前言：尋找寫作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的青年檔案工作者檔案數(shù)字化管理思考，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。

摘要：檔案事業(yè)的服務(wù)屬性決定了檔案走向數(shù)字化是必由之路。青年檔案工作者在檔案數(shù)字化管理中有明顯的優(yōu)勢(shì)，但仍存在需要努力的地方。本文結(jié)合實(shí)際工作，提出青年檔案工作者應(yīng)該做好以下工作：“勇于擔(dān)當(dāng)”，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感、使命感；“有條有理”，做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作；“盡職守則”，重視日常管理規(guī)范化；“防患于未然”，筑牢檔案安全防線；“能謀善斷”，挖掘檔案資源，發(fā)揮支撐作用。

關(guān)鍵詞：青年檔案工作者；檔案；數(shù)字化；管理引言

指出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要。”現(xiàn)在，各行各業(yè)都已經(jīng)步入數(shù)字化的道路，檔案事業(yè)的服務(wù)屬性決定了檔案走向數(shù)字化是必由之路［1］。傳統(tǒng)檔案管理是以紙質(zhì)檔案為管理對(duì)象，通過人工操作實(shí)現(xiàn)檔案管理及利用，檔案數(shù)字化管理是以數(shù)字化檔案為管理對(duì)象，將紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檢索、查閱、利用等功能。

1檔案數(shù)字化管理的意義

首先，能更安全地存儲(chǔ)檔案，保護(hù)歷史資源。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易受到環(huán)境、氣候、蟲害等影響，隨著時(shí)間的推移容易造成檔案的缺失。而數(shù)字化檔案能更完整地保存檔案，對(duì)年代久遠(yuǎn)的檔案材料，可防止部分檔案篡改的行為。在傳統(tǒng)的檔案借閱模式中，查閱者及檔案工作人員查閱檔案時(shí)需要頻繁調(diào)取檔案，數(shù)字化管理后可在一定程度上避免人為因素對(duì)原始紙質(zhì)檔案的損壞，加強(qiáng)對(duì)原件的保護(hù)［2-3］。其次，能更高效地查閱檔案，提高檔案利用率。檔案數(shù)字化管理依靠檔案管理系統(tǒng)，通過搜索關(guān)鍵詞能用最少的時(shí)間查找到目標(biāo)檔案，減少勞動(dòng)時(shí)間，提高工作效率。同時(shí)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可實(shí)現(xiàn)多地、多人共享查閱，提供更加便捷的服務(wù)［4］。

2青年檔案工作者在檔案數(shù)字化管理中具有的優(yōu)勢(shì)

現(xiàn)在，越來越多的青年加入到檔案工作隊(duì)伍里，與檔案老員工相比，青年檔案工作者具有很多優(yōu)勢(shì)。首先，知識(shí)優(yōu)勢(shì)。青年檔案工作者受教育程度高，具有較高的政治覺悟、廣闊的知識(shí)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)的技能水平，掌握更多的現(xiàn)代信息技術(shù)的基本操作技能與知識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也更加熟練。其次，精力優(yōu)勢(shì)。檔案數(shù)字化管理工作存在工作時(shí)間長(zhǎng)、工作量大的特點(diǎn)。青年檔案工作者具有強(qiáng)健的體魄、充沛的精力，而且受婚姻、家庭、人情世故的牽絆較少，能全身心地投入工作［5］。最后，潛能優(yōu)勢(shì)。青年檔案工作者對(duì)新事物、新理念接受能力強(qiáng)，能最快地適應(yīng)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展；青年檔案工作者具有開拓創(chuàng)新精神，善于思考，能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變工作方式，對(duì)檔案管理、宣傳、利用等功能起到推波助瀾功效，能夠不斷地對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，適應(yīng)信息化發(fā)展；能夠肩負(fù)檔案宣傳職責(zé)，滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的需求，能夠挖掘檔案數(shù)據(jù)資源，強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，發(fā)揮檔案價(jià)值。

