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摘要：本文在分析了勞動保障檔案構成及其數字化的現實意義的基礎上，提出了新時期勞動保障檔案數字化管理的具體策略，對勞動保障檔案數字化管理具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：勞動保障檔案；檔案數字化；勞動就業

概述

勞動保障部門的專業檔案主要包括勞動就業和社會保險兩大專業檔案。其中，勞動就業專業檔案是指勞動行政主管部門及用人企事業單位在就業管理、勞動者權益維護等過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。社會保險業務檔案，則是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中所形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。勞動保障檔案數字化，是指隨著現代計算機信息技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、掃描矩陣CCD技術等發展產生的一種在勞動保障領域應用的新型檔案信息形態，它是將不同勞動保障載體檔案資源轉化為數字化檔案信息，并以數字化的形式存儲，利用現代互聯網技術實現連接，最終形成有序結構的檔案信息庫，實現勞動保障檔案資源共享。

1勞動保障檔案構成

作為專門業務檔案，勞動和社會保障檔案主要由以下六個方面組成：

1.1勞動就業檔案

所謂勞動就業檔案，是指從業人員在就業、勞動力市場管理過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。勞動就業檔案對于分析轄區某段時期從業人員就業情況勞動力市場管理、為勞動力供需雙方搭建平臺、保障就業等具有積極的現實意義。

1.2勞動合同檔案

勞動合同檔案，是指用人企事業與就業者雙方簽訂的、明確勞資雙方權利、義務的勞動合同。勞動合同一旦簽訂即具有法律效力，對于勞資雙方都有同等約束力。勞動合同檔案在保障勞資權益方面具有較強的法律憑證功能。

1.3養老保險檔案

養老保險檔案主要由參保人員個人信息、繳納養老保險費用、離退休期間養老金提取等歷史記錄。可見，養老保險檔案是廣大參保人員享受國家養老保險各項政策及待遇的重要依據。

1.4醫療保險檔案

醫療保險檔案是指參與城鄉醫療保險人員關于醫療保險費用繳納、提取情況的歷史記錄。涵蓋了參保人的繳費情況、醫療過程中醫療保險待遇，以及異地醫療保險費用結算等。

1.5工傷保險檔案

工傷保險是所有勞動者與用人單位在用工時的工傷意外保險。作為社會保障體系中最大的一類風險保種，該類檔案主要包括工傷事件處理記錄、參保人員工傷保險繳費情況、勞動能力及傷殘等級鑒定等。

1.6失業保險檔案

隨著社會主義市場經濟日趨完善，作為勞動者社會保障的重要險種，失業保險檔案的建立能夠為所有參保人員在其失業期間提供基本的生活經濟來源。

2勞動保障檔案數字化意義

據統計，2018年，城鎮新增就業1361萬人；城鎮居民基本養老保險參保人數達4.18億人。隨著城鎮居民新增就業及基本養老保險人數的增加，社保部門由此所形成的專業檔案數量巨大，給收集、歸檔、利用和管理帶來巨大壓力。加強勞動保障檔案數字化管理，具有積極的現實意義：

2.1復用性

勞動保障檔案的后期利用較為頻繁，無論是就業、醫療、養老、工傷鑒定還是失業金領取，都離不開勞動保障檔案的查詢和利用。將紙質的勞動保障檔案進行數字化，或者對OA系統應用中直接生成的電子勞動保障檔案進行數字化，后期在復用過程中可以直接通過計算機進行打印，這種打印不受次數的限制，也不會破壞原始檔案。

2.2交互性

勞動保障檔案數字化離不開計算機技術、COR技術、數據庫技術，以及計算機、檔案軟件、磁盤、光盤等技術及設備的應用。通過計算機的應用，實現人機“對話”，計算機系統在輸入相關口令或操作后，即可按照用戶的要求及時輸出所需的勞動保障檔案信息，尤其是一些將文件、圖像及數據鏈鏈接起來的超文本文件，借助計算機設備滿足利用者任意調閱。

2.3靈活性

與傳統的人工管理以及單純的信息化管理相比，對勞動保障檔案進行數字化管理，可以充分借助計算機系統中對勞動保障檔案信息之間的聯系，建立內在邏輯信息聯系，進行信息邏輯分類、統計、匯總和分析，根據勞動保障檔案工作者實際需要，建立相應的檔案板塊，滿足檔案利用者的個性化需求。一份數字化勞動保障檔案既是一個整體，也是一個信息集合體，能夠滿足不同利用主體的現實需要。

3勞動保障檔案數字化管理對策

隨著勞動保障事業的快速發展，迫切需要轉變傳統的管理模式，尤其是數字化技術與檔案管理日趨融合，將數字化技術應用到勞動保障檔案管理領域，成為新時代勞動保障檔案的發展方向，也是滿足新時代勞動保障檔案管理的現實需要。

