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[摘要]企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分。本文基于筆者所在企業(yè)合同檔案管理的現(xiàn)狀，針對(duì)合同檔案管理工作中存在的問題，探究更科學(xué)規(guī)范的管理方式，優(yōu)化管理模式，旨在進(jìn)一步提高合同檔案利用效率。企業(yè)合同檔案作為企業(yè)合同履約過程的憑證資料，記載了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，是企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益的重要手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)其規(guī)范、高效的管理是企業(yè)檔案管理工作的落腳點(diǎn)。我們應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，不斷探究并優(yōu)化合同檔案管理方式，提高檔案服務(wù)水平。

一、本企業(yè)合同檔案主要內(nèi)容

(一)法律部門歸檔合同

法律部門歸檔合同簡(jiǎn)單的理解為經(jīng)法律部門審核風(fēng)險(xiǎn)后移交的合同，主要按年度-部門分類，涉及各個(gè)部門業(yè)務(wù)活動(dòng)所產(chǎn)生的合同，主要包括企業(yè)質(zhì)量、安全、環(huán)境證件、換證流程評(píng)審合同、審計(jì)業(yè)務(wù)約定合同、產(chǎn)品運(yùn)輸合同、圖書出版合同、廢物處置合同、房屋租賃合同、企業(yè)綠化合同等。

(二)銷售合同

銷售合同是企業(yè)銷售部門在合同履約完成后移交的合同資料，是在企業(yè)產(chǎn)品銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的，主要包括產(chǎn)品銷售合同、備件銷售、維修及服務(wù)類合同等。

(三)技術(shù)、科研合同

技術(shù)、科研合同是在產(chǎn)品、科研項(xiàng)目的研究、設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、推廣應(yīng)用等階段產(chǎn)生的合同。這部分合同因其移交順序不同分為兩種：一部分歸于法律合同中已進(jìn)行組卷，另一部分則歸于科研項(xiàng)目檔案內(nèi)，但內(nèi)容大致相同，主要包括產(chǎn)業(yè)技術(shù)、工藝、零部件、材料等方面，有試制合同，主要零部件加工工藝、測(cè)量、控制技術(shù)研究合同，產(chǎn)品振動(dòng)噪聲試驗(yàn)、系統(tǒng)改造等合同。(四)設(shè)備、基建類合同設(shè)備合同是企業(yè)在設(shè)備購買、清洗、維修過程中產(chǎn)生的，包括辦公設(shè)備，機(jī)床、計(jì)量、清洗、管理系統(tǒng)等設(shè)備。基建類合同是企業(yè)在基本建設(shè)、技改技措、辦公用房的修建、工程安裝等活動(dòng)中產(chǎn)生的，[1]主要包括公司消防改造合同、物流、圍墻修建、試驗(yàn)臺(tái)位改造、機(jī)床安裝合同等。

(五)采購合同

采購合同即在采購活動(dòng)中公司辦公、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、產(chǎn)品生產(chǎn)服務(wù)所形成的合同，包括辦公用品、生產(chǎn)備件買賣合同等。

(六)其他類合同

主要包括戰(zhàn)略協(xié)議、技術(shù)研究合作協(xié)議、外協(xié)合同及涉及公司權(quán)益的其它合同。

二、本企業(yè)合同檔案管理模式

根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，庫藏合同檔案未設(shè)置單獨(dú)檔案門類進(jìn)行管理。其中，因部門內(nèi)部利用方便，采購合同歸于采購部門進(jìn)行管理；勞務(wù)合同歸人力部門保管利用；法律、銷售部門移交的合同則按年度-機(jī)構(gòu)分類進(jìn)行保管。此外，技術(shù)、科研合同大多歸集在科研檔案內(nèi)；設(shè)備、基建技改類合同分別在設(shè)備檔案、基建檔案中組卷保存；戰(zhàn)略合作、協(xié)議類合同則因其特殊性，由文書檔案管理人員單獨(dú)進(jìn)行保管和提供利用，故當(dāng)前筆者所在公司的企業(yè)合同檔案未形成系統(tǒng)、規(guī)范的管理模式。

