前言：尋找寫作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的商務(wù)合同管理論文，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
首先，公司合同管理工作由商務(wù)部門、采購部門、建造部門和辦公室按照各自業(yè)務(wù)分工分別承擔(dān)，各個(gè)合同承辦部門的工作接口、職責(zé)分工不夠清晰，尚待進(jìn)一步梳理及明確；其次，各個(gè)合同承辦部門分別建立各自的合同管理臺(tái)賬，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，不利于公司決策層和管理層全面及時(shí)地了解公司合同簽訂及執(zhí)行情況；此外，各個(gè)合同承辦部門對(duì)合同收入支出掌握的信息不對(duì)稱，例如資金支付到賬情況、項(xiàng)目業(yè)主資金審批和拒付情況等信息分別由不同的部門掌握，信息交互效率低下，有時(shí)為了對(duì)賬花費(fèi)大量的時(shí)間和精力；公司合同管理仍然采用手工管理方式，產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易出錯(cuò)，急需合同管理信息化手段，提供強(qiáng)大的標(biāo)準(zhǔn)化定制流程，并對(duì)合同執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
2研究內(nèi)容
（1）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程
梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序、建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關(guān)部門的職責(zé)和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業(yè)務(wù)職責(zé)，健全的管理程序是建立合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過分別與各個(gè)合同承辦部門進(jìn)行面對(duì)面訪談，并組織相關(guān)部門召開專題研討會(huì)，從而明確相關(guān)部門的管理職責(zé)，細(xì)化實(shí)施細(xì)則，提高管理程序的可執(zhí)行性。例如明確各個(gè)合同承辦部門的業(yè)務(wù)范圍；各合同審批部門的職責(zé)；細(xì)化合同類型分類標(biāo)準(zhǔn)，完善合同類型分類實(shí)施細(xì)則，確保合同分類準(zhǔn)確等等。通過訪談和研討，同步完成相關(guān)管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺(tái)的綱領(lǐng)性程序文件和具體實(shí)施文件，完善合同管理制度，使現(xiàn)行程序體系覆蓋合同全過程各個(gè)階段的管理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)。例如將合同執(zhí)行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內(nèi)容納入合同制度，并優(yōu)化合同簽約及審批授權(quán)制度等；統(tǒng)一合同管理業(yè)務(wù)表單格式，提高標(biāo)準(zhǔn)表單的使用率；統(tǒng)一合同評(píng)審會(huì)簽表、合同付款申請(qǐng)表等業(yè)務(wù)單據(jù)格式；建立標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫，提高標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用率等等。
（2）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺(tái)
以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺(tái)旨在根據(jù)合同管理流程和程序以及實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立開發(fā)合同管理系統(tǒng)。在對(duì)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行詳盡調(diào)研，認(rèn)真組織討論的基礎(chǔ)上提出平臺(tái)建設(shè)思路，配合技術(shù)人員完成需求分析、軟件選型、項(xiàng)目開發(fā)等工作，達(dá)到信息化管理目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同全過程、全生命周期管理，覆蓋合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行及合同關(guān)閉各個(gè)環(huán)節(jié)工作；規(guī)范固化合同管理業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)控防控風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)多維度快捷查詢、統(tǒng)計(jì)與分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支持；實(shí)現(xiàn)與公司相關(guān)信息系統(tǒng)如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、各成員單位合同相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的有效銜接，確保信息共享、數(shù)據(jù)同源；統(tǒng)一規(guī)范管理合同數(shù)據(jù)，一次管理重復(fù)使用。
（3）明確商務(wù)合同平臺(tái)的使用責(zé)任，加大培訓(xùn)宣傳力度
培訓(xùn)的成功與否是合同管理系統(tǒng)能否成功上線的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)工作首先將系統(tǒng)用戶進(jìn)行細(xì)分，然后針對(duì)不同層級(jí)的用戶進(jìn)行深度培訓(xùn)，從而最大程度確保各層級(jí)的系統(tǒng)用戶都可以有針對(duì)性的了解系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念并熟練操作系統(tǒng)。通過定期組織培訓(xùn)，在公司及項(xiàng)目部營造了學(xué)習(xí)和使用商務(wù)合同平臺(tái)的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識(shí)。
3研究成果
（一）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程
（1）合同管理平臺(tái)信息化總體需求分析
