、地點(diǎn)限制進(jìn)行自動(dòng)化信息查詢，實(shí)現(xiàn)權(quán)限申請、全文查詢下載功能，從而解決檔案定式管理和師生員工便捷利用之間的矛盾，最大限度的滿足師生員工的切實(shí)需要。

二、高校民生檔案數(shù)字化管理的原則

（一）循序漸進(jìn)原則。高校檔案館庫藏量大，各類民生檔案紛繁復(fù)雜，在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化時(shí)，不能一蹴而就，而需要對館藏檔案進(jìn)行全面分析，明確檔案資源信息的范圍，以方便服務(wù)廣大師生員工所需為目的，逐步地將保存價(jià)值較高、利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。以教師的教學(xué)檔案為例，教師的教學(xué)檔案信息由所授課程名目數(shù)量、教學(xué)學(xué)期和年工作量、教學(xué)評價(jià)、發(fā)表的研究論文數(shù)量和級別、承擔(dān)的科研項(xiàng)目等等，這些信息是教師職稱評定、評獎(jiǎng)評優(yōu)、目標(biāo)考核時(shí)，評定機(jī)構(gòu)需要的重要信息來源。高校民生檔案數(shù)字化管理具有一定的階段性和持續(xù)性，因此檔案管理者循序漸進(jìn)，分清輕重緩急，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

（二）科學(xué)整合原則。民生檔案都是與師生員工的生活工作利益緊密相關(guān)，如果民生檔案丟失或者損壞，將給師生員工帶來巨大的損失，也會(huì)給檔案管理工作造成不必要的麻煩。因此在高校民生檔案數(shù)字化管理過程中，要根據(jù)不同主體的各類檔案信息的重要程度和使用頻率，進(jìn)行科學(xué)的整合，并結(jié)合檔案載體的實(shí)際狀況，選擇適合的管理方式和保存形式。通過對教師民生檔案進(jìn)行集中整合，可以分為教師的個(gè)人人事信息檔案、教學(xué)檔案。就教師個(gè)人人事信息檔案來講，就可以用紙質(zhì)文檔形式進(jìn)行保存，而對于教師的教學(xué)檔案檔案信息就可以采用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。

（三）保密監(jiān)控原則。在高校民生檔案數(shù)字化管理過程中，雖然系統(tǒng)靈活的管理方式給廣大師生員工查詢和使用帶來了很大的便捷，但是同樣也帶了很大的安全隱患問題。因此，在數(shù)字化管理進(jìn)程的始終都應(yīng)該做好保密監(jiān)控工作。在高校民生檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的初始階段，一般會(huì)采用委托外包加工，對大量的檔案庫存進(jìn)行集中處理，這時(shí)就需要檔案管理人員參與其中，進(jìn)行全程監(jiān)控，盡力保證檔案材料的完整性、安全性和保密性。在使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建構(gòu)、整理歸檔過程中，要做好網(wǎng)站的安全保護(hù)措施。通過殺毒軟件、防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、信息加密技術(shù)、用戶身份權(quán)限認(rèn)證等，保障數(shù)字化檔案的安全管理和使用。

三、高校民生檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）做好高校民生檔案數(shù)字化管理的整體規(guī)劃。實(shí)現(xiàn)高校民生檔案數(shù)字化管理僅僅憑借幾臺(tái)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和簡單的登記掃描，很難達(dá)到數(shù)字化檔案管理和使用的雙重需求。“檔案數(shù)字化是一個(gè)體制化、系統(tǒng)化的過程，需要建立基本的規(guī)劃，有明確的階段性目標(biāo)和切實(shí)可行的方案。”首先，從學(xué)校層面來講，要高度重視民生檔案數(shù)字化管理的重要性，做好總體規(guī)劃和布局，保障民生檔案數(shù)字化管理的有效實(shí)施。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要將民生檔案數(shù)字化管理納入到數(shù)字化校園建設(shè)的整體布局之中，要充分發(fā)揮民生檔案數(shù)字化管理對學(xué)校發(fā)展和服務(wù)師生員工的重要作用，在宏觀布局、管理規(guī)劃、各部門之間的協(xié)調(diào)予以統(tǒng)籌與指導(dǎo)，在資源分配、資金支持、政策傾斜等方面予以保障。其次，提高檔案館領(lǐng)導(dǎo)和員工對民生檔案數(shù)字化的認(rèn)識(shí)，做好相關(guān)工作的布局與安排。高校民生檔案數(shù)字化管理不是一朝一夕的事情，因此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)要做好實(shí)施規(guī)劃和工作計(jì)劃，不僅要保證技術(shù)、資金和設(shè)備的支持，還要根據(jù)檔案管理人員的專業(yè)背景、工作經(jīng)驗(yàn)等合理安排各項(xiàng)工作。

