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合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。在社會的經(jīng)濟(jì)交流中，合同一直占據(jù)著重要的地位，由于其在各行業(yè)的業(yè)務(wù)往來中極強(qiáng)的法律約束力，所以合同的擬寫、簽訂以及管理工作越來越復(fù)雜，加上日益增多的合同數(shù)量，更是給合同的管理工作帶來了不少的麻煩。本文主要分析醫(yī)院合同檔案的特點，并就其管理工作給出一些看法，希望能對從事相關(guān)工作的人有一些助益。
一、醫(yī)院合同檔案的特點
1.憑證性。由于合同的強(qiáng)制性和保護(hù)性以及具有的制裁功能，使其成為維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的重要武器。醫(yī)院與另一方按照法律建立的合同，可對雙方當(dāng)事人產(chǎn)生法律約束力。合同在訂立之后，雙方當(dāng)事人對合同的履行、合同的變更和對合同中相關(guān)權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止合同或者違約等，都必須以建立的合同檔案作為唯一的和完全的依據(jù)。如違反合同檔案中的相關(guān)規(guī)則，雙方當(dāng)事人都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。2.權(quán)威性。醫(yī)院合同的權(quán)威性主要體現(xiàn)在，必須遵守國家的法律規(guī)定，按照相應(yīng)的章程和實施條例進(jìn)行擬寫、簽訂、變更和終止。比如，醫(yī)院與外界簽訂合同，必須醫(yī)院的負(fù)責(zé)人委托，以法人單位的名義。3.廣泛性。醫(yī)院合同種類繁多，涉及部門廣泛，按照業(yè)分工部門的不同包括藥物、試劑、醫(yī)療器械、耗材等采購類合同，基建工程、物業(yè)管理、水暖電氣供應(yīng)等后勤管理類合同，還包括財政類合同、科研類合同、人事類合同及醫(yī)療協(xié)作、醫(yī)療糾紛處理等合同。不同類別的合同有不同的管理方法，但是都要以院辦為綜合管理部門，財政管理為職能管理部門，監(jiān)督審查和采購為具體執(zhí)行部門，各個部門之間相互幫助相互配合，建立起一個完善的醫(yī)院合同管理體系。4.時效性。時效是一個特定的術(shù)語，主要用于法律，是指時間在法律上所產(chǎn)生的效力。從時間的性質(zhì)上說，其本身就是一種法律事實，在法律中具有一定的法律后果。我國的《合同法》及其它相關(guān)法律規(guī)定，合同建立后不同階段產(chǎn)生的時效力，都具有一定的法律后果。例如，我國《合同法》第二十條規(guī)定，在合同的要約階段，“承諾期限屆滿，受要約人未做出承諾”，則要約失效。
二、目前醫(yī)院合同管理中存在的問題
1.合同管理制度不完善。合同的管理設(shè)計到方方面面，十分復(fù)雜，包括資格信用調(diào)查、擬寫、審查、記錄等，同時還要注意雙方是否按照合同內(nèi)容履行各自的義務(wù)，定期的對合同進(jìn)行核實統(tǒng)計。迄今為止，仍有很多醫(yī)院并沒有建立起完善的合同管理體系，因此在管理的方式方法方面非常欠缺，并沒有一個明確的責(zé)任部門和合理的辦事流程，導(dǎo)致部門之間分工不明，不能有效配合工作，影響管理的效率和效果。另有部分醫(yī)院未設(shè)立專門負(fù)責(zé)合同管理工作的部門，而是由業(yè)務(wù)職能部門一并包辦，致使各類合同得不到規(guī)范統(tǒng)一的管理，缺乏系統(tǒng)性。且許多合同文本是由業(yè)務(wù)部門安排施工方或供貨方擬定，合同條款往往對對方有利。2.合同審核流程不規(guī)范。合同管理最關(guān)鍵的一步就是審核流程，當(dāng)合同擬寫完成后，就會進(jìn)入審核階段，合同的審核會涉及多個相關(guān)部門，各部門按照流程分別進(jìn)行會簽審核，最后由直接責(zé)任人審簽。目前許多醫(yī)院仍缺乏規(guī)范的合同審核會簽制度，導(dǎo)致部分會簽部門拖延時間、合同流轉(zhuǎn)速度慢、合同審核質(zhì)量低而無人監(jiān)管，且部分合同的簽訂忽略了法律顧問重點把關(guān)的環(huán)節(jié)，導(dǎo)致未能識別合同中的潛在風(fēng)險，使醫(yī)院的合法權(quán)益得不到有效的保障。3.合同歸檔難度大。由于每一份合同都有相當(dāng)?shù)膹?fù)雜性，各流程環(huán)節(jié)要銜接緊密流暢，但由于涉及的部門過多，導(dǎo)致合同從擬定到完成的過程中，被拆分在不同的部門中，以至于給最后的合同歸檔造成了極大的麻煩。一些醫(yī)院未設(shè)立專門的合同歸口管理部門，合同最終分散到各個承辦科室或個人手上，增大了合同查詢的難度，且極易造成丟失，若發(fā)生合同糾紛醫(yī)院需要維權(quán)訴訟時，往往會因為證據(jù)不足而敗訴。4.合同管理信息化程度不高。現(xiàn)階段大部分醫(yī)院依舊以書面合同為主，繼而將合同內(nèi)容存檔，在這個信息化的時代，這樣做使醫(yī)院的工作效率受到極大的影響，合同中的信息，無法共享，難以做到快速查詢和統(tǒng)計，且錄入的信息往往只關(guān)注合同簽訂時約定的內(nèi)容，對于之后合同的具體履行情況并無全程的記錄，難以做到合同的追蹤管理。此外，一份合同的信息在不同科室被重復(fù)錄入，也在一定程度上影響了合同管理的效率。
