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摘要：

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐步被取代，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理檔案變得尤為重要，是檔案管理的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：

信息技術(shù)；檔案管理；改革

隨著計算機(jī)的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到了廣泛的使用，檔案領(lǐng)域也不例外。信息技術(shù)的引入，使得檔案保存的形式和載體以及檔案管理的工作模式都發(fā)生了重大的轉(zhuǎn)變：從傳統(tǒng)的手工操作，到現(xiàn)在的電腦錄入；從原來的紙質(zhì)檔案，到現(xiàn)在的電子文件；從體積大而存放有限的檔案盒，到小且容量大的存儲介質(zhì)?，F(xiàn)代化的檔案管理手段提高了工作效率、降低了勞動強(qiáng)度，方便了檔案信息的利用。在這個網(wǎng)絡(luò)信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)適應(yīng)不了工作的需要，只有利用信息技術(shù)管理檔案工作，才能滿足現(xiàn)代化辦公的需要，才能適應(yīng)信息化社會的發(fā)展。

1傳統(tǒng)的檔案管理無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的需要

傳統(tǒng)的檔案管理采用紙質(zhì)化作業(yè)方式，在收集和整理的過程中，需要大量的人員參與，耗時耗力、效率低下、出錯率高。由于紙質(zhì)檔案的保管受到環(huán)境、溫度、人為等多方面因素制約的影響，所以在保管過程中，對檔案盒、密集架、檔案柜、檔案庫房等辦公用品和設(shè)施提出了更多的要求，無形中增加了檔案管理的工作難度；傳統(tǒng)檔案的統(tǒng)計、查詢、利用等工作程序復(fù)雜、任務(wù)繁重，無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公快節(jié)奏的要求，不能發(fā)揮出檔案的真正價值。傳統(tǒng)的檔案管理還存在著很多弊端，如果不利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理檔案，檔案工作將逐漸與其他工作脫節(jié)，越來越不被重視，也喪失了檔案自身的價值，浪費(fèi)了大量的寶貴資源和信息。

2利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行改革

（1）現(xiàn)代化信息技術(shù)管理檔案的可行性

在檔案管理中的應(yīng)用，從最開始的檔案收集和整理，到利用軟件功能對檔案信息進(jìn)行立卷歸檔、自動完成檔案信息的分類和分析等工作，再到為日后的查詢和提取檔案信息打下堅實的基礎(chǔ)，信息技術(shù)的應(yīng)用是可行的，在檔案工作的各個方面都發(fā)揮了很大的作用，給檔案管理工作帶來了重大的變革。

（2）現(xiàn)代化信息技術(shù)管理檔案的必要性

檔案是一個單位保留下來有參考價值和借鑒價值的重要資料，是幫助單位順利開展各項工作、給單位以后的工作提供啟示、開闊思路的可利用的重要資料。為了使這些靜態(tài)的檔案資料變?yōu)榭伸`活利用的信息資源，必須借助信息技術(shù)得以實現(xiàn)，從而使得檔案的利用率及價值得到最大限度的提高。要實現(xiàn)檔案信息化，首先要將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，將原來的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，對大量的信息進(jìn)行計算機(jī)錄入，把實體照片等實物資料掃描成電子照片等電子資料，以此建立檔案數(shù)據(jù)庫，整合資源、統(tǒng)一管理。檔案數(shù)據(jù)庫的建立，一方面可以用數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對已實現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，不再提供利用，很大程度減少了原始檔案的利用率，大大延長了檔案壽命；另一方面改進(jìn)了檔案查閱方式，簡化檔案利用手續(xù)，最大限度滿足利用者需要，圍繞單位的需要，開發(fā)檔案資源，提供全方位的檔案服務(wù)，真正把死檔案變?yōu)榛钚畔ⅲ褭n案庫變?yōu)樗枷霂臁?/p>

（3）現(xiàn)代化信息技術(shù)管理檔案的重要性

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的利用程度，是現(xiàn)在衡量檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，而檔案管理從某種程度上講又是體現(xiàn)一個單位的管理水平，是展現(xiàn)一個單位精神風(fēng)貌的窗口，所以，必須利用好現(xiàn)代化信息技術(shù)，以實現(xiàn)檔案的最大價值。利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，推進(jìn)檔案信息資源共享，把可公開的檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠(yuǎn)程利用，搭建檔案平臺，社會資源共享，建立起方便的檔案利用體系。讓檔案信息與最新的技術(shù)接軌，讓檔案信息在單位各部門間互通有無，讓檔案管理逐漸從“后臺”走到“前臺”，由被動式服務(wù)變?yōu)橹鲃邮椒?wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，充分發(fā)揮檔案工作在整個單位的重要性。

3現(xiàn)代化信息技術(shù)管理檔案面臨的挑戰(zhàn)

在信息飛速發(fā)展的背景下，現(xiàn)代化檔案管理漸漸地取代了傳統(tǒng)檔案管理方式，但如何更加安全、科學(xué)、規(guī)范地利用信息技術(shù)管理檔案，是目前面臨的挑戰(zhàn)之一。

（1）檔案信息安全面臨挑戰(zhàn)

實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化的檔案資源，處在一個相對開放、相互共享的環(huán)境里，以數(shù)字代碼形式存在的檔案信息安全時刻受到威脅，因而要結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，借助于防火墻、用戶操作權(quán)限等技術(shù)防衛(wèi)，不斷建立健全管理系統(tǒng)來優(yōu)化技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息在一個安全的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下儲存，防止出現(xiàn)檔案信息被惡意的篡改或刪除。

（2）檔案信息的保密性面臨挑戰(zhàn)

電子檔案信息的易拷貝性，使得檔案信息化建設(shè)中信息的采集、存儲、編研與資源共享等步驟都有可能涉及到泄密問題。而檔案信息一般在一定程度上具有保密性，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案信息的開發(fā)利用及共享需要符合保密規(guī)定。不是所有檔案資料都能夠上網(wǎng)，都能錄入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。因此，如何在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下把握好公開與保密，成為檔案工作者應(yīng)該思考的問題。

（3）檔案信息的完整性、真實性和可讀性面臨挑戰(zhàn)

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息以數(shù)字化形態(tài)存在，具有易改性、機(jī)讀性及對設(shè)備高依賴性等的特征，任何無意或有意的操作都可能會對檔案的完整性、真實性構(gòu)成威脅。依靠著光盤、磁帶、磁盤等載體存在的電子檔案信息，一旦載體損壞，將造成檔案信息的丟失，所以及時、多份、多載體的備份檔案信息尤其重要。在檔案管理中實行信息技術(shù)管理有許多益處，提高了工作效率，減少人力、物力、財力和時間的浪費(fèi)。現(xiàn)代檔案管理離不開信息技術(shù)，只有不斷強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用，才能更好地完善檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高，全面提升檔案的社會價值。

作者：蒙天池 單位：國家新聞出版廣電總局無線電臺管理局

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