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一是只見樹木，不見森林。不少企業(yè)把合同管理納入行政管理范疇，甚至有專事內(nèi)控制度診斷與設(shè)計的中介機(jī)構(gòu)也持此觀點(diǎn)。這種觀點(diǎn)的邏輯大概如此：合同是文件，簽訂合同要用印章，簽定的合同要作為檔案保存，而行政管理部門（通常是辦公室或綜合部）是管理文件、印章和檔案的部門，所以合同管理屬于行政管理。持此觀點(diǎn)的人把合同管理等同于合同文件、合同用章和合同檔案的管理，其認(rèn)識上的偏差顯而易見。僅以管理的環(huán)節(jié)而言，合同的管理是一個包括資信調(diào)查、締約談判、文本設(shè)計、審核批準(zhǔn)、合同簽署、依約履行、監(jiān)督維護(hù)、資料歸檔和糾紛解決等主要環(huán)節(jié)在內(nèi)的復(fù)雜的動態(tài)過程，豈是文件、印章和檔案管理所能涵蓋？如果把上述的每個環(huán)節(jié)看作一顆樹，那么合同管理就應(yīng)該是一片森林，絕不應(yīng)該只見樹木，不見森林。
二是只管生，不管養(yǎng)。與上述只見樹木不見森林現(xiàn)象有“異曲同工之妙”的是，部分企業(yè)的合同管理其著眼點(diǎn)僅在于合同的簽訂階段。這些企業(yè)在簽訂合同時可謂煞費(fèi)苦心，審慎地擬訂條文，認(rèn)真地組織討論，有時還要隆重地舉行簽字儀式。而合同一旦成立生效，對其后續(xù)的履行和維護(hù)卻沒有相應(yīng)的管理跟進(jìn)，甚至束之高閣，不再過問。待到糾紛頓起，才發(fā)現(xiàn)該變更的沒有變更，應(yīng)解除的沒有解除，需制作保留的證據(jù)沒有制作保留，從而喪失了維護(hù)自身權(quán)益的大好時機(jī)。形象地說，合同也有其生命周期：合同的訂立是其孕育階段，合同的生效意味著出生，合同的履行事關(guān)能否健康成長，發(fā)現(xiàn)合同有瑕疵或產(chǎn)生違約行為說明生病了，而合同的解除等于非正常死亡，到了糾紛解決階段則屬于處理后事。如果知道合同也有“生老病死”，就不能只管生不管養(yǎng)，虎頭蛇尾要不得。
三是各自為戰(zhàn)，流程虛化。即使在制訂了合同管理制度、規(guī)定了合同制作流程的企業(yè)里，合同管理不到位的現(xiàn)象也依然普遍存在，常常表現(xiàn)為：有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣按自身分管的業(yè)務(wù)范圍走縱向程序制作合同，常忽視橫向職能部門對合同的審核功能；有些部門怕被分權(quán)，對有關(guān)其固有業(yè)務(wù)的合同喜歡獨(dú)立操作；部門之間缺乏默契配合和深入溝通，造成在合同洽談、制作、履行諸環(huán)節(jié)上相互脫節(jié)；法務(wù)人員不能參與相關(guān)的業(yè)務(wù)活動，無法了解合同的背景資料，在審核合同時因不明就里，如霧中看花，難以在合規(guī)與效率之間進(jìn)行準(zhǔn)確把握。因制度不能融入到日常的經(jīng)營管理環(huán)節(jié)，流程也就蛻變?yōu)楹贤炁鷨紊系暮炞殖绦颉Ｆ浣Y(jié)果可能是合同的洽談人員不是合同的起草人員，合同的審核人員也沒能參與合同的制作，合同的審批者又往往只批不審；而且，當(dāng)待簽的合同有很強(qiáng)的時限要求時，前道環(huán)節(jié)的人簽了字，后道環(huán)節(jié)的人可不簽乎？
