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摘要：社會保險行業(yè)的發(fā)展使社保檔案數(shù)量與日俱增，給社保檔案管理帶來了一定的壓力。文章分析了社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀及問題產(chǎn)生的原因，針對問題提出了改進策略。

關(guān)鍵詞：社會保險檔案；檔案管理

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和人們保險意識的提高，社會保險行業(yè)步入快速發(fā)展時期，參保人員逐年遞增，隨之而來的是社保檔案數(shù)量激增，這對社保檔案的保存和管理提出了更高的要求，因此有必要研究新時期社保檔案管理存在的問題，找到問題產(chǎn)生的原因，進而有針對性地提出改進措施，提升社保檔案管理水平，使社保檔案能夠更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)于民生。

一、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）社保檔案種類多，管理部門多。社會保險包括基本養(yǎng)老保險、基本醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險等險種，每個險種涉及諸多環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)流程較復(fù)雜。這些險種由多個部門管理，比如生育險和醫(yī)療保險很多歸參保人員工作單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)管理，這兩個險種在理賠過程中形成的材料由參保人所在單位保存和管理。養(yǎng)老保險、失業(yè)保險等常規(guī)性險種由政府委托的部門進行管理。由于歸不同的部門管理，各個險種的檔案管理內(nèi)容有所不同，歸檔時間不同、整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范的現(xiàn)象時有發(fā)生，不利于社保檔案的利用。

（二）社保檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)有待進一步細化。對于社保檔案的規(guī)范化管理，國家先后出臺了相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。2009年國家出臺了《社會保障業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，2015年國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會批準(zhǔn)了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》，對社保檔案規(guī)范化管理進行了國家層面的頂層設(shè)計。部分省份也制定了本省的社保檔案管理辦法，如2013年遼寧省檔案局與省社會保障廳、省民政廳等下發(fā)了《遼寧省社會保障檔案管理辦法》，對省內(nèi)社保檔案工作包括歸檔、收集、整理、利用等環(huán)節(jié)進行了規(guī)定?？v觀這些規(guī)章制度，在社保檔案管理上做出了方向性、原則性的規(guī)定，但大多數(shù)還是一些籠統(tǒng)、總體上的規(guī)定，在實際工作中缺乏可操作性，沒有帶來明確的、具體的工作指導(dǎo)。

（三）基層社保檔案工作軟硬件條件較差。即便是地市一級的社會保險機構(gòu)，也存在檔案工作基礎(chǔ)條件較差的問題。有相當(dāng)一部分社保經(jīng)辦機構(gòu)沒有設(shè)置單獨的檔案管理部門、沒有配備專職的檔案管理人員，還存在經(jīng)費不足、設(shè)施設(shè)備簡陋落后而且更新不及時、庫房面積不足、制度機制不健全等方面的問題。區(qū)縣一級社保經(jīng)辦機構(gòu)面臨的情況則更為嚴(yán)峻。

（四）社保檔案信息化程度不高。在社保檔案信息化的進程中，各地區(qū)社保檔案信息化程度不統(tǒng)一，導(dǎo)致社保檔案信息化最終無法統(tǒng)籌發(fā)展。比如在經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，社保檔案信息化仍然處于初級階段。另外，各級檔案管理規(guī)定中雖然對社保檔案電子化提出了規(guī)范性的指導(dǎo)意見，但并沒有明確統(tǒng)一的操作流程，不同的社保經(jīng)辦機構(gòu)采用不同的管理系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、技術(shù)結(jié)構(gòu)、記錄格式和形式等方面存在差異，造成信息孤島，不利于社保檔案信息資源共建共享，民生服務(wù)水平難以上一個新的臺階。

二、現(xiàn)存問題的原因

（一）重視不足。在實際工作中，很多社保經(jīng)辦單位對檔案重視程度不夠，認為社保業(yè)務(wù)辦理是重要的，而對經(jīng)辦過程產(chǎn)生的歷史記錄也就是社保檔案則是抱著無所謂的態(tài)度。不少基層的社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員則以工作忙、任務(wù)重等為借口將業(yè)務(wù)檔案管理的職責(zé)統(tǒng)統(tǒng)推給檔案管理部門，認為業(yè)務(wù)檔案管理是檔案部門的事，與其無關(guān)。