從問卷調(diào)查反饋的統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，各個(gè)合同承辦部門普遍認(rèn)為，盡早實(shí)現(xiàn)合同管理平臺(tái)的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請(qǐng)/支付管理信息化對(duì)工作效率提高最顯著，對(duì)業(yè)務(wù)增值貢獻(xiàn)最大，也較容易實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也是上線需求最迫切的兩項(xiàng)業(yè)務(wù)，希望合同管理平臺(tái)的操作能夠較為簡捷，方便查找和使用。
（2）明確合同承辦部門職責(zé)，完善合同管理程序體系
經(jīng)程序文件查閱及與相關(guān)部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個(gè)，分別為商務(wù)部門、采購部門、建造部門和辦公室，各個(gè)合同承辦部門所對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目部部門也有合同承辦的職責(zé)。經(jīng)與各個(gè)合同承辦部門溝通，系統(tǒng)性的將合同管理相關(guān)程序、制度，從合規(guī)性、適應(yīng)性、有效性等方面進(jìn)行綜合評(píng)審，促使合同承辦部門完成了相關(guān)管理程序的新增/升版工作。
（二）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺(tái)
（1）成立合同管理系統(tǒng)實(shí)施工作團(tuán)隊(duì)
穩(wěn)定的、分工明確的工作團(tuán)隊(duì)是確保合同管理系統(tǒng)得以成功開發(fā)的保障。在集團(tuán)合同管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目實(shí)施工作組的領(lǐng)導(dǎo)下，公司組建了合同管理系統(tǒng)實(shí)施工作團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)指定，彼此相互配合，在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，按照各自職責(zé)分工有計(jì)劃地實(shí)施系統(tǒng)開發(fā)。
（2）合同管理系統(tǒng)目標(biāo)需求及建設(shè)內(nèi)容
通過調(diào)研和討論，課題組總結(jié)出合同管理系統(tǒng)如下目標(biāo)需求，并由此分析得出合同管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容。
①合同全過程管理
通過合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同關(guān)閉四大環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了合同的全過程閉環(huán)管理。合同準(zhǔn)備階段，通過與相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行接口集成，確保合同相關(guān)數(shù)據(jù)同源，避免重復(fù)錄入；合同訂立，系統(tǒng)提供范本的管理，使得標(biāo)準(zhǔn)合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過多級(jí)規(guī)范的審批流程，進(jìn)一步防控法律風(fēng)險(xiǎn)；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執(zhí)行中的支付申請(qǐng)，變更申請(qǐng)等，及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保合同信息的完整性；合同關(guān)閉，是合同的終點(diǎn)，最終實(shí)現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理。
②合同范本管理
通過系統(tǒng)，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過系統(tǒng)對(duì)合同范本、相關(guān)制度文件進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了各種范本制度升級(jí)后的版本控制管理，并通過線上范本審核，確保范本及制度文件的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，為合同創(chuàng)建提供便捷，促進(jìn)并提高合同標(biāo)準(zhǔn)文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風(fēng)險(xiǎn)。
③合同對(duì)方管理
建立合同管理系統(tǒng)的合同對(duì)方庫，并通過與采購系統(tǒng)對(duì)接，可接收供應(yīng)商信息，合同管理系統(tǒng)可自行錄入供應(yīng)商及客戶信息，實(shí)現(xiàn)完整的合同對(duì)方管理，對(duì)合同對(duì)方的相關(guān)資質(zhì)等進(jìn)行管理，有利于確保合同管理系統(tǒng)信息的完整性與獨(dú)立性，也確保了合同對(duì)方信息的統(tǒng)一和規(guī)范。
④項(xiàng)目信息維護(hù)
對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行基本信息的維護(hù)管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息與合同的關(guān)聯(lián)，并作為查詢統(tǒng)計(jì)分析的支持，滿足通過項(xiàng)目進(jìn)行合同數(shù)據(jù)的匯總與分析的需求。
⑤合同監(jiān)督檢查
集團(tuán)及公司合同管理部門、監(jiān)察審計(jì)部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具備相應(yīng)權(quán)限對(duì)管理范圍內(nèi)的合同進(jìn)行監(jiān)督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態(tài)，也可以對(duì)當(dāng)前的合同流程相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)警提醒。
⑥合同監(jiān)控追蹤
集團(tuán)及公司合同管理部門及領(lǐng)導(dǎo)，可以實(shí)時(shí)查看與監(jiān)控權(quán)限范圍內(nèi)的合同運(yùn)行情況，包括查看所有運(yùn)行中的合同總數(shù)、異常情況及重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)合同運(yùn)行信息的及時(shí)反饋、異常監(jiān)控與全面管理。
4結(jié)語
總之，利用該平臺(tái)最終達(dá)到提高合同管理的效率和質(zhì)量的目的，從而加強(qiáng)對(duì)公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)控和跟蹤，同時(shí)為公司的運(yùn)行管理提供強(qiáng)大穩(wěn)定的決策分析支持。
作者：郭樂瑞 單位：國核工程有限公司