四是只求外力，不練內(nèi)功。有越來越多的企業(yè)聘請了律師擔(dān)任法律顧問，并把控制法律風(fēng)險的重任全部交由律師去承擔(dān)，而忽略了自身法律風(fēng)險控制能力的培養(yǎng)。風(fēng)起于青萍之末，風(fēng)險的控制宜從源頭抓起。如果律師不熟悉企業(yè)內(nèi)情，不掌握決策意圖，不參與洽談過程，不了解背景資料，其起草的合同就難免隔靴搔癢，或無的放矢，或詳略失當(dāng)，或剛性有余而柔性不足；其出具的法律意見雖然中規(guī)中矩，但往往只有是否合法、合規(guī)的法律判斷，缺乏對合同交易價值的商業(yè)判斷；多是對法律條文的引用，少有對交易方案的斟酌。出于商業(yè)秘密保護(hù)的需要，只靠外部力量來控制合同風(fēng)險并不現(xiàn)實(shí)；而律師為維持溫飽也不可能為單一客戶投入其全部精力。就如身體的健康更多依賴于自身的免疫能力一樣，企業(yè)應(yīng)重在自身法律風(fēng)險防范體系的建立、健全，只有堅持內(nèi)外并舉，既善于借助外力，又埋頭苦練內(nèi)功，才能準(zhǔn)確平衡機(jī)會與風(fēng)險并使風(fēng)險時刻處于掌控之中。
二、影響企業(yè)財富增長的合同管理模式剖析
企業(yè)因其發(fā)展階段和發(fā)展目標(biāo)、所從事的行業(yè)和所處的環(huán)境、以及領(lǐng)導(dǎo)人的思想認(rèn)識等諸多方面的不同，對于合同管理自然形成了各自的模式。
（一）從是否聘任法律顧問的角度看可歸結(jié)為三種模式
一是服務(wù)外包型。這類企業(yè)內(nèi)部不配法務(wù)人員，不設(shè)法務(wù)機(jī)構(gòu)，但聘有外部律師擔(dān)任常年法律顧問。這種模式適用于自身缺乏專業(yè)人才或配置專業(yè)人才不經(jīng)濟(jì)的廣大中小企業(yè)，其主要優(yōu)點(diǎn)是可以廣泛借助外腦；其主要缺點(diǎn)是溝通不暢，風(fēng)險控制滯后，不系統(tǒng)。服務(wù)外包已成潮流，但在成熟的市場經(jīng)濟(jì)國家，大型企業(yè)很少會把法律事務(wù)全部外包，因?yàn)榭刂品娠L(fēng)險的能力通常是企業(yè)核心競爭力的必要組成部分。
二是機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)型。采用這種模式的多是大型企業(yè)。基于雄厚的資金實(shí)力，龐大的業(yè)務(wù)規(guī)模，高度的規(guī)范化管理要求和成熟的風(fēng)險控制理念，這類企業(yè)設(shè)置了大型的內(nèi)部法務(wù)機(jī)構(gòu)，并以自己的法務(wù)人才為處理法律事務(wù)的主要依靠對象。這種模式的最大好處在于內(nèi)部溝通方便高效，監(jiān)控風(fēng)險及時到位，且有利于保護(hù)商業(yè)秘密；其主要缺陷在于人數(shù)畢竟有限的企業(yè)法務(wù)人員不能全面應(yīng)對各類復(fù)雜的法律難題，法務(wù)人員通常因缺乏調(diào)查取證的權(quán)利不能充分滿足企業(yè)在處理外部糾紛時的需求。
三是內(nèi)外結(jié)合型。即企業(yè)既設(shè)置內(nèi)部法務(wù)機(jī)構(gòu)，又聘請外部律師擔(dān)任常年法律顧問。這種模式常為管理提升時期的大中型企業(yè)所采用。這類企業(yè)在繼續(xù)依靠外部律師的同時，開始注重培育自己的法務(wù)人才隊伍，把法律風(fēng)險控制的著眼點(diǎn)開始從事后為主前推到事前、事中控制為主。內(nèi)外結(jié)合有助于優(yōu)勢互補(bǔ)，但同時增加了企業(yè)的管理成本。
（二）從企業(yè)內(nèi)部管理方式角度看可歸結(jié)為五種模式
一是長官意志型。長官意志型并不是一種典型的合同管理模式，充其量只是合同管理模式確立之前的一種管理狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，企業(yè)有一些零散的合同管理行為，但往往沒有成文的合同管理制度，即使有制度也往往簡單空洞、時用時不用，制度讓位于領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，因而人治色彩濃厚。