（二）地區(qū)間檔案信息化發(fā)展水平的差異。在檔案信息化發(fā)展初期，國家沒有及時出臺相關(guān)文件對檔案信息化進行頂層設(shè)計和監(jiān)管，導(dǎo)致了各個地區(qū)、各個系統(tǒng)、各個單位檔案信息化自由發(fā)展的局面。后來，國家檔案管理中心出臺了《全國檔案電子化實施計劃》，在國家層面對檔案信息化管理進行了規(guī)范，但文件只是方向性的、原則性的規(guī)定，在具體落實方面并沒有制定統(tǒng)一的操作程序和標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致了我國在社保檔案電子化管理方面并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范。

（三）社保檔案管理是業(yè)務(wù)工作的有機組成部分。按照“誰經(jīng)辦誰整理，邊經(jīng)辦邊整理的要求”，全國社保系統(tǒng)明確了前臺經(jīng)辦檔案整理的責(zé)任，將業(yè)務(wù)材料收集整理立卷與業(yè)務(wù)經(jīng)辦各個環(huán)節(jié)相融合。也就是社保檔案的收集整理歸檔本就是業(yè)務(wù)工作的一部分，是前臺業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的本職工作，沒有理由推卸給他人。

（四）人才引進與培訓(xùn)工作落后。社保檔案管理人員不僅要對社保檔案進行管理，還涉及社保業(yè)務(wù)的經(jīng)辦等工作。因此，在人才招聘時，不僅需要考察檔案專業(yè)的技能和水平，還要全面考核其他各個方面的能力，尤其是計算機操作能力等。社保檔案管理人員一般屬于公務(wù)員編制或者事業(yè)編制，需要通過公務(wù)員考試或是事業(yè)編制考試才能錄用。招聘的時候因為要通過嚴(yán)格的文化考試、專家面試等程序，用人單位只是先期進行崗位設(shè)置，在考試和錄用環(huán)節(jié)上對錄用人員幾乎是沒有可選擇性的，所錄用的人很可能不是用人單位所需要的。

三、相應(yīng)的改進策略

（一）抓牢要素，夯實工作基礎(chǔ)。一是要在檔案人才引進和培訓(xùn)上下功夫。社保檔案管理工作要由專人負責(zé)，不能由其他人隨意兼任，同時在面向社會公開招聘時，要明確檔案管理及其他相關(guān)專業(yè)要求，如對社保業(yè)務(wù)技能和信息管理技能的要求。加大培訓(xùn)力度，不斷更新檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)，使其掌握先進的檔案管理知識和技能，適應(yīng)新時期社保檔案管理的變革。二是要改善檔案工作基礎(chǔ)條件?？h級以上的社保經(jīng)辦機構(gòu)要設(shè)置相對獨立的業(yè)務(wù)檔案管理區(qū)，有條件的地區(qū)宜建檔案館，并配置符合要求的設(shè)備設(shè)施。三是要制定詳細的規(guī)章制度。要將規(guī)章制度做實做細，細化每一類檔案的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作流程和要求，真正將制度落實落地，使得每一項檔案工作內(nèi)容都有章可循，有制可依。

（二）劃定責(zé)任主體，明確崗位職責(zé)。社保檔案管理涉及的鏈條較長，人員較多，不同的責(zé)任主體負責(zé)不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容?！渡鐣ｋU業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》對社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門和業(yè)務(wù)檔案管理部門工作職責(zé)進行了明確的劃分，在實際的工作中必須嚴(yán)格按照規(guī)定劃分責(zé)任主體，明確崗位職責(zé)。要把社保檔案管理的職責(zé)具體落實到每一個人，樹立人人都是檔案員的理念,社保經(jīng)辦人員要對所形成的業(yè)務(wù)材料進行收集整理歸檔，與檔案管理人員共同做好社保檔案的管理工作。

（三）構(gòu)建社保檔案管理新模式。傳統(tǒng)的社保檔案管理模式越來越難以適應(yīng)新時期對社保檔案管理工作的要求，因此，構(gòu)建新型社保檔案管理模式已經(jīng)迫在眉睫。在實際工作中，已經(jīng)有個別省市如江蘇省泰州市為了解決社保檔案工作中存在的問題，積極構(gòu)建“大集中、大管理、大服務(wù)”的管理模式，已經(jīng)取得了顯著的成績且積累了一定的經(jīng)驗。各地區(qū)在開展社保檔案管理時可借鑒這一模式，吸取其中的經(jīng)驗并結(jié)合本地區(qū)的實際，不斷創(chuàng)新社保檔案管理模式以滿足新時期對社保檔案管理的需求。

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[3]王學(xué).關(guān)于加強社會保險檔案管理工作的若干思考[J].黑龍江檔案，2015（02）：70.

作者:魏曉琳 單位:遼寧金融職業(yè)學(xué)院