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一、傳統(tǒng)人事管理檔案的弊端

（一）檔案的收集和整理耗時(shí)耗力，效率低下

人事檔案管理的第一步工作，是實(shí)現(xiàn)對(duì)下級(jí)單位或者個(gè)人的檔案材料的收集。以往做法是先用大量的人力進(jìn)行檔案的采集，采用紙質(zhì)化作業(yè)方式，人工書(shū)寫(xiě)或者打印。歸類(lèi)、編號(hào)、存檔等工作需要很多人的參與，效率低下，出錯(cuò)率較高。

（二）檔案的保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)更是讓管理人員焦頭爛額

人事檔案的保管、鑒定工作，涉及單位和個(gè)人隱私，秘密，不得出現(xiàn)任何錯(cuò)誤。由于人手的限制，保管設(shè)備的老化，如檔案室，檔案夾等的老化損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。檔案的統(tǒng)計(jì)工作更是任務(wù)繁重，分門(mén)別類(lèi)的計(jì)算，檔案數(shù)據(jù)的更新等工作，要求檔案管理人員要十分謹(jǐn)慎，這直接或間接增加了檔案管理人員的工作量。

（三）檔案材料的查閱與提調(diào)程序復(fù)雜，不適應(yīng)現(xiàn)代化快節(jié)奏的要求

傳統(tǒng)的“看守堆式”的檔案管理服務(wù)模式，造成簡(jiǎn)單的“你查我調(diào)”的服務(wù)方式。這造成在實(shí)際需要人事檔案的時(shí)候，既被動(dòng)落后又浪費(fèi)人力資源。而且查閱或提調(diào)檔案的程序過(guò)于復(fù)雜，一份檔案的提取要經(jīng)過(guò)很多程序環(huán)節(jié)的批準(zhǔn)，浪費(fèi)了檔案的使用者大量的時(shí)間和精力。傳統(tǒng)人事檔案管理中還存在很多弊端，如管理不嚴(yán)謹(jǐn)，易出現(xiàn)“棄檔”“死檔”“亂檔”“重建檔案”等。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)建設(shè)人事管理檔案的必要性與可行性

針對(duì)上述弊端，把現(xiàn)代信息技術(shù)引入醫(yī)院人事檔案管理工作是十分必要的，也是可行的。具體措施如下：

（一）完善醫(yī)院信息基礎(chǔ)設(shè)施

醫(yī)院人事檔案管理的首要工作是完善醫(yī)院的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這一建設(shè)的核心是建立完備的信息網(wǎng)絡(luò)，為醫(yī)院最終建立信息化的人事檔案管理創(chuàng)造信息化環(huán)境。醫(yī)院要建立設(shè)備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等硬件基礎(chǔ)環(huán)境，并吸納培訓(xùn)相關(guān)技術(shù)人才，使得他們能夠熟練掌握信息環(huán)境下檔案的錄入、整理、鑒定和統(tǒng)計(jì)等技術(shù)工作。同時(shí)，在醫(yī)院內(nèi)部選擇安裝統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案的協(xié)調(diào)一致。當(dāng)然，要建立這一信息環(huán)境，需要醫(yī)院對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理設(shè)施進(jìn)行全方位的更新，這會(huì)帶來(lái)醫(yī)院管理成本的增加。但是，這種資金投入的增加是暫時(shí)的，它帶來(lái)的后續(xù)的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益將會(huì)是十分明顯的。

（二）建立適合醫(yī)院特色的人事管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)

醫(yī)院人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)是信息時(shí)代，醫(yī)院人事管理檔案建設(shè)的核心。數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)必須真實(shí)可靠，而且與醫(yī)療系統(tǒng)的人事管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要一致，如檔案管理中的編號(hào)，類(lèi)別等標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一要求。具體錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)，如編號(hào)、身份證號(hào)、姓名、性別、學(xué)歷、出生日期、工作狀況等檔案信息要詳細(xì)，符合真實(shí)檔案人信息。數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)輸入要細(xì)致，不要遺漏重要信息，數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的計(jì)算與數(shù)據(jù)的變更要及時(shí)準(zhǔn)確。同時(shí)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立要符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，要適應(yīng)整個(gè)醫(yī)療行業(yè)的統(tǒng)一要求。與這些工作是在信息技術(shù)下，做好醫(yī)院人事管理的重中之重。

（三）借助現(xiàn)代信息技術(shù)做好醫(yī)院檔案信息的保密工作

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息在產(chǎn)生、處理及傳輸?shù)倪^(guò)程中，時(shí)刻處于一個(gè)開(kāi)放的狀態(tài)。由于信息化檔案資源一般處于共享狀態(tài)，任何人通過(guò)信息高速公路中任一節(jié)點(diǎn)、任一終端都可以查閱到相關(guān)人事檔案信息。但是這也帶來(lái)了檔案管理的保密性問(wèn)題，放著不良分子利用信息技術(shù)竊取檔案機(jī)密，造成檔案信息的破壞和泄露。要解決這一難題，離不開(kāi)現(xiàn)代信息技術(shù)的支持。首先，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)保密技術(shù)的培訓(xùn)，制定相應(yīng)規(guī)章制度，做到有章可循。同時(shí)安裝并及時(shí)更新最新的“防火墻”等技術(shù)防衛(wèi)軟件，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息在一個(gè)安全的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下儲(chǔ)存，防止出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)被惡意的篡改或刪除。利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息的保密工作，這是醫(yī)院人事檔案管理中不可忽視的一個(gè)方面。

（四）建立行之有效的人事檔案查閱與提調(diào)系統(tǒng)

