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摘要：企業法律風險防范的重要環節就是合同管理，合同管理的問題既是一個管理的問題同時也是一個法律的問題，因此，合同管理的規范化和標準化逐漸成為大家關注的重點而我國現行合同管理工作中卻存在著諸多的問題，本文就結合合同管理中的問題以及合同管理的基本要求展開論述。
合同管理是企業風險防范的一項重要的手段，體現更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同標準化文本工作取得初步成效的基礎上，積極探索合同管理的信息化模式，將信息技術適時的應用到合同管理系統中，實現合同申報、審查、簽訂、結算和歸檔查詢等各項業務的有機整合。使企業合同管理工作能夠達到質的飛躍，邁上一個新的臺階。
一、合同信息化管理的實施背景
企業謀求發展的必然選擇：數字技術以及網絡信息技術的不斷創新和應用，推動了全國乃至世界范圍內的生產方式、生活方式以及思維方式的轉變。而傳統產業要進行技術改造和提升就必須借助信息化的手段得以實現，推動經濟的結構優化調整，從而提升企業管理的現代化，降低能耗、提高效率，減少成本，增強企業的市場競爭力，因此，合同信息化管理是企業轉變發展方式、謀求發展的必然結果，同時也是提升企業管理水平的重要舉措。以信息化促進工業化的進程和發展是時展的必然要求，也是不可阻擋的趨勢，同時運用信息化手段進行合同管理是法務人員的努力的方向。先進理念輔以快捷、準確的信息化手段，是傳統企業尋求發展的必然選擇。
二、如何實現合同信息化管理
1.健全企業法律防范機制
回顧過去的幾年安全事故頻發，特別是發生在2007年11月24日的油氣加注站液化氣儲罐的爆炸事故，通過這一事件的慘痛教訓使得企業也深刻的認識到合同管理上存在的嚴重安全問題，其他企業也以此為鑒，積極尋求提升企業合同管理水平的有效措施和辦法，從而健全企業內部法律風險的防范機制。在加強合同管理的同時注重動態監管，健全和完善合同管理制度，強化企業的風險防范意識，使合同管理邁上一個規范化、網絡化、流程化的嶄新臺階。健全企業合同管理體制，按照“統一授權、分級負責、分類審查以及歸口管理”的原則設定職能，責任落實，公司內部各部門間協調配合，形成一個上下成線、縱橫成網的管理體系，將合同管理工作落實到實處。
2.加強企業內部合同管理要求
大多數企業長期以來一直采用的都是紙質合同，而合同生效往往需要各相關職能部門的審批，而一般涉及到的單位一般分布分散，一旦合同中出現需要修改和更正的問題，就不可避免的需要經辦人員多次的往返于各部門之間進行重新的審閱和簽批，使得審批過程變得繁瑣、拉長了審批時間，嚴重影響工作的效率和進度，有時可能會造成貽誤商機，甚至造成經濟損失，而紙質合同的流轉過程無法追蹤、難以記錄，一旦出現問題責任無法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾橫生，雖也時時溝通但也收效甚微，那么在如此混亂的背景下如何解決這一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成為當下企業關注的新課題，建設符合企業自身發展情況的一套合同管理系統。
3.合同的信息化管理條件成熟
合同標準化文本工作的推行，在一定程度上促進了合同管理的標準化，比如：物資采購、工程設計、工程施工、運輸和設備維修保養等六大文本。為實現合同管理的信息化奠定了基礎，同時也加快了合同管理方式的轉型。合同管理流程的程序化，可以增加企業業務的透明度，減少不必要的人為因素的干擾，使各部門職能落實，積極參與到合同管理的工作當中，使合同管理的形式由以往的被動防范轉變為主動防范，實現風險控制，確保合同的合法性和可操作性。合同文本庫的創建，可以方便使用人員快速的編寫合同或設置常用的一些合同示范文本，很大程度上減輕了經辦人錄入的工作量同時也降低了法律風險。目前，許多企業都對于合同管理的信息化高度重視，從實際出發，積極探索信息基礎設施的建設，從而建立健全的、規范和標準化的合同管理體系，進而提升企業管理水平。近幾年來，“科技興企”的理念逐漸深入人心，我國也大力的引進和應用先進的科技手段，加快我國信息化的建設步伐，為各企業提供有力的技術支撐和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纖到點網絡，既提高了網絡資源的利用率同時也提升了網絡的傳輸速度，滿足了各公司對于無紙化辦公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推動了合同信息化管理的進程。此外，合同信息化的管理打破了地域和時間的限制，同時還可以利用信息系統中的跟蹤功能隨時查詢合同流轉的進程，即使不在公司的外派人員也可以通過公司的內網審批合同，大大地縮短了人員審批和等待的時間，提高了工作效率同時也降低了管理的成本。充分的實現了“集中管理、操作公開、過程追蹤、”等風險防控的原則。
4.優化合同管理流程和管理系統的功能
公司領導層應積極支持，各信息管理部門也應全力的配合，有針對性的了解國內信息化建設的現狀和水平，對現行單位進行資料調研和實地考察，結合企業內部自身的發展特點來規范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能夠為企業提供一個集中管理、易維護、安全和高效的管理環境，并能夠涵蓋合同管理的各環節的內容和職責。比如：轉授權功能就可以解決人員職位變動和人員調動、出差等授權權限變化的問題；合同歸檔、查詢功能可以設置有關人員在權限范圍內可以查閱的資料；合同統計和分析功能則可以將合同按年、季、月來進行劃分，每個合同設定一個編號，方便統計和查找等等。
三、結語
綜上所述，信息化支持下的合同管理，創新了合同管理的模式，同時也解決了部門分散，點多面廣的問題，成功應對了管理成本高、簽約難度大的狀況，對于提高企業合同管理水平和工作效率具有重要的現實意義。
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作者:謝建明 單位:中石化寧波工程有限公司法律部