3青年檔案工作者應(yīng)該做好以下工作

青年檔案工作者在檔案數(shù)字化管理中雖然存在明顯的優(yōu)勢(shì)，但在工作中仍有許多做得不足的地方，需要繼續(xù)錘煉自己，做到“獨(dú)當(dāng)一面”“游刃有余”。具體為：

3.1“勇于擔(dān)當(dāng)”，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感、使命感

首先是政治擔(dān)當(dāng)。青年檔案工作者參加工作時(shí)間短，工作經(jīng)驗(yàn)不足，思想單純，易受不法分子利用，要強(qiáng)化政治理論學(xué)習(xí)，提高明辨是非能力，遵紀(jì)守法，不做損害集體及國(guó)家利益的事情。其次，培養(yǎng)敬業(yè)精神。青年檔案工作者要正確認(rèn)識(shí)檔案工作的重要意義，圍繞著“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，做好工作的每個(gè)細(xì)節(jié)。提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，加大對(duì)單位重要決策、重要檔案的收集力度；樹立為人民服務(wù)意識(shí)，為查閱者提供便利服務(wù)。最后，明確定位，做好職業(yè)規(guī)劃。青年檔案工作者往往懷有遠(yuǎn)大理想，希望實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)幕后工作，工作不出業(yè)績(jī)又缺乏亮點(diǎn)，覺得難以得到領(lǐng)導(dǎo)的“青睞”“賞識(shí)”，其實(shí)這樣的思想是錯(cuò)誤的。產(chǎn)生這種思想的主要原因是自身定位不明確，缺乏職業(yè)規(guī)劃。明確“為人民服務(wù)”的定位，肩負(fù)推動(dòng)檔案事業(yè)的改革的任務(wù)，將自己的豪情壯志、雄心抱負(fù)融入到踏踏實(shí)實(shí)、兢兢業(yè)業(yè)的工作中，堅(jiān)持不懈地努力，同樣會(huì)展現(xiàn)出自己“閃光”的一面，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。

3.2“防患于未然”，筑牢檔案安全防線

剛剛過去的法國(guó)巴黎圣母院的火災(zāi)，無不令人扼腕嘆息，短短幾個(gè)小時(shí)，人類瑰寶頃刻化為灰燼。安全是檔案工作的生命線，也是檔案事業(yè)的根基，檔案安全是對(duì)青年檔案工作者提出的最低要求。首先，要對(duì)檔案有神圣的敬意。思想上時(shí)刻繃緊檔案安全這根弦，筑牢檔案安全防線，用實(shí)際行動(dòng)來履行檔案工作者的職責(zé)與義務(wù)，在緊急、關(guān)鍵時(shí)刻，要用生命保護(hù)檔案。其次，明確風(fēng)險(xiǎn)隱患點(diǎn)，注重細(xì)節(jié)。庫(kù)房管理、檔案儀器設(shè)備、電線電路、計(jì)算機(jī)防火墻、檔案系統(tǒng)管理權(quán)限、檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等方面都是風(fēng)險(xiǎn)隱患點(diǎn)，稍有疏忽都會(huì)造成檔案安全事故。檔案庫(kù)房進(jìn)出管理不嚴(yán)會(huì)造成檔案丟失，溫濕度管理不當(dāng)會(huì)出現(xiàn)檔案紙張黃化、蟲蛀現(xiàn)象，直接影響檔案數(shù)字化加工；儀器設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)不正常、插線板電路老化會(huì)引起火災(zāi)；網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客的各種攻擊會(huì)造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓；越權(quán)訪問登錄檔案管理系統(tǒng)會(huì)造成檔案被隨意查看、刪除、篡改及竊取；檔案數(shù)字化外包加工未按規(guī)定執(zhí)行會(huì)造成泄密［6］。最后，注意保密安全。檔案管理人員要注重自身的言行，在任何場(chǎng)合都要做到守口如瓶。對(duì)密件管理嚴(yán)格按照保密相關(guān)規(guī)定，不能憑個(gè)人感覺進(jìn)行解密。檔案數(shù)字化外包加工需簽訂保密協(xié)議，加工場(chǎng)地需做到無死角監(jiān)控。

