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摘要：文章結合郴州市第一人民醫院實際，分析了其檔案管理的現存問題，從4個方面詳細闡述了實現綜合檔案管理的有效措施，為檔案管理提供參考。
一、檔案管理現狀
郴州市第一人民醫院創立于1907年，是一所具有100多年歷史的集醫療急救、科研教學、康復保健為一體的三級甲等綜合醫院。2015年醫院形成以中心醫院為主體，東、西、南、北院為“四輪”的“一體四輪”發展格局。目前我院綜合檔案室建筑面積為300多平方米，分設有文書檔案室、基建檔案室、設備檔案室、實物檔案室、榮譽室等。
二、檔案管理存在的問題及分析
現階段醫院檔案管理工作重點主要放在臨床病例檔案管理上，在很大程度上忽視了對綜合檔案的管理。加之醫院的檔案管理制度還不健全，投入到綜合檔案管理的資源不足，檔案室信息化設備不完善，醫院各信息系統還未形成對接，因此各部門信息系統生成的數據無法直接有效地歸入到綜合檔案系統中使用，且檔案資料歸檔后的再次掃描、上傳、著錄，浪費了更多財力、人力等資源，導致各院區檔案分散，未及時統一收入醫院綜合檔案室，檔案生成、保存、利用手段落后，數據無法共享，檔案利用率低，嚴重影響了五個院區信息資源的遠程共享，阻礙了醫院數字化建設的進程。
三、全面實現醫院綜合檔案數字化管理的有效措施
隨著科技的發展，各種數字化管理協同工作平臺被廣泛運用在業務流程中，并逐漸成為企業信息化建設的主流，為新時期的綜合檔案數字化管理帶來極大的挑戰和全新的機遇。
（一）加強基礎設施建設
醫院內部局域網是各項工作開展的基礎，利用多媒體、掃描、通信、網絡信息傳遞、數據庫技術等，結合醫院綜合檔案管理的網絡化需求，增加資金投入，保證其內存，是保障內部所有檔案資料管理的重要手段。
（二）紙質存量檔案數字化加工
要想實現紙質存量檔案數字化加工，必須要將重點放在形成時間早、使用價值大、保管期限長以及利用頻率高的檔案上，有計劃、有重點、有步驟地進行數字化加工。紙質存量檔案數字化加工步驟分為檔案前處理，包括編制檔案頁碼、修補破損檔案、拆卷、還原裝訂；檔案數據掃描；圖片處理等。引入網絡版檔案管理系統，按檔案標準字段進行條目錄入、檔案數據掛接、檔案數據校對等。
（三）檔案管理系統與醫院OA系統對接
醫院綜合檔案網絡管理系統與內部OA系統對接，可實現數據遠程共享。醫院OA系統定期將已經辦理完成的電子文件通過接口歸檔到檔案管理系統，進入檔案文書整理模塊，減少文件再次錄入系統的成本。
（四）進行檔案業務管理流程數字化管理
從綜合檔案形成的流程出發，結合信息技術徹底改變傳統檔案的部門化管理模式。進一步實現檔案收集、整理、利用、統計以及鑒定等業務流程數字化管理。醫院網絡版檔案管理系統對各部門檔案進行對接，在線上傳數字檔案，并線上辦理部門移交接手續；醫院職工查閱或借閱檔案均在線上申請、審批；檔案的鑒定工作也可在網上進行。在大數據時代，加強醫院各醫療區各部門的聯合，實現資源共享，構建數字化綜合檔案室，為各部門檔案的存檔和使用提供遠程服務。統一匯總各種類型的檔案，同時將分類整理好的檔案信息上傳到醫院內部網絡平臺，實現檔案信息的資源共享，從整體上促使醫院電子檔案利用率提升，為醫院各部門工作效率的提升打下基礎。另一方面，還能提高醫院綜合檔案質量，增強檔案工作人員的綜合素質，促使檔案工作人員更好地為衛生事業服務。
四、結束語
綜上，在新形勢下，實現醫院綜合檔案數字化管理，有利于為醫院的管理決策提供一定的參考依據，促使醫院核心競爭力的增強，推動智慧醫院的構建，助推醫院的可持續發展。
作者:杜秀霞 陳尚志 曹印專