三、本企業(yè)合同檔案管理中存在的問題

(一)檔案分類模糊、重復(fù)件多

根據(jù)上述本企業(yè)合同管理內(nèi)容及現(xiàn)狀，現(xiàn)存合同檔案的管理模式并非企業(yè)合同管理中的分類管理模式。由于合同材料的來源廣泛，材料多份重復(fù)的問題時(shí)有發(fā)生。合同簽訂時(shí)最少形成三份文件，除為合作方提供一份外，其余法律審查留一份、合同管理員留一份。有時(shí)合同承辦人為使用方便也會(huì)多增加一份，由此造成法律合同包含所有其他類合同，而其他類合同則因業(yè)務(wù)需求、項(xiàng)目驗(yàn)收歸檔要求等，又留存一份合同甚至是兩份合同并且分散保存在不同類型的檔案中，造成合同檔案分類模糊、重復(fù)歸檔等問題，影響合同檔案的質(zhì)量，對(duì)檔案庫房的承載力造成壓力。[2]

(二)歸檔合同檔案質(zhì)量不高

在企業(yè)合同檔案管理過程中，我們發(fā)現(xiàn)歸檔的合同文件材料主要存在三個(gè)方面的問題：一是存在無法律效力的合同，如無蓋章、無簽字、無簽署日期等信息，合同的法律約束力缺失；二是合同內(nèi)容不全，如缺少合同技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等；三是缺少合同過程資料，如合同蓋章審簽單、合同評(píng)審過程資料、合同執(zhí)行過程資料、合同完成情況及合同的補(bǔ)充說明等資料。因此，歸檔的合同文件材料不能準(zhǔn)確地反映合同業(yè)務(wù)的整個(gè)過程及內(nèi)容，嚴(yán)重影響了合同檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性，阻礙了合同檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

(三)限制利用效果

檔案利用是企業(yè)合同檔案歸檔的最終目的，體現(xiàn)了檔案工作的服務(wù)能力和檔案管理工作的水平。合同檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的原始記錄，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益提供保障，協(xié)助降低企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)，檔案分類結(jié)構(gòu)模糊、歸檔不完整、管理不規(guī)范等問題都直接影響企業(yè)合同檔案資源的開發(fā)利用，同時(shí)嚴(yán)重降低了檔案查詢利用結(jié)果的準(zhǔn)確性，從而限制了合同檔案的利用效率，影響合同檔案利用效果。

四、改進(jìn)本企業(yè)合同檔案管理方式的措施

企業(yè)合同檔案管理貫徹“事前防范、事中控制、事后補(bǔ)救”的原則，實(shí)行統(tǒng)一管理、業(yè)務(wù)歸口、多部門參與、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。合同按類別分為銷售類合同，購買類合同，技術(shù)、科研類合同，基建、技改類合同，對(duì)外合作類合同，涉及公司權(quán)益的其它合同六大類。按金額大小分為小額合同、大額合同、重大合同、特別重大合同四類。其中，金額大小按照具體合同類別限定額度階段，以公司大額合同為例，其銷售合同金額限定范圍為人民幣500萬元以下；備件銷售、產(chǎn)品服務(wù)、維修合同金額限定范圍為100萬元以上200萬元以下，其他合同則是10萬元以上200萬元以下。按照國(guó)家檔案局頒布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(10號(hào)令)及船舶檔案分類表的要求，合同材料作為企業(yè)所有經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的反映，可以按企業(yè)文件材料中一級(jí)類目“經(jīng)營(yíng)管理類(C)”、二級(jí)目錄“其他類(9)”進(jìn)行歸集管理，并參照企業(yè)合同管理編碼規(guī)則，增加單位編碼。設(shè)備、基建、科研項(xiàng)目等檔案中所涉及的合同文件材料則按設(shè)備單臺(tái)套、基建單項(xiàng)工程、科研項(xiàng)目等要求進(jìn)行“虛擬”組卷，并在卷內(nèi)目錄中添加備注信息。