3.3“有條有理”，做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

檔案數(shù)字化管理的前提是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量好壞直接影響著檔案數(shù)字化管理水平的高低。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要投入較大的人力、物力和精力，青年檔案工作者需利用自身的智力優(yōu)勢(shì)，將檔案管理與計(jì)算機(jī)管理、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相融合，在充分調(diào)研、認(rèn)真規(guī)劃、合理開展紙質(zhì)檔案檔案數(shù)字化工作。一是配置檔案數(shù)字化設(shè)備。根據(jù)本單位的檔案量選擇適合本單位的檔案管理系統(tǒng)軟件、安全控制系統(tǒng)以及先進(jìn)的掃描儀等設(shè)備，對(duì)書面文字、照片圖像等材料進(jìn)行準(zhǔn)確掃描、數(shù)據(jù)錄入、整理分類、存儲(chǔ)保管和查閱利用。二是合理制定檔案數(shù)字化工作方案。根據(jù)紙質(zhì)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素制定科學(xué)合理的工作方案，確保檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。對(duì)保存價(jià)值高、開放等級(jí)高、使用頻率高、檔案損毀度高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，根據(jù)數(shù)字化資金情況，有計(jì)劃、分批次對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化［7］。三是建立健全相關(guān)制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案數(shù)字化管理做到有章可循、有法可依，實(shí)現(xiàn)有效管控。主動(dòng)承擔(dān)起草包含崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、載體管理、檔案實(shí)體管理等檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度。

3.4“盡職守則”，重視日常管理規(guī)范化

青年檔案工作者要有“把簡(jiǎn)單的事重復(fù)做，把重復(fù)的事用心做”的毅力，踏踏實(shí)實(shí)做好文件材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)，日常工作中，加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，對(duì)本單位在建設(shè)、科研、生產(chǎn)、管理、后勤保障服務(wù)等工作中形成的重要檔案，加大搜集和整理力度。多數(shù)檔案工作者往往只把重心放在傳統(tǒng)的文字檔案的搜集整理，一些特殊載體檔案譬如照片、錄像、實(shí)物等，因搜集周期長(zhǎng)、整理難度大，常常被忽視，但特殊載體檔案帶來的感官直觀性，是文字檔案所不能媲美的。隨著“辦公自動(dòng)化”“電子政務(wù)”的應(yīng)用，電子政務(wù)文件存在潛在的利用價(jià)值，要及時(shí)將電子政務(wù)文件從辦公系統(tǒng)遷移至檔案管理系統(tǒng)，成為檔案。與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)館藏永久保存的檔案文件占全部檔案的比例是低于5％的［8］。檔案數(shù)字化管理后，可優(yōu)化館藏檔案，增加檔案的存儲(chǔ)量，因此，青年檔案工作者在確定檔案保管期限上可適當(dāng)放寬，并且可依照“從長(zhǎng)不從短”的慣例，而對(duì)于到期檔案要按程序及時(shí)銷毀，釋放空間。檔案數(shù)字化管理下查閱檔案一般以檢索關(guān)鍵詞為手段，因此，青年檔案工作者在錄入檔案標(biāo)題及相關(guān)參數(shù)時(shí)要仔細(xì)，稍有疏忽，錄入字段內(nèi)增加、缺少或者筆誤一個(gè)字都會(huì)造成無法檢索到目標(biāo)檔案。檔案分類、檔案借閱、檔案修復(fù)、檔案統(tǒng)計(jì)，等等，都需要引起青年檔案工作者的重視。

作者:郭安 狄詠梅