二是部門分權(quán)型。采這種模式的企業(yè)常按業(yè)務(wù)的性質(zhì)和以往的習(xí)慣由不同的部門管理不同種類的合同，如由人事部門管理勞動合同，由財務(wù)部門管理擔(dān)保合同，由銷售部門管理銷售合同，由行政部門管理采購合同等。部門或業(yè)務(wù)單元在合同管理中的重要作用不言而喻，離開了他們的參與，合同管理就會喪失基礎(chǔ)，但如果把合同管理權(quán)限的分配等同于業(yè)務(wù)的分工，則無異于輕視合同的法律屬性。這樣的分權(quán)雖然有利于分清部門的責(zé)任，但由于失去了法律審核的環(huán)節(jié)，不利于分解最終由企業(yè)承擔(dān)的法律風(fēng)險。合同被“割據(jù)”的結(jié)果是風(fēng)險控制流程的被割裂。
三是行政主導(dǎo)型。這種模式表現(xiàn)為已經(jīng)開始對合同實(shí)施統(tǒng)一的管理，但只把合同管理當(dāng)做純粹的行政事務(wù)對待，側(cè)重于對合同文件、印章和檔案的管理，側(cè)重于對合同訂立階段的管理，側(cè)重于對合同書面審批單的管理，其片面性和危害性已在上文關(guān)于合同管理缺陷的第二、第三部分作了分析。
四是法務(wù)包攬型。由內(nèi)設(shè)法務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)全部合同管理事務(wù)的企業(yè)，往往高度重視合同管理并對合同的法律屬性有著深刻的認(rèn)識，但其認(rèn)識卻已滑向另一個極端。企業(yè)法務(wù)人員當(dāng)然應(yīng)當(dāng)成為合同管理的行家里手，但不是生有火眼金睛的孫悟空。術(shù)業(yè)有專攻，個別人的有限知識根本無法全面應(yīng)對企業(yè)的多方面業(yè)務(wù)。合同作為業(yè)務(wù)活動的一個載體，其基礎(chǔ)在于具體業(yè)務(wù)，只是業(yè)務(wù)又需遵循法律規(guī)則，誰想包攬也難。
五是統(tǒng)籌配合型。按照合同的分類，由一個主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，由業(yè)務(wù)部門為主洽談、草擬條款并落實(shí)后續(xù)履行事宜，由行政部門負(fù)責(zé)管理合同文件、印章和檔案，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)資金的收付與結(jié)算，由法務(wù)部門全程提供法律支持并為主處理合同糾紛，應(yīng)當(dāng)是統(tǒng)籌配合型合同管理模式的應(yīng)有內(nèi)容。這種模式流程清晰、完整，各部門既各司其職，又有機(jī)配合，但需要有詳盡的合同管理制度和全員法治觀念作為保障。把合同管理劃分為各種模式主要是為了表述的方便，在實(shí)務(wù)中企業(yè)的合同管理并無定式并處于不斷的變化當(dāng)中。對各種模式的分析有利于我們樹立正確的理念，改進(jìn)現(xiàn)有的管理，進(jìn)而探索如何建立科學(xué)合理、完整有效的合同管理體系。
三、建立促進(jìn)企業(yè)財富增長的合同管理體系
模式只是其表面特征，體系有著更廣泛和更深入的內(nèi)涵。要建立一個完整有效的合同管理體系，至少應(yīng)具備以下六個要素：
一是要樹立正確的管理理念。如果說一個國家的法治程度反映了國家的文明程度，那么就可以說一個企業(yè)的合同管理水平反映了企業(yè)的管理水平。提升合同管理水平，必先端正管理理念。古代藥王孫思邈在《千金要方》“論診候第四”中說：“古人善為醫(yī)者，上醫(yī)醫(yī)未病之病，中醫(yī)醫(yī)欲病之病，下醫(yī)醫(yī)已病之病，若不加心用意，于事混淆，即病者難以救矣。”并告誡人們要“消未起之患，治未病之疾，醫(yī)之于無事之前。”企業(yè)如人，自然也應(yīng)在無事之前重視風(fēng)險防范，而風(fēng)險防范的核心內(nèi)容之一就是合同的管理。基于企業(yè)的財富來自于合同，合同管理的功能因而并不限于風(fēng)險的防范，還在于價值的創(chuàng)造和對財富的保護(hù)。企業(yè)所從事的是一項(xiàng)企圖通過冒險而獲取財富的事業(yè)，遠(yuǎn)離風(fēng)險將會一無所獲，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過合同管理在創(chuàng)造財富和防控風(fēng)險之間尋求最佳的結(jié)合點(diǎn)和平衡點(diǎn)。