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一、現(xiàn)代企業(yè)對合同管理的要求
合同管理是企業(yè)法治化運(yùn)行的基礎(chǔ)。市場經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)。市場經(jīng)濟(jì)要求企業(yè)管理的運(yùn)作必須堅持法治化的方向。企業(yè)法治化運(yùn)行最基礎(chǔ)、最核心的工作就是合同管理。合同管理貫穿于企業(yè)成立、發(fā)展、壯大等各個縱向過程，合同管理遍布于企業(yè)采購、銷售、運(yùn)輸、勞動用工、技術(shù)管理等各個橫向?qū)用妗?yōu)秀的合同管理模式可以充分發(fā)揮合同管理合法性、預(yù)測性、規(guī)范性的特點(diǎn)，為企業(yè)提供業(yè)務(wù)性和法治性完美結(jié)合的合同，為企業(yè)提供市場現(xiàn)實(shí)性與前瞻性完美結(jié)合的合同，進(jìn)而將合同管理與企業(yè)愿景完美結(jié)合，避免在合同決策、合同執(zhí)行中的盲目性和隨意性，最大限度地為企業(yè)避免因主觀因素造成的失誤和風(fēng)險。反之，一個企業(yè)做得再好、再強(qiáng)，如果沒有一個優(yōu)秀的企業(yè)合同管理模式也不會走得更遠(yuǎn)，一個不經(jīng)意間的合同風(fēng)險可能會使企業(yè)多年的努力與積累瞬間崩塌。企業(yè)合同管理核心的工作就是做好符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度建設(shè)。合同管理制度是指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)合同目的，結(jié)合本單位實(shí)際情況，依照合同法等有關(guān)法律法規(guī)，對本單位的合同相關(guān)人員在合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛解決以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的總稱。制度建設(shè)是一個制定制度、執(zhí)行制度并在實(shí)踐中檢驗和完善制度的在理論上沒有終點(diǎn)的動態(tài)過程。企業(yè)要想做好合同管理工作，首先應(yīng)有一個科學(xué)的、好的制度，這是做好制度建設(shè)的第一步，做到“有法可依”。當(dāng)然制度沒有“最好”，只有“更好”，制度不是寫在紙上，發(fā)個文件就萬事大吉。合同管理制度必須有明確的企業(yè)合同管理目標(biāo)、符合企業(yè)實(shí)際但又要對企業(yè)合同管理適度超前引導(dǎo)，是一個循序漸進(jìn)的動態(tài)的過程。如果合同管理制度沒有超前性則不利于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，如果過度超前則在執(zhí)行中遇到阻力過大，同樣不利于合同管理制度建設(shè)。因此，一個優(yōu)秀的合同管理制度對合同管理至關(guān)重要。
1.對合同管理的系統(tǒng)性認(rèn)識不到位，將合同管理的各個環(huán)節(jié)人為地割裂開來。如將招標(biāo)管理、供應(yīng)商管理與合同管理割裂。
2.對合同管理的實(shí)用性和可操作性認(rèn)識不到位，簡單地照搬法律條文，合同制度空洞無物。
3.重視合同簽訂管理而忽視對合同履行的管理，沒有使合同的經(jīng)濟(jì)效益得到充分體現(xiàn)。
4.在合同管理制度的制訂上沒有采取循序漸進(jìn)的原則，制定了一個過度超前的合同管理制度，在執(zhí)行中遇到困難。
三、構(gòu)建符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架
注重合同管理制度框架的頂層設(shè)計可以有效提升合同管理制度建設(shè)的水平，促進(jìn)合同管理的整體有序推進(jìn)，起到綱舉目張的作用。設(shè)計符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架應(yīng)當(dāng)符合合法性、前瞻性、統(tǒng)一性、預(yù)防性、可操作性和開放性的原則。
1.合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。
企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置理論界通常分為合同業(yè)務(wù)部門、合同審核部門、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、發(fā)文歸檔機(jī)構(gòu)等。不少企業(yè)在實(shí)際中分為合同業(yè)務(wù)部門、合同管理部門、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)等。筆者認(rèn)為后一觀點(diǎn)更準(zhǔn)確。企業(yè)的每一個有對外職能的部門都可能是合同業(yè)務(wù)部門，是企業(yè)特定標(biāo)的合同管理的基礎(chǔ)部門。合同業(yè)務(wù)部門是專業(yè)性的部門，不是綜合性的部門。合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)的設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的不同規(guī)模、企業(yè)決策層的授權(quán)情況設(shè)置不同的審批環(huán)節(jié)，并且動態(tài)調(diào)整。合同管理部門（合同審核部門）在合同管理的流程中是最重要、最關(guān)鍵、工作壓力最大的一個環(huán)節(jié)，企業(yè)對該部門的設(shè)置是合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置最重要的基礎(chǔ)工作。合同管理部門（合同審核部門）在合同運(yùn)行環(huán)節(jié)中主要職能是對合同業(yè)務(wù)部門在合同運(yùn)行中的形式、內(nèi)容和程序的合法合規(guī)性進(jìn)行審查，并發(fā)揮管理職能，也就是對合同運(yùn)行情況進(jìn)行計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。因此，合同管理部門（合同審核部門）是一個綜合性的管理部門，應(yīng)當(dāng)能有效協(xié)調(diào)合同招標(biāo)、文本起草、合同簽訂、合同履行、合同爭議處理等合同管理的各個環(huán)節(jié)。實(shí)踐中不能以“權(quán)力崗位分段設(shè)崗”等理由限制合同管理部門綜合管理職能的發(fā)揮。