（二）加強(qiáng)建設(shè)高校民生檔案特色資源管理庫。高校民生檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)就是要提高檔案管理的效率和水平。因此，在進(jìn)行數(shù)字化管理過程中要根據(jù)高校民生檔案的特性，建立專門針對高校師生員工工作性質(zhì)和特需要求的民生檔案數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫等。比如對教師教學(xué)科研基本信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，就可以滿足人事部門在教師職稱評定時(shí)，通過查詢教師教學(xué)科研檔案庫，就可以知曉申請教師的基本條件，是否達(dá)到晉升的要求，避免了教師奔跑于各個(gè)進(jìn)行登記、證明等繁瑣的程序。對于高校民生檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，應(yīng)該從兩個(gè)方面著手：一是要深入調(diào)研，切實(shí)了解校內(nèi)師生員工的切實(shí)需求，以滿足師生員工檔案使用需求，提高師生員工生活工作便利性為基礎(chǔ)，建設(shè)行之有效的各類數(shù)據(jù)庫；二是要根據(jù)實(shí)際，結(jié)合學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，有計(jì)劃有步驟地建立為各個(gè)部門工作所需的特色資源庫，如教學(xué)名師檔案庫，可將教學(xué)名師的教學(xué)錄像、教學(xué)圖片、教學(xué)大綱、教案等等信息納入到資源庫內(nèi)，為學(xué)校對外宣傳，申報(bào)更高一級的項(xiàng)目提供全面的檔案信息資源，從而為學(xué)校節(jié)省了人力和物力資源。

（三）提升高校民生檔案管理隊(duì)伍工作水平。高校民生檔案數(shù)字化管理需要不同載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，各類數(shù)據(jù)庫的籌建、檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用、多媒體系統(tǒng)的存儲(chǔ)與利用、檔案信息系統(tǒng)的綜合管理等，在這一系列的過程中，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求很高，不僅要具備專業(yè)的檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)，還要熟悉和精通網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件的使用與開發(fā)。首先，要組織檔案管理人員熟悉和明確各自負(fù)責(zé)領(lǐng)域的工作環(huán)節(jié)、工作要求以及工作所需的各種素質(zhì)和能力，通過比照發(fā)現(xiàn)自身的缺點(diǎn)和不足。其次，檔案館領(lǐng)導(dǎo)要組織員工去民生檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，了解先進(jìn)的管理理念和科學(xué)有效地管理模式。在借鑒外在的成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，探索適合本單位的民生檔案數(shù)字化管理機(jī)制，提升檔案管理水平。最后，要通過多種渠道提升民生檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。檔案館領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合本單位員工的實(shí)際情況，按時(shí)按需選派員工外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，同時(shí)也要結(jié)合實(shí)際工作需要，引進(jìn)高素質(zhì)的工作人員，深入優(yōu)化民生檔案管理隊(duì)伍。

（四）制定高校民生檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度。高校民生檔案數(shù)字化管理是為了保障信息傳遞的流動(dòng)性、信息查閱的便捷性，既要滿足檔案信息資源的有效共享，又要保障民生檔案信息管理的規(guī)范性和安全性。因此，應(yīng)該加強(qiáng)和完善各類民生檔案數(shù)字化管理的相關(guān)法律法規(guī)，保障民生檔案數(shù)字化管理工作開展有法可依、有章可循。首先，高校要根據(jù)數(shù)字化民生檔案的特征，出臺(tái)符合檔案數(shù)字化管理需要的、覆蓋面全的管理規(guī)章制度。比如紙質(zhì)文檔數(shù)字化加工制度、數(shù)字化檔案信息的鑒定制度、數(shù)字化文件保密制度、使用者身份認(rèn)證制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等等。其次，“由于民生檔案的管理主體多元化，各個(gè)管理單位要從自身的管理實(shí)際制定符合管理需要的規(guī)章制度。”進(jìn)一步保障各個(gè)部門之間的民生檔案信息的有效傳遞和溝通，從而達(dá)到民生檔案數(shù)字化的信息整合要求。

作者：石劍文 單位：福建船政交通職業(yè)學(xué)院