人事檔案設(shè)立是為了方便檔案使用者的利用，這是人事檔案建立的動(dòng)力和最終目的。如果沒(méi)有人利用相關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)信息，那么人事檔案就喪失了存在的最初意義。醫(yī)院人事檔案管理也是為了本醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員和上級(jí)醫(yī)療管理部門(mén)，甚至普通公眾的使用，為他們提供個(gè)性化的真實(shí)的數(shù)據(jù)服務(wù)與支持。因此，醫(yī)院人事檔案管理要利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行信息化改革，具體要設(shè)立人事檔案信息數(shù)據(jù)查詢(xún)平臺(tái)，并提供暢通的查詢(xún)數(shù)據(jù)的通道和接口。當(dāng)然，要對(duì)檔案的使用進(jìn)行分層數(shù)據(jù)化管理，對(duì)不同的人群提供不同的數(shù)據(jù)查詢(xún)權(quán)限，并對(duì)權(quán)限進(jìn)行管理。這樣查詢(xún)者可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在任何時(shí)候，任何借口下，查詢(xún)權(quán)限內(nèi)及時(shí)了解自己所需要的檔案數(shù)據(jù)信息，又能夠保障一些保密信息的非泄漏。這樣最終可以提高檔案的查詢(xún)和提調(diào)速度，進(jìn)而提高整個(gè)醫(yī)院人事管理的效率。

（五）建立與醫(yī)療行業(yè)兄弟單位協(xié)調(diào)一致的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)機(jī)制

醫(yī)院人事檔案要與整個(gè)醫(yī)療行業(yè)的人事檔案管理形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制。以往傳統(tǒng)做法，由于檔案數(shù)據(jù)龐大，提取程序復(fù)雜，困難很多。但是借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的行業(yè)間互通有無(wú)，如借用云計(jì)算終端，把整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)的人事檔案管理做一個(gè)大范圍的，整個(gè)行業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)。這種做法，有利于醫(yī)療系統(tǒng)之間在人才、技術(shù)、信息等方面的交流與合作，又能夠迅速的集中優(yōu)勢(shì)醫(yī)療資源解決醫(yī)療難題。患者亦可以通過(guò)這一系統(tǒng)，及時(shí)了解醫(yī)院的醫(yī)療人才配備狀況，選擇自己信賴(lài)的醫(yī)院就醫(yī)。這也便于對(duì)整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，節(jié)約管理的成本。當(dāng)然，這一聯(lián)動(dòng)機(jī)制的出現(xiàn)，光靠一個(gè)醫(yī)院的力量不可能完成，需要整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)的參與。西方發(fā)達(dá)國(guó)家在醫(yī)院人事管理方面，早就實(shí)現(xiàn)了這種醫(yī)療領(lǐng)域的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)機(jī)制。可以預(yù)見(jiàn)，在不久的未來(lái)，在醫(yī)療系統(tǒng)改革逐漸深化的時(shí)代背景下，我們國(guó)家也會(huì)建立較為完備的相應(yīng)的醫(yī)療系統(tǒng)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)機(jī)制。

（六）通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、云端等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)與全球大醫(yī)院在人事管理方面的交流與合作

信息化時(shí)代，醫(yī)院也要把自己納為整個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)中“網(wǎng)格”的一個(gè)組成部分，醫(yī)院要想做強(qiáng)做大，離不開(kāi)與其他優(yōu)秀醫(yī)院，尤其是國(guó)外優(yōu)秀醫(yī)療系統(tǒng)的交流與合作。以往由于受到地域、時(shí)間、通信等諸多方面的限制，這種全球間醫(yī)療系統(tǒng)之間的合作，是很難實(shí)現(xiàn)的。但是信息技術(shù)的出現(xiàn)與普及，尤其是隨著“云端”等現(xiàn)代終端技術(shù)的開(kāi)發(fā)與使用，這種全球間的交流與合作已經(jīng)具備了現(xiàn)實(shí)的條件。美歐等國(guó)家醫(yī)院近幾年，在建立醫(yī)院間交流合作的方面，走的比我們?cè)纾Ч黠@。尤其是在醫(yī)院人事檔案信息化管理方面，美歐等發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了更廣范圍的人員之間的交流與合作。我們國(guó)家的醫(yī)院在這一方面，還是小范圍的各自為政，不能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院之間在人事檔案管理領(lǐng)域的互通合作，更不可能高質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)與國(guó)外同行的交流合作。因此，我們?cè)谟矛F(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理建設(shè)的時(shí)候，眼光一定要放寬，要看的更長(zhǎng)遠(yuǎn)。不能只滿足于醫(yī)院被評(píng)為國(guó)內(nèi)“三甲醫(yī)院”等榮譽(yù)，要看到我們與國(guó)外同行的不足，要爭(zhēng)做世界一流的醫(yī)院。總之，信息技術(shù)會(huì)為醫(yī)院的人事檔案管理工作插上騰飛的翅膀。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)一定要改變傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多缺陷，而利用現(xiàn)代信息技術(shù)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的最有效也是最終的選擇。當(dāng)然，醫(yī)院在進(jìn)行人事管理檔案信息化建設(shè)中，一定會(huì)存在很多困難，如硬件設(shè)施的不足，相關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)不夠，軟件環(huán)境建設(shè)的滯后等。但是，信息時(shí)代的發(fā)展需要醫(yī)院進(jìn)行相應(yīng)的改革。諸多醫(yī)療系統(tǒng)同類(lèi)單位的實(shí)踐證明，這一改革是必須的，也是可行的。

作者：趙飛 單位：山西省人民醫(yī)院人事科