合同的管理是以合同行為為管理對象，通過訂立、履行、維護(hù)和爭議解決等一系列環(huán)節(jié)，以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造和保護(hù)財富為目標(biāo)的企業(yè)管理活動。因此，合同管理是系統(tǒng)的，不是單一的；是全程的，不是臨時的；是動態(tài)的，不是靜止的；是常規(guī)的，不是例外的。
二是要制訂完善的管理制度。欲建立合同管理體系的企業(yè)一定會從制訂合同管理制度入手。雖然有了制度不等于建立了體系，但沒有制度或制度不全，則肯定不成體系。完善的合同管理制度本身就是一個制度的體系，除了一份總綱式的合同管理制度外，通常還包括授權(quán)委托書管理制度、合同示范文本管理制度、合同用章管理制度、合同檔案管理制度、合同糾紛處理制度以及下屬企業(yè)重大合同和合同糾紛備案制度等配套制度。全面實(shí)施內(nèi)部控制或法律風(fēng)險管理的企業(yè)，應(yīng)有更多、更高層級的制度文本來進(jìn)一步規(guī)范合同管理行為。
三是要圍繞合同再造工作流程。在市場經(jīng)濟(jì)的環(huán)境中，合同行為普遍存在于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理的各環(huán)節(jié)，法律風(fēng)險始終伴隨著企業(yè)運(yùn)營的全過程。在企業(yè)，合同行為是法律行為，同時又是業(yè)務(wù)行為，因此，合同的管理既是一種專業(yè)性很強(qiáng)的法律事務(wù)，又是一種涉及面廣泛的業(yè)務(wù)活動。沒有法律部門和法務(wù)人員的把關(guān)指導(dǎo)，法律風(fēng)險的防范無從談起；沒有其他部門和業(yè)務(wù)人員的廣泛參與，法律風(fēng)險的防范也難見實(shí)效。有時隔行真如隔山。要打通專業(yè)的阻隔，拆除部門的藩籬，需要我們圍繞合同管理再造工作流程，把合同管理嵌入到具體的生產(chǎn)經(jīng)營管理流程，使風(fēng)險控制成為業(yè)務(wù)活動的必要組成部分，將合同管理的責(zé)任分解給各個控制節(jié)點(diǎn)的相關(guān)員工。沿著合同管理的主線去重構(gòu)企業(yè)的管理流程，企業(yè)的一切重大業(yè)務(wù)活動將不再是個別部門或個別人員的單兵作戰(zhàn)，分散的力量得到整合，整體的優(yōu)勢得以發(fā)揮。
四是要為合同管理提供縱橫聯(lián)動的組織保障。一個完善的組織體系，是一個有效的管理體系的當(dāng)然內(nèi)容。與合同管理體系相適應(yīng)的組織保障體系，既是一個上至高級管理層下至普通員工的層次清晰的縱向決策、指揮體系，又是一個既有歸口部門牽頭、協(xié)調(diào)，又有相關(guān)職能、業(yè)務(wù)部門深度參與的橫向分工、協(xié)作體系。當(dāng)企業(yè)把合同管理上升至法律風(fēng)險管理的戰(zhàn)略高度時，以風(fēng)險控制為導(dǎo)向，以合同管理為樞紐的企業(yè)管理新思維將應(yīng)運(yùn)而生。合同以其牽一發(fā)而動全身的特有功能在改變原有工作流程的同時，將促使企業(yè)重新梳理其內(nèi)部組織網(wǎng)絡(luò)。梳理內(nèi)部組織網(wǎng)絡(luò)的要點(diǎn)不在于大幅度調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，而在于把合同管理的工作流程和人員網(wǎng)絡(luò)內(nèi)置于現(xiàn)有的組織機(jī)構(gòu)之中，包括縱向的確立承辦、審核、審批和簽署的權(quán)限，橫向的分配洽談、起草、審核、履行、維護(hù)、救濟(jì)等職責(zé)；包括在高級管理層中配備法律背景的董事、經(jīng)理或在企業(yè)高層設(shè)立總法律顧問，由法律專業(yè)人士擔(dān)綱合同歸口管理部門，在其他部門指定兼職合同管理員；包括建立常設(shè)的以企業(yè)主要負(fù)責(zé)人或總法律顧問領(lǐng)銜的合同管理委員會，和臨時性地組建跨部門的合同管理小組或以重大合同為紐帶的項(xiàng)目小組等。