三、關(guān)于醫(yī)院合同規(guī)范化管理的建議
1.建立健全的合同管理制度。為了建立健全的合同管理制度，就必須先完善現(xiàn)有的管理制度，去其糟粕取其精華，在尊重各方面規(guī)定的前提下，制定高效可行的合同管理制度。根據(jù)相關(guān)部門的有關(guān)規(guī)定，醫(yī)院應(yīng)制定適合醫(yī)院自身的情況的《合同管理辦法》。在該辦法中應(yīng)充分考慮合同管理的負(fù)責(zé)人、權(quán)限及部門，運行體制，管理體系等。此外，還應(yīng)該明確合同管理體系中每個部門的職責(zé)，使合同的管理工作有法可依、有章可循。2.優(yōu)化合同審核會簽流程。由于醫(yī)院合同種類多，涉及范圍廣，僅靠某一個部門對合同內(nèi)容進(jìn)行全面審核實顯力薄。因此建立和完善合同會簽制度，加強(qiáng)對合同會簽各個環(huán)節(jié)的管理及監(jiān)督，是合同管理工作的重中之重。參與會簽的負(fù)責(zé)人應(yīng)包括：使用部門、項目主管部門、規(guī)劃財務(wù)部門、監(jiān)察審計部門的負(fù)責(zé)人以及分管院領(lǐng)導(dǎo)，另也要將醫(yī)院法制部門及法律顧問納入會簽的固定流程，為保障醫(yī)院的合法權(quán)益把關(guān)。參與會簽的各負(fù)責(zé)人各司其職，層層把關(guān)，對合同草案的有效性、可行性、嚴(yán)謹(jǐn)性和合法性等提出意見，再匯總到項目主管部門，統(tǒng)一由該部門代表醫(yī)院與合作方洽商。為保證會簽的時效性和質(zhì)量，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院實際情況明確規(guī)定每個業(yè)務(wù)審核部門完成合同會簽的時限為1～3個工作日，按照明確的審批順序進(jìn)行會簽，并由合同職能管理部門指派專人完成會簽相關(guān)工作，以避免合同流轉(zhuǎn)脫節(jié)而導(dǎo)致合同擱置。并設(shè)立監(jiān)督部門對會簽過程進(jìn)行監(jiān)督和評價，定期總結(jié)，積累經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，根據(jù)評價結(jié)果制定逐步改進(jìn)方案和各種獎懲辦法，達(dá)到有效提高會簽質(zhì)量的目的。此外，根據(jù)合同的類別，制定相對應(yīng)的規(guī)范文本合同，將醫(yī)院既定的條款納入合同中，是加快合同會簽的另一基礎(chǔ)。3.加強(qiáng)合同簽訂環(huán)節(jié)管理。合同由醫(yī)院法定的代表人或其授權(quán)委托的人簽訂。如果沒有得到醫(yī)院的授權(quán)，則沒有資格代表醫(yī)院與其他方簽訂合同，此外，醫(yī)院簽訂合同所用的公章都是專用的，不可用其他的替代，而且公章更不能由私人使用，合同歸該部門的印章負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管。4.實施合同集中歸檔制度。合同歸檔管理要求對已訂立的合同進(jìn)行登記、分類、編號和標(biāo)志．并進(jìn)行妥善保管，便于查閱和管理。除歸口部門保存一份合同原件外，醫(yī)院規(guī)劃財務(wù)部應(yīng)保存一份原件用于支出憑證，項目主管部門保存一份合同復(fù)印件便于合同履行。合同簽訂完成之后，要按照一定的規(guī)律將這些合同分別存儲擺放，避免混淆或丟失而造成更大的問題。在規(guī)定合同的管理時間是，要綜合的考慮多方面的因素，了解合同反映出的經(jīng)濟(jì)以及社會意義。還有一些非常重要的合作協(xié)議，可進(jìn)入永久保存的名單。5.加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)信息系統(tǒng)資源，開發(fā)專門的合同管理軟件，或通過辦公室自動化（OA）系統(tǒng)對合同進(jìn)行全程管理。利用信息平臺保存紙質(zhì)合同的掃描件，并詳細(xì)記錄合同簽訂雙方基本信息、項目具體內(nèi)容、執(zhí)行情況等，使參與合同管理的各科室都能根據(jù)需求查詢或統(tǒng)計合同信息，并及時跟蹤合同簽訂、履行的進(jìn)度，打破各科室之間的信息孤島，加速合同流轉(zhuǎn)的速度，提高合同管理的效率和透明度。近三年， 筆者參與了某醫(yī)院合同管理工作，從合同數(shù)量來看， 醫(yī)院社會經(jīng)濟(jì)活動越來越多；從監(jiān)督檢查來看，在狠多方面都發(fā)現(xiàn)了輕重不一的問題，好在已及時改正，保障了醫(yī)院的合法權(quán)益，所以，做好醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理工作，尤為重要。本文就醫(yī)院合同檔案的特點，目前合同管理中存在的一些問題，以及如何更好地做好合同管理工作進(jìn)行了深入的分析，希望能對從事醫(yī)院合同管理工作的人有所幫助。
作者:郭娟 單位:湖南省婦幼保健院
