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【摘要】在全球市場經濟環境下，企業競爭日益激烈，辦公室作為保障企業正常運行的基礎單元，發揮著重要作用和根本影響。本文主要闡述新形勢下綜合辦公室的精細化管理，從而提升企業綜合實力和市場競爭力。

【關鍵詞】綜合辦公室；精細化；管理

綜合辦公室是企業或單位的中樞管理部門，起到外部接待和內部溝通銜接的重要作用，保障各部門的正常運轉。綜合辦公室的責任重大，任何事物如果處理不到位都有可能影響企業各部門的運轉效率，推進綜合辦公室實現精細化管理，有助于規范企業發展，提升市場環境下的競爭力。

一、綜合性辦公室精細化管理概述

（一）重要性。現階段國際市場競爭如此激烈，無論對企業還是行業而言，專業化、精細化的職能劃分才足以應對殘酷的競爭，維護企業經營利益最大化。綜合辦公室作為企業對外的窗口，負責處理各項對外事務，同時也是企業提升管理能力的基礎，是向各部門下達企業高層決策和各項規章制度的重要路徑。對于辦公室而言，精細化管理有助于將繁瑣的工作進行高效的分類，根據時間的輕重緩急程度合理統籌安排，有效提升企業的工作效率。

（二）特點。綜合性、樞紐性、時效性、服務性是辦公室職能的四項基本特點，充分體現了綜合辦公室實行精細化管理的迫切性，只有精細化管理才能確保各項工作準確無誤運行。綜合性辦公室承擔著整個企業或單位外事、行政、通信、公文、機要、印章等管理職能，同時負責各級高層領導的服務保障、組織協調和接待等工作，工作內容范圍廣泛，多而繁雜，幾乎無現有的規章或規律可參考和參照，很多內容屬于臨時交代，這就要求辦公室合理安排、分清主次，才能確保工作運轉正常。

二、綜合辦公室的精細化管理措施

綜合辦公室精細化管理，簡要來說，就是崗位責任和工作內容的精細化分工，在細化的過程中應對不同的職位和職責制定相應的要求和標準，嚴格執行績效考核制度，推動綜合辦公室實現精細化管理。

（一）提升管理理念和責任意識。綜合辦公室是企業重要的中樞神經，涉及的工作責任重大且繁雜，需要精細化的管理理念和方式，提高服務意識和員工的責任意識才能確保各項工作順利、無誤地運行。精細化管理需要將辦公室職能從傳統的被動服務形式更改為主動服務，不僅服務好各級領導，同時還需要處理基層各部門的關系，增強責任意識，本著嚴謹負責的態度，確保各項事務準確無誤。

（二）簡化辦公流程。經營規模和領域繁雜的企業，其內部組織結構必定龐大，作為企業的綜合辦公室需要同時具備行政管理、人事、財務、對外宣傳等多項職能和功能，是系統而復雜的管理部門。綜合辦公室的日常工作量巨大，內容繁雜，推進精細化管理方式、簡化辦公室流程，梳理日常事務的繁雜程度使其清晰明了，同時將整體目標進行階段性劃分，細化到具體負責人進行任務分解，促進完成辦公室整體工作任務，這樣能夠有效避免發生雜亂無序的狀況，保障事務處理的完整性。

（三）公文處理能力。企業綜合辦公室的基本技能——公文的書寫和處理能力必不可少，在日常的工作中調查研究報告、撰寫文稿、提供數據信息等都需要良好的寫作能力和公文處理能力。精細化管理要求辦公室人員必須具備和掌握各種公文相關的寫作理論和規劃，并且熟識公文處理各個環節的注意事項，主動向經驗豐富的人員請教和確認，保證公文語言組織的合理性和準確性，言簡意賅、清晰明了，保證正式決策的順利傳達到位。企業綜合辦公室對于公文的處理需要建立完善的公文傳閱登記制度，針對公文的傳閱實行登記和跟蹤，詳細記錄文件編號、送閱或審批部門、接收人及時間、退回時間及其他相關備注信息，避免公文正在傳閱過程中出現丟失或積壓的情況。注意公文傳閱的督辦，提升公文流轉速度，從而有效提高辦公效率和辦公室精細化管理水平。利用現代化管理軟件對公文進行精細化管理，提升辦公效率，在交接過程中需嚴格檢查文件的數量和質量，確保其數據符合目錄所列，并詳細記錄公文交接等手續。注重公文歸檔和保密工作的處理，精細化管理審批、傳閱、完結、歸檔、涉密等文件，確保各項文件資料安全、完整，并交由檔案管理室進行備案。

（四）決策依據的確定。綜合辦公室通過精細化管理掌握企業內外部各項經營信息和數據，為管理層提供有效的決策依據，保障企業正常有序的管理和經營。精細化管理將各項工作細化為若干任務，依據管轄范圍直接分配給相關負責人，明確崗位職責和任務，并安排相應的辦公室員工實時跟進狀態，及時回饋確保解決對策方向性無誤，任務順利完成。

（五）工作效率的提升。眾所周知，綜合辦公室的工作內容繁雜，因此難免會在具體事務上出現疏漏，工作職能和流程上出現不清晰和混亂的情況。對辦公室各項工作任務進行精細化劃分，提升辦公室各項工作效率。同時注意完善和健全辦公室工作流程、明確崗位職能、量化工作績效考核等內容，有助于企業核心競爭力的提升。

（六）外事事務的處理。外事事務是綜合辦公室重要工作職能之一，是企業與外界的官方對話窗口。精細化管理不僅要應對各領導層或上下級之間工作聯系和往來，同樣需要處理好外事關系，使企業始終保持在和諧融洽的企業氛圍中。

三、結束語

企業或單位機關綜合辦公室實行精細化管理是必然之舉，對于繁瑣和龐雜的辦公室日常工作而言，其特殊的企業管理地位和責任，將精細化管理與各階段工作任務、目標和發展計劃等各方面相結合，有效提升辦公室工作水平，為企業的發展提供支持。

【參考文獻】

[1]徐靜.綜合辦公室的精細化管理探析[J].現代企業文化,2015(07):83.

[2]楊從杰.推進精細化管理，提升辦公室工作效能[J].中國化工貿易,2011(07):103.

作者:李靜 單位:中國航空規劃設計研究總院有限公司