五、本企業(yè)合同檔案管理的具體內(nèi)容

(一)規(guī)范管理體系

合同檔案管理人員應(yīng)了解合同管理業(yè)務(wù)流程，建立健全合同檔案管理相關(guān)制度體系，包括保密要求、人員職責(zé)、[3]移交流程、歸檔范圍、歸檔質(zhì)量要求、整理方法、組卷原則、保管期限、查詢利用等內(nèi)容，要充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)性和約束性作用，規(guī)范合同檔案管理程序，并不斷完善合同檔案管理機(jī)制。

(二)規(guī)范移交手續(xù)

合同履約完成一年后需進(jìn)行文件材料歸檔工作。要做好合同文件材料的歸檔移交工作，規(guī)范檔案移交手續(xù)，填寫移交清單，合同管理人員應(yīng)按照規(guī)定將合同文件材料整理后移交歸檔，注明合同編號(hào)并保證合同和配套資料(合同章審批單、主件和附件等)的齊全完整、符合形成規(guī)律，同時(shí)確保移交清單上的簽字齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確。合同文件材料移交清單如表1所示。

(三)明確歸檔范圍

按照合同文件材料產(chǎn)生的階段過程進(jìn)行收集。主要包括以下內(nèi)容：1.合同前期：調(diào)研報(bào)告、合作方資質(zhì)及“天眼”調(diào)查信息文件、技術(shù)規(guī)格書、投標(biāo)申請(qǐng)、報(bào)價(jià)單、比價(jià)單、投標(biāo)評(píng)審、結(jié)果審批、中標(biāo)通知書等。2.合同簽訂：合同章審批單，合同正副本，有關(guān)合同簽訂、履行過程中的補(bǔ)充協(xié)議，質(zhì)保期滿前的相關(guān)合同等。3.合同履約驗(yàn)收：設(shè)備開箱、中期、終期、調(diào)試等合同執(zhí)行過程標(biāo)的的驗(yàn)收資料，價(jià)格憑證、性能、精度、合格單證，保修服務(wù)記錄，用戶說明書，使用、維修說明書等隨機(jī)資料。4.其他：合同備忘錄及合同承辦部門認(rèn)為具有保存價(jià)值的其他資料或憑證。

(四)組卷原則

1.組卷遵循合同文件材料形成規(guī)律，合同與其附件合訂為一件，即一份合同一件，案卷由年度內(nèi)多份合同組成。2.合同正本在前，附件在后，在有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)，頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次標(biāo)注，附件上有頁碼的需重新標(biāo)注。3.歸檔整理完成后，在首頁合同的右上角蓋“檔號(hào)章”，檔號(hào)由分類號(hào)-機(jī)構(gòu)代碼-年度-案卷號(hào)-件號(hào)組成。4.合同案卷內(nèi)的文件排列順序依次為合同卷內(nèi)目錄、合同及附件、備考表，案卷內(nèi)總頁數(shù)計(jì)算時(shí)卷內(nèi)目錄及備考表不計(jì)算在內(nèi)。5.卷內(nèi)目錄應(yīng)與合同文件材料內(nèi)容相符，能夠簡(jiǎn)明完整準(zhǔn)確地反映合同的內(nèi)容，包括檔號(hào)、合同編號(hào)、合同名稱(包含簡(jiǎn)要的合同內(nèi)容)、責(zé)任者等信息，需特別注意，責(zé)任者至少為合同雙方。合同檔案卷內(nèi)目錄參考格式如表2所示。