五是要創(chuàng)建一套合同風(fēng)險管理的指標(biāo)體系。合同管理的目的在于控制風(fēng)險，控制風(fēng)險的前提在于認(rèn)識風(fēng)險，認(rèn)識風(fēng)險的過程包括識別、測評與分析。通過對企業(yè)全部的經(jīng)營管理活動按照業(yè)務(wù)類別、職能分工或工作流程進(jìn)行逐一分析、判斷，盡可能地找出隱含在合同行為中的所有風(fēng)險節(jié)點(diǎn)。再對發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險節(jié)點(diǎn)結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，對照法律法規(guī)，進(jìn)行綜合測評，依風(fēng)險的發(fā)生概率和可能造成的損失程度確定風(fēng)險等級，并按不同指標(biāo)對各類風(fēng)險進(jìn)行排序比對，進(jìn)一步確定其中的重大風(fēng)險。之后，要就風(fēng)險的數(shù)量、種類、等級以及在不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域和不同業(yè)務(wù)部門的分布情況，分析其成因態(tài)勢和對業(yè)務(wù)發(fā)展的影響，提煉加強(qiáng)防范和改進(jìn)管理的一整套措施。設(shè)計一套合同風(fēng)險管理的指標(biāo)體系或數(shù)據(jù)庫是一項(xiàng)極具挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性的工作，需要列入企業(yè)的管理戰(zhàn)略，需要各個部門和全體員工的參與，需要長期的堅持和持續(xù)的完善。
六是要開展合同管理的培訓(xùn)與考核。工欲善其事，必先利其器。合同的法律屬性決定了合同管理對法律專業(yè)知識的依賴，而合同管理中動態(tài)、實(shí)時、全程、全員的要求和特點(diǎn)更決定了企業(yè)的各級管理人員和業(yè)務(wù)人員必須掌握與合同相關(guān)的法律基礎(chǔ)知識。法律培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)有計劃、成系統(tǒng)、形式多樣、長期堅持，重點(diǎn)是讓全體員工增強(qiáng)法治觀念，樹立風(fēng)險意識，熟悉制度流程，了解法律規(guī)定，掌握簽約技巧。要把合同管理列為企業(yè)績效考核的重點(diǎn)內(nèi)容，改變那種重財務(wù)、輕法務(wù)，重效能、輕風(fēng)險的現(xiàn)狀。對合同管理的考核重在核查相關(guān)制度、流程的建立，執(zhí)行情況和合同簽訂的質(zhì)量，以及合同風(fēng)險控制的實(shí)際效果。要把合同管理的考核與內(nèi)部審計工作有機(jī)結(jié)合起來，并在內(nèi)審過程中增加針對合同管理的專項(xiàng)合規(guī)審計。通過專項(xiàng)合規(guī)審計，使績效考核活動同時成為風(fēng)險控制的測評過程，使審計結(jié)論基于真實(shí)的合規(guī)性前提而非假設(shè)的合規(guī)性前提，使企業(yè)的傳統(tǒng)管理和風(fēng)險管理、財務(wù)管理和法務(wù)管理得到充分的融合。
四、總結(jié)
合同管理體系的建立無法一蹴而就，難在取得共識。對企業(yè)而言，只有加強(qiáng)合同管理并進(jìn)而重視全面的風(fēng)險管理，才能少犯錯誤，免犯大錯誤，進(jìn)一步促進(jìn)財富的增長，保證財富的安全。
作者：朱承君 單位：鎮(zhèn)海農(nóng)商銀行