3.1思想認識，高度重視勞動保障檔案數字化

勞動保障檔案數字化管理是適應日益增長的勞動保障檔案數量和需求的重要技術支持。但，勞動保障檔案數字化也是一項復雜的系統性工程，需要勞動保障部門領導在思想上高度重視這項工作，把勞動保障檔案數字化與勞動保障業務一體推進。加強勞動保障檔案數字化的經費保障力度，加快推進如紅光AT260大型高效掃描儀等儀器設備的采購進度，為勞動保障檔案數字化提供專業人才支持和保障。加快引入熟悉計算機技術應用、掌握勞動保障檔案理論知識的復合型人才引進力度，對現有從業人員加強數字化技術的培訓。

3.2基礎條件：做好勞動保障檔案數字化準備

勞動保障檔案文件數量多、類型多，要完成勞動保障檔案數字化就需要做好前期的各項準備工作，對勞動保障檔案資料及內容進行認真梳理。首先是整理實體勞動保障檔案。在對已經收集或館藏的勞動保障實體檔案進行重新整理，先對其進行拆卷，再進行著錄補充、頁面修復，做好編頁、目錄、備考表等處理，確保勞動保障檔案中的卷內目錄與卷內文件對應。其次，建立勞動保障檔案目錄數據庫。針對勞動保障的六種檔案類型，分類建立目錄數據庫。數據庫應包括如下基本信息：勞動保障檔案案卷號、題名、編制人員、單位、日期、總頁/件數、保管期限，歸檔年度等。再次，建立勞動保障檔案掃描借閱登記表。勞動保障檔案的后期利用頻繁，為了保障后期勞動保障檔案數字化利用的順利實現，需要建立勞動保障檔案掃描借閱登記簿，確保勞動保障檔案利用安全。

3.3豐富內容：推進勞動保障檔案實體數字化

勞動保障檔案數字化應嚴格按照紙質檔案數字化管理的規范性、安全性和真實性原則，重點做好存量和增量實體檔案的數字化加工，不斷豐富館藏數字化檔案內容。首先，要確定勞動保障檔案掃描格式。目前，較為常用的格式主要是安裝掃描儀ACDSee5.0掃描軟件，使用JEPG格式，或PDF格式，選擇掃描路徑后，要保證掃描的分辨率至少在200dpi，確保真彩色顏色。其次，做好掃描材料的順序及層次。根據勞動保障檔案的不同類型建立相應的案卷號，將同一類型的案卷放在同一文件夾，以“件”為單位進行組卷和順序排列，確保后期數字檔案檢索的精準性。再次，掃描勞動保障檔案。掃描勞動保障中的圖紙或者其他大型紙張的，應確保掃描方向的一致性，例如，報銷工傷醫療費用時涉及的就診影像，大小及方向不一，需統一進行以圖紙或影像標題方向為正向掃描。若幅面過大，還需要對其進行左右或者上下進行分別掃描，然后拼接成原紙，保障掃描的結果與原紙圖像的真實、完整和一致。最后，需要做好數據信息的處理工作。將勞動保障檔案數字化掃描后，對掃描后的數字化文本、圖形及電子目錄進行校對、檢查，保證圖像、文字信息的完整、準確。

3.4重要保障：確保勞動保障檔案數字化安全

勞動保障數字化工作，使其面臨著諸多的非傳統的因素威脅，只有保障數字化的真實性、規范性和可用性，才能實現勞動保障檔案數字化成果運行的安全。為此，可將之前掃描后的勞動保障檔案目錄數據庫掛接至機關檔案數字化管理系統上。在整個數據信息的掃描過程中應保持其相對獨立，將互聯網與局域網隔離，實行數據庫單機化管理。勞動保障檔案中涉及許多個人的隱私信息，將其掛至數據庫后，應及時對數據信息進行加密處理，設立相應的用戶登錄權限，最大限度地降低用戶或者外界不法使用者非法篡改數據庫信息的可能性，及時對目錄數據庫及勞動保障電子文件進行備份，確保數據庫整體的安全。

4結語

勞動保障檔案數字化在勞動檔案數量不斷增長，后期應用日趨頻繁的大背景下，要在思想上高度重視勞動保障檔案管理工作，夯實勞動保障檔案數字化基礎，不斷豐富勞動保障檔案實體數字化，通過人防、技防和物防等，確保勞動保障檔案數字化安全，為勞動保障事業可持續發展提供支持和保障，保障最廣大群眾的切實利益。

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作者:武曉燕 單位:文水縣人社局馬西鄉勞動保障事務所