(五)質(zhì)量要求

1.企業(yè)應(yīng)落實(shí)合同文件材料收集、整理、歸檔責(zé)任制。設(shè)置合同文件材料形成歸口部門，設(shè)置專(兼)職合同管理員，接受歸口部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，合同管理員負(fù)責(zé)收集、保管、整理各個(gè)階段形成的合同文件材料，做好臺(tái)賬記錄，并負(fù)責(zé)合同文件材料的歸檔移交工作。2.按照檔案管理工作的要求，歸檔合同文件材料不能是復(fù)印件，若合同文件材料由于特殊原因無原件時(shí)，則需要合同管理員在復(fù)印件上簽字、說明原因，并標(biāo)明原件所在位置。3.合同必須有簽字、手簽日期、蓋章等具有法律約束效力的款項(xiàng)，附件完整、圖文清晰。合同文件材料不能有圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等字跡，載體及字跡都應(yīng)符合檔案保管的要求。4.已破損的合同文件材料應(yīng)予以修整，字跡模糊或已褪變的文件材料應(yīng)予以復(fù)制，熱敏傳真件必須進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件與原件作為一件保管。合同文件材料小于A4的紙張必須托裱成A4規(guī)格，托裱文件的右邊和底邊必須與托裱的右邊和底邊貼齊，大于A4紙張的文件材料要求折疊到A4規(guī)格。5.外文合同文件材料若有譯文的，應(yīng)一并歸檔，外文材料在前、譯文材料在后，作為一件保存，無譯文的材料要譯出標(biāo)題后進(jìn)行歸檔。

(六)合同檔案編號(hào)規(guī)則

按照此管理方式，確定合同檔案文件材料合同檔案編號(hào)規(guī)則。具體編號(hào)規(guī)則如圖1所示。

(七)合理劃分保管期限

合同文件材料保管期限的劃分，應(yīng)參考企業(yè)合同文件材料分類、金額大小或重要程度，自合同履行完畢后一般保管期限不得少于五年。合同檔案文件材料保管期限表如表3所示。

六、管理優(yōu)勢(shì)

(一)制度規(guī)范，收集齊全

通過對(duì)合同檔案制度的不斷完善，進(jìn)一步梳理、明確合同文件材料的流程，確定合同文件材料歸檔范圍，加強(qiáng)合同檔案管理在業(yè)務(wù)工作流程中的參與度，做好合同檔案的預(yù)歸檔工作，確保合同文件材料收集齊全完整。

(二)有效審核，避免重復(fù)

基于這種管理方式，無需對(duì)合同檔案文件材料進(jìn)行重新的劃分，而是在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上提升歸檔合同文件材料的質(zhì)量要求，切實(shí)解決合同文件材料重復(fù)歸檔的問題，有效緩解檔案庫房的壓力，力爭(zhēng)檔案庫房容量能夠滿足檔案工作未來10到20年長(zhǎng)效發(fā)展的需求。

(三)利用準(zhǔn)確，提升效率

合同檔案資源的齊全完整、質(zhì)量?jī)?yōu)化是立足于檔案實(shí)際工作提出的要求。通過充分運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，利用“虛擬”組卷的方式，[4]加強(qiáng)各門類檔案之間的聯(lián)系，優(yōu)化檔案庫藏結(jié)構(gòu)，提高檔案檢索查準(zhǔn)率，真正提升檔案利用效率。綜上所述，合同在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中無處不在，合同檔案管理發(fā)揮的作用越來越重要。為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，應(yīng)不斷推進(jìn)企業(yè)合同檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的深度融合，更大限度地實(shí)現(xiàn)合同檔案資源的全生命周期管理，促進(jìn)檔案信息資源的整合，做好合同檔案的開發(fā)利用，有效發(fā)揮合同檔案的價(jià)值，從而提升企業(yè)管理能力、經(jīng)濟(jì)效益和決策水平，真正提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

作者：任少琦 馬惠君 王麗民 單位：河南柴油機(jī)重工有限責(zé)任公司