2.授權(quán)管理。
授權(quán)委托是合同簽訂履行的前提，加強(qiáng)授權(quán)管理可以有效防范企業(yè)合同管理中的風(fēng)險。表見制度也對企業(yè)的授權(quán)管理提出了更高的要求。首先，大型的企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)通過年度經(jīng)營授權(quán)的形式加強(qiáng)對下屬分公司對外經(jīng)營的管理，將分公司的日常對外經(jīng)營業(yè)務(wù)納入規(guī)范管理和正常軌道，非日常經(jīng)營業(yè)務(wù)納入單項授權(quán)管理。其次，對合同人的授權(quán)堅持權(quán)責(zé)相適應(yīng)的原則，讓實(shí)踐中真正負(fù)責(zé)合同運(yùn)行的人員直接簽訂合同。實(shí)踐中存在為控制人數(shù)量代簽合同的情況，也存在為控制人數(shù)量部門領(lǐng)導(dǎo)直接簽訂合同的情況，這都有很大的弊病。單位及部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)通過審核去控制合同而不應(yīng)當(dāng)直接參與到合同簽訂過程中。最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對表見、口頭合同的控制。表見、口頭合同與市場經(jīng)濟(jì)的誠信、便捷交易相適應(yīng)，同時也給企業(yè)合同管理帶來風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過備忘錄、提示書等形式讓對方書面確認(rèn)本企業(yè)對授權(quán)管理行為的控制，管控企業(yè)授權(quán)風(fēng)險。
3.流程管理。
建立符合法治理念和企業(yè)制度的流程體系。流程管理是法治理念從意識理念轉(zhuǎn)換到行動層面的產(chǎn)物。流程管理具有可控制性、可追溯性的特點(diǎn)，其實(shí)質(zhì)就是責(zé)任與權(quán)利相統(tǒng)一的法治理念的具體表現(xiàn)，同時可以控制領(lǐng)導(dǎo)層決策時“拍腦袋”的人治模式。一整套優(yōu)秀的、科學(xué)的、體現(xiàn)法治理念的合同管理流程是做好合同管理工作的基本前提。合同管理流程是一個綜合體系，而不僅僅是合同審核流程。有的企業(yè)在流程管理中將合同管理員排除在合同前置流程、合同履行流程之外，容易導(dǎo)致合同在審核之前已經(jīng)在法律上形成的尷尬或者合同管理頭重腳輕。合同管理員最了解合同運(yùn)行流程中可能存在的問題，應(yīng)當(dāng)在合同運(yùn)行流程中發(fā)揮重要作用。流程的設(shè)計要通過合同流程各階段之間的相互制約、平衡，營造對合同運(yùn)行行為相對的“體外監(jiān)督”，減少“體內(nèi)監(jiān)督”。需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是合同流程各階段之間的相互制約、平衡并不是相互保密。否則只能是失去監(jiān)督制約的意義。
4.標(biāo)準(zhǔn)文本管理。
標(biāo)準(zhǔn)化文本是指企業(yè)對出現(xiàn)頻率較高的合同事前擬定合同條款的一部分或者全部內(nèi)容而多次使用的合同文本。標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用簡化了合同的訂立過程，也簡化了合同的審核過程，提高了合同流轉(zhuǎn)的節(jié)奏與效率。標(biāo)準(zhǔn)合同文本的推行通常是在企業(yè)合同管理發(fā)展的中級階段，合同條款帶有一定的“霸王”特征。首先，企業(yè)在推行標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的過程中要統(tǒng)一規(guī)劃，使標(biāo)準(zhǔn)文本體系盡可能完整，盡可能覆蓋企業(yè)經(jīng)常性交易，達(dá)到制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本的目的。其次，標(biāo)準(zhǔn)合同文本要考慮到交易的復(fù)雜性和多變性，可以考慮對標(biāo)準(zhǔn)合同文本的合同條款制定多個選擇項以適應(yīng)不同的商務(wù)需要。最后,標(biāo)準(zhǔn)合同文本要有一個動態(tài)的修訂過程，要向文本進(jìn)一步細(xì)分，條款相對公平，制度、流程、文本相對配套的合同管理的高級階段過渡。
5.合同管理信息化。
隨著企業(yè)規(guī)模化經(jīng)營的發(fā)展，企業(yè)總部、部門、分支機(jī)構(gòu)之間空間分離現(xiàn)象日漸增多，與企業(yè)精細(xì)化管理要求的矛盾日漸突出。傳統(tǒng)的手工管理方法耗時費(fèi)力。企業(yè)合同管理信息化可以實(shí)現(xiàn)合同信息的快速提取和科學(xué)高效管理，節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，使合同管理的作用變得更加直接。企業(yè)合同管理信息化建設(shè)過程中，合同管理人員要發(fā)揮主導(dǎo)作用，系統(tǒng)性地提出合同管理需求，科學(xué)合理地設(shè)置合同管理權(quán)限和功能模塊。合同管理信息化是為合同管理服務(wù)的，合同管理員不能淪為合同信息化管理的工具。合同管理信息化要在合同履行中充分發(fā)揮提示預(yù)警的功能，充分利用合同信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策提供依據(jù)，提升合同管理在企業(yè)中的地位。
四、結(jié)論
建立在法治基石上的現(xiàn)代企業(yè)一定要注重構(gòu)建優(yōu)秀的合同管理制度框架，優(yōu)秀的合同管理制度可以有效防范與控制現(xiàn)代企業(yè)法律風(fēng)險，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)、健康發(fā)展。
作者：倪育榮 單位：太鋼礦業(